Loi Anti-Fraude TVA Logiciel 2018 : Comprendre et se Mettre en Conformité

La loi anti-fraude à la TVA, entrée en vigueur depuis le 1er janvier 2018, a pour objectif de lutter contre la fraude à la TVA et la dissimulation de recettes. Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises assujetties à la TVA sont dans l’obligation de se munir d’un outil de facturation agréé « Loi anti-fraude à la TVA ». Voyons en détail qui est concerné, quelles sont les obligations légales et comment obtenir une attestation de conformité.

WEBINAR - LOI ANTI FRAUDE à la TVA 2018, Qui est concerné ?

Qui est concerné par cette loi ?

Tout assujetti à la TVA utilisant un logiciel de billetterie (mais aussi de gestion, de comptabilité ou un système de caisse) enregistrant des opérations de ventes ou de prestations de services à destination de particuliers est concerné par cette loi.

Les seules exceptions connues sont donc :

  • Les organisateurs sous le régime de la franchise de TVA ou effectuant exclusivement des opérations exonérées (TVA 0%).
  • Les organisateurs qui n’ont que des entreprises parmi leurs clients (et qui ont déjà des obligations de facturation B2B systématique).
  • Les auto-entrepreneurs.

Cependant, même dans les cas d’exceptions ci-dessus (notamment pour les cas de franchise de TVA ou d’opérations exonérées), il est recommandé d’utiliser une solution conforme à cette loi, car cela deviendra obligatoire en cas de franchissement du plafond de franchise (33200 € en 2018) ou de changement de régime de TVA d’un événement que vous pensiez exonéré.

Infographie loi anti-fraude TVA

Quelles sont les obligations liées à cette loi ?

La loi repose sur 4 piliers :

Lire aussi: Obligations de Conformité TVA

  1. Inaltérabilité : Le logiciel doit sauvegarder toutes les opérations, et ne pas permettre de modification a posteriori. En cas de changement à effectuer, il faut donc procéder à de nouvelles opérations d’annulation et créer les nouvelles opérations. Le tout doit être consigné et daté.
  2. Sécurisation : Tous les documents datés doivent être “protégés” contre toute modification par l’utilisateur mais également un “tiers” pour garantir leur intégrité et leur restitution à l’identique en cas de contrôle par l’administration fiscale.
  3. Conservation : L’ensemble des données relatives aux ventes, ainsi que les opérations de “clôtures” régulières (au moins quotidienne pour les systèmes de caisse), doivent être conservées “en ligne” dans le système de caisse au moins jusqu’à leur archivage.
  4. Archivage : Les données doivent être archivées à l’aide d’une solution “durable” externe et doivent être lisibles facilement en cas de contrôle par l’administration fiscale. Leur inaltérabilité et leur traçabilité doivent être garanties pendant six ans.

La mise en œuvre pratique de ces obligations est laissée au libre choix des éditeurs, mais l’administration a publié un Bulletin Officiel des Finances Publiques Impôts reprenant dans le détail la loi et plusieurs recommandations. Les organismes de certification agréés ont aussi apporté leur propre interprétation de la loi comme le LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais ) ou la norme NF525 de l’AFNOR.

En résumé, le logiciel doit prévoir :

  • Une clôture annuelle (ou par exercice) pour la gestion et la comptabilité.
  • Une clôture journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice) pour les systèmes de caisse afin de calculer des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables.

La procédure d’archivage permet de figer les données et de les historiser.

Comment savoir si votre solution est conforme ?

Il existe deux possibilités pour confirmer qu’une solution est conforme à la loi :

  • Une attestation de conformité individuelle et nominative, établie conformément au modèle prévu au BOFPI, si le fournisseur est effectivement l’éditeur de logiciel (ce qui peut être indiqué notamment par son code NAF 5829C) et non pas un simple revendeur d’un logiciel développé par un tiers, ou un installateur d’une solution open source par exemple.
  • Une certification délivrée par un des deux organismes externes agréés : AFNOR / INFOCERT (référentiel "NF 525") ou LNE (référentiel "certification des systèmes de caisse"). Le processus de certification doit être recommencé à chaque modification du logiciel que l’administration considérerait comme “majeure”.

Vous devez justifier de la conformité de votre logiciel soit par une attestation nominative, soit par un certificat (votre éditeur doit vous fournir l’un de ces documents). L’utilisateur doit obtenir de son éditeur un de ces deux documents, concernant la version en cours d’utilisation en cas de contrôle par l’administration fiscale.

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Questions fréquentes sur la loi anti-fraude à la TVA et les logiciels de caisse

Voici une liste de questions fréquemment posées concernant la loi anti-fraude à la TVA et les logiciels de caisse :

Qu'est-ce qu'un logiciel ou système de caisse ?

