Comment obtenir le Kbis de votre société : Guide complet

Dans un monde en constante évolution, où la création d'entreprises est devenue monnaie courante, comprendre le processus de mise en place des aspects légaux est une nécessité. Lors de leur création, toutes les entreprises commerciales et les sociétés civiles ont l’obligation de s’inscrire au registre du commerce et des sociétés. En cas de non-immatriculation au RCS, le gérant de l’entreprise ou de la société se rend coupable du délit de travail dissimulé. Pour attester de son enregistrement au RCS, chaque entreprise et société doit pouvoir produire ce que l’on appelle un extrait K ou Kbis, un document officiel qui prouve sa légalité et son existence juridique. C'est là qu'intervient l'importance du Kbis.

Le Kbis est un document officiel qui fait office de carte d'identité pour une entreprise. Il est octroyé par le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) en France, suite à une sollicitation de l'entrepreneur. Une fois que la structure a été enregistrée au RCS, elle reçoit automatiquement un Kbis. C'est à partir de ce moment-là qu'elle est légalement reconnue.

Il est important de mentionner que nous traitons ici spécifiquement du cas français ; dans d'autres nations les processus peuvent varier largement en fonction de leur propre système judiciaire.

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1- Extrait K ou Kbis : Définition

L’extrait K ou Kbis peut être défini comme étant la carte d’identité d’une entreprise ou d’une société. Il témoigne de son immatriculation au registre du commerce et des sociétés, attestant ainsi de l’identité juridique d’une personne morale ou physique. Rédigé et délivré par le greffe du tribunal de commerce, l’extrait K ou Kbis compile les informations portées au RCS telles que :

la dénomination sociale de l’entreprise
le numéro d’identification
le capital social
l’adresse du siège social
l’identité des dirigeants, des associés ou des actionnaires
la définition de l’activité
l’ordonnance éventuelle d’un redressement ou d’une liquidation judiciaire

2- Quelles sont les entreprises concernées par le Kbis ?

Le rôle du Kbis consiste à matérialiser l’immatriculation des entreprises au registre du commerce et des sociétés. Par conséquent, seules les sociétés et les entreprises immatriculées au RCS sont concernées par ce document officiel. Il s’agit principalement des entreprises commerciales et des sociétés civiles telles que notamment :

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les entreprises individuelles (les personnes physiques ayant le statut de commerçant)
les SARL, les EURL, les SCI et les GIE
les sociétés anonymes et les sociétés européennes
les succursales de sociétés étrangères

Il convient également de noter que, lorsqu’une société ou une entreprise commerciale individuelle ouvre plusieurs établissements, elle est tenue d’inscrire chacun d’entre eux au RCS. On parle alors d’établissement principal et d’établissement(s) secondaire(s).

3- Quelle est la différence entre l’extrait K et l’extrait Kbis ?

L’extrait K et Kbis sont tous deux des extraits du registre du commerce et des sociétés. On parle d’extrait K lorsqu’il concerne l’établissement principal d’une personne physique telle qu’un auto-entrepreneur ou un micro-entrepreneur qui exerce une activité commerciale. En revanche, l’extrait Kbis porte sur l’établissement principal d’une personne morale, à l’image d’une société civile ou commerciale.

En ce qui concerne les établissements secondaires, il est question d’extrait L pour les personnes physiques, et d’extrait L bis pour les personnes morales. Les extraits K, Kbis, L et L bis ne concernant que les commerçants, les sociétés commerciales et les sociétés civiles, il ne peut être délivré aux entrepreneurs qui ne sont pas inscrits au registre du commerce et des sociétés. C’est le cas notamment des artisans qui doivent se procurer un extrait D1, preuve de leur immatriculation au répertoire des métiers. Pour les professions libérales, c’est le numéro SIREN qui fait foi du caractère légal de leur activité professionnelle.

À noter que depuis le 19 décembre 2015, l’ensemble des micro-entrepreneurs exerçant une activité commerciale ont l’obligation d’être inscrit au RCS, et à ce titre, de présenter un extrait Kbis afin de prouver leur existence légale.

4- Quel est le rôle du Kbis ?

