Obtenir un Kbis à Jour : Procédure et Informations Essentielles

Le Kbis est LE document pivot de votre entreprise ou de votre association, on parle même de « carte d’identité » de la société. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Ce document atteste de l'immatriculation de votre entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS). Pour que votre entreprise ait une existence légale, vous devez obtenir un extrait Kbis. Ce document atteste que l’entreprise est créée et qu’elle existe légalement (elle est enregistrée au registre du commerce et des sociétés).

Il vous servira à prouver l’existence légale de la structure que vous avez créé et l’inscription de celle-ci au registre du commerce et des sociétés (RCS). Si votre activité professionnelle consiste en des actes de commerce, vous avez l’obligation légale de vous inscrire au RCS, peu importe que vous exerciez en tant que personne physique ou morale.

La demande de Kbis vous servira en outre à pouvoir réaliser certaines démarches essentielles pour la vie de votre entreprise et à développer votre activité. Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur. D’ailleurs, l’extrait Kbis est le seul document qui permet de prouver l’immatriculation de votre entreprise, en justifiant son existence, ainsi que son activité commerciale.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Qu'est-ce qu'un Kbis ?

Le Kbis est la carte d'identité juridique d'une entreprise commerciale immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il est parfois également possible de s'en passer pour ouvrir un compte professionnel, et d'ouvrir un compte pro sans Kbis. L'extrait Kbis est donc exclusivement réservé aux entreprises ayant une activité commerciale ou commerciales par la forme.

L'extrait Kbis est le seul document qui permet de prouver l'immatriculation de votre entreprise, en justifiant son existence, ainsi que son activité commerciale. L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale.

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Il vous faudra donc le télécharger régulièrement. Afin d’obtenir un extrait Kbis, il est nécessaire de demander l’immatriculation de son entreprise.

Contenu de l'extrait Kbis

Le Kbis des entreprises commerciales regroupe un certain nombre d'informations figurant au Registre du commerce et des sociétés. Le contenu de l'extrait Kbis reprend les éléments déclarés lors de la création de la société et les modifications ultérieures apportées.

Le nom du greffier du Tribunal de commerce ayant signé l'immatriculation.
La dénomination sociale de l'entreprise, son sigle et son enseigne.
Le numéro Siren.
Le code APE (ou code NAF).
Le montant du capital social de l'entreprise.
La forme juridique sous laquelle l'activité est exercée.
La ou les activités de l'entreprise.
L'adresse du siège social et des éventuels établissements secondaires situés en Union européenne (UE) ou dans l'Espace économique européen (EEE).
L'âge de la société.
La date où elle a été créée.
Les sites internet et/ou les noms de domaine.
La fonction, le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance ainsi que l'adresse du dirigeant de la société, des administrateurs et des commissaires aux comptes pour les entreprises concernées.
Les autorisations obligatoires pour exercer une profession réglementée.
Les éventuelles procédures collectives engagées (sauvegarde de justice, redressement judiciaire et liquidation judiciaire) en cas de cessation de paiements.

Les procédures préventives (mandat ad hoc, conciliation ou procédure de sauvegarde) ne figurent pas sur l'extrait Kbis. En cas de fermeture de l'entreprise, un autre type de Kbis est transmis au dirigeant d'entreprise : le Kbis de radiation. Cet extrait constitue la preuve que l'entreprise est fermée, et qu'elle a été radiée du Registre du commerce et des sociétés.

Qui est concerné par le Kbis ?

Le Kbis : il ne concerne que les entreprises inscrites au RCS et donc qui ont un objet commercial. Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis. L'extrait Kbis est donc exclusivement réservé aux entreprises ayant une activité commerciale ou commerciales par la forme, que sont :

Les sociétés anonymes (SA)
Les sociétés par actions simplifiées (SAS) et unipersonnelles (SASU)
Les sociétés à responsabilité limitée (SARL) ou unipersonnelles (EURL)
Les sociétés en commandite simple (SCS)
Les sociétés en nom collectif (SNC)

Seules les personnes morales peuvent disposer d'un extrait Kbis. Aussi, les micro-entrepreneurs et les Entrepreneurs Individuels (EI), malgré la réforme de leur statut en date du 15 mai 2022, ne peuvent pas obtenir de Kbis. Il en va de même pour les entreprises artisanales ou libérales, qui ne figurent pas au Registre du commerce et des sociétés, mais au Registre National des Entreprises (RNE).