Un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse, laquelle consiste à mémoriser et à enregistrer extra-comptablement les paiements reçus en contrepartie d’une vente de marchandises ou de prestations de services c’est-à-dire que le paiement enregistré ne génère pas concomitamment, automatiquement et obligatoirement la passation d’une écriture comptable.

Ne sont pas considérés comme enregistrés extra-comptablement, quel que soit le mode de paiement, les paiements pour lesquels le logiciel ou système déclenche obligatoirement, instantanément et automatiquement, sans intervention humaine, une écriture dans le système d’information comptable.

Sont visés tous les logiciels ou systèmes de caisse permettant l'enregistrement des règlements de leurs clients quel que soit le mode de règlement (espèces, chèques, CB, virements, prélèvement).

Cette obligation s’applique aussi en cas d'enregistrement sur un logiciel ou système accessible en ligne.

Lire aussi: Se mettre en conformité avec la loi TVA

Les logiciels de gestion commerciale incluant une fonctionnalité de caisse enregistreuse/d'encaissement doivent-ils toujours être certifiés ?

Depuis le 1er janvier 2018, tous les professionnels assujettis à la TVA, enregistrant les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel ou système de caisse sont tenus d’utiliser un matériel sécurisé et certifié.

Concernant les logiciels multi fonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, devront être certifiées.

Les assujettis relevant du régime de la franchise en base ou exonérés de TVA sont-ils concernés par l'obligation de détenir un logiciel de caisse sécurisé ?

Conformément au 2 du II de l’article 286 du CGI, ne sont pas soumis à cette obligation :

  • Les assujettis à la TVA bénéficiant du régime de franchise en base mentionnée à l’article 293 B du CGI.
  • Les assujettis effectuant exclusivement des opérations exonérées de TVA.

Le dispositif est-il limité aux opérations réalisées avec des clients personnes physiques ?

Un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les livraisons de biens et les prestations de services ne donnant pas lieu à facturation, c’est-à-dire à destination de clients particuliers.

En conséquence, le dispositif s’applique :

  • Aux assujettis qui réalisent l'intégralité de leur chiffre d’affaires avec des clients particuliers.
  • Aux assujettis qui réalisent à la fois des opérations avec des clients particuliers et des clients professionnels.

En revanche, sont exclus du dispositif les assujettis qui réalisent l’intégralité de leurs opérations avec un ou des professionnels (B to B) dans la mesure où elles font obligatoirement l’objet d’une facturation.

Les dispositions de la mesure de certification des logiciels de caisse s’appliquent-elles aux succursales et filiales de sociétés étrangères ?

Le dispositif vise, sauf exception, tout assujetti à la TVA en France qui enregistre les règlements de ses clients particuliers au moyen d'un logiciel ou système de caisse. Les succursales et filiales de sociétés étrangères sont donc dans le champ d’application de l’obligation de détenir un logiciel et système sécurisé (cf. BOI-TVA-DECLA-30-10-30 § 20).

Les dispositions de la mesure de certification des logiciels de caisse s’appliquent-elles aux sociétés étrangères immatriculées à la TVA mais non établies en France ?

Le dispositif vise, sauf exception, tout assujetti à la TVA en France qui enregistre les règlements de ses clients particuliers au moyen d’un logiciel ou système de caisse.

Cela étant, par mesure de tolérance administrative, les entreprises étrangères immatriculées à la TVA non établies en France sont en dehors du champ d’application du dispositif (cf. BOI-TVA-DECLA-30-10-30 § 20).

Est-ce que les dispositions de la mesure de certification des logiciels de caisse s’appliquent au commerce entre particuliers via des plate-formes électroniques ?

Le dispositif vise tout assujetti à la TVA, à l’exception de ceux placés sous le régime de la franchise de TVA ou qui effectuent des opérations exonérées de TVA.

Le particulier qui effectue du e-commerce reste en dehors du champ de l’obligation tant qu’il demeure non assujetti à la TVA.

Les sociétés relevant du e-commerce entrent-elles dans le champ d'application de l'obligation de détention d'un logiciel non permissif en application de la mesure de certification des logiciels de caisse ?

Le dispositif vise, sauf exception, tout assujetti à la TVA en France qui enregistre les règlements de ses clients particuliers au moyen d’un logiciel ou système de caisse.

Les sociétés relevant du e-commerce, concernées par l'obligation de certification des logiciels ou systèmes de caisse, sont celles s’adressant :

  • À des clients non assujettis à la TVA (clients particuliers).
  • À la fois, à des clients non assujettis à la TVA (clients particuliers) et à des clients assujettis à la TVA (clients professionnels).

Les sociétés relevant du e-commerce qui s’adressent uniquement à des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) ne sont pas concernées par l'obligation de certification des logiciels ou systèmes de caisse, dans la mesure où ces opérations sont soumises obligatoirement à facturation.