Outre sa valeur légale, l’extrait K ou Kbis est destiné à rendre publiques les informations portées au registre du commerce et des sociétés. Par conséquent, il peut être demandé par n’importe qui, que ce soit une personne interne ou externe à l’entreprise. Il existe plusieurs cas de figure où le Kbis de votre société peut être nécessaire.

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Il peut notamment vous être demandé pour pouvoir répondre à un appel d’offre et vous permettre ainsi de remporter un marché public ou privé. Il constitue également un document essentiel dans vos relations business to business puisque vos fournisseurs peuvent vous le demander lors de l’achat de matériel professionnel. Enfin, le Kbis fait partie des pièces à fournir lors de l’ouverture d’un compte en banque professionnel. En principe, l'extrait Kbis de moins de 3 mois constitue l'un des documents obligatoires pour ouvrir un compte pro. À ce titre, il occupe une place centrale dans la vie d'une société, et témoigne de son existence juridique ainsi que de son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés, ou RCS.

De façon schématique, le Kbis équivaut à la carte d'identité des particuliers. Il peut également être demandé par un fournisseur dans le cadre de l'achat de matériel ou de la conclusion d'un contrat d'approvisionnement.

5- Quelle est la durée de validité d’un extrait Kbis ?

Officiellement, l’extrait Kbis a une durée de validité illimitée. Mais en réalité, pour la plupart des démarches, l’extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois. En effet, ce document constitue une sorte de photographie à un instant T du registre du commerce et des sociétés. Les sociétés et les entreprises étant emmenées à évoluer, l’extrait Kbis doit être régulièrement mis à jour pour ne comporter que des informations conformes à la réalité.

C’est pourquoi vous pouvez être conduit à devoir vous procurer régulièrement l’extrait Kbis de votre société ou de votre entreprise. Dans la plupart des cas, un extrait Kbis de moins de 3 mois est demandé par les interlocuteurs et les partenaires d'une entreprise. L'objectif ? S'assurer que les informations qui y sont inscrites sont à jour, et correspondent bel et bien avec la situation de l'entreprise.

En effet, en cas de modification de l'un des éléments contenu dans un Kbis, à l'image du dirigeant, du siège social ou encore de l'activité exercée, le changement de Kbis doit être effectué sous un mois, après qu'une décision et une publication aient été effectuées en ce sens.

6- Comment se procurer le Kbis d’une entreprise ou d’une société ?

Pour obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise ou d’une société, plusieurs choix s’offrent à vous.

a) Auprès du greffe du tribunal de commerce

Toute personne souhaitant obtenir des informations sur une entreprise ou une société peut se rendre au tribunal de commerce dont dépend cette dernière afin d’obtenir son extrait Kbis. Le retrait sur place d’un extrait Kbis implique des frais de dossier qui s’élèvent à 2€82 depuis le 1er janvier 2020. Au 1er janvier 2024, il faut débourser 2,56 euros pour récupérer l'extrait Kbis d'une entreprise en se déplaçant sur place, au greffe.

b) Sur le site Infogreffe

Il est également possible de se procurer l’extrait Kbis d’une entreprise ou d’une société directement en ligne sur le site Infogreffe. Cette démarche est accessible à toute personne extérieure ou non à l’entreprise. Il est possible de demander l’envoi du Kbis par courrier postal moyennant une participation financière de 4€08, ou d’obtenir le document par courrier électronique ou par téléchargement au tarif de 3€53. Un Kbis obtenu sur Infogreffe est facturé à un tarif différent en fonction du mode de réception de ce document officiel :

3,20 euros pour une transmission par voie électronique ;
3,85 euros en cas d'envoi par courrier.

Rapide, sans déplacement et simple, la demande de Kbis en ligne a de nombreux atouts pour les dirigeants de sociétés.

c) Par le biais du service d’authentification en ligne MonIdenum

Depuis 2019, l’extrait Kbis des entreprises et des sociétés est mis à disposition gratuitement pour les chefs d’entreprise. En tant que gérant ou autoentrepreneur, vous pouvez donc obtenir votre extrait Kbis de manière gratuite et illimité en vous rendant sur le site monidenum.fr. Pour y prétendre, il vous faudra tout d'abord vous inscrire, puis vous connecter sur la plateforme dédiée afin de télécharger votre extrait K ou Kbis.

