Paramétrage du logiciel EBP Gestion Commerciale pour une entreprise non assujettie à la TVA

Le paramétrage d'un logiciel de gestion commerciale est une étape cruciale pour assurer la conformité, la fiabilité des déclarations et la bonne tenue de la comptabilité. Pour une entreprise non assujettie à la TVA, il convient d'adapter correctement les comptes, les catégories d'opération et les options liées à la gestion de la TVA afin d'éviter les erreurs et les rejets automatiques.

Plans comptables et comptes de TVA dans EBP

Les plans comptables fournis par EBP comprennent un grand nombre de comptes de TVA déjà paramétrés. Si vous souhaitez contrôler un paramétrage existant ou appliquer un paramétrage à un compte de TVA, passez par l'icône, cliquez sur le menu Paramètres comptables > Plan comptable général :

Cliquez sur l'onglet Autres tiers dans notre exemple, puis double-cliquez sur la ligne du compte de TVA que vous souhaitez ouvrir : La fiche du compte sélectionné s'ouvre. Allez dans l’onglet Paramétrage : Les informations qui permettent de paramétrer le compte en vue de l’établissement de la déclaration de TVA concernent les champs :

Bon à savoir : Ces paramètres restent modifiables même après avoir utilisé le compte comptable.

Comprendre l'exigibilité de la TVA et la catégorie d'opération

Qu'est-ce que la catégorie d'opération ? La catégorie d’opération permet d’indiquer le type de vente réalisé dans un document : Livraisons de biens ou Prestations de services. Ceci permettra de déterminer le type de TVA à appliquer sur ce document.

La TVA sur les débits est exigible dès l'établissement de la facture, alors que la TVA sur les encaissements est exigible au moment du règlement. Auparavant, le type de TVA dépendait du régime de TVA et du type des articles vendus. À partir de maintenant, le type de TVA dépend du régime de TVA et de la catégorie d’opération sélectionnée. Il n’est donc plus possible de mixer les deux types de TVA dans un même document.

Cas 1 : vous appartenez au régime général - Un document avec la catégorie Livraisons de biens sera automatiquement en mode d’exigibilité de la TVA sur les débits. Un document avec la catégorie Prestations de services sera automatiquement en mode d’exigibilité de la TVA sur les encaissements.

Cas 2 : vous appartenez au régime sur les débits - Quelle que soit la catégorie d’opération du document, le mode d’exigibilité de la TVA sera sur les débits.

Le cas spécifique des factures d’acompte - Quels que soient le régime de TVA et la catégorie d’opération du document, le mode d’exigibilité de la TVA sera toujours sur les encaissements.

TVA sur les débits / encaissements : implications pratiques (comptes paramétrés)

Si vous avez opté pour la TVA sur les DÉBITS : Lorsque vous saisissez une facture en utilisant un compte de TVA sur les débits, le paramétrage du compte est reporté sur la ligne de TVA. De ce fait, lorsque vous établirez la déclaration de TVA de la période correspondante, ce sont ces informations qui seront reprises.

Pour consulter les informations de TVA d’une facture, ouvrez la saisie par journal, cliquez sur la ligne de TVA de la facture puis sur Plus d'actions et sélectionnez Voir les infos de TVA.

Si vous avez opté pour la TVA sur les ENCAISSEMENTS : Lorsque vous saisissez une facture en utilisant un compte de TVA sur encaissements, le paramétrage du compte est reporté sur la ligne de TVA, mais ces informations ne seront pas reprises sur la déclaration de TVA de la période. Lors de la saisie du règlement de la facture, vous devrez effectuer le pointage de l’échéance correspondante. C’est à ce moment-là que les informations de TVA enregistrées sur la ligne de TVA de la facture seront reprises sur la ligne de tiers du règlement et donc récupérées lors de l’établissement de la déclaration de TVA de la période correspondant à la période de saisie du règlement.

Pour consulter les informations de TVA d’un règlement, ouvrez la saisie par journal, cliquez sur la ligne de tiers du règlement qui pointe une facture utilisant un compte de TVA sur encaissements, puis sur Plus d'actions et sélectionnez Voir les infos de TVA.

