Livre Auto-Entrepreneur : Obligations Comptables et Guide Pratique

En tant que micro-entrepreneur (« auto-entrepreneur »), vous bénéficiez du régime micro-social. Vous avez ainsi la possibilité de tenir une comptabilité allégée. Bien que bénéficiant d’obligations comptables allégées, l’auto-entrepreneur (ou micro-entrepreneur) est tenu de respecter quelques réglementations. Parmi elles, la tenue d’un livre de recettes permet de répertorier tous les encaissements enregistrés par la micro-entreprise.

Le livre des recettes est un registre comptable permettant de répertorier, de manière chronologique, l’ensemble des recettes encaissées par un auto-entrepreneur sur une année civile. Alors comment tenir un livre de recettes en auto-entreprise ? Quelles informations y noter ? Faut-il choisir un support papier ou préférer un outil de gestion en ligne ?

Ce guide vous explique tout ce que vous devez savoir pour une gestion efficace de votre livre des recettes !

Pourquoi Tenir un Livre de Recettes ?

Le livre des recettes de l'auto-entrepreneur a plusieurs objectifs :

Limiter les fraudes ou la dissimulation d'encaissements: le livre des recettes sert de justificatif pour chaque paiement reçu en cas de contrôle de l’Urssaf. Ce cahier permet de comparer les entrées d’argent mentionnées (de vos ventes ou prestations) avec les déclarations fiscales et sociales effectuées.
Avoir une gestion transparente de votre comptabilité: grâce au livre des recettes, vous avez une vision globale de la situation comptable de votre auto-entreprise. Il vous permet également de réaliser votre déclaration de chiffre d’affaires à l’Urssaf, tous les mois ou trois mois selon votre choix.
Vérifier que vous respectez les plafonds de chiffre d’affaires, dont le montant varie selon de la nature de votre activité (188 700 € ou 77 700 €).

Qu’est-ce que le livre de recettes pour un autoentrepreneur ?

Attention, en tant qu'indépendant, il vous est interdit de modifier a posteriori les écrits comptables qui y figurent (numéro de facture, date d’achat, montants encaissés, etc.) !

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Qui Doit Tenir un Livre de Recettes ?

La réponse est simple : tous les auto-entrepreneurs doivent tenir un livre des recettes encaissées. Que vous soyez auto-entrepreneur artisan, commerçant ou en activité libérale, vous devez donc tenir ce document à jour à chaque paiement reçu.

À ce titre, le livre de recettes ne doit pas être confondu avec le registre des achats auto-entrepreneur qui lui est obligatoire uniquement si vous êtes commerçant ou fournisseur de prestations d’hébergement (article L123-28 du Code de commerce). Ce document ressemble au livre des recettes, mais il répertorie uniquement les dépenses que vous engagez pour votre micro-entreprise.

Les Informations Obligatoires dans le Livre de Recettes

Le livre de recettes se présente généralement sous la forme d’un tableau à 6 colonnes, dans lesquelles vous devrez mentionner les éléments suivants :

La date d’encaissement des recettes, le livre des recettes en micro-entreprise doit être tenu de manière chronologique, la date correspond donc à la première colonne à remplir ;
La référence, c'est-à-dire le numéro de facture ;
L’identité du client particulier ou de l’entreprise ;
La nature de la prestation ou la référence du produit ;
Le montant encaissé sur votre compte bancaire ;
Le mode de règlement (chèque, espèces, carte bancaire ou virement).

Certains allégements exceptionnels sont néanmoins prévus dans des cas précis :

Vous pouvez enregistrer, sur une seule ligne, les sommes encaissées à l’issue d’une journée. Attention, cela n’est possible qu’en cas de ventes au détail ou de services à des particuliers, et si la valeur unitaire ne dépasse pas 76 €.
En cas de remises de chèques simultanées, vous pouvez inscrire le montant total du bordereau sur une ligne. Ce bordereau sera votre justificatif, conservez-le précieusement.

À la fin de chaque trimestre, puis en fin d’année civile, vous devrez totaliser l’ensemble des opérations.

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Si vous êtes en micro-entreprise et que vous êtes redevable de la TVA, nous vous recommandons de faire une colonne pour le montant HT et une autre pour le montant TTC. Notez également que vous devez calculer le total de vos recettes tous les 3 mois puis au 31 décembre. Il est recommandé d’éditer un livre par année.

