Obtenir une subvention de la mairie : conditions et démarches

Votre association a besoin de fonds pour mener à bien ses activités ? La subvention compte parmi les nombreuses sources de financement des associations. Elle correspond à une aide versée par une collectivité publique (État, région, département, commune…) à une association en vue de soutenir son activité. Cependant, l’obtention d’une aide publique n’est pas automatique. Pour prétendre au bénéfice d’une subvention, votre association doit d’abord en formuler la demande auprès de la collectivité en lui adressant un dossier complet. Mais quelles sont les conditions à remplir ? Quels types de projets peuvent être financés ? Comment préparer le dossier de demande ?

Une subvention est une aide financière ou une aide en nature versée par une collectivité publique à une association en vue de soutenir son activité. Les associations peuvent obtenir des subventions à condition d'en faire la demande. Elles peuvent être accordées en numéraire ou en nature et sont octroyées dans un but d'intérêt général (par exemple, accès à la culture). Une subvention n'est jamais attribuée spontanément. Il appartient donc à l'association, et à elle seule, d'en faire la demande sur présentation d'un dossier. Après examen du dossier, la collectivité peut ou non accorder la subvention : il n'y a aucun droit à la subvention. Le renouvellement de la subvention n'est par ailleurs jamais automatique.

Comment créer un dossier de demande de subvention en tant qu'association ou club ?

Qui peut demander une subvention ?

Toute association déclarée et immatriculée au répertoire Sirene peut demander une subvention pour :

réaliser une action ou un projet d'investissement,
contribuer au développement d'activités,
ou contribuer au financement global de son activité.

Pour certaines subventions, l'association doit détenir un agrément ministériel.

Une subvention peut être attribuée par les administrations et organismes suivants :

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État
Collectivités territoriales
Établissements publics administratifs
Organismes de sécurité sociale
Établissements publics à caractère industriel et commercial
Autres organismes chargés de la gestion d'un service public administratif.

Conditions d'attribution d'une subvention

Quels que soient les besoins de votre structure, le projet pour lequel vous sollicitez une subvention doit nécessairement présenter un intérêt public local. Les subventions municipales ne peuvent être accordées que pour des projets contribuant à l'intérêt public local et compatibles avec le champ de compétences de la mairie. En effet, les communes bénéficient d’une clause générale de compétences.

Concrètement, un projet associatif présente un intérêt public local lorsque son objectif coïncide avec celui des politiques publiques menées par la mairie. Ainsi, le projet de votre association est susceptible de répondre à l’intérêt local s’il concerne des activités ou des actions à destination des administrés de la mairie et s’inscrit dans le domaine du sport, de la culture, du patrimoine ...

En tant qu’assemblée délibérante de la mairie, le conseil municipal est le seul organe pouvant juger de l’intérêt public local d’un projet. La décision d’allouer ou non une subvention relève de son pouvoir discrétionnaire. Toutes les associations ne sont pas habilitées à demander des financements publics. L'assemblée délibérante de la collectivité est seule juge de l'intérêt local et il n'y a aucune obligation légale à verser des subventions aux associations locales. Cependant, rien n’oblige la mairie à répondre favorablement à votre demande. L’attribution d’une subvention est en effet une décision souveraine que la collectivité n’est pas tenue de justifier.

Le pouvoir discrétionnaire de la mairie comporte cependant une limite : le principe d'égalité de traitement. La mairie ne peut par exemple refuser d'attribuer une subvention à une association si elle l’accorde à une autre sans le justifier par une différence de situation ou pour les nécessités d'intérêt général.

Les finances publiques se raréfiant, votre demande doit être convaincante et bien argumentée. Cependant, rien n’oblige la mairie à répondre favorablement à votre demande.

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Même si votre association remplit tous les critères d’éligibilité, l’octroi d’une subvention municipale n’est pas un droit. La mairie peut tout à fait refuser de vous financer. La mairie recherche des candidats sérieux, investis et capables de justifier leur démarche. Ceux qui anticipent, construisent un argumentaire solide et prouvent l’intérêt de leur projet pour la vie locale marquent nettement plus de points lors de l’examen des dossiers.

Comment effectuer une demande de subvention en mairie ?

Pour les associations, demander une subvention en mairie est une démarche qui nécessite une préparation minutieuse. En plus d’être déclarée et immatriculée, votre structure doit démontrer à la municipalité que son projet contribue à l’intérêt public local. Afin de convaincre la commune de soutenir vos actions, n’oubliez pas d’inclure dans votre dossier une lettre de motivation expliquant l’objectif de votre projet et la manière dont les fonds alloués seront utilisés.

Vous envisagez de solliciter l’aide votre mairie pour soutenir une action spécifique ou financer le fonctionnement global de votre organisme ? Vous devez alors remplir le formulaire Cerfa n° 12156*06. Ce document est le formulaire officiel pour les demandes de subvention des associations auprès des autorités publiques. Le dossier unique de demande de subvention Cerfa n° 12156*06 est obligatoire pour adresser une demande à un service de l’État. Ce dossier unique peut être rempli directement en ligne sur le site www.servicepublic.fr. Il comporte 7 parties à remplir dont notamment une présentation de l'association ; le budget prévisionnel ; une description du projet et les attestations sur l'honneur. Les collectivités sont invitées à utiliser ce formulaire mais proposent parfois leur propre dossier.

Les demandes de subvention se font à travers le formulaire Cerfa n° 12156*06 complété de plusieurs informations (présentation de l’association, description du projet à subventionner, budget prévisionnel…). Certaines mairies disposent de leurs propres outils de traitement des demandes.

