Causes et fonctionnement du décalage fiscal pour les entreprises
Il est dorénavant entré dans les habitudes du service paie d’effectuer la déclaration sociale nominative dont la date de dépôt varie selon le nombre de salariés. Ceci n’est donc pas sans poser parfois un problème de déclaration décalée de la paie. Si votre entreprise est adepte d’un logiciel de gestion de paie en ligne, vous avez plus de facilité à respecter ces jours de déclaration, mais ce n’est pas toujours le cas. Faisons le point sur cette fameuse DSN et le décalage de la paie qui cohabitent parfois, non sans impact sur le paiement des charges sociales dues.
Le lien entre la DSN et le décalage de la paie
Le décalage de la paie consiste à verser la rémunération d’un salarié du dernier mois travaillé au début du mois suivant. Autrement dit, et à titre d’exemple, le salaire du mois de février est payé le 3 mars. ⚠️ Attention, il ne faut pas confondre le décalage de la paie avec le retard de paiement de salaire qui correspond à un oubli ou à une omission volontaire de transmission tardive des éléments de la paie. La réalisation de la fiche de paie, puis de la DSN s’en trouve ainsi retardée. Cette déclaration tardive entraîne 10 % de pénalités du montant des cotisations réglées après la date d’échéance.
Qu’est-ce que la DSN ? Quel est son rôle dans la gestion de la paie ?
La DSN est un document administratif qui regroupe l’ensemble des données sociales et administratives en lien avec chaque salarié. L’employeur a pour obligation de :
- déclarer les éléments de la paie sur une DSN mensuelle : d’informer de tout arrêt maladie, fin de contrat ou maternité ;
- déclarer toute modification d’une fiche de paie ;
- de régler les cotisations et contributions sociales en regard de la période ;
- de déclencher le versement de revenus de remplacement dans les IJSS en cas d’arrêt d’un salarié ;
- d’effectuer la déclaration fiscale pour le prélèvement à la source.
Pour les entreprises de moins de 50 salariés, la date retenue de déclaration de la DSN est fixée au 15 du mois suivant la période. Pour celles de plus de 50 salariés, la date est ramenée au 5 du mois suivant. Puisque l’on parle de décalage de la paie et DSN, vous comprendrez ici que les entreprises de plus de 50 salariés sont bien évidemment impactées par le décalage de la paie, puisque certaines d’entre elles versent les salaires après le 1er du mois suivant.
👉 Vous vous demandez ce qu’est la quotité de travail ? Elle s’applique donc sur les montants payés aux salariés et non sur les périodes travaillées. Cela signifie qu’une paie décalée est versée au début du mois suivant et qu’elle peut différer les bases de calcul des cotisations sociales. L’employeur doit respecter les dates des 5 et 15 du mois suivant en tenant compte de la date réelle de paiement du salaire et de la période d’emploi.
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Quel outil RH utiliser pour automatiser et sécuriser la déclaration ?
L’utilisation d’un logiciel SIRH compatible avec la transmission de la DSN est recommandée. Combo Pay vous permet de réaliser vos bulletins de paie directement depuis Combo, sans dépendre d'un prestataire externe.
A partir du 1er janvier 2019, l’impôt sur le revenu des salariés sera collecté par leurs employeurs. Mais, cette mise en place n’est pas sans susciter quelques interrogations, notamment lorsque l’entreprise pratique le décalage de paie. Voici donc quelques précisions…
PAS : applicable aux rémunérations versées à compter du 1er janvier 2019. Les entreprises qui versent les rémunérations à leurs salariés le mois suivant la période travaillée pratiquent ce qu’on appelle le « décalage de paie ». C’est le cas, par exemple, lorsque le salaire du mois de mai est versé le 15 juin suivant.
Le prélèvement à la source sera mis en place le 1er janvier 2019. Il s’appliquera donc aux salaires versés dès le mois de janvier, peu importe que la période d’emploi soit antérieure. Cela signifie qu’une entreprise qui pratique le décalage de paie devra nécessairement appliquer les règles liées au PAS sur les rémunérations versées à compter du 1er janvier 2019, même si elles portent sur le mois travaillé de décembre 2018.
