Modification Kbis : Comment remplir le formulaire M3 (Cerfa) ?
Au cours de la vie sociale d'une entreprise, il peut être nécessaire de modifier le Kbis. La décision de nommer un dirigeant d’une SAS n’est pas figée : vous pouvez en changer à tout moment, de même que la date de clôture des comptes, ou encore l'objet social de votre société. Toute modification intervenant sur une société doit être portée à la connaissance des tiers et des administrations.
Le Kbis est un document qui atteste de la situation d'une entreprise en temps réel. Carte d’identité de l’entreprise, le Kbis est l’un des premiers documents officiels reçus du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), à la constitution de votre société. Lorsqu'une des mentions précédentes indiquées sur le Kbis change, vous devez impérativement prévenir le greffe du tribunal de commerce de cette modification. Les cas sont nombreux. Tout changement au cours de la vie de l'entreprise demande une ou des modifications du Kbis.
Parmi les formalités à accomplir, on retrouve notamment le remplissage d’un formulaire, connu sous l’appellation « M3 ». Cette déclaration de modification permet au greffier du tribunal de commerce de mettre à jour les informations publiques de l’entreprise. Ce dossier s’intéresse particulièrement au second cas : le remplacement. Il concerne les changements de président, de directeur général ou d’administrateurs.
Dans quels cas devez-vous effectuer cette modification ? Comment procéder pour effectuer un changement de Kbis ? Cet article répond à vos questions en détaillant le formulaire M3 et son utilisation.
Qu'est-ce qu'un formulaire M3 ?
Un formulaire M3 est un document à remplir qui sert à déclarer un changement relatif à la direction d’une société auprès du greffe. On l’utilise pour informer l’administration :
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- de la nomination d’un nouveau représentant légal ;
- d’un changement de situation du dirigeant, président ou gérant.
Le formulaire M3 est aussi appelé : « cerfa 11683 », « liasse M3 », « imprimé M3 » ou encore « déclaration M3 ».
Il existe deux types de formulaires M3 distincts qu’il convient de choisir en fonction de la structure juridique de l’entreprise. Il s’agit de :
- l’imprimé M3 pour SARL/SELARL (Cerfa n° 14580*04) qui est destiné aux modifications relatives aux gérants de SARL et de SELARL ;
- le formulaire M3 pour SCI, SAS et toute autre société à l’exception des SARL et SELARL (Cerfa n° 11683*02).
Le premier se diffère du second par la nécessité d’indiquer la situation matrimoniale du dirigeant.
À savoir que le formulaire M3 est uniquement réservé aux modifications qui touchent les personnes morales. Tandis qu’une entreprise individuelle doit se servir du formulaire P3.
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Structure et contenu du Cerfa M3
Le Cerfa M3 est un document administratif qui vous permet de déclarer le changement du représentant légal de la SAS en cours de vie sociale. Intitulé “déclaration de modification d’une entreprise - personne morale (M3)". Il comprend toujours deux exemplaires. Chacun est constitué de 14 blocs à compléter.
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Le Cerfa M3 compte 13 à 14 encadrés selon qu’il s’agit d’un formulaire M3 SARL/SELARL ou d’une déclaration M3 SCI/SAS. Il doit être rempli avec exactitude et précision sous peine de voir la demande de rectification rejetée.
Le formulaire M3 peut être rempli par le dirigeant ou un tiers. Il doit cependant être signé par le dirigeant de l’entreprise ou la personne disposant d’un mandat signé par ce dernier l’autorisant à effectuer les formalités pour le compte de la SAS. Cette disposition vous permet de confier cette démarche à un professionnel pour garantir la justesse des informations transmises à l’administration.
Dans le meilleur des cas, l’erreur est repérée par l’administration qui rejette votre dossier jusqu’à ce que cette dernière obtienne un formulaire M3 totalement conforme. Au pire, l’erreur est intégrée par l’administration et le Kbis émis ne reflète pas la réalité de la SAS.
Cadre 1 : le type de modification
Le premier cadre sert à indiquer si le document consiste à :
- demander une inscription modificative au RCS ou au répertoire des métiers ;
- compléter un formulaire M2 en tant qu’intercalaire.
Il faut cocher la case correspondante à la situation pour préciser le type de modification.
