Obligation logiciel comptabilité non assujetti à la TVA : que faut‑il savoir ?

La question de l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation suscite de nombreuses interrogations chez les entreprises assujetties à la TVA. En effet, depuis le 1er janvier 2018, la loi anti-fraude à la TVA impose aux sociétés enregistrant des paiements via un logiciel ou un système de caisse d’utiliser une solution conforme à la loi. Mais cette contrainte légale va encore se renforcer avec l’arrivée de la dématérialisation des factures obligatoire dès le 1er septembre 2026.

Qui est concerné aujourd’hui et qui le sera demain ?

À ce jour, l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire pour toutes les entreprises. Néanmoins, certaines situations imposent son utilisation :

• Entreprises assujetties à la TVA : depuis le 1er janvier 2018, les sociétés assujetties à la TVA qui enregistrent les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel ou système de caisse sont tenues d’utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé et certifié.
• Transactions avec des particuliers (B2C) : les entreprises réalisant des ventes auprès de particuliers et enregistrant les paiements en espèces doivent utiliser un logiciel de caisse certifié pour prévenir la fraude à la TVA.

Pour les transactions entre professionnels (B2B), l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas encore obligatoire, mais cela ne serait tarder. Dès 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises soumises à la TVA en France. Cette réforme vise à généraliser l’émission et la réception de factures électroniques via des plateformes certifiées.

Champ d’application détaillé (extraits réglementaires)

Sont soumis à l’obligation les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, qui effectuent des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation entre professionnels, dès lors qu’ils utilisent un logiciel ou système de caisse.

En conséquence, les assujettis qui réalisent l’intégralité de leur chiffre d’affaires avec un ou des professionnels sont exclus du dispositif, puisque les opérations réalisées entre professionnels font obligatoirement l’objet d’une facturation. En revanche, les assujettis qui réalisent à la fois des opérations avec des clients professionnels et des non‑assujettis (clients particuliers) relèvent du champ d’application.

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Exceptions et tempéraments

• Ne sont pas soumis : les assujettis bénéficiant du régime de la franchise en base, certains régimes agricoles et les assujettis effectuant exclusivement des opérations exonérées de TVA.
• Dispense par mesure de tempérament : lorsqu’un assujetti recourt pour tous ses paiements à l’intermédiation directe d’un établissement de crédit permettant à l’administration d’exercer son droit de communication (sous conditions strictes).

Qu’est‑ce qu’un logiciel de facturation et un logiciel de caisse conforme ?

Un logiciel de facturation permet de créer, gérer et archiver des factures de manière automatisée. Il simplifie le processus de facturation, garantit la conformité légale des factures et améliore la gestion de la trésorerie grâce à un suivi des paiements et des relances.

Un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse, laquelle consiste à mémoriser et à enregistrer extra‑comptablement des paiements reçus en contrepartie d’une vente ou d’une prestation. Si le logiciel déclenche automatiquement une écriture comptable instantanée et sans intervention humaine, il n’est pas considéré comme un enregistrement extra‑comptable et peut sortir du champ.

Fonctionnalités attendues

• Génération de devis et de factures personnalisées.
• Suivi des paiements et des relances.
• Gestion des clients et des fournisseurs.
• Intégration avec des outils comptables et bancaires.

Normes de conformité : inaltérabilité, sécurisation, conservation et traçabilité

Pour garantir la conformité de votre logiciel de facturation aux exigences légales françaises, il est essentiel de respecter plusieurs normes et obligations :

• Inaltérabilité des données : les données enregistrées doivent être protégées contre toute modification ou suppression ultérieure.
• Sécurisation des factures : le logiciel doit empêcher tout accès ou altération non autorisé.
• Conservation et archivage sécurisé : les factures doivent être conservées pendant une période légale minimale de 10 ans.
• Traçabilité : il doit être possible d’identifier clairement l’émetteur de la facture et de garantir que le contenu n’a pas été altéré depuis son émission.

Le respect de ces conditions est généralement justifié par un certificat délivré par un organisme accrédité. L’administration fiscale s’assure de la détention par les assujettis contrôlés de ce certificat.

Facturation électronique obligatoire : calendrier et implications

La réforme impose une obligation progressive :

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1. 1er septembre 2026 : obligation d’émission de factures électroniques pour toutes les entreprises et obligation de recevoir des factures électroniques et d’e‑reporting pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
2. 1er janvier 2027 : extension de l’obligation de recevoir des factures électroniques et d’e‑reporting aux PME, TPE et micro‑entreprises.

Les entreprises assujetties à la TVA devront émettre et recevoir des factures électroniques au format Factur‑X via des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) et le Portail Public de Facturation (PPF). Un logiciel de facturation certifié permet d’automatiser cette transmission et de garantir le respect du format Factur‑X.

