Obligations Comptables d'une SARL : Guide Détaillé

Le choix d’un statut juridique est une étape incontournable lors de la création d’entreprise. En effet, il existe diverses sortes de sociétés, dont l’une des plus intéressantes est la SARL. Connue pour être souple, sécure et encadrant, le statut de SARL est très utilisé en France. Cette forme juridique se révèle pertinente pour les entrepreneurs qui désirent s’associer à plusieurs dans un projet à caractère commercial. Mais avant d’opter pour cette forme juridique, il est indispensable de connaître ses contraintes comptables. Car, un manquement peut avoir des conséquences graves pour la société.

Une SARL (Société à Responsabilité Limitée) doit respecter un certain nombre d’obligations comptables, quel que soit son régime fiscal. Ces règles permettent de garantir la transparence de sa gestion et d’informer ses associés, les administrations et les partenaires financiers sur sa situation réelle. Le présent dossier fait le tour sur les obligations comptables d’une SARL.

Tenue d’une Comptabilité Régulière et Sincère

Comme toute société commerciale, une SARL a pour obligation de tenir une comptabilité régulière, sincère et à jour. Cela signifie qu’elle doit suivre une comptabilité conforme aux règles du Code de commerce et du Plan Comptable Général. Autrement dit, elle doit :

enregistrer de manière chronologique les opérations qui affectent son patrimoine (ventes, achats, caisse, opérations bancaires…) ;
réaliser un inventaire au moins une fois par an pour contrôler les éléments de l’actif et du passif ;
établir une facturation en bon et due forme ;
conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant 10 ans.

Selon le régime fiscal, les modalités de comptabilisation diffèrent :

Régime réel normal : La SARL doit adopter une comptabilité d’engagement. Les opérations sont enregistrées dès qu’elles sont décidées (par exemple, une vente est comptabilisée même si elle n’a pas encore été payée).
Régime réel simplifié : La SARL peut tenir une comptabilité de trésorerie, plus souple. Elle n’enregistre que les flux réellement encaissés ou décaissés. Les dettes et créances ne sont prises en compte qu'à la fin de l'exercice.

En revanche, seule une comptabilité de trésorerie est exigée pour les SARL qui relèvent du régime simplifié d’imposition (RSI). La comptabilisation se limite donc aux encaissements et décaissements. Les créances et les dettes ne sont constatées qu’à la clôture de l’exercice.

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Même dans le cadre simplifié, la comptabilité doit s’appuyer sur des pièces justificatives (factures, relevés bancaires, devis signés, etc.) et être conservée pendant 10 ans.

La comptabilité d'une SARL : tout ce qu'il faut savoir !

La comptabilité de la SARL fournit de précieuses informations financières au gérant de la SARL pour le bon fonctionnement de l’entreprise et la prise de décisions. Par conséquent, elle requiert toute son attention. De plus, pour se conformer à la législation, la société est tenue d’établir, dès sa création, une comptabilité régulière et sincère.

Tenue des Livres Comptables Obligatoires

Pour bien gérer sa trésorerie, la SARL doit tenir deux livres comptables :

le livre journal qui enregistre au jour le jour les opérations affectant le patrimoine de l’entreprise ;
le grand livre qui reprend toutes les opérations et les classe par numéro de compte.

La loi impose à toutes les SARL de tenir à jour deux livres comptables principaux :

Le livre-journal : Il contient toutes les opérations comptables enregistrées jour par jour.
Le grand livre : Il reprend ces mêmes opérations en les classant par numéro de compte, selon la structure du plan comptable.

Ces documents peuvent être tenus sous forme papier ou numérique, mais ils doivent être inaltérables, sans rature ni espace vide.

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Bien que ce ne soit plus obligatoire depuis janvier 2016, il est conseillé de tenir un livre d’inventaire pour relever les actifs et les passifs de l’entreprise.

Réalisation d’un Inventaire Annuel

Chaque année, la SARL doit contrôler l’existence et la valeur de ce qu’elle possède (immobilisations, stock, trésorerie…) et de ce qu’elle doit (emprunts, dettes fournisseurs, charges à payer, etc.). Cet inventaire sert à ajuster les comptes pour refléter la situation réelle de l’entreprise.

C’est une étape importante, car elle permet aussi d’évaluer les éventuelles dépréciations d’actifs, les provisions à constituer ou les régularisations à faire avant de finaliser les comptes.

Établissement et Dépôt des Comptes Annuels

À la fin de chaque exercice comptable, le gérant d’une SARL doit établir des comptes annuels et les présenter au cours d’une assemblée générale ordinaire (AGO). À la fin de chaque exercice, la SARL doit produire ses comptes annuels, composés de trois documents :

Le bilan comptable : il montre ce que la société détient (actif) et ce qu’elle doit (passif).
Le compte de résultat : il liste tous les revenus et les dépenses sur l’année, pour déterminer si l’entreprise a réalisé un bénéfice ou une perte.
L’annexe : elle apporte des compléments d’information pour mieux comprendre les deux documents précédents.

