Quelles sont les obligations et conditions des logiciels de caisse certifiés TVA

La loi impose des règles strictes sur l'usage des logiciels et systèmes de caisse pour lutter contre la fraude à la TVA et garantir la traçabilité des encaissements. En application du 3° bis du I de l’article 286 du code général des impôts (CGI), toute personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui effectue des livraisons de biens ou des prestations de services à destination de clients particuliers et qui enregistre les règlements reçus en contrepartie au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, est tenue d’utiliser un logiciel ou un système de caisse satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

Cette mesure, instaurée par la loi de finances 2016, vise à lutter contre la fraude à la TVA, estimée à 14 milliards d'euros de pertes pour l'État, dont 3 milliards directement liés aux fraudes aux caisses enregistreuses (données Bercy).

Qui est concerné par l'obligation ?

Sont soumis à l’obligation prévue au 3° bis du I de l’article 286 du CGI, les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public, qui effectuent des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation conformément à l’article 289 du CGI, quel que soit le secteur d’activité, dès lors qu’ils utilisent un logiciel ou système de caisse.

En conséquence, les assujettis qui réalisent l’intégralité de leur chiffre d’affaires avec un ou des professionnels sont exclus du dispositif, puisque les opérations réalisées entre professionnels uniquement (B to B) font obligatoirement l’objet d’une facturation.

En revanche, les assujettis qui réalisent à la fois des opérations avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et des non-assujettis (clients particuliers) relèvent du champ d’application du dispositif.

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Un particulier qui réalise des ventes de biens ou prestations de services, notamment sur une plate-forme qui met en relation à distance, par voie électronique, des personnes en vue de la vente d’un bien, de la fourniture d’un service ou de l’échange ou du partage d’un bien ou d’un service, est soumis à l’obligation de sécurisation des logiciels ou systèmes de caisse, lorsqu’il peut être qualifié d’assujetti à la TVA.

Concrètement, si vous êtes assujetti à la TVA et utilisez un logiciel pour enregistrer les paiements, vous êtes soumis à l’obligation de certification.

Quels dispositifs sont visés ?

Un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse, laquelle consiste à mémoriser et à enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie d’une vente de marchandises ou de prestations de services.

Sont visés par l’obligation de sécurisation tous les logiciels ou systèmes de caisse permettant l’enregistrement des règlements de leurs clients, quel que soit le mode de règlement (espèces, chèques, cartes bancaires, virements, prélèvements, etc.).

Sans que cette liste soit limitative, sont concernés par l’obligation les instruments de mesure réglementés, comme les balances, ainsi que les rampes de boissons automatisées, les automates de paiement, les bornes de commande autorisant des modes de règlement autre que le paiement par carte bancaire ou encore les distributeurs automatiques de marchandises qui disposent d’une fonctionnalité de caisse.

En revanche, les bornes de commande sans fonctionnalité de règlement ne sont pas concernées par cette obligation. Seule doit être sécurisée la fonctionnalité de caisse ; les autres fonctions telles que celles relatives à la pesée n’ont pas à l'être.

Les terminaux de paiements seuls ou les prestataires de services de paiement, définis à l’article L. 521-1 du code monétaire et financier, sont exclus du dispositif.

Dérogations et cas particuliers

Par mesure de tempérament, est dispensé de l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé l’assujetti qui recourt, pour tous les paiements reçus en contrepartie de toutes ses ventes ou prestations de services, à l’intermédiation directe d’un établissement de crédit régi par les dispositions du titre Ier du livre V du code monétaire et financier auprès duquel l’administration peut exercer son droit de communication.

Il en est de même lorsque l’assujetti recourt, pour tous les paiements reçus en contrepartie de toutes ses ventes ou prestations de services, à l’intermédiation directe d’un établissement bancaire établi au sein d’un pays de l’Union européenne soumis à l’obligation d’échange automatique d’informations.

Cette mesure de tempérament ne s’applique pas dès lors qu’une partie des ventes ou prestations est payée par un autre moyen.