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Cadres 2 et 3 : l’identification de la société
Les cadres 2 et 3 des deux imprimés M3 présentent une différence.
Formulaire M3 SARL/SELARL
Le cadre 2 renseigne l’identité de la société. Il fournit des indications sur :
- la dénomination sociale de la société ;
- la forme juridique ;
- le numéro unique d’identification ;
- la ville du greffe où est immatriculée la société ;
- le nom et le numéro du département de la chambre des métiers et de l’artisanat.
L’encadré 3, quant à lui, précise si la nature de la gérance est modifiée ou non. Si oui, il faudrait indiquer si elle devient minoritaire, égalitaire ou majoritaire, et si une société est associée.
Formulaire M3 SAS/SCI
Le cadre 2 de ce formulaire requiert seulement d’indiquer la dénomination sociale de l’entreprise et sa forme juridique.
Le cadre 3 apporte un complément d’information sur :
- le numéro unique d’identification ;
- la ville du greffe d’immatriculation au RCS ;
- le nom et le numéro du département de la chambre des métiers ;
- l’adresse du siège social.
Cadres 4 à 8 : renseigner les identités des anciens et nouveaux dirigeants
Formulaire M3 SARL/SELARL
Ces encadrés permettent d’indiquer les informations relatives au nouveau dirigeant et celui partant. Les cases 4A et 4 B renseignent notamment les noms et prénoms des dirigeants ainsi que la nationalité et le domicile du représentant entrant.
Quant à la case 5, elle est à remplir si le conjoint du dirigeant participe à l’activité de l’entreprise en tant que collaborateur, associé ou salarié.
Formulaire SAS/SCI
Cette partie de l’imprimé prévoit plusieurs encadrés pour renseigner l’identité des nouveaux dirigeants et celle des sortants. Il faut donc cocher la case « nouveau » en cas d’ajout de nouveau représentant, et « partant » lorsqu’un dirigeant quitte ses fonctions.
Attention, la date indiquée doit correspondre à celle mentionnée dans le procès-verbal de l’Assemblée Générale.
Cadres 9 et 10
Pour le formulaire M3 SARL/SELARL, ces encadrés sont destinés à apporter un complément d’informations relatives au conjoint marié ou pacsé collaborateur ou salarié.
Dans le cas de la déclaration M3 SAS/SCI, cette section sert à désigner un représentant permanent si le nouveau dirigeant est une personne morale. Si le représentant permanent est déjà mentionné quelque part dans le formulaire, il faut cocher la case « M3 » et indiquer le cadre correspondant.
Ces encadrés concernent uniquement :
- les personnes morales non immatriculées au registre public ;
- les SA et groupements d’intérêt économique ;
- les personnes morales dépendant d’un État non membre de l’Union européenne.
Cadre 11 à 13 de la liasse M3 SARL/SELARL
Les cadres 11 à 13 du formulaire M3 SARL/SELARL donnent des informations supplémentaires :
- le cadre 11 est destiné aux observations ;
- le cadre 12 indique l’adresse de correspondance où l’entreprise recevra son nouvel extrait Kbis ;
- le cadre 13 rappelle au dirigeant de l’entreprise de communiquer l’identité et l’adresse du mandataire, ainsi qu’à dater et signer le formulaire.
Cadre 11 du formulaire M3 SAS/SCI
Le cadre de la déclaration M3 SAS/SCI permet de déclarer l’identité d’une personne qui a le pouvoir d’engager l’entreprise sans en être le représentant légal. Cette personne doit déjà être mentionnée dans les encadrés 4 à 8.
Cadres 12 à 14 de la liasse M3 SAS/SCI
L’encadré 12 de la déclaration M3 SAS/SCI sert à noter des éventuelles observations, tandis que le cadre 13 permet d’indiquer l’adresse de correspondance. L’encadré 14, quant à lui, est réservé à la signature et la date du document.
Comment remplir le formulaire M3 pour une SAS, SASU ou SA ?
Le M3 (cerfa n°11683) s’intitule « Déclaration relative aux dirigeants et aux organes de direction, surveillance et contrôle de la personne morale ». Il permet de porter à la connaissance du greffe du tribunal de commerce les changements intervenus dans la direction d’une société. Il comporte quatre pages. Toutefois, il ne faut remplir que les deux premières pages. Les données saisies sont automatiquement reprises sur les deux autres.