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Le Kbis association : en principe, les associations n’ont pas de Kbis car elles ne poursuivent pas d’objet commercial.

Différences entre les extraits K, L, Kbis et Lbis

Le plus célèbre des extraits est, sans nul doute, l'extrait Kbis. Il existe cependant deux autres documents très proches : les extraits K, L et Lbis. L'extrait K concerne les personnes physiques que sont entreprises individuelles et les micro-entrepreneurs (anciennement auto-entrepreneurs). L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire. L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Comment obtenir un Kbis ?

Les informations contenues sur le document sont publiques, tout intéressé peut faire une demande de Kbis, pas seulement les personnes qui ont créé ou sont associées de l’entreprise. Pour obtenir un extrait Kbis, le créateur d’entreprise doit demander l’immatriculation de son entreprise au registre du commerce et des sociétés auprès du greffe. La réalisation de cette formalité est obligatoire, car ce document justifie la création et l’existence légale de l’entreprise.

Le Kbis est envoyé automatiquement au créateur de l’entreprise une fois que l’immatriculation est réalisée, mais par la suite, si vous souhaitez obtenir des copies supplémentaires, vous devrez en faire la demande en ligne sur le site infogreffe.fr. Sans accomplir ces formalités, il est impossible de détenir ce document. Si vous ne vous chargez pas vous-même de vos démarches de création d’entreprise, c’est le professionnel que vous avez sollicité, ou le service en ligne que vous utilisez, qui se charge de transmettre votre demande d’immatriculation.

Pour cela vous devez créer un compte personnel. Il vous est demandé de renseigner votre nom, vos contact, ainsi que les informations liées à votre micro-entreprise (notamment le numéro Siret).Par la suite, lors de votre connexion, il vous suffit de vous rendre dans l’onglet Kbis & Performances et de cliquer sur le symbole télécharger.

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Où faire la demande de Kbis en ligne ?

Il existe deux grandes façons d'obtenir un extrait Kbis en ligne :

Le service en ligne monidenum.fr.
Le site Infogreffe.

Le service monidenum.fr présente l'avantage majeur de fournir un Kbis gratuit au dirigeant de l'entreprise. Ce téléservice est géré par les greffes des Tribunaux de commerce. Les chefs d'entreprises dont l'immatriculation a été effectuée au RCS disposent d'une seconde option pour obtenir un extrait Kbis, mais cette fois-ci de façon payante : le site Infogreffe.

Demande de Kbis au greffe

Vous préférez vous rendre directement au greffe du Tribunal de commerce de votre lieu d'exercice ? Ceci est tout à fait réalisable, et permet d'obtenir un extrait Kbis au même titre que lors d'une demande en ligne. En revanche, une telle formalité a un coût, contrairement au service monidenum.fr.

Méthode d'obtention	Coût
Monidenum.fr (en ligne)	Gratuit pour le dirigeant
Greffe du Tribunal de Commerce	2,56 euros
Infogreffe (en ligne)	3,20 euros (télétransmission) / 3,85 euros (envoi par courrier)

Délai d'obtention et durée de validité

Le délai d’obtention du premier Kbis est assez long (entre le moment de validation de votre dossier de création d'entreprise, son immatriculation et la création de votre Kbis) alors que vous pouvez en avoir besoin pour procéder à certaines démarches administratives ou tout simplement pour débuter votre activité. Vous pouvez alors obtenir un Kbis temporaire, qui prendra en fait la forme d’un numéro d’immatriculation provisoire au RCS. Vous devrez en faire la demande auprès du RCS après avoir déposé le dossier complet d’immatriculation de votre entreprise.

L'extrait Kbis est un document officiel qui peut être obtenu en quelques secondes grâce aux services en ligne monidenum.fr et Infogreffe. Dans la plupart des cas, un extrait Kbis de moins de 3 mois est demandé par les interlocuteurs et les partenaires d'une entreprise. Par principe, le Kbis doit être daté de moins de 3 mois pour être opposable à vos créanciers et pour faire foi lors de vos démarches administratives.

Alternatives au Kbis

Attention Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Pour réaliser vos démarches administratives, la simple mention du numéro unique d'identification de l'entreprise (Siren) ou la transmission d'un justificatif d'immatriculation obtenu grâce à l'Annuaire des entreprises est suffisante.