Débours et TVA : Définition, Comptabilisation et Régime Fiscal

Dans le cadre de l'activité professionnelle, il est fréquent d'engager des frais pour le compte de tiers, notamment des clients. La question de la refacturation de ces frais, que ce soit en tant que frais avancés ou en tant que débours, soulève des interrogations quant à l'application de la TVA. Cet article vise à détailler les dépenses et refacturations soumises à TVA, ainsi que la définition précise des débours.

Différencier les notions de débours et de refacturation de frais

Il est essentiel de distinguer clairement les débours des refacturations de frais, car leur traitement comptable et fiscal diffère considérablement.

Refacturation de frais

Il y a refacturation de frais lorsque l’entreprise engage des dépenses (frais de déplacement, par exemple) en son nom pour son client, c’est-à-dire que la facture lui est adressée. Elle se fait ensuite rembourser par son client en émettant une facture et en y joignant copie des justificatifs. L’entreprise peut refacturer à l’euro l'euro, mais peut aussi appliquer une marge bénéficiaire. Dans ce dernier cas, elle fixe un prix de marché au regard des pratiques de ses concurrents et en fonction de la négociation avec son client.

Débours

Dans le cas où l’entreprise engage des frais au nom et pour le compte de son client, il s’agit de débours. Elle a agi en tant qu’intermédiaire ou mandataire. Les frais sont éligibles au caractère de débours au regard de la TVA si l’entreprise remplit simultanément les conditions suivantes :

Existence d’un mandat préalable et explicite, et non pas présumé, entre les deux parties. Il peut être tacite, mais ne doit pas être mis en doute. Pour ce faire, l’entreprise doit prouver l’existence de ce mandat par tout moyen.
Reddition exacte et explicite du montant des débours au client (mandant) : la facture doit comporter au moins deux lignes, l’une afférente à la prestation de services, l’autre aux débours.
Justification de la nature ou du montant des débours auprès de l’administration fiscale, le cas échéant.
Comptabilisation des débours dans des comptes de passage (comptes de tiers).

Par exemple, un expert-comptable ou un avocat chargé par son client de rédiger le procès-verbal d’assemblée générale règle les frais de greffe pour le compte de son client. Il annexe à sa facture d’honoraires la facture du greffe établie au nom du client.

Les débours pour gérer ses dépenses clients en auto entreprise

Comptabilisation des opérations

Opérations effectuées par l’entreprise en son nom personnel

Les frais engagés par l’entreprise pour le compte de son client sont comptabilisés en charges selon leur nature. En contrepartie, leur refacturation est comptabilisée en produit. En pratique, c’est le compte 708 « Produits des activités annexes » qui est mouvementé (dans le sous-compte 7088 « Autres produits d'activités annexes » ou dans des subdivisions créées en fonction de la nature des charges). Il est impossible de compenser les frais inscrits en charges et les refacturations enregistrées en produits.

L'utilisation du compte 791 « Transferts de charges d’exploitation » est déconseillée car elle ne permet pas de s’assurer de l’exhaustivité du chiffre d’affaires. Une information dans l'annexe est requise si les refacturations de frais représentent un montant significatif.

Opérations effectuées dans le cadre du mandat

Chez le mandataire (l’entreprise qui engage les frais), les opérations sont comptabilisées en classe 4, en comptes de tiers, et non en classe 7. En effet, contrairement aux refacturations de frais, elles ne sont pas assimilées à du chiffre d’affaires. Seule la rémunération du service rendu par le mandataire est comptabilisée dans le résultat, en prestation de service (compte 706) ou en produit des activités annexes (compte 708) si l’opération est occasionnelle.

Plus précisément, c’est un compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs » au nom du client qui sera débité lors de l’enregistrement de l’achat et crédité lors du remboursement du débours. À l’issue de ces opérations, le compte 467 est soldé. Chez le mandant (client), l’achat sera enregistré en charges, la facture étant libellée à son nom.

Régime fiscal des remboursements de frais et des débours

Le traitement fiscal des refacturations de frais et des débours est distinct.

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Les refacturations de frais sont imposables

Une refacturation de frais à un client constitue un produit soumis à TVA, à l’IS ou à l’IR, qu’elle soit effectuée à prix coûtant ou avec une quote-part de bénéfice. Il s'agit d'un élément de chiffre d’affaires. En plus de sa prestation de service, l’entreprise doit donc inclure les frais qu’elle refacture dans la base de calcul de sa TVA collectée.

Les entreprises refacturent souvent les frais de déplacement qu’elles ont engagés. Sur les frais de transport du personnel de l'entreprise (billets de train ou d’avion, location de véhicule de tourisme…), la TVA n’est pas récupérable. Lorsque ces frais sont répercutés au client en complément du prix principal d'une prestation, ce dernier peut, lui, déduire la TVA sur le prix de la prestation, la refacturation en étant un élément.

Les remboursements de débours ne sont pas imposables

La facturation de débours n’est pas considérée comme du chiffre d’affaires, mais comme le remboursement de frais engagés en lieu et place du client et pour son compte. L’entreprise n’a servi que d’intermédiaire lors de la transaction. Les débours ne sont donc pas soumis à TVA, ni à l’IS ou à l’IR.

Tableau récapitulatif : Débours vs. Refacturation de frais

Caractéristique	Débours	Refacturation de frais
Nature	Frais engagés au nom et pour le compte du client	Frais engagés par l'entreprise pour son propre compte
Mandat	Mandat explicite requis	Pas de mandat nécessaire
TVA	Non soumis à TVA	Soumis à TVA
Comptabilisation	Comptes de tiers (classe 4)	Charges (classe 6) et Produits (classe 7)
Imposition	Non imposable (ni IS, ni IR)	Imposable (IS ou IR)

La note de débours : un outil pour les indépendants

En tant qu'indépendant, vous pouvez être amené à avancer des dépenses pour le compte de vos clients dans le cadre d'une mission. La note de débours est un document officiel permettant de formaliser la demande de remboursement des frais avancés pour un client. Avant d’engager des frais, un mandat de débours peut être établi entre vous et votre client. Ce mandat offre une garantie contractuelle pour éviter toute contestation ultérieure.

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