Opérations non imposables

Opérations non imposables - Lorsque vous saisissez une opération non imposable utilisant un compte de charge ou de produit exonéré, le paramétrage du compte est reporté sur la ligne de charge ou de produit. Donc, lorsque vous établirez la déclaration de TVA de la période, ce sont ces informations qui seront reprises.

Pour consulter les informations de TVA d’une opération non imposable, ouvrez la saisie par journal, cliquez sur la ligne de charge ou de produit exonéré puis sur Plus d'actions et sélectionnez Voir les infos de TVA.

Créer et gérer une déclaration de TVA dans EBP

Pour créer une nouvelle déclaration de TVA, cliquez sur le menu Déclaratif puis sur Déclarations de TVA : La liste des déclarations de TVA affiche toutes les déclarations créées et sauvegardées sur l’exercice sélectionné. Cliquez sur afin d'en ajouter une. La fenêtre Nouvelle déclaration s’ouvre. Elle vous propose de sélectionner : Cliquez sur Valider pour créer la déclaration de TVA.

Le type de formulaire proposé lors de la déclaration de TVA dépend du code régime défini dans les options du dossier accessibles par le biais du menu Paramètres société > Identification > Informations de TVA.

Les modifications et suppressions de déclarations de TVA peuvent entraîner des incohérences avec les déclarations suivantes déjà sauvegardées et auront un impact sur les déclarations à créer. Suite à la loi anti-fraude à la TVA, il n’est plus possible d’ajouter une déclaration de TVA si les précédentes ne sont pas validées.

Après validation d’une déclaration de TVA, il est possible de déverrouiller les cellules pour y apporter des modifications (suite à un rejet par exemple) via le bouton. La validation d’une déclaration de TVA valide automatiquement les écritures qui lui sont rattachées ainsi que les informations de TVA correspondantes. Une déclaration de TVA non validée sera télétransmise uniquement en test. Pour télétransmettre la TVA en réel, de manière définitive, il faudra valider la déclaration. Elle ne pourra alors plus être transmise en test.

Une fois votre déclaration terminée, cliquez sur Enregistrer et Fermer.

Feuillets, outils et saisies

La déclaration s’ouvre : Dans la barre d’outils, vous trouvez les boutons suivants : L’onglet Feuillets permet de visualiser et de modifier les différents feuillets de la déclaration de TVA. De nombreux boutons vous permettent de naviguer dans les feuillets : Permet d'imprimer les feuillets. Permet de naviguer dans la déclaration. Permet d'agrandir la hauteur ou la largeur du feuillet. Permet de supprimer la ou les valeurs saisies. Permet d'afficher les codes. Permet d'effectuer une recherche dans le feuillet.

Les informations administratives nécessaires et déjà renseignées dans les paramètres du dossier sont reprises sur les feuillets. Certains champs restent cependant modifiables. Les feuillets sont donc constitués d’informations venant des écritures saisies et des paramètres des fiches de compte. Certains montants sont calculés alors que d’autres sont saisissables.

Télédéclaration et télétransmission

Télé-déclarer une déclaration de TVA - Depuis l'onglet Télédéclarations, cliquez sur afin d'ajouter une télédéclaration : Date de génération : affiche la date de génération de la télédéclaration. Date de télétransmission : affiche la date de télétransmission à jedeclare.com. Statut : Généré, Envoyé, Erreur… Type de télédéclaration : Déclaration ou Demande de remboursement. Télédéclaration de test : Une coche apparaît selon les options choisies lors de la création de la télédéclaration.

Après validation, la télétransmission en réel est possible ; une déclaration non validée ne sera télétransmise qu'en test.

EBP COMPTA : La déclaration de TVA

Les montants calculés et saisissables

Les montants calculés - Ces montants sont renseignés en fonction des informations de TVA stockées sur les lignes d’écritures saisies. Ces informations reprennent le paramétrage des comptes de nature, comptes de TVA, et soumis à TVA renseignés au moment de la saisie. La plupart des champs calculés (issus des écritures comptables) sont modifiables. Les champs totalisation ne sont pas modifiables.

