Kit santé TPE : définition et fonctionnement

Les lecteurs de cartes vitales sont en usage depuis longtemps. Les premiers étaient des terminaux à carte vitale, dans lesquels un employé devait inscrire l’information de la carte pour que le patient puisse recevoir une consultation. Avec l’avènement du numérique, les lecteurs de cartes vitales se sont modernisés avec les technologies de l’information. C’est ainsi que le lecteur de carte vitale est venu s’agrémenter de télétransmission d’informations comme les feuilles de soins. Il se complète avec les terminaux de paiement par carte bancaire. Ceux que l’on appelle les TPE Santé, réunissent les 2 fonctions.

Conçu pour les professionnels de santé, les terminaux de paiement mixte, également nommé TPE Santé, sont des appareils électroniques qui permettent de combiner la lecture des cartes vitales, des cartes professionnelles de santé (CPS) avec l’encaissement des cartes bancaires. Le TPE santé est un tout-en-un :

Il permet d’encaisser les paiements par carte bancaire
Il permet de la carte professionnelle de santé
Il permet de lire les cartes vitales des patients
Il permet de transmettre des feuilles de soins (FSE)

Lecteur de carte Vitale et CPS : rôle et obligations

La fonction principale du TPE santé est la lecture de la carte vitale du patient. Votre TPE santé va donc reconnaître la carte vitale du patient pour pouvoir mettre à jour ses informations et gérer la facturation. En plus de la lecture des cartes vitales, le TPE Santé permet également de lire et d’encaisser les cartes professionnelles de santé (CPS). La CPS, une nouvelle carte qui remplace la CARSAT, est une carte utilisée par les professionnels de santé, leurs employés et leurs associations affiliées à la CNAMTS.

Les établissements de santé doivent être équipés d’un terminal de paiement mixte afin de pouvoir lire les cartes professionnelles de santé et les cartes vitales. Le lecteur de carte vitale et CPS est obligatoire pour :

Accueillir un nouveau patient
Poursuivre une consultation après avoir renvoyé le patient, même dans un autre établissement
Remplir les documents médicaux ou administratifs

Comment fonctionne un TPE santé (étapes clés)

Pour être en mesure de lire la carte vitale, il est indispensable de disposer d’un logiciel médical installé sur son ordinateur afin de créer et télétransmettre les feuilles de soins (FSE) à l’assurance maladie. Le lecteur de carte vitale transmet les données collectées à votre logiciel médical.

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Lecture de la carte : le TPE santé lit la carte vitale et la CPS pour reconnaître le patient et le professionnel.
Transmission au logiciel médical : être équipé d’un logiciel médical de lecture de droits des assurés permettant la création des FSE. Votre lecteur de carte vitale transmet les données collectées à votre logiciel médical.
Constitution de la FSE : le logiciel constitue les feuilles de soins électroniques (FSE) et les prépare à la télétransmission.
Automatisation de la télétransmission : simplifiez les procédures pour transmettre les FSE avec votre logiciel médical. Automatisez la télétransmission.
Télétransmission via le concentrateur : la télétransmission des FSE s’effectue en mode Sesam-Vitale et/ou en mode dégradé (non sécurisé). Le logiciel constitue et transmet les FSE aux Assurances Mutuelles Obligatoires et Complémentaires (AMO et AMC).

Encaissement par carte bancaire et télécollecte

Votre TPE santé permet d’encaisser les cartes bancaires des patients (carte bleue, Visa, MasterCard et autres cartes). Le système d’encaissement par carte bancaire est associé à une banque. Vous devez donc choisir une banque qui vous permet d’accueillir le paiement des patients par carte bancaire.

Beaucoup de commerçants l’ignorent : la télécollecte consiste à transmettre toutes les transactions enregistrées sur votre terminal de paiement vers votre banque afin que vos fonds soient crédités sur votre compte professionnel. Chaque paiement accepté est stocké localement dans la mémoire du TPE. Les données sont transmises de manière automatique au serveur de télécollecte, une fois par jour, généralement durant la nuit.

Après vérification, la banque crédite votre compte professionnel sous 24 à 48 h ouvrées. Un ticket de télécollecte est imprimé, mentionnant « Transmission réussie ». Le commerçant garde ce ticket de télécollecte pendant au minimum 15 mois.

Sécurité et normes

La sécurité constitue la colonne vertébrale de tout système de paiement électronique. Deux standards encadrent la protection des données :

La norme PCI DSS : la norme PCI DSS est un standard de sécurité des données qui s'applique aux différents acteurs de la chaîne monétique. Pour un commerçant, cela implique de s'assurer que son TPE utilise un firmware certifié à jour, de configurer des mots de passe complexes et de restreindre l'accès aux données de paiement.
La norme EMV : la norme EMV sécurise l'interaction entre la carte à puce et le terminal. Chaque transaction génère un cryptogramme unique, ce qui rend la copie ou la contrefaçon de carte extrêmement difficile.

En mode sans contact, c'est la technologie NFC (Near Field Communication) qui permet l'échange par ondes radio courtes à moins de 10 cm. Les données sensibles (numéro de carte, cryptogramme, code PIN) sont immédiatement chiffrées. Le code PIN est crypté directement dans le clavier sécurisé (PIN Pad) avant toute transmission.

