Modèle de Note de Frais Excel avec TVA Gratuit : Simplifiez Votre Gestion des Dépenses

Faire le suivi des flux des notes de frais s’avère être une tâche complexe. La digitalisation de ces dépenses peut faciliter l’enregistrement comptable des experts-comptables ou de l’entrepreneur. Excel optimise la gestion des notes de frais au sein d’une entreprise. Des modèles de rapport de dépense simple au suivi du kilométrage professionnel, l’outil se veut performant. Il vous suffit de télécharger les modèles adaptés à la politique de votre entreprise. Il est d’ailleurs possible de les personnaliser.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais se caractérise par un document numérique ou en papier. Les salariés enregistrent les dépenses liées à une activité professionnelle qu’ils ont payée depuis leur compte personnel. L’entreprise se repose sur la note de frais pour effectuer l’enregistrement comptable des charges et le remboursement des montants avancés.

Un dirigeant peut également acquitter de son patrimoine personnel pour les frais liés aux tâches de l’entreprise. Les dépenses en question ne concernent que des charges en rapport avec le travail. Il s’agit des coûts de déplacement, de repas et d’hébergement. L’utilisation d’un véhicule personnel pour des affaires professionnelles compte parmi les charges d’une note de frais. Le salarié peut obtenir l’indemnité kilométrique.

Le traitement de note frais dispose de deux alternatives. Au forfait, qui concerne le paiement d’une allocation fixe. Au réel, l’acquittement des sommes exactes engagées par l’employé. Chaque note de frais doit disposer d’une preuve justificative. Elle est généralement représentée sous forme de facture ou de reçu.

La couverture de la note de frais ne concerne que les charges légitimes. En cas d’abus, l’URSSAF prendra des mesures radicales. Certaines entreprises prennent beaucoup de liberté par rapport à la note de frais. Si elles ne contrôlent pas bien ces dépenses, l’URSSAF considérera la situation comme une fraude potentielle.

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Pour éviter ces situations, la société doit détailler sa politique interne aux salariés. Il peut s’agir des fournisseurs favorisés et du plafond de certaines charges. Il existe également une autre manière de gérer les notes de frais. L’automatisation des procédures et l’usage de logiciels adéquats font partie de ces solutions.

Pourquoi utiliser un modèle de note de frais ?

Les dépenses professionnelles ne sont pas dédiées à un seul collaborateur dans une entreprise. La plupart des salariés ne disposent pas des achats à réaliser pour la société. Toutefois, l’utilisation d’un logiciel de note de frais facilite la gestion des dépenses. Chaque collaborateur ayant un aperçu de chacune de leurs indemnités.

Il existe divers avantages à utiliser un modèle de note frais. Premièrement, l’expert-comptable effectue le suivi des dépenses avec l’aide d’un processus automatisé. Il peut également analyser les économies possibles de la société. La déduction de frais est mise en avant sur le logiciel permettant d’évaluer la rentabilité des coûts. L’expert-comptable bénéficie d’une vision globale des remboursements effectués.

Étant donné que les fonds comptent parmi les variables les plus importants à considérer au sein d’une société, l’utilisation d’un outil de note de frais permet la bonne gestion des sommes générales.

Il est important de pratiquer un modèle de note de frais pour des points de concordance au sein de l’entreprise. Si un collaborateur crée divers modèles de note de frais sous différents formats, la gestion des dépenses deviendra incontrôlable. Avec un modèle unique, le traitement, la validation et l’archivage des documents seront plus simples.

De nombreuses grandes sociétés impriment les notes de frais. Cette dernière doit être signée pour ensuite être validée par le responsable de service. La note de frais est dirigée ensuite à celui qui effectue son traitement. Une technique qui comporte d’énormes risques.

Il est essentiel de faire le suivi de l’écoulement de la note de frais. Cela écarte les risques d’erreurs, de perte de justificatifs, de confusions et même d’oubli. De ce fait, les modèles sous forme de logiciel restent les mieux adaptés pour la gestion des notes de frais. Il comporte des tableaux montrant chaque détail de la transaction et les achats remboursés.