Vos clients sont des particuliers et vous encaissez des petites sommes plusieurs fois par jour ? Le régime de la micro-entreprise prévoit quelques allègements pour vous. Ainsi, vous pouvez additionner ces montants et noter la totalité pour une journée sur une seule ligne, tant que le montant unitaire ne dépasse pas 76 euros.

Enfin, si vous remettez plusieurs chèques à votre banque en une seule fois, vous pouvez indiquer le montant total du bordereau dans votre registre. Ce bordereau fera office de justificatif. Conservez-le précieusement.

Formats Conseillés pour le Livre de Recettes

Tant que toutes les informations apparaissent, et que les écritures ne sont pas modifiables, le choix du format du livre des recettes est en théorie libre. Depuis le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019, il est d’ailleurs possible d’opter pour un livre des recettes dématérialisé.

Numérique ou papier, c'est donc à vous de choisir !

Le format papier : En tant qu’auto-entrepreneur, vous avez le droit de tenir votre livre de recettes « à l’ancienne ». Vous êtes donc libre d’utiliser un cahier ou un livre comptable papier vendu dans le commerce. Vous pouvez de même télécharger un modèle sur internet et le remplir à la main, soit sur papier, soit sur un tableau Excel. Bien qu’autorisée, cette solution reste toutefois déconseillée. La raison est simple : en plus de vous prendre du temps et de l’énergie, cette feuille de calcul est facilement modifiable. Elle ne garantit donc pas l’intégrité des données comptables en cas de contrôle.
Utiliser un logiciel de facturation en ligne : Utiliser un logiciel de facturation est la solution la plus pratique, sécurisée et simple à manipuler : il garantit en effet l’intégrité, l’authenticité et la mise à jour de vos écritures comptables en tant que micro-entrepreneur. De plus, se servir d'un format dématérialisé permet de suivre en temps réel, l’évolution de son chiffre d’affaires. En ayant en tête les plafonds de CA pour chaque année, vous prenez moins de risque de les dépasser.

Afin de vous lancer sans le moindre risque, le premier mois d’inscription est gratuit. Profitez-en !

Conseils pour Bien Remplir Votre Livre des Recettes

Vous l’avez compris : peu importe le format, la tenue du livre de recettes demande de l’organisation et de la rigueur. Si vous n’utilisez pas un logiciel de gestion, pensez à vérifier plusieurs fois vos calculs afin de limiter le risque d’erreurs. Voici quelques conseils pratiques pour remplir votre document :

Idéalement, remplissez votre livre de recettes au jour le jour, à chacun de vos encaissements.
Respectez la chronologie des encaissements : vous devez renseigner la recette au moment où vous recevez le paiement et non au moment où vous la facturez, d'où le terme de « recettes encaissées ».
Ne modifiez pas votre livre des recettes : pas de ratures, de suppression de lignes, de saut de ligne ni de « blanc ».

Un logiciel de gestion et de facturation est à la fois un gain de temps mais également une garantie de respecter les obligations comptables. C'est une sécurité supplémentaire dans la gestion de votre micro-entreprise.

Les Autres Obligations Comptables en Micro-Entreprise

En plus du livre des recettes (et éventuellement d’un registre récapitulant vos achats), vous devez simplement :

Fournir des factures à vos clients pour chaque vente de produits ou prestation de services : elles indiqueront le montant à régler pour chaque client et devront comprendre des mentions obligatoires.
Ouvrir un compte bancaire dédié si votre chiffre d’affaires dépasse 10 000 € deux années consécutives. Notez que vous n’êtes pas obligé d’ouvrir un compte bancaire professionnel. Un compte courant suffit.
Déclarer votre chiffre d’affaires à l’Urssaf chaque mois ou chaque trimestre selon l’option choisie en début d’activité.

Pour continuer à bénéficier du régime de la micro-entreprise, votre chiffre d’affaires annuel ne doit pas excéder :

188 700 € pour les activités d’achat-revente
77 700 € pour les prestations de service artisanales ou commerciales
77 700 € pour les activités libérales
15 000 € pour les locations de meublé de tourisme non classé

Vous bénéficiez enfin de la franchise en base de TVA dès lors que vous ne dépassez pas les seuils de chiffre d’affaires annuels propres à votre activité (jusqu’à 85 000 € pour de la vente ou 37 500 € pour une activité de prestations de services).

Vous avez désormais toutes les informations pour tenir et mettre à jour votre livre des recettes.

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