Par ailleurs, l’administration fiscale communique, chaque mois, en retour de DSN, les taux de PAS applicables à leurs salariés. Concrètement, chaque taux est valable jusqu'à la fin du 2ème mois civil suivant le mois de la mise à disposition. Par exemple, un taux communiqué le 10 février sera valable jusqu’au 30 avril suivant. Pour les employeurs qui pratiquent le décalage de paie, le taux communiqué à cette même date reste valide dans les mêmes conditions, c’est-à-dire, jusqu’au 30 avril, sur les revenus versés au titre de la période travaillée (et déclarée) d’avril. Peu importe que le salaire soit, dans cette hypothèse, versé en mai.
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Attention ! Le défaut de communication du taux par l’administration fiscale ne vous libère pas de votre obligation, en tant qu’employeur, de collecter l’impôt. Vous devrez, dans ce cas, appliquer le dernier taux communiqué s’il est encore valide (moins de 2 mois civils) ou, s’il ne l’est plus, le taux par défaut (qui dépend du montant de la rémunération versée).
Le décalage de paie = décalage du PAS ? Compte tenu de la généralisation de la DSN en 2017, les employeurs auraient dû être dispensés d’effectuer une DADS en janvier 2018. À compter du 1er janvier 2018, les dates de paiement des cotisations sociales des employeurs sont harmonisées avec celles prévues pour la transmission de la DSN, le principe devenant le paiement mensuel. Toutefois, les entreprises de moins de 11 salariés peuvent opter, avant le 31 décembre 2017, pour le maintien du paiement trimestriel. Les dates d’exigibilité des cotisations de retraite complémentaire sont en revanche inchangées en 2018.
En revanche dans cette situation, fiscalement, les salariés restent imposables à l’impôt sur le revenu sur les seules rémunérations qu’ils ont effectivement perçues. De même, l’assiette du CICE continue du point de vue fiscal à reposer sur la rémunération versée en mois M+1, et non pas sur la période d’emploi du mois M à laquelle la rémunération se rapporte. De ce fait, il ne faut pas déclarer 13 mensualités au titre du CICE de l’exercice 2017, mais 12 mensualités. Une procédure DSN dérogatoire dispense de transmission de signalement d’évènement en cas de fin de contrat à durée déterminée d’usage (CDDU) à compter de 2018.
Comprendre La DSN - Déclaration Sociale Nominative
Le rôle acteur sur net-entreprises.fr est clé. Attestation d’employeur destinée à Pôle emploi à produire obligatoirement en mode dématérialisé par les employeurs de 10 salariés et plus. Accusé qui atteste au déclarant que son fichier a bien été réceptionné et qu’il a passé avec succès les pré-contrôles, pouvant ainsi être exploité par le système DSN. Attestation au format PDF remise par Pôle emploi à l’employeur à la suite d’une Attestation Employeur Dématérialisée (AED), elle permet au salarié de faire valoir ses droits à l’assurance chômage.
Les contrôles du système DSN garantissent notamment le respect de la structure du message et la cohérence des données. Ces autocontrôles permettent de vérifier que le fichier transmis est de la même nature que le fichier attendu et qu’il pourra être exploité par le système DSN. Si le fichier satisfait à ces contrôles, un accusé d’enregistrement électronique (AEE) identifiant de manière unique le fichier DSN est émis. L’avis de rejet indique au déclarant que son fichier n’a pas passé avec succès les pré-contrôles et ne peut en conséquence être exploité par le système DSN.
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| Éléments | Description |
|---|---|
| DSN | Document regroupant l’ensemble des données sociales et administratives par salarié |
| Décalage de paie | Versement du mois M au mois M+1; peut influencer les bases de cotisations et le PAS |
| Contrôles DSN | Vérification de structure, données et cohérence du message |
| AEE | Accusé d’enregistrement électronique |
La DSN peut être transmise à titre de test, auquel cas elle ne sera pas prise en compte par les organismes destinataires. Le principe de fin de contrat est signalé par un signalement de nature « fin de contrat de travail » afin d’informer Pôle emploi et les organismes complémentaires.
Le décalage de paie est à différencier du versement tardif des salaires qui correspond à un oubli ou à une transmission tardive des éléments de paie ayant entraîné une production différée de la paie. Le non-respect des délais de transmission de la DSN expose les entreprises à des pénalités et les oblige à assurer la cohérence entre paie et déclarations sociales et fiscales. Les évolutions réglementaires ont créé une dualité entre sphère sociale et fiscale qui requiert une attention particulière. Les entreprises doivent peser soigneusement les avantages de trésorerie face aux contraintes administratives et aux risques de sanctions.
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