Comment faire un modèle de note de frais ?

En modèle numérique, le modèle de note de frais réunit plusieurs lignes de frais qui doivent être remboursés par l’entrepreneur. Il existe plusieurs types de modèles, lesquels diffèrent selon les modes de calcul, les règlements intérieurs et les besoins de la société.

En revanche, plusieurs éléments doivent être considérés dans chaque note de frais. Il est question de l’objet de la dépense, de la date, de la somme hors-taxe, de la TVA et en TTC. Entre autres, la gestion des frais est possible en papier, sous tableur Excel, avec une application et en fichier PDF. L’importance ne réside pas dans l’outil à utiliser mais plutôt dans le contenu. D’ailleurs, l’entreprise doit choisir le logiciel qui s’adapte le mieux à sa politique interne.

Les feuilles de calcul demeurent l’outil favorable pour les rapports de dépenses. Ces derniers sont conservés pour la comptabilité et la fiscalité. Le suivi des charges s’avère donc important pour chaque coût déductible d’impôts. Ainsi, il n’est plus nécessaire de créer une note de frais dans Google Sheets ou Excel. Plusieurs modèles d’Excel gratuits peuvent être téléchargés facilement. Personnalisables, vous pouvez ajouter des détails sur l’entreprise avec ces exemples de note de frais. Il est également possible de les partager avec les collaborateurs.

Concernant les modèles de rapport de frais de déplacement, chaque salarié peut décaler sa dépense avec une feuille de calcul. Elle devra être constituée de colonnes distinctes pour les différents frais. Le modèle contient souvent un tableau de dépenses détaillées comme les coûts de transport et des repas.

Recourir à l’automatisation est le moyen le plus simple pour gérer les notes de frais. D’autres modèles plus simples sont plus faciles à créer. Ils comportent en règle générale des colonnes pour diverses dépenses. Il est possible de sélectionner ces dépenses dans la liste déroulante d’Excel personnalisable. Que vous soyez employé, commercial, agent de collectivité ou chef d’entreprise, vous avez certainement besoin d’un document de gestion de notes de frais.

Pour rappel, la loi impose de réaliser un état des dépenses réalisées pour le compte de l’entreprise ou de l’organisation (repas, déplacements, hébergements, etc), et susceptibles d’ouvrir droit à un remboursement. Si vous avez invité une personne pour déjeuner et que vous avez pris en charge le repas, vous devrez noter son nom sur le ticket justificatif et/ou sur votre tableau note de frais Excel.

De même, les frais liés à l’hôtel ou à l’hébergement ne seront remboursés que s’il est jugé difficile ou impossible de regagner son domicile la veille. Concrètement, le lieu d’hébergement doit se trouver à plus de 50 kilomètres ou nécessiter plus d’une heure trente de transport.

Le document comporte un onglet pour chaque mois. Enfin, le dernier onglet du document est un état récapitulatif de vos notes de frais : vous y trouverez vos totaux mois par mois par type de dépense. Bien évidemment, il faudra faire preuve de rigueur lors du remplissage de ce tableau. Il est recommandé de le tenir à jour régulièrement, tout en rassemblant les justificatifs dans une enveloppe par mois.

Nous avons conçu des modèles de remboursement de frais kilométriques selon le barème en vigueur. Vous devez utiliser des notes de frais au sein de votre entreprise mais vous ne voulez pas perdre de temps à la rédiger ? Utilisez notre modèle de note de frais pour gagner du temps !

Pour l’entreprise, les frais sont exonérés de charges sociales et sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise. Il existe deux méthodes pour gérer ses notes de frais, le choix se fera principalement selon la récurrence des dépenses.

Notes de frais avec Frais réels

Cette méthode consiste à rembourser le salarié du montant exact avancé.

