Comment rédiger un plan de modification pour une entreprise

La restructuration d’une entreprise est une tâche complexe mais souvent nécessaire pour sa pérennité. Que ce soit à cause de dysfonctionnements internes, de changements dans le marché ou simplement pour optimiser les performances, la création d’un plan de restructuration bien pensé peut aider à tourner une page vers un avenir plus prospère.

Définir les objectifs et le périmètre du changement

Avant de commencer toute restructuration, il est crucial de définir clairement les objectifs de la restructuration. Ces objectifs peuvent varier : réduire les coûts, augmenter la productivité, améliorer la qualité des produits ou services, etc. En définissant ces objectifs, vous disposez d’une direction claire vers laquelle orienter vos efforts. La prochaine étape de la rédaction du plan de gestion du changement consiste à déterminer qui le changement affectera.

Évaluer la situation actuelle

L’évaluation des forces et faiblesses est une étape fondamentale. Pour cela, effectuez une analyse SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) afin de dresser une image complète de votre situation actuelle. Les forces peuvent inclure une marque forte, un portefeuille de clients fidèles ou des compétences uniques au sein de votre équipe. Une fois cette évaluation effectuée, focalisez-vous sur les moyens de transformer ces faiblesses en opportunités et d’exploiter pleinement vos forces. Les contraintes de l’entreprise peuvent inclure des éléments financiers, des ressources humaines limitées, des réglementations locales ou internationales, et même les impératifs temporels.

Impliquer les parties prenantes et structurer la gouvernance

Il est également essentiel d’inclure toutes les parties prenantes dès le début du processus pour garantir que toutes les perspectives soient prises en compte. Avez-vous prévu tous les comités nécessaires, notamment un comité stratégique? Par exemple, avez-vous identifié les personnes-ressources qui ont l'influence nécessaire pour agir à l'intérieur des équipes et auprès des différentes instances? Ces gens auront un rôle de facilitateur. Ils sauront obtenir les ressources nécessaires, prendre les décisions qui s'imposent et agir sur les bloquants.

Phases de développement du plan de modification

Le développement d’un plan de restructuration nécessite plusieurs phases distinctes mais connectées. Commencez par la phase de déconstruction où vous identifiez et démantelez les processus de travail existants qui ne servent plus efficacement les objectifs de l’entreprise. Cela inclut l’organisation structurelle, les méthodes de production, et même certains rôles au sein de l’équipe. Lors de cette phase, il est important de communiquer clairement avec tous les employés touchés pour réduire les incertitudes et maintenir un climat de confiance. Après la déconstruction, passez à la phase d’intégration des nouveaux processus et structures. Utiliser des outils logiciels pour gérer cette intégration peut stimuler l’efficacité et permettre un suivi plus précis.

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Rédiger un plan de gestion du changement

Tout projet réussi en entreprise nécessite un plan de gestion du changement. Prenez soin de vos équipes pour les mobiliser et soutenir leur adaptation. Il est important de prévoir, dès le départ, un plan de gestion du changement qui inclut toutes vos équipes, afin de réaliser les bénéfices attendus plus rapidement; limiter au minimum les risques et la réduction de performance pendant le changement; mobiliser toutes les équipes impliquées et favoriser leur adhésion; structurer une démarche pour atteindre les objectifs d'affaires dans lesquels s'inscrit ce changement.

Un plan de gestion du changement par étapes

Voici les étapes par lesquelles devrait passer votre route vers une transformation.

1. Préciser le projet : faire un diagnostic; développer la stratégie de gestion du changement; circonscrire les éléments qui définissent le changement; mobiliser les joueurs-clés vers l'atteinte de vos objectifs.
2. Organiser le travail : structurer les parties prenantes; minimiser les risques; expliquer et s'assurer que tous comprennent les objectifs.
3. Déployer : assurer le suivi des rencontres; encadrer les différents intervenants; mettre de l'avant les différentes actions et communications nécessaires à la réussite du projet.
4. Encadrer : au cours des différentes étapes du projet, vous devez encadrer son avancement et évaluer si vous atteignez les résultats souhaités.
5. Reconnaître : lors de la dernière étape, vous devez être prêts à souligner la conclusion du projet et sa réussite.

