Avantages et mise en place de la signature électronique pour les petites entreprises
La signature électronique s’impose aujourd’hui comme un levier essentiel de la transformation numérique des entreprises. Bien que le concept ne soit pas nouveau, ce n’est qu’à partir de la pandémie COVID-19 et avec l’apparition des nouvelles modalités de travail (télétravail) que les signatures électroniques ont été adoptées massivement par les entreprises.
Pourquoi adopter la signature électronique ?
La signature électronique permet d’abord de bénéficier d’un gain de temps avantageux pour l’entreprise comme pour le client. Plus besoin d’imprimer une feuille puis de la signer et de la remettre en mains propres lors d’un rendez-vous physique ou bien de l’envoyer par la poste au service concerné, éventuellement par recommandé avec accusé de réception.
La signature électronique accélère considérablement le processus de validation des documents. En quelques clics, vous signez et envoyez vos documents sans attendre les délais liés aux méthodes traditionnelles. Plus besoin d’impressions, d’envois postaux ou de déplacements. Chaque accord peut être conclu instantanément, quel que soit l’emplacement des signataires.
La signature électronique accélère la conclusion des accords. Il suffit de se connecter à Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Le signataire n’est plus contraint d’attendre pour retourner à son bureau ou d’avoir une imprimante à disposition. Il peut signer à tout moment, qu’il soit chez lui, dans les transports ou en voyage d’affaires.
Gains économiques et productivité
Opter pour la signature électronique permet de réduire les frais d’impression, d’expédition et de stockage physique des documents. En supprimant ces coûts, vous réalisez des économies significatives, tout en limitant les erreurs humaines et les retards de traitement.
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Économique, la signature électronique évite d’imprimer, de stocker et d’affranchir les documents. Nul besoin d’acheter du papier, des enveloppes, de l’encre, des stylos, des classeurs et autres boîtes à archive... Sans oublier que la facture d’électricité est réduite puisqu’il n’est plus indispensable d’utiliser l’imprimante ni la photocopieuse, et que l’espace lié à l’archivage est libéré.
La signature électronique permet à l’entreprise de dégager des économies salariales grâce à la réduction des manipulations. Ces gains de productivité peuvent être employés pour confier aux salariés des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La signature électronique permet aux entreprises de réaliser des économies puisqu’elle limite considérablement les dépenses liées à l’impression, l’archivage et l’acheminement des documents. Avec le passage aux signatures électroniques, vos équipes de vente peuvent désormais économiser de l’argent sur le stockage et l’expédition de documents manuscrits.
Sécurité, conformité et traçabilité
La signature électronique repose sur des processus sécurisés. La signature électronique garantit l’intégrité des documents et l’authenticité des signataires grâce à des systèmes de chiffrement avancés et des processus d’authentification stricts.
La signature électronique permet de garantir l’identité du signataire, la date du consentement et l’authenticité du document. La signature électronique est plus difficile à falsifier que sa version manuscrite. Elle est en effet accompagnée d’une empreinte numérique spécifique au document, qui permet de détecter une éventuelle modification.
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Un certificat électronique est intégré dans le document original, matérialisé par un horodatage unique. Le document est ainsi scellé le jour de la signature, appliquant une date universelle. Pour répondre à ces exigences, la règlementation européenne eIDAS (Electronic Identification, Authentication and trust Services), qui permet de garantir l’authenticité des signatures électroniques, a défini 3 niveaux de sécurité possibles.
La France et l’Union européenne ont établi un cadre juridique solide en matière de signature électronique. Les articles 1366 et 1367 du Code civil accordent à la signature électronique la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Le règlement européen eIDAS en définit les règles d’usage, ainsi que la reconnaissance légale.
Les trois niveaux de signature selon eIDAS
- La signature électronique dite « simple » : très utilisée pour la signature de documents à faible enjeu juridique.
- La signature électronique dite « avancée » : relie la signature à l’identité de la personne concernée et empêche la modification des données.
- La signature électronique dite « qualifiée » : offre le niveau de sécurité maximum, nécessite l’intervention d’une autorité de certification et la remise d’une clé cryptographique.
Chaque signature génère un dossier de preuve. Celui-ci contient toutes les informations nécessaires pour démontrer l’authenticité et l’intégrité des documents. Une fois signés, les documents sont automatiquement sauvegardés et archivés au format électronique. Cet archivage électronique élimine les risques de perte.
Accessibilité, expérience utilisateur et flexibilité
Utilisable sur tous les appareils : les documents peuvent être consultés et signés depuis les ordinateurs, tablettes et smartphones. Certaines solutions de signature électronique fonctionnent même en mode « hors ligne ».
La signature électronique se caractérise par une grande facilité d’utilisation. Les outils permettant de signer électroniquement sont généralement très simples d’utilisation, ergonomiques et accessibles à tous. Le processus de signature peut se faire à n’importe quel moment, à la seule condition que vous ayez une connexion internet.
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Les logiciels de signature électronique permettent de suivre en temps réel le statut des documents (non lu, signé, en cours de validation). Les utilisateurs bénéficient ainsi d’une transparence totale sur le processus. Le suivi des documents est possible en temps réel et vous pourrez même adresser une notification de rappel aux signataires qui n’ont pas encore signé.