✓ Avantages des notes de frais par frais réels : Pratique pour des dépenses occasionnels
✗ Inconvénients des frais réels : Nécessite une validation pour chaque note de frais

Notes de frais par Forfait

Généralement utilisé pour les déplacements récurrents, cette méthode permet à l’employeur d’attribuer une allocation globale au salarié.

Par exemple, il pourra attribuer une somme de 15€ pour déjeuner.

Organilog a mis la main à la pâte pour vous préparer un exemple de note de frais tout prêt, pour que vous puissiez l’utiliser et l’adapter facilement. Un fichier Excel tout simple, qui vous permet de faciliter la gestion de vos notes de frais.

Le modèle de note de frais Excel ci-dessous peut être facilement édité. Il vous suffira de remplir rapidement vos informations depuis un simple navigateur pour personnaliser votre modèle avec les informations de votre entreprise.

Faire ses notes de frais sur Excel

Les collaborateurs perdent beaucoup de temps à rechercher les informations nécessaires à fournir dans leur tableur Excel. Vos salariés ne sont pas toujours assidus au remplissage de leurs notes de frais ? La note de frais est le document indispensable pour faire le récapitulatif de toutes les dépenses professionnelles réalisées par vos salariés au cours du mois écoulé ; ces dépenses dès lors qu’elles sont réalisées dans l’intérêt de l’entreprise sont éligibles à un remboursement de frais. Un modèle standardisé évite les erreurs, limite les oublis, et facilite le travail du service comptable. Les collaborateurs gagnent du temps, les saisies sont homogènes et les justificatifs bien intégrés.

Il est important de prédéfinir une liste d'éléments à inclure dans chaque note de frais. Reçus, justificatifs de transports, factures... Les auto-entrepreneurs ne peuvent pas émettre de notes de frais traditionnelles. Ils ne peuvent pas se faire rembourser leurs dépenses professionnelles comme les salariés.

Par exemple, vous pouvez définir un modèle spécifique aux déplacements professionnels en y ajoutant un espace dédié aux frais kilométriques. En effet, les indemnités kilométriques se calculent différemment et ne requièrent pas les mêmes informations qu'une note de frais "classique". Il faudra par exemple inclure une zone pour noter la distance parcourue par le collaborateur avec son véhicule personnel et prévoir des formules adaptées pour calculer ses indemnités, sur la base du barème officiel.

La tentation est forte pour chaque département de mettre en place un modèle spécifique. Attention ! Il existe également des modèles de factures sous Excel, pour automatiser ce procédé. D’ailleurs, n’oubliez pas de mentionner dans votre modèle que tous les justificatifs de paiement doivent être joints pour se faire rembourser les dépenses réalisées au cours de l’activité professionnelle. Il est également important de prendre en compte les imprévus lors de la construction de votre modèle.

C’est à vous de décider s’il est nécessaire d’ajouter d’autres champs dans votre fichier Excel. Vous pouvez, entre autres, créer une section dédiée au calcul de frais kilométriques, le pourcentage de TVA récupérable, dossier client, code affaire, code analytique, etc.

Pensez à bien archiver tous les justificatifs de dépenses pendant une durée de 10 ans, à compter de la clôture de l’exercice comptable au cours duquel ils ont été reçus.

En cas de perte de justificatif, le salarié peut néanmoins fournir une attestation sur l’honneur mentionnant les détails de la dépense engagée. Il est également recommandé d’y joindre une copie du relevé bancaire attestant du paiement.

Certains outils de gestion des notes de frais vous permettent de transférer directement vos justificatifs de dépenses professionnelles en pièce jointe pour assurer une note de frais complète et faciliter la gestion des frais professionnels.

Ce sont les dépenses payées et engagées personnellement par le dirigeant d’entreprise (un associé ou un salarié) dans l’intérêt et pour la société. Ces frais ne sont pas payés par le compte professionnel de la société mais bien par le compte bancaire ou les deniers personnels du dirigeant (ou associé, ou salarié).