Les montants saisissables - Ces montants doivent être saisis et ne peuvent pas résulter d’un calcul automatique. Les régularisations, le remboursement demandé et les taxes assimilées de la 2ᵉ page de l’annexe 3310-A sont des montants saisissables. Les saisies effectuées directement sur la déclaration de TVA n’ont aucun impact sur la comptabilité.

Paramètres annexes utiles pour une entreprise non assujettie à la TVA

Lors de la migration du dossier, le taux de TVA 7% sera ajouté dans le premier taux libre. Un message indique que le taux a été ajouté. Si tous les taux sont utilisés aucun ajout n’est fait et l’utilisateur est prévenu par un message.

Concernant la TVA sur les achats (article / onglet fournisseur), une option Mise à jour TVA achat est disponible dans le menu contextuel de la liste des articles. Ces taux sont automatiquement créés dans un nouveau dossier. Ces guides sont automatiquement créés dans un nouveau dossier, à partir de la version Classic, pour les plans comptables abrégé, de base et développé.

Conformité à la réforme de la facturation électronique et impact pour les non assujettis

La réforme de la facturation électronique va toucher l’ensemble des entreprises françaises assujetties à la TVA, sans exception. Pour les utilisateurs EBP et pour ceux qui cherchent un logiciel de gestion commerciale ou comptable prêt pour 2026, la question centrale est simple : est-ce qu’EBP me permet d’être conforme sans changer d’outil ? La réponse est oui. Mais la transition demande de la préparation.

La facturation électronique obligatoire s’inscrit dans une stratégie plus large de l’État français pour moderniser la fiscalité des entreprises. L’objectif premier est de lutter contre la fraude à la TVA, évaluée à plusieurs milliards d’euros chaque année. Le calendrier concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA en France pour leurs transactions B2B domestiques. Le e-invoicing concerne les échanges B2B domestiques. Le e-reporting B2C et international couvre les transactions qui ne passent pas par le circuit B2B français : ventes aux particuliers et opérations d’import/export.

La réforme impose des formats structurés, c’est-à-dire des fichiers dont les données peuvent être lues et traitées automatiquement par un logiciel. Factur-X : format hybride franco-allemand combinant un PDF lisible par l’humain et un fichier XML structuré en pièce jointe. En plus des mentions classiques, les factures devront désormais comporter le numéro SIREN du client, l’adresse de livraison des biens si elle diffère de l’adresse de facturation, et la catégorie de l’opération (livraison de biens, prestation de services, ou mixte). Les factures électroniques doivent obligatoirement transiter par des Plateformes Agréées (PA), c’est-à-dire des plateformes privées ayant obtenu l’agrément officiel de la DGFiP. Ces plateformes gèrent l’intégralité du circuit : émission, transmission, réception, suivi des statuts et e-reporting.

EBP n’a pas attendu l’échéance pour agir. Le groupe a anticipé la réforme en intégrant la conformité directement dans sa nouvelle gamme Open Line Plus, son offre par abonnement de dernière génération. Pour gérer les flux de facturation électronique, EBP s’appuie sur la plateforme agréée Shine. L’intégration est dite « sans couture » : toutes les opérations émission, réception, suivi des statuts se font directement depuis l’interface EBP Open Line Plus, sans passer par un portail tiers, sans double saisie, sans manipulation complexe.

Open Line Plus est la nouvelle génération de solutions EBP, pensée spécifiquement pour transformer l’obligation réglementaire en gain de productivité. Automatisation par l’IA. Le logiciel apprend de vos saisies. Il reconnaît automatiquement les données des factures fournisseurs reçues (fournisseur, montant, taux de TVA) et propose les comptes comptables associés. Gestion multi-format des flux d'achats. Vous pouvez importer des factures au format Factur-X, PDF classique ou même de simples images. Annuaire des entreprises intégré. Lors de la création d’une fiche client, EBP Open Line Plus interroge automatiquement l’annuaire officiel pour remplir le SIRET, l’adresse du siège et le code NAF.