Trois documents importants composent les comptes annuels :

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le bilan comptable ;
le compte des résultats ;
l’annexe légale.

Le Bilan Comptable

Récapitulant les éléments de l’actif et du passif, le bilan donne une photographie du patrimoine de l’entreprise à l’instant T. Le bilan comptable est un document qui intègre l’actif et le passif de l’entreprise. Il convient donc de réunir le total des actifs et le total des passifs, et de les organiser par ordre de liquidité dans un tableau.

Il reprend notamment les capitaux propres, les immobilisations, les dettes financières, les dettes fiscales et sociales, les dettes fournisseurs, les créances clients, le stock, la trésorerie.

Le Compte des Résultats

Le compte des résultats fait état des charges et produits de l’exercice. Cet état financier informe particulièrement sur les achats et ventes, les charges externes, les charges de personnel, les impôts et taxes, les charges financières, les dotations aux amortissements. La différence entre les produits et les charges donnent le résultat de l’exercice.

L’Annexe

L’annexe apporte un complément d’information aux deux documents précédents afin d’aider à leur compréhension. L’annexe légale est un document dont l’objectif est d’apporter de l’information et d’aider à la compréhension du compte de résultat et du bilan.

Son établissement est facultatif pour les SARL de petite taille. Pour se dispenser de ce document, la micro SARL ne doit pas dépasser deux des trois seuils suivants lors du dernier exercice comptable :

total du bilan : 350 000 euros ;
chiffre d’affaires hors taxe : 700 000 euros ;
nombre de salariés : 10.

La SARL dispose ensuite d’un délai pour déposer ses comptes :

1 mois après l’approbation des comptes si le dépôt est fait au greffe en version papier
2 mois si le dépôt est réalisé en ligne via le guichet unique

En plus de préparer ces comptes annuels, le dirigeant de la SARL doit les déposer auprès du greffe du tribunal de commerce dans un délai d’un mois après leur approbation par l’AGO. Un manquement à cette obligation expose l’entreprise à une amende de 1500 euros. De plus, sa responsabilité civile ainsi que celle du dirigeant peuvent être engagées en cas de préjudices causés à un tiers.

💡 À savoir : Le non-dépôt des comptes peut entraîner une amende de 1 500 €, voire 3 000 € en cas de récidive.

Présentation Simplifiée ou Allégée des Comptes

Certaines SARL peuvent bénéficier d’allègements selon leur taille :

Comptes simplifiés si la société ne dépasse pas 2 des 3 seuils suivants :
- 6 millions € de total bilan
- 12 millions € de chiffre d'affaires
- 50 salariés
Dispense d’annexe (EURL uniquement) si les seuils suivants ne sont pas franchis :
- 350 000 € de bilan
- 700 000 € de chiffre d’affaires
- 10 salariés

Les SARL concernées peuvent également demander à ce que leurs comptes ne soient pas rendus publics.

Pour les petites SARL et EURL, c’est l’intégralité des comptes annuels qu’elles peuvent élaborer sur une base simplifiée. Si l’EURL relève du régime de la micro-entreprise, elle bénéficie d’une exemption pour l’établissement de l’annexe. En lieu et place, elle fournit une courte note qu’elle annexe à son bilan simplifié et son compte de résultat simplifié.

Bon à savoir : Si l’entreprise ne souhaite pas rendre publics ses comptes, elle doit en effectuer la demande lors du dépôt.

Faire Auditer les Comptes

Une SARL doit impérativement faire auditer ses comptes par un commissaire aux comptes lorsqu’elle franchit deux des trois seuils suivants :

8 millions de chiffres d’affaires ;
un bilan total de 4 millions d’euros ;
un nombre de salariés supérieur à 50.

💡 À savoir : Le commissaire aux comptes vérifie la sincérité des comptes, rédige un rapport, alerte les associés en cas de problème et peut signaler certains faits à la justice si nécessaire.

La SARL doit nommer un commissaire aux comptes si elle franchit 2 des 3 seuils suivants à la clôture de l’exercice :

4 millions € de bilan
8 millions € de chiffre d’affaires
50 salariés

Le commissaire aux comptes est nommé par les associés lors de l’assemblée générale ordinaire. Il peut aussi être désigné par un juge si un ou plusieurs associés représentant 10 % du capital le demandent.

Même en dessous de ces seuils, un tiers des associés peut demander la nomination d’un CAC, ou un juge peut l’ordonner si 10 % du capital le réclament.

Dans tous les cas, la nomination d’un commissaire aux comptes pour auditer les comptes d’une SARL est soumise au respect d’une procédure spécifique. En effet, le dirigeant de la société doit :

publier un avis de nomination dans un journal d’annonces légales ;
déposer le dossier de nomination auprès du centre de formalité des entreprises (CFE).