Bien plus qu’une formalité administrative, le dossier de demande de financement est l’opportunité pour votre association de se démarquer et de convaincre la municipalité de lui accorder une aide. Vos réponses aux questions du formulaire doivent indiquer clairement quels sont les objectifs du projet et à quoi seront destinés les fonds.

La solidité du dossier, la pertinence de l’argumentaire, la capacité à démontrer l’utilité pour la collectivité : c’est ce qui fait la différence. Préparez-vous à répondre aux questions du conseil municipal lors de l’examen du dossier. Un dossier de demande de subvention municipale ne s’improvise pas. La logique : présenter un dossier complet, clair, détaillé.

Premier réflexe : se procurer le formulaire cerfa n° 12156*06, qui sert de base à toutes les démarches. Les pièces justificatives exigées sont incontournables : justificatif de domicile récent, avis d’imposition, attestation d’inscription ou statuts pour les associations. Pour ces dernières, il faut aussi fournir le rapport d’activité et le bilan financier de l’année passée. Devis et plan de financement : fournissez des montants précis, crédibilisez le projet.

Quand déposer votre demande ?

Les procédures d’instruction des demandes de subvention varient d’une mairie à l’autre. Certaines fixent des périodes spécifiques pour le dépôt des demandes par les associations. Veillez donc à vous informer auprès de votre collectivité locale. Certaines mairies déterminent une ou plusieurs périodes durant laquelle déposer une demande de subvention. En l’absence de calendrier de dépôt, il est recommandé de soumettre sa demande de financement en automne, soit avant le vote du budget primitif de la commune, qui intervient généralement en fin d’année (et au plus tard le 15 avril de l’année suivante). Si aucune date n'est précisée, déposez votre dossier de préférence en automne, avant que les comptes de la commune ne soient votés.

Que faire en cas de refus ?

Pour rappel, la décision d’octroyer une subvention relève du pouvoir discrétionnaire du conseil municipal. Votre mairie peut donc refuser d’accorder une subvention à votre association. De même, les accords de subvention sont temporaires et ne donnent pas droit à un renouvellement automatique. Enfin, les mairies ne sont pas obligées de motiver leur refus. En cas de refus de la mairie, l’association a la possibilité de contester la décision en formant un recours pour excès de pouvoir devant une juridiction administrative. Ce recours doit être déposé dans un délai de deux mois suivant la notification de la décision. Si la réponse est négative, l'association peut contester le refus en saisissant le juge administratif d'un recours pour excès de pouvoir dans les deux mois de sa notification.

Un refus de subvention ne signifie pas la fin du parcours. Il est possible d’adresser un recours gracieux à la mairie, en mettant en avant les points du dossier qui pourraient être améliorés : budget, partenariats, bénéfice local. Si la réponse demeure négative, il reste le recours au tribunal administratif.

Convention et compte-rendu financier

La mairie a donné un avis favorable à votre demande de subvention ? Si le montant de la subvention accordée dépasse 23 000 euros, votre association doit obligatoirement conclure une convention avec la mairie. Ce document permet en effet de définir les conditions d’octroi de la subvention, telles que son objet, son montant, les modalités de versement et l’utilisation des fonds. Si la réponse est positive, et au-delà du seuil de 23 000 euros, une convention est obligatoire.

Si la subvention est destinée à financer une action spécifique, vous devrez également transmettre à la commune un compte-rendu financier de subvention (formulaire Cerfa 15059*02). Ce document vise à attester que les fonds alloués ont été utilisés conformément à l’objet de la subvention. Ce document doit prouver que les dépenses effectuées sont conformes à l'objet de la subvention. Il doit être transmis dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice pour lequel la subvention a été attribuée. Lorsque la subvention doit être utilisée pour une action déterminée, l'association doit fournir à l'organisme qui la subventionne un compte rendu financier.

Les sommes versées doivent toujours être utilisées en accord avec l’objet de la subvention. Une subvention doit être utilisée en conformité avec les objectifs prévus, c'est pourquoi un bilan est demandé après l'action. Si le montant de la subvention est inférieur à 23 000 euros, les deux parties n’ont pas l’obligation de recourir à une convention. Néanmoins, il est fortement conseillé d’en établir une afin de sécuriser les modalités du financement.

L'organisme qui a accordé la subvention doit communiquer, à toute personne qui le demande, le budget, les comptes de l'association, la demande de subvention, la convention et le compte rendu financier.

Contrôle des subventions

L'utilisation des subventions attribuées par l’État, une collectivité territoriale ou un établissement public peut faire l'objet de contrôles :

par l'autorité qui a accordé la subvention,
et par les comptables supérieurs du Trésor, de l'inspection générale des finances, de certains corps d'inspection et de la cour des comptes.

Ces contrôles financiers visent à vérifier que les subventions ont été utilisées pour réaliser l'objectif fixé.

Attention la mauvaise utilisation d'une subvention est considérée comme un abus de confiance. Dans ce cas, les dirigeants de l'association risquent jusqu'à 3 ans de prison et 375 000 d'amende.

Obligations comptables

Une association doit établir des comptes annuels si elle reçoit une ou plusieurs subventions en numéraire dont le montant global dépasse 153 000 €. Ces comptes doivent contenir :

un bilan,
un compte de résultat,
et une annexe.

Attention si l'association ne respecte pas cette obligation, ses dirigeants risquent une amende de 9 000 €.

L'association doit nommer au moins un commissaire aux comptes et un suppléant. Elle doit également publier ses comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes au JOAFE. Ces publications doivent être réalisées dans les 3 mois suivant l'approbation des comptes par l'assemblée délibérante.

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