Sanctions et risques en cas de non‑conformité

Ne pas utiliser un logiciel de facturation conforme expose les entreprises à plusieurs sanctions :

• Amende de 7 500 € par logiciel non conforme (depuis le 1er janvier 2018) pour les assujettis TVA enregistrant des paiements via un logiciel ou système de caisse.
• Obligation de mise en conformité sous 60 jours après notification de l’amende, sous peine de sanctions supplémentaires.
• Risques accrus lors d’un contrôle fiscal : redressement, invalidation des factures, pénalités complémentaires et surveillance renforcée.
• Sanctions pénales sévères en cas de fourniture de faux certificats ou attestations : jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et une amende de 45 000 €.
• À partir de 2026 : amende de 15 € par facture non conforme, plafonnée à 15 000 € par an ; amende de 250 € par transmission omise dans le cadre de l’e‑reporting, plafonnée à 15 000 € par an.

Peut‑on faire des factures sur Excel ou Word ?

Il est possible de créer des factures sans logiciel dédié, notamment avec Excel ou Word. Ce sont des méthodes plus manuelles qui peuvent présenter quelques risques :

• Risques de non‑conformité : les factures doivent respecter des normes strictes en matière de contenu et de format.
• Manque de sécurisation : les fichiers Excel/Word sont facilement modifiables et posent des problèmes d’intégrité et d’authenticité.
• Absence d’automatisation : gestion manuelle des numéros de factures, relances et suivis de paiements, chronophage et sujette à erreurs.

Avec l’entrée en vigueur de la loi anti‑fraude à la TVA en 2018, les entreprises enregistrant les paiements via logiciel de caisse doivent utiliser un matériel sécurisé et certifié. À partir de septembre 2026, les échanges B2B devront transiter via une plateforme agréée dans un format structuré (Factur‑X, UBL) - rendant les factures Word/Excel inadaptées dans de nombreux cas.

Alternatives au logiciel de facturation dédié

• Logiciel comptable avec module de facturation intégré : centralisation des données, gain de temps et conformité souvent assurée.
• ERP avec module facturation : intégration complète des ventes, stocks et facturation, hautement personnalisable pour les structures plus grandes.
• Saisir les factures directement via une Plateforme Agréée (PA) ou via le Portail Public de Facturation (PPF) : possible sans logiciel si la plateforme propose une interface de saisie.

Pourquoi adopter un logiciel de facturation même si ce n’est pas strictement obligatoire ?

Utiliser un logiciel de facturation offre de nombreux avantages : automatisation des tâches administratives, réduction des erreurs, conformité légale garantie, gain de temps et meilleure visibilité sur la trésorerie. L’intérêt de l’informatisation est de conserver des traces numériques, d’éviter la perte d’informations, de gérer clients/fournisseurs, catalogues, registres recettes/dépenses et déclarations officielles. Ces outils offrent aux TPE un gain de temps considérable et une transparence totale envers l’administration fiscale.

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Comment choisir un logiciel adapté à vos besoins ?

Choisir un logiciel de facturation adapté à votre entreprise est essentiel. Voici les étapes clés :

• Définir vos besoins : facturation récurrente, gestion multi‑devises, intégration ERP/CRM, personnalisation des documents.
• Vérifier la conformité légale : inaltérabilité, sécurisation, conservation, authenticité de l’origine et compatibilité Factur‑X/PA.
• Comparer fonctionnalités, ergonomie, support client et coûts : analysez le rapport qualité‑prix et votre ROI.

Choisissez un logiciel qui est conforme aux normes fiscales, facile à utiliser, et qui s’intègre bien avec les autres outils que vous utilisez. Pour anticiper sereinement la réforme, il est vivement conseillé d’adopter dès maintenant une solution de gestion adaptée.

Points pratiques et conseils

• Même si vous n’êtes pas aujourd’hui concerné par l’obligation, l’adoption d’un logiciel conforme vous facilite la transition vers la facturation électronique.
• Vérifiez les attestations de conformité des éditeurs et suivez les échéances : la loi de finances a modifié les modalités de justification, avec des délais transitoires pour les éditeurs non encore certifiés.
• Si vous enregistrez à la main les encaissements extra‑comptables dans un livre de caisse, vous n’avez pas l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse ou de facturation, mais cela devient de moins en moins pratique avec la généralisation du format électronique.

La réforme de la facturation électronique qui arrive à grand pas bouleverse la gestion des entreprises : la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA en France, selon leur taille. Pour anticiper sereinement ce changement, il est vivement conseillé d’adopter dès maintenant une solution de gestion compatible Factur‑X et raccordée à une Plateforme Agréée.

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