Si les seuils imposant la nomination d’un CAC sont franchis, la désignation n’a pas à intervenir pour l’exercice en cours : elle devient obligatoire uniquement à partir de l’exercice suivant. À l’inverse, lorsqu’une société repasse sous les seuils, elle peut se dispenser de renouveler le mandat du commissaire aux comptes, à condition de ne plus remplir ces critères pendant deux exercices consécutifs précédant la fin du mandat.

Adhérer à un Centre de Gestion Agréé (CGA)

Un centre de gestion agréé est un organisme créé par des experts-comptables et des sociétés d’expertise comptable dont la mission est d’assister les entreprises dans leur gestion. Si la SARL est à l’impôt sur le revenu (IR), elle peut adhérer à un centre de gestion agréé (CGA) ou à une association de gestion agréée (AGA) selon la nature de son activité.

L’adhésion à un CGA n’est pas obligatoire, mais présente plusieurs avantages fiscaux. L’adhésion à un OGA évite à la société de devoir s’acquitter d’une majoration de la quote-part des bénéfices qui revient à chaque associé.

Elle permet entre autres de s’acquitter de la majoration de 25 % des bénéfices. Par ailleurs, en adhérant la SARL à un CGA, les dirigeants peuvent bénéficier d’une réduction pour frais de comptabilité. Le montant de cet avantage fiscal est plafonné à 915 euros par an, soit l’équivalent des deux tiers des dépenses engagées.

Cela permettait autrefois d’éviter une majoration sur les bénéfices imposables (disparue depuis 2023), et donne toujours droit à une réduction d’impôt sur les frais comptables, dans la limite de 915 € par an.

De plus, adhérer à un CGA ou à une AGA apporte un second avantage pour les dirigeants : une réduction d’impôts pour frais de comptabilité de la SARL.

Le Recours à un Expert-Comptable est-il Obligatoire ?

La loi n’impose pas le recours à un expert-comptable pour la tenue de la comptabilité. Il n’est pas obligatoire de passer par un expert-comptable pour établir la comptabilité de votre SARL. Mais cela peut être nécessaire car le professionnel de la comptabilité pourra conseiller le dirigeant dans sa stratégie et il aura les compétences nécessaires pour établir les documents comptables obligatoires (GL, balance, bilan, compte de résultat, liasse fiscale).

En effet, le gérant de la SARL dispose de différentes options pour gérer les comptes de l’entreprise. Il peut :

s’occuper lui-même de cette tâche ;
embaucher un comptable ;
externaliser la gestion de la comptabilité ;
se faire assister par un expert-comptable en ligne.

La législation définit les obligations comptables, mais le gérant reste libre de choisir la solution qui lui convient le mieux pour les remplir.

Tenir la comptabilité d’une SARL ne signifie pas forcément le faire soi-même. En tant que gérant, vous avez plusieurs options, selon vos besoins, vos moyens et votre façon de travailler.

Cela dit, faire appel à un expert-comptable est avantageux tant pour la société que son dirigeant. Ce professionnel du chiffre libère le chef d’entreprise d’une tâche chronophage, lui permettant de se concentrer sur l’essentiel de son métier : le développement de l’entreprise.

Par ailleurs, son intervention garantit la bonne tenue des comptes, évitant ainsi les erreurs qui risquent de pénaliser l’entreprise. Enfin, grâce à son expérience, l’expert-comptable a une vision éclairée sur la situation économique.

De plus, si vous gérez vous-même votre comptabilité en SARL, le risque d'erreurs est grand et les conséquences peuvent être graves pour votre entreprise en cas de contrôle fiscal. Attention, il est interdit de confier la comptabilité d'une entreprise à un indépendant non expert-comptable, dans cette situation l’exercice est illégal et vous n’aurez pas de couverture en cas de sinistre.

Les Options pour la Tenue de la Comptabilité

Vous avez le choix entre soit faire appel à un expert-comptable, soit un comptable en interne. Tout dépend de ce que le dirigeant souhaite dans sa lettre de mission : avec ou sans les déclarations fiscales (TVA, IS, CFE, etc.). Cela dépend du niveau d’accompagnement souhaité et du niveau de chiffre d’affaires de la société.

En effet, une petite structure avec 100 000 € de chiffre d’affaires avec peu d'opérations sera moins gourmandes en honoraires comptables qu’une société à 1 000 000 € de chiffre d’affaires car elle doit répondre à beaucoup plus obligations comptables.

Recruter un Comptable en Interne

Si vous préférez garder le contrôle en interne, vous pouvez embaucher un comptable salarié. Selon votre activité, il est aussi possible de :

faire appel à un comptable freelance
embaucher à temps partiel
ou confier la comptabilité à un salarié administratif formé

Cependant, un comptable ne peut pas certifier les comptes annuels. Même si vous gérez la comptabilité en interne, vous devrez faire appel à un expert-comptable pour cette étape.

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