Accélérateurs et éléments à intégrer au plan

Dix accélérateurs de gestion du changement: plusieurs éléments doivent être évalués et pris en compte lors des différentes étapes de votre plan d'action. Selon la complexité du projet envisagé, et en tenant compte du contexte et de la culture en place, votre organisation pourrait devoir se pencher sur plusieurs de ces éléments, ou sur l'ensemble.

Capacité, formation et organisation du travail

Y a-t-il des enjeux de disponibilité des ressources, de capacité à mettre en place le changement tout en maintenant la productivité? Par exemple, si la moitié de l'équipe se consacre à un nouveau changement, il faudra sans doute prévoir l'ajout de ressources pour les opérations quotidiennes. Bien sûr, il est possible que ce changement nécessite de la formation pour les gens concernés afin de mettre à jour leurs compétences ou de favoriser l'apprentissage d'un logiciel, par exemple. Si c'est le cas, cette formation doit être incluse dans votre plan de gestion du changement dès le départ, avec un échéancier et toutes les ressources nécessaires.

Communication, alignement et parrainage

Prévoyez un plan de communication pour informer toutes les parties prenantes au moment opportun pour les différentes étapes de votre projet. Est-ce que l'ensemble des parties prenantes est aligné sur le même message et sur les mêmes objectifs? Il faut prévoir d'abord l'accompagnement des gestionnaires de premier niveau, car ce sont eux qui pourront ensuite contribuer à l'accompagnement des équipes. Les gestionnaires et hauts responsables pourront, à leur tour, encadrer l'ensemble des équipes et devenir des personnes-ressources pendant la période de transition.

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Adhésion et sensibilisation

Sondez vos équipes; assurez-vous que chacun adhère au changement et comprend bien son objectif; si certains employés semblent résistants au changement en cours, informez-vous de ce qui accroche afin de trouver la solution dès que possible. Quels sont les impacts pour chacun sur sa vie au travail? Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont sensibilisées aux besoins et aux conséquences au sein des autres équipes, et ce, dès le début, en amont de la démarche de changement.

Élaborer un plan d'action opérationnel

Qu'est-ce qu'un plan d'action ? Un plan d'action est un document qui présente les principales actions à mener pour atteindre un objectif. Il se compose essentiellement d'une description des étapes à réaliser, d'un échéancier à tenir, des responsabilités et des ressources allouées. Il a pour fonction de planifier les actions et de suivre leur avancement. Pour bâtir un plan, la mise en pratique de la méthode QQOCQP est tout à fait d'à-propos. Pour rappel, cet acronyme correspond aux questions : Quoi ? Qui ? Où ? Comment ? Quand ? Pourquoi ? Auxquelles on ajoute une dernière question pour être complet : "Combien ?".

Structure d'un plan d'action (QQOCQP)

• Pourquoi ? Rappeler le contexte. Le pourquoi et la raison d'être du plan d'action.
• Quoi ? Cette partie liste les actions à mettre en œuvre pour atteindre les buts fixés. Chaque action est présentée en une phrase claire.
• Qui ? Définir qui est responsable. Le responsable est le point de contact principal et rend compte de l'avancement.
• Comment ? Quelles sont les ressources à disposition : budget, équipe... On détaille ici les moyens mis à disposition pour mener les actions à bien.
• Quand ? Définir les dates de début et de fin, des jalons intermédiaires si nécessaire.
• Où ? Préciser les lieux lorsque cela est nécessaire (sur site, à distance, multi-sites).
• Combien ? Fixer les critères de réussite. Ces critères doivent être simples et mesurables et directement liés aux objectifs fixés.

Outils, documentation et modèles d'ordre de modification

Un ordre de modification est un document officiel qui détaille les changements apportés à un plan de projet. Dans cet article, nous vous donnons les clés pour créer des modèles d’ordre de modification et vous préparer à faire face à tout type d’obstacle éventuel. En gestion de projet, l’ordre de modification ou demande de modification fait office de document officiel lorsqu’il s’agit d’apporter des changements à un plan de projet. Les ordres de modification structurent les communications liées au dépôt des demandes de changement pour éviter de perturber le projet et aider l’équipe à savoir quoi faire.

Éléments d’un ordre de modification

• Description de la modification : la première section de l’ordre de modification devrait décrire brièvement la nature du livrable de projet et des changements proposés.
• Coûts détaillés liés à la modification : liste des coûts (directs et indirects).
• Coût total de la modification : montant total des coûts engendrés par ces changements.
• Effets sur le calendrier : décrire l’incidence qu’aura la modification sur le calendrier de projet d’origine.
• Signatures : section qui regroupera les signatures des approbateurs du document.