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Fonctionnalités et données concernées

Les données concernées sont toutes les données liées à la réalisation d’une transaction, qu’il s’agisse d’une opération de vente d’un bien ou d’une prestation de services et qui peut conduire à l’émission, qu’elle soit antérieure, simultanée ou consécutive au règlement, d’un justificatif (note, ticket, facture, etc.) ainsi que de toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie.

Sont ainsi visées les données de détail d’une transaction, qui doivent être enregistrées ligne par ligne, qui comprennent : le numéro du justificatif ; la date (année-mois...), et l'ensemble des éléments permettant la traçabilité complète des ventes.

Objectif de la certification et garanties

Certains logiciels de caisse et caisses enregistreuses permettent aujourd'hui d'effacer l'historique des transactions. Ils peuvent également s'ajuster à la gestion des stocks du commerçant. Ces manipulations effacent toute trace d'encaissement dans la comptabilité de l'entreprise.

Cette pratique permet de diminuer artificiellement le chiffre d'affaires déclaré et de contourner la collecte de la TVA. Comme le soulignait Michel Sapin : "Le consommateur paye la TVA, mais le commerçant la conserve".

La certification NF 525 garantit l'intégrité de vos données commerciales et offre plusieurs protections essentielles : sécurisation des données d'encaissement, impossibilité d'effacer l'historique des transactions, traçabilité complète des ventes, cohérence entre stocks et encaissements.

Avant d'acheter un nouveau logiciel, vérifiez systématiquement que le certificat NF 525 est bien fourni par l'éditeur. Conservez ce document précieusement en cas de contrôle.

Comment obtenir ou vérifier la certification ?

Pour obtenir la certification de son logiciel de caisse NF 525, vous disposez d’ores et déjà d’un logiciel de caisse, mais celui-ci n’est pas certifié ? Vous devrez soit le remplacer, soit demander à l’éditeur de votre logiciel s’il est possible de le mettre à niveau.

Les éditeurs et distributeurs commencent à mettre à niveau leur catalogue produit, mais tous les logiciels de caisse et caisses enregistreuses ne sont pas encore certifiés NF 525. Vous devrez donc valider ce critère avant l’acquisition de votre équipement.

Depuis la loi de finances 2024 et les évolutions législatives suivantes, la possibilité de justifier la conformité par une simple attestation individuelle délivrée par l'éditeur a été supprimée : Jusqu'à présent, les éditeurs pouvaient délivrer une attestation individuelle de conformité. Cette possibilité est supprimée par la loi de finances 2025. Dès le 1er septembre 2026, seul un certificat délivré par un organisme accrédité (Infocert ou LNE) sera reconnu.

Ce certificat doit obligatoirement inclure : le nom de la société éditrice, la désignation exacte du produit ou système de caisse sécurisé, la version logicielle utilisée, la date de délivrance, l’identité de l’organisme certificateur (Infocert, LNE dans certains cas).

Les organismes accrédités publient régulièrement la liste des logiciels certifiés : Liste Infocert - logiciels NF525 ; Liste LNE - logiciels certifiés. Un logiciel non référencé, ou dont la version n’apparaît pas, n’est pas conforme.

Calendrier et mise en conformité

Le délai pour se mettre en conformité avec la nouvelle obligation expire le 1er septembre 2026. Pour respecter cette échéance, chaque entreprise concernée doit : identifier tous les dispositifs d’encaissement utilisés (logiciel de caisse, système intégré, caisse enregistreuse, etc.) ; vérifier que chaque outil dispose d’un certificat valide délivré par un organisme accrédité ; planifier la migration vers une solution certifiée si nécessaire ; archiver les justificatifs techniques fournis (certificat, version, périmètre, etc.) ; former les utilisateurs internes à l’application de la mesure (règles d’inaltérabilité, conservation, gestion des opérations, etc.).

Cette mise à jour du système de caisse sécurisé doit être réalisée au plus tard en août 2026, pour anticiper toute difficulté technique ou opérationnelle.