Ce service est réservé aux représentants légaux et permet d’obtenir un Kbis à jour à tout moment. Pour les tiers, la demande se fait sur Infogreffe, mais elle est payante. Le service monidenum.fr présente l'avantage majeur de fournir un Kbis gratuit au dirigeant de l'entreprise. Il s'agit donc du meilleur moyen de réduire à zéro le coût d'un Kbis, ainsi que d'un extrait K. Ce téléservice est géré par les greffes des Tribunaux de commerce.

Méthode d'obtention	Coût
MonIdenum (en ligne, pour les dirigeants)	Gratuit
Infogreffe (en ligne, transmission électronique)	3,20 €
Infogreffe (en ligne, envoi par courrier)	3,85 €
Greffe du Tribunal de Commerce (sur place)	2,56 €

Les démarches préliminaires

Création d'une entreprise

Ouvrir un Kbis commence par la formation de votre société. Cette démarche cruciale, bien que complexe, assure le bon déroulement de votre activité. Un choix prudent de la structure juridique est nécessaire, en fonction des objectifs et du secteur dans lequel vous opérerez. Il est important d'établir des statuts pertinents pour définir les règles de l'entreprise.

Rassemblement des informations nécessaires

Après la création de votre société, nous procédons à la collecte des informations requises pour l’ouverture du Kbis. Ces éléments incluent : le nom de l'entreprise, son adresse, sa forme juridique ainsi que les données sur le dirigeant principal et les associés s'il y en a. N'oubliez pas d'inclure des renseignements sur le capital social et l'objet social qui sont requis lors de cette procédure.

La sollicitation du greffe

Après avoir défini le Kbis et les démarches préliminaires nécessaires, nous abordons maintenant l'étape de sollicitation du greffe. Le greffe du tribunal de commerce est l'autorité responsable pour la création d'un Kbis. C'est à cette institution que vous devez envoyer votre demande. Lorsque tous vos documents sont prêts et conformes, vous pouvez transmettre votre dossier au greffe qui correspond à votre lieu d'établissement. La transmission peut être effectuée par courrier ou directement en ligne sur le site Infogreffe.

Les pièces justificatives requises varient selon la forme juridique de l'entreprise mais incluent généralement : statuts signés, attestation de dépôt des fonds, identité du dirigeant... Une fois votre dossier reçu par le greffe et après vérification des informations fournies, celui-ci procède à l'immatriculation de votre entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS). Ce processus peut prendre quelques jours.

Sachez qu'une fois immatriculée, l'extrait Kbis sera automatiquement envoyé par voie postale. Il est possible de demander un extrait Kbis supplémentaire en ligne moyennant une somme modeste.

Le suivi et la mise à jour

Maintien de l'extrait Kbis

Une fois que vous avez reçu votre extrait Kbis, il est crucial de le garder constamment actualisé. Nous insistons sur la nécessité d'avoir des informations précises et récentes sur ce document officiel. Cela assure une transparence envers les tiers et augmente la fiabilité de votre entreprise.

Gestion des changements

Lorsqu'il y a un développement dans la situation juridique ou économique de votre société (comme une modification du capital social, un changement d'adresse...), vous devez mettre à jour le Kbis sans tarder.

L’utilisation du Kbis

L'exploitation du Kbis pour une nouvelle société revêt un caractère crucial. Ce certificat, primordial dans le domaine commercial, constitue l'unique preuve légale de l'existence d'une entité professionnelle en France. Ses applications sont diverses et nombreuses. Il est particulièrement utile lors de la mise en œuvre d’opérations commerciales : création d'un compte bancaire professionnel, conclusion de contrats avec des fournisseurs ou établissement de collaborations stratégiques.

Le Kbis rassure les interlocuteurs qui peuvent ainsi vérifier la solvabilité et la crédibilité d'une entreprise. De plus, ce document peut être requis par certaines institutions publiques afin de justifier du statut juridique et fiscal ainsi que des informations essentielles concernant le leader et les missions principales de l’organisation.

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