Intégration avec la GED et automatisation des processus
Pourquoi associer la signature électronique à un système de GED ? Parce que cette combinaison permet d’automatiser tout le cycle de vie des documents : création, validation, classement et archivage. La GED centralise les fichiers et garantit leur intégrité, tandis que la signature électronique accélère les validations en supprimant les tâches manuelles.
Pour pousser les avantages à leur maximum, le top du top, c’est un logiciel de dématérialisation. Pourquoi ? Parce qu’il est capable à la fois de traiter votre gestion documentaire (stockage, classement, recherche intelligente) et l’automatisation des processus (signature électronique, workflows de validation, comparaison de montants, envois groupés...). En bref, vous gérez l’intégralité du cycle de vie de vos documents tout en profitant de tous les avantages de la signature électronique !
Grâce à la signature électronique, les entreprises peuvent faire du traitement en masse. Plutôt que de traiter les envois un par un, certains logiciels vont permettre de faire des envois groupés pour récolter la signature de nombreux signataires à la fois et ainsi optimiser le processus.
Impact environnemental et RSE
La signature électronique réduit l’impact écologique. Remplacer la gestion papier par un logiciel de dématérialisation fait aujourd’hui partie des démarches RSE (Responsabilité sociétale des entreprises) d’un grand nombre d’entreprises. Avec la dématérialisation de documents et la signature électronique, vos nouveaux maîtres mots seront la sobriété, la rapidité et la modernité !
Petit rappel : chaque année en France, près de 11 millions de tonnes de papier sont consommés. La signature électronique va vous réconcilier avec l’écologie ! Certaines solutions ont des pratiques visant à maîtriser leur impact écologique, comme un hébergement fonctionnant à l’énergie verte.
Cas d’usage au sein d’une petite entreprise
Au sein d’une entreprise, tous les services peuvent être amenés à l’utiliser. À titre d’exemple, un service RH doit faire signer une grande variété de documents : contrats de travail, avenants, formation, comptes rendus d’activité, comptes rendus d’entretiens professionnels, etc. Autant de démarches que la signature électronique pourra simplifier, en seulement quelques clics.
Le service administratif pourra également alléger ses tâches liées à la signature des devis et à la dématérialisation des factures par exemple. Pour les équipes commerciales, la signature électronique permet de raccourcir considérablement le cycle de vente : en quelques clics, vous envoyez votre contrat, devis ou bon de commande et vous le retrouvez signé dans votre boîte de réception.
Limites et points de vigilance
Bien évidemment, il est possible de commettre une fraude en utilisant la signature électronique d’une autre personne sans consentement préalable. Afin d’éviter ce genre d’abus il est recommandé d’utiliser une solution fiable et sécurisée, répondant aux certifications eIDAS.
Un point de vigilance : la signature électronique a un coût qui peut varier selon l’opérateur retenu. Un bilan coût/avantages doit être réalisé avant de faire le choix du prestataire. Par exemple, une simple signature qui n’utilise pas de SMS de vérification sera sans doute moins chère, mais n’aura pas la même valeur juridique : une fois de plus, il est important de bien définir vos besoins en amont.
Enfin et surtout, le principal frein à la signature électronique, c’est le rejet de la digitalisation par une certaine catégorie de public. La cible doit en effet être réceptive à l’environnement numérique et la signature électronique ne pourra donc pas concerner un certain type de population comme les publics fragiles et personnes âgées ne disposant pas d’outils numériques et/ou pas d’accès Internet.
Comment choisir et mettre en place une solution de signature électronique
Les options diffèrent en fonction de vos besoins. Selon votre activité et les enjeux liés aux documents que vous faites signer, il faudra opter pour un logiciel proposant un bon niveau de sécurité. Quoi qu’il en soit, il est important de se faire bien accompagner pour choisir une solution adéquate et assurer votre conformité juridique.
Quelles sont les différences tarifaires ? Le principe de facturation : la plupart des solutions de signature électronique proposent des packages de signatures prépayés. Certaines solutions facturent par document signé, d’autres par utilisateur ou par abonnement. Le choix dépendra de votre volume et de vos besoins.
La signature électronique qualifiée nécessite un certificat et des procédures plus contraignantes, mais offre le niveau maximal de sécurité pour des documents à forts enjeux. Pour les usages courants d’une petite entreprise, la signature électronique avancée ou standard peut souvent suffire.
Étapes pratiques pour une petite entreprise
- Évaluer les types de documents à signer et les exigences juridiques.
- Définir le niveau de sécurité requis (simple, avancée, qualifiée).
- Comparer les prestataires (fonctionnalités, intégrations, tarifs).
- Tester la solution et vérifier l’ergonomie pour les utilisateurs.
- Former rapidement les équipes et intégrer la solution à la GED ou au CRM.
- Mettre en place des politiques d’archivage garantissant la conservation pendant la durée légale.
Résumé des bénéfices pour les petites entreprises
| Avantage | Impact pour la PME |
|---|---|
| Gain de temps | Conclusion des accords en quelques clics, signatures à distance |
| Réduction des coûts | Économie sur papier, impression, affranchissement, stockage |
| Sécurité et conformité | Empreinte numérique, horodatage, conformité eIDAS |
| Automatisation | Workflows, envois groupés, intégration CRM/GED |
| RSE | Réduction de l’empreinte papier et énergétique |
| Accessibilité | Signature depuis smartphone, tablette, ordinateur |
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