Sanctions en cas de non-conformité

Depuis le 1er janvier 2018, en cas de contrôle, vous devez fournir un certificat de conformité de votre logiciel de caisse. Vous l'obtiendrez auprès de votre éditeur ou distributeur. En cas de contrôle, vous disposez d'un délai de 60 jours pour vous mettre en conformité. Passé ce délai, vous encourrez une amende de 7 500 euros par logiciel non certifié NF 525 ainsi qu'un contrôle fiscal approfondi.

L’absence de certificat valide expose l’entreprise à : 7 500 € d’amende par logiciel ou système de caisse concerné ; un délai de 60 jours pour se mettre en conformité ; une nouvelle amende de 7 500 € en cas de non-régularisation à l’issue du délai ; un risque fiscal bien plus important. Au-delà de l’amende administrative, le risque principal est fiscal.

Un logiciel non certifié, même s’il est techniquement fiable, ne peut plus être utilisé légalement à compter du 1er septembre 2026. Cette pénalité s’applique par point de vente et par dispositif utilisé, y compris en cas de logiciel développé en interne.

Types de logiciels et choix

Il existe deux grandes familles de logiciels de caisse : logiciels propriétaires et logiciels libres ou développés en interne. Les logiciels propriétaires sont généralement certifiés NF525 ou LNE, avec des mises à jour régulières. Les logiciels libres ou développés en interne ne sont pas certifiés par défaut. Pour être conformes, ils doivent faire l’objet d’une certification individuelle délivrée par un organisme accrédité.

Plusieurs types de systèmes de caisse existent sur le marché : applications POS (Point of Sale), solutions tout-en-un combinant caisse, comptabilité, facturation et gestion commerciale, modules intégrés à un logiciel de comptabilité. Attention, seule la fonctionnalité de caisse doit être couverte par un certificat valide.

Bonnes pratiques avant d’adopter une solution certifiée

Avant de choisir une nouvelle solution, il est recommandé de : réaliser un audit interne de votre chaîne d’encaissement (logiciel, caisse enregistreuse, gestion du stock, modules de ticketing, etc.) ; vérifier les conditions d’application de la certification ; anticiper les besoins spécifiques liés à votre secteur, votre volume de transactions ou votre logiciel de comptabilité existant.

Un logiciel conforme doit répondre aux exigences suivantes : garantir l’inaltérabilité des écritures de vente, assurer la sécurisation des données, permettre la conservation et l’archivage des données pendant 6 ans, produire des justificatifs vérifiables lors d’un contrôle fiscal.

Avant d'acheter un nouveau logiciel, vérifiez systématiquement que le certificat NF 525 est bien fourni par l'éditeur. Conservez ce document précieusement en cas de contrôle.

Coût et disponibilités

Les logiciels de caisse certifiés NF 525 gratuits sont quasi inexistants sur le marché. Le prix de ce type d'équipement varie entre 500 et 1 500 euros.

Points pratiques et évolutions récentes

La loi sur les caisses enregistreuses précise bien que, dans un commerce, tous les systèmes de caisse doivent être conformes, même si vous avez plusieurs terminaux utilisant des systèmes différents. Il incombe à l'éditeur de logiciel ou système de caisse d'effectuer la demander de certification et de transmettre le certificat de conformité aux professionnels.

Adoptée le 19 février, la loi de finances pour 2026 vient simplifier vos démarches en rétablissant la possibilité de prouver cette conformité via une simple attestation individuelle délivrée par l’éditeur de votre logiciel. Toutefois, la règle applicable et le calendrier de transition peuvent varier selon les textes et les périodes de tolérance accordées.

Logiciel de caisse : comment vous mettre en conformité avec la norme LNE avant mars 2026

Tableau synthétique : qui doit être certifié ?

Statut	Assujetti TVA	Logiciel de caisse certifié obligatoire ?
Commerçant	Oui	Oui
Restaurateur	Oui	Oui
Auto-entrepreneur	Sans TVA	Non
Micro-entreprise	Sans TVA	Non

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