Ordre de modification numérique ou imprimable ? Vous n’avez encore jamais fait l’expérience d’un système numérique pour vos ordres de modification ? Pourtant, celui-ci présente de nombreux avantages, notamment celui d’enregistrer ces modifications là où se trouvent les autres informations de projet. En assurant un maximum de cohérence au niveau de la documentation à chaque changement, vous créez une source de référence fiable pour la totalité du projet.

Processus de traitement des demandes de modification

Bien trier et hiérarchiser ses demandes de modifications: vous devez communiquer un modèle aux parties prenantes, sur lequel vous indiquerez que les changements sont soumis à un processus d’approbation et ne sont donc pas garantis par défaut. Suivez les étapes suivantes pour les trier et les hiérarchiser efficacement.

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1. Examiner les demandes : écoutez l'idée et indiquez-lui de remplir un ordre de modification afin d'officialiser sa demande.
2. Ajouter les informations manquantes : il est utile d’indiquer les informations manquantes sur le formulaire, notamment coûts et effets sur le calendrier.
3. Étudier la faisabilité : analyser ses effets sur les sept éléments clés du plan de projet (objectifs, indicateurs, parties prenantes, périmètre, livrables, chronologie, plan de communication).
4. Obtenir les ressources : se procurer les ressources nécessaires et demander du renfort si besoin.
5. Intégrer la modification au plan : actualisez les rôles et responsabilités, ajoutez les tâches et jalons, remaniez la chronologie et revoyez les KPI.

Gestion opérationnelle et clôture

À ce stade du processus de contrôle du changement, tous les membres de l’équipe devraient avoir approuvé la modification en question. Ensuite commence la mise en œuvre effective du changement. Au moment de la clôture, il s'agit ici de s'assurer que la modification mise en œuvre correspond bien aux attentes et de clôturer l'exécution de la demande. Le changement doit être vérifié et validé par l'approbateur. Le gestionnaire doit mettre en place un RETEX (Retour d'Expérience) afin de recueillir les retours des parties prenantes sur ce qui a fonctionné et sur les pistes d'amélioration. Enfin, le gestionnaire doit mettre à jour le registre de suivi des changements et communiquer sur l'avancement des changements/du projet.

Mesurer, suivre et ajuster

Une fois la restructuration en place, il est essentiel d’évaluer ses impacts sur les différents aspects de l’entreprise. Ce suivi doit être régulier et structuré pour identifier rapidement ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré. L’évaluation peut inclure des métriques financières, la performance des employés, et le feedback des clients. Créez des rapports sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée.

Pièges à éviter et clés de succès

Il existe toutefois certaines erreurs à éviter : passer trop de temps à construire un plan d'action au détriment de sa mise en oeuvre, ou descendre dans un niveau de détails inexploitable. Impliquer les collaborateurs concernés dans sa construction pour que tout le monde s'approprie la démarche. Informer régulièrement les parties prenantes de l'avancée du plan : il est important de partager l’avancée du plan : ce qui est fait, ce qui reste à faire, les réussites, les difficultés. Prévoir des délais réalistes : un planning trop serré génère du stress et augmente le risque d’échec. Elaborer un document simple, clair, opérationnel : un bon plan doit pouvoir être compris en quelques minutes par une personne extérieure au projet. Enfin, ne pas négliger les mesures de réussite : elles sont les garantes d'une mise en oeuvre conforme à ce qui a été prévu.

Outils recommandés

Les systèmes et processus de gestion du changement ouvrent la voie à une gestion réussie du changement. Il est essentiel de pouvoir envoyer une demande de changement, suivre, programmer et gérer cette demande jusqu’à la livraison. Smartsheet est une plateforme d’exécution du travail qui permet aux entreprises d’améliorer l’efficacité du travail, d’adapter les processus répétitifs, de stocker et de partager en toute sécurité des informations. La plateforme facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus.

En suivant rigoureusement ces différentes étapes, vous serez en mesure de créer un plan de restructuration efficace qui non seulement réduit les dysfonctionnements mais optimise aussi l’avenir de votre entreprise.

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