Les logiciels monétiques sont-ils exclus du champ ?

Les logiciels monétiques ou terminaux de paiement électroniques, sont des appareils électroniques capables de lire les données d’une carte bancaire, d’enregistrer une transaction, et de communiquer avec un serveur d’authentification à distance.

Au regard de cette définition, les stricts terminaux de paiement sont exclus du dispositif.

Les dispositions ci-dessus s’appliquent-elles uniquement aux règlements réalisés en espèces ?

Non, le dispositif vise tous les logiciels et systèmes de caisse permettant l’enregistrement des opérations de règlements de leurs clients quel que soit le mode de règlement (espèces, chèques, CB, virements, prélèvements).

Qu'est-ce qu'un logiciel libre, propriétaire, développé en interne ?

Un logiciel libre est un logiciel dont les utilisateurs ont un libre usage, une libre étude, une libre modification et une libre distribution.

Un logiciel propriétaire est un logiciel qui ne permet pas légalement et techniquement d'exercer les quatre libertés évoquées ci-dessus.

Un logiciel développé en interne est un logiciel développé par l'assujetti lui-même ou par une société membre du groupe ou par un intégrateur externe.

Ces libertés permettent aux utilisateurs d’adapter le logiciel à leurs besoins spécifiques. Les modifications que les utilisateurs peuvent apporter au logiciel libre ou développé en interne ne doivent pas avoir pour objet ou pour effet d’altérer le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

Un commerçant détenteur d'une balance comptoir poids prix est-il concerné par la mise en application de la mesure de certification des logiciels de caisse ?

Les instruments de mesure réglementés, comme les balances, munis d’un dispositif de mémorisation des règlements, qui sont utilisés à la fois pour déterminer le prix à payer des articles en fonction de la grandeur mesurée et pour enregistrer le règlement doivent être certifiés.

Il en est de même si plusieurs instruments de mesure réglementés sont interconnectés ou fonctionnent en réseau, chacun d’entre eux devant être certifié.

Les balances qui ont une fonction de mémorisation des opérations d’encaissement entrent donc dans le champ d’application de la mesure.

Tout assujetti à la TVA qui détiendra ce type de matériel doit donc être en mesure de justifier que son matériel respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage, par la production d’un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 433-4 du Code de la consommation..

En revanche, les balances qui n’ont pas de fonction de mémorisation des opérations d’encaissement n’entrent pas dans le champ d’application de la mesure de certification des logiciels de caisse.

Concrètement, il est possible de distinguer trois grands types de configuration possibles :

  • L’utilisation d’une balance comptoir poids/prix : la balance doit être certifiée.
  • L’utilisation d’une balance comptoir poids/prix avec une solution de connexion à une caisse certifiée : la balance et la caisse doivent être toutes les deux certifiées.
  • L’utilisation d’une balance tactile intégrée ou terminal point de vente, qui intègre à la fois une solution de pesage et d’encaissement, certifié : l’ensemble de la solution doit être certifié.

Un commerçant doit-il changer son système de pesage et d'encaissement au vu de l’obligation de détenir un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse posée à la mesure de certification des logiciels de caisse ?

Sont visés par cette obligation, les logiciels et système de caisse qui permettent d’automatiser des calculs et de mémoriser des opérations d’encaissement.

Ainsi, les fonctions d’encaissement doivent être certifiées par un organisme accrédité.

Si le système de pesage et d’encaissement du commerçant ne peut pas être certifié, il doit alors s’équiper d’un nouveau matériel répondant aux conditions précitées d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage de données.

Un raisonnement analogue doit être tenu pour les rampes de boissons automatisées, les automates de paiement ou encore les distributeurs automatiques de marchandises (boissons, gâteaux, etc.) qui disposent d’une fonctionnalité de caisse. Dès lors, celles-ci doivent être certifiées.

Existe-t-il une obligation d'acquérir un logiciel de caisse sécurisé pour tous les assujettis à la TVA ?

Le dispositif prévoit l’obligation, à compter du 1er janvier 2018 pour les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients non assujettis au moyen de tout logiciel ou système de caisse, d’utiliser un logiciel conforme satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

Ces nouvelles dispositions ne créent pas d’obligation de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse.

Le choix de l’utilisation d’un tel logiciel appartient à chaque assujetti.

Si l'assujetti décide d’avoir recours à un logiciel disposant de fonctionnalités de caisse pour enregistrer les règlements de ses clients, il entre dans le champ d’application de cette obligation et devra utiliser un logiciel conforme aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage de données.

Un assujetti à la TVA peut-il continuer à enregistrer les règlements de ses clients à la fois au moyen d'un logiciel de caisse mais aussi d'un facturier papier ?

L’assujetti est libre d’utiliser deux modes d’enregistrement des règlements de ses clients, l'un informatisé et l’autre papier.

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