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Choisir un TPE Santé : critères pratiques

Pour choisir le TPE Santé qui va équiper votre établissement, il faut tenir compte des points suivants :

L’usage que vous en ferez : est-ce seulement pour lire des cartes vitales ou professionnelles de santé ? Pour le paiement par carte sans contact ?
La fréquence d’utilisation : est-ce que vous recevez des patients régulièrement ou est-ce une activité ponctuelle ?
Le nombre de cartes à encaisser : si vous avez un grand nombre de cartes professionnelles de santé à encaisser, optez pour un lecteur de carte vitale connecté à un terminal de paiement. Si vos visiteurs sont de passage et qu’ils ne sont pas assujettis à la TVA, un lecteur indépendant du terminal sera plus adapté.
Le nombre de transactions par jour : si vous avez une activité importante, choisissez deux lecteurs séparés.
La connectivité : vérifiez que votre terminal est compatible avec votre réseau (WiFi, Ethernet, 4G).
L’intégration avec votre logiciel médical ou de caisse : l’intégration évite la double saisie et automatise la création des FSE.
L’assistance technique et la location ou l’achat : privilégiez un prestataire offrant un support rapide. La location inclut souvent mises à jour et remplacement en cas de panne.

Modèles et évolutions des TPE santé

Différents acteurs des terminaux de paiements et lecteur de carte Vitale sont positionnés sur le secteur de la santé, comme Ingenico ou Kapelse, que ce soit avec des TPE santé ou des lecteurs de cartes vitales. Nos TPE santé iCT250 Santé + iPP315 Remplacé par le couple Tetra Desk 5000 + pinpad Desk 1600 et le Kapelse TI-KAP. MOVE 5000 Santé Le terminal de paiement Ingenico Move 5000 Santé n’est plus disponible à la vente, car son logiciel santé EI96 n’est désormais plus mis à jour. iWL250 3G Santé Remplacé par le couple Tetra Move et le Kapelse TI-KAP.

Vous pouvez vous équiper de deux terminaux distincts pour répondre à vos besoins : un lecteur de carte vitale et un terminal de paiement (TPE). Il existe également le TPE mixte, plus généralement nommé TPE Santé ou TPE bi-fente. Pour les lecteurs de cartes vitales portables, le fonctionnement est légèrement différent. Ils sont conçus pour mémoriser les données collectées.

Services associés et options

Toutes nos formules de TPE Santé incluent la location du TPE, le prix des commissions sur les encaissements et les éventuelles options choisies. Notre assistance vous répond 24h/24, 7j/7, et intervient à distance. Vous avez la possibilité d’équiper votre terminal de paiement d’un logiciel médical en souscrivant à un abonnement.

Pour les médecins spécialistes, les dentistes, certaines professions paramédicales ou les cliniques, facilitez le paiement de vos honoraires à vos patients en leur proposant le paiement en plusieurs fois (PnF). À partir de 100 €, proposez d’échelonner le paiement en 3 ou 4 versements.

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La télétransmission Noémie

Questions fréquentes

Un terminal de paiement fonctionne-t-il sans Internet ? Certaines transactions de faible montant peuvent être traitées hors ligne grâce aux données stockées sur la puce EMV. Cependant, la connexion est nécessaire pour la demande d'autorisation au-delà d'un certain seuil et pour la télécollecte. Un TPE mobile avec carte SIM 4G offre une alternative fiable si votre connexion WiFi est instable.
Combien de temps faut-il pour recevoir l'argent d'une transaction ? Après la télécollecte, les fonds sont généralement crédités sur votre compte professionnel sous 24 à 48 heures ouvrées. Ce délai dépend de votre contrat monétique et de votre banque.
Dois-je souscrire un contrat monétique ? Oui. Le contrat monétique est l'accord signé entre votre banque (ou un prestataire de services de paiement) et votre commerce. Il autorise l'acceptation des cartes bancaires, définit les commissions et les délais de versement des fonds.

Bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti d’un TPE Santé

Choisissez un terminal adapté à votre activité et à la fréquence d’utilisation.
Négociez vos commissions avec votre prestataire ; même un écart de 0,2 % représente des centaines d'euros sur une année.
Formez votre équipe pour éviter les erreurs (virgule oubliée, montant erroné, non validation du règlement).
Vérifiez votre télécollecte chaque matin pour vous assurer que les transmissions ont bien été effectuées.
Sécurisez l’accès au terminal et maintenez le firmware à jour pour respecter les normes PCI DSS et EMV.

Fonction	Importance	Exemple
Lecture carte vitale	Essentielle	Mise à jour des droits patient et création des FSE
Encaissement CB	Élevée	Télécollecte et crédit sous 24-48h
Télétransmission FSE	Cruciale	Sesam-Vitale / concentrateur
Sécurité	Indispensable	PCI DSS, EMV, chiffrement PIN

Acceptez tous les règlements par carte bancaire et libérez-vous de la gestion des chèques et des espèces. Pour vos patients, ce service permet de réduire les papiers et de limiter leurs démarches administratives. Si vous proposez le tiers payant à vos patients, vous bénéficiez du paiement plus rapide des actes et consultations.

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