Ainsi, lorsqu’un événement affecte le dirigeant d’une société - et plus particulièrement celui d’une SAS, d’une SASU ou d’une société anonyme (SA) - un M3 doit être complété, signé et déposé au centre de formalités des entreprises. Il peut s’agir d’un changement dans la situation personnelle (déménagement par exemple) ou d’un remplacement.
Attention, ce formulaire ne convient pas au changement de gérant de SARL/EURL ou de SELARL/SELURL. Il convient, dans ce cas, d’utiliser l’imprimé M3 SARL-SELARL (Cerfa n°14580).
Dans le cadre 1, il convient de cocher la case « Demande d’inscription modificative au RCS ». Si la société exerce une activité artisanale, elle est également immatriculée au répertoire des métiers (RM) et doit également demander à le modifier.
Les cadres 2 et 3 servent à rappeler l’identification de la SASU, de la SAS ou de la SA. La dénomination sociale de la société doit figurer dans le cadre 2.
Chaque cadre concerne un dirigeant (président, directeur général, administrateur…). Pour déclarer le remplacement d’un dirigeant, il faut donc remplir uniquement le cadre n°4 et le sous-cadre 4 bis. Si le changement concerne le président et le directeur général par exemple, les cadres 4, 4bis, 5 et 5bis doivent être complétés.
Dans le cadre 4, il faut indiquer la date à laquelle le changement intervient. La case « Nouveau » doit être cochée pour le cas du remplacement. Le cadre 4 bis comprend toutes les informations relatives à l’ancien dirigeant : celles du président, du directeur général ou de l’administrateur sortant. Il convient d’y rappeler son nom et son prénom (ou sa dénomination sociale et sa forme juridique s’il s’agit d’une société).
Le cadre « Pour le régime TNS » doit rester vide, car le dirigeant d’une SAS/SASU/SA n’a pas le statut de travailleur non-salarié.
Si le nouveau dirigeant de la SASU/SAS/SA est une autre société, elle doit obligatoirement désigner un représentant permanent. Autrement, si l’identité du représentant ne figure nulle part, il est nécessaire de cocher la case « Nouveau ».
Cadre 12 : ce cadre sert à porter à la connaissance du centre de formalités des entreprises toute information jugée utile par la société.
Cadre 13 : l’adresse de la société doit figurer ici. C’est, en général, l’adresse du siège social. Elle va y recevoir son nouvel extrait Kbis.
Et cadre 14 : c’est le dernier volet du M3.
Où envoyer le formulaire M3 ?
Une fois rempli, le formulaire M3 est à joindre au dossier de demande de modification. Ce dernier est à déposer auprès du centre de formalité des entreprises (CFE) ou du greffe du tribunal de commerce.
Bien entendu, le chef d’entreprise peut réaliser ces formalités lui-même. D’ailleurs, le formulaire M3 dispose d’une notice technique qui donne les informations principales pour le remplir.
Démarches complémentaires à la modification du Kbis
Pour certains changements, vous devez convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire des Associés (AGE) et voter la validation ou non de la modification envisagée.
La parution d'une annonce légale de modification est une étape cruciale sans quoi votre demande de modification peut être rejetée par le greffe. Vous devez vous rapprocher d'un journal d'annonces légales (JAL) habilité dans le département où siège votre entreprise, pour publier dans leurs pages ou sur leur site une annonce légale de modification (statuts juridique, siège social, dirigeants, etc).
Une fois l'annonce légale publiée dans le journal, vous recevez une attestation de publication à joindre à votre demande de modification de Kbis.
L'envoi du dossier de modification du Kbis au greffe du tribunal du Commerce ou au CFE de la CCI. Lui seul est habilité à effectuer la mise à jour de votre Kbis.
Importance de la mise à jour du Kbis
Les formalités entourant la vie d'une entreprise sont nombreuses. Tout changement demande une attention particulière et le respect de démarches administratives strictes. L'existence légale et juridique de votre entreprise est en jeu mais aussi son image et sa légitimité. Toute personne qui le souhaite peut demander un extrait Kbis de votre société, gage de confiance dans le cadre de partenariats, ou de vente de produits, entre autres.
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