Conseils pratiques, étapes et pièges à éviter

Étape 1 - Auditer son processus actuel. Recensez vos flux de facturation : combien de factures B2B émettez-vous par mois ? Avez-vous des ventes B2C ou à l’international ?
Étape 2 - Vérifier sa version EBP. La conformité à la réforme est intégrée dans la gamme Open Line Plus.
Étape 4 - Mettre à jour sa base clients. C’est l’étape la plus chronophage, à commencer dès maintenant. Pour chaque client professionnel, vérifiez et complétez le SIREN, l’adresse de livraison et les informations de TVA intracommunautaire pour les clients étrangers.
Étape 7 - Former les équipes. La conformité ne repose pas uniquement sur le logiciel.
Étape 8 - Planifier la bascule. Ne visez pas le 1er septembre 2026 comme date de démarrage, visez-la comme date butoir. Attendre le dernier moment. C’est l’erreur la plus fréquente et la plus coûteuse.

Pièges à éviter : Les prestataires et revendeurs seront surchargés à l’approche de l’échéance. Les « goulets d’étranglement » techniques et humains sont inévitables si tout le monde se lance en même temps. Négliger la mise à jour des données clients. Un SIREN manquant ou erroné suffit à provoquer un rejet automatique de la facture. Sous-estimer la formation. La réforme introduit de nouveaux concepts (statuts de factures, e-reporting, acceptation/refus) que vos équipes doivent comprendre et maîtriser. Ignorer le e-reporting pour les opérations B2C et internationales. Beaucoup d’entreprises pensent que la réforme ne concerne que leurs factures B2B. Or les ventes aux particuliers et les transactions internationales sont également soumises à des obligations de reporting.

Fonctionnalités EBP utiles pour la trésorerie et la gestion quotidienne

Avec EBP Gestion Commerciale, créez facilement l’ensemble de vos documents de vente et d’achat (devis, commandes, factures), et optimisez votre travail car à l’automatisation des tâches quotidiennes, qui vous permettra de gagner un temps précieux et de limiter les risques d’erreurs. Parce que votre trésorerie est primordiale, profitez d’une gestion de stocks avancée afin d’optimiser vos coûts. Suivez vos encours clients et mettez en place la facture électronique et le prélèvement automatique pour améliorer vos délais de paiement.

Vous avez un projet ? Une coaching personnalisée pour comprendre les bases comptables en maîtrisant votre logiciel !

Élément	Action recommandée
Comptes TVA	Vérifier l'onglet Paramétrage de chaque compte et adapter si nécessaire
Catégorie d'opération	Paramétrer Livraisons/Prestations pour définir TVA débits/encaissements
Déclarations	Créer, valider et télétransmettre via l'onglet Déclarations de TVA
Télédéclaration	Utiliser l'onglet Télédéclarations et vérifier statut Généré/Envoyé
Conformité e-invoicing	Mettre à jour vers Open Line Plus et utiliser la PA Shine

Ma version EBP est-elle compatible avec la réforme ? La conformité complète est intégrée dans la gamme Open Line Plus. Pour vos clients étrangers ou vos ventes B2C, le circuit de facturation habituel peut se maintenir, mais vous devrez vous acquitter du e-reporting correspondant.

Comment gérer les factures avec mes clients étrangers ? Les transactions internationales ne passent pas par le circuit e-invoicing B2B français. Elles relèvent du e-reporting : EBP Open Line Plus transmet automatiquement les données requises à la DGFiP. Vos factures à destination de clients étrangers continuent d’être envoyées selon les modalités habituelles. EBP gère-t-il l’archivage légal ? Oui. Les factures sont archivées sur la plateforme du groupe Cegid pour une durée de 10 ans, conformément aux obligations légales françaises. Cela libère également de l’espace sur vos serveurs locaux.

Que se passe-t-il si je ne suis pas conforme à temps ? Les entreprises non conformes s’exposent à des sanctions fiscales.

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