Une note de frais peut donc concerner toutes les dépenses faites dans l’intérêt et pour votre société (achat de matériel informatique, restaurant, frais de déplacement, etc.).

Le plus important est que la note de frais doit toujours être une dépense 100% professionnelle, d’un montant raisonnable et toujours accompagnée d’un document justificatif (une facture par exemple) au nom de la société ou de l’entreprise.

Il est important de rédiger un document unique (papier ou numérique) pour chaque note de frais (ou une par mois), faisant apparaître plusieurs mentions obligatoires.

Quelles sont les obligations et mentions obligatoires lorsque l'on rédige une note de frais ?

Le numéro de la note de frais (NDF1 pour le premier mois, NDF 2 pour le deuxième mois par exemple) ;
La date de la dépense (date de la facture) ;
Votre nom et prénom ;
Si besoin, le service de l’entreprise où vous travaillez ;
Le motif et lieu de déplacement (par exemple : Client Martin - XX rue de XX à Limoges) ;
La nature de la note de frais : un restaurant, des billets de train, etc. ;
Le montant HT et TTC de la note de frais.

Il est important que vous joigniez à cette feuille le justificatif en question, c’est-à-dire la facture du restaurant ou du taxi.

Les frais de transport/déplacement

Lors d’un déplacement professionnel pour se rendre par exemple chez un client ou un prospect, il est possible de faire supporter à la société le montant des frais de ce déplacement. Cela peut avoir différentes natures/justificatifs :

Le billet de train ou d’avion ;
Le titre de transport en commun (ticket RATP-TCL, ou RER) ;
Le taxi ou le VTC.

Dans le cas de l’utilisation de votre véhicule personnel, il faudra passer par les indemnités kilométriques (pas possible de passer la note de carburant par exemple en note de frais) .

Les indemnités kilométriques

Lorsque le salarié ou le dirigeant utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, il peut se faire rembourser une partie du carburant, de l’assurance et de l’entretien de son véhicule personnel au moyen des indemnités kilométriques. Celles-ci doivent être calculées selon le barème kilométrique fixé par l’administration fiscale. Le barème dépend de la distance parcourue dans l’année ainsi que de la puissance fiscale du véhicule personnel, aussi appelée chevaux fiscaux du véhicule (montant figurant sur la carte grise en case P.6).

Voici le barème 2022 :

Puissance du véhicule	Barème kilométrique
Jusqu'à 5 CV	d x 0,568
6 CV	d x 0,595
7 CV et plus	d x 0,624

d = distance parcourue

Le nombre de kilomètres effectués lors d’un déplacement dans la note de frais doit être mentionné ainsi que le calcul en plus de toutes les mentions obligatoires.

Les frais de repas restaurant

Dans le cadre d’une mission professionnelle, ou d’une invitation client/prospect, votre société peut bien entendu rembourser les frais de restauration. Une facture doit bien être demandée au restaurateur et présentée avec la note de frais afin de faire la demande de remboursement des frais de repas.

Pour que vous ou le salarié qui a avancé les frais puisse se faire rembourser, il faut donc produire le document récapitulatif correspondant : la note de frais. Ce document peut se produire via un logiciel spécialisé ou directement sur Excel, en PDF ou un document papier.

Le salarié transmet la note de frais et les justificatifs (factures, ticket de caisse, etc.) correspondants. Puis la société procèdera au remboursement de la dépense directement auprès du salarié (soit via son bulletin de paie, soit directement par virement bancaire)

Comment remplir une note de frais ? Exemple et modèle

Pour vous aider dans la gestion de vos notes de frais, n'hésitez pas à utiliser notre modèle de tableau excel réutilisable. Un exemple de note de frais déjà remplie est également disponible avec le modèle.

Il faut bien joindre à ce tableau, à cette note de frais, les factures correspondantes ou autres justificatifs. Toutes les dépenses incluses dans la note de frais ne font pas tout le temps l’objet d’une récupération de la TVA. Les conditions sont les suivantes :

balises: #Tva