Les Obligations Comptables de l'Auto-Entrepreneur en France

En tant que micro-entrepreneur (ou auto-entrepreneur), vous bénéficiez du régime micro-social, ce qui vous permet de tenir une comptabilité allégée. Bien que ce statut offre des formalités administratives simplifiées, certaines obligations doivent être respectées en matière de comptabilité et de gestion.

Cet article détaille les obligations comptables essentielles pour un auto-entrepreneur, comment conserver les documents nécessaires, et pourquoi il n'est pas toujours obligatoire de faire appel à un expert-comptable.

Checklist pour gérer sa comptabilité en tant que Freelance Microentreprise ?

Comptabilité Allégée pour Auto-Entrepreneurs

Les auto-entrepreneurs bénéficient d’une comptabilité ultra allégée. En outre, ils ne sont pas tenus de produire un bilan comptable ainsi qu’un compte annuel de résultat. Votre bénéfice imposable à l'IR est déterminé de manière forfaitaire par l'administration fiscale.

Il s'agit d'un avantage dans beaucoup de cas mais, pour certaines activités, le fait de ne pas pouvoir déduire les charges pour leur montant réel (les amortissements et les dépenses d'exploitation notamment) peut être pénalisant.

Par rapport aux autres statuts juridiques, la micro-entreprise est un régime fiscal simplifié. Vous n'avez donc pas l'obligation de faire appel à un comptable ou expert-comptable. La finalité du régime de la micro-entreprise est justement d'alléger la comptabilité du travailleur indépendant. Il ne nécessite pas de produire de liasse fiscale, de bilan comptable annuel ou de compte de résultat.

Lorsque vous démarrez, vous êtes en franchise de base de TVA et n'êtes donc pas dans l'obligation d'effectuer de déclarations et paiement de la TVA (sauf en cas de dépassement des seuils).

La vision de l’expert-comptable. Son rapport à l’auto-entrepreneuriat doit être le même que le vôtre. L’expert-comptable a un coût qui peut paraître important pour une micro-entreprise.

En plus de tout ça, un expert comptable pour auto entrepreneur peut également être sollicité pour ses conseils avisés dans l’optimisation de la gestion comptable des micro-entreprises.

La comptabilité micro entreprise étant une comptabilité à part, avec peu d’obligations comptables, ne nécessitant pas la moitié des services que peut proposer un expert-comptable, est-ce recommandé ou même obligatoire de quand même passer par un expert-comptable pour un auto-entrepreneur ?

Les Obligations Comptables de Base

Malgré sa simplicité de gestion, le régime de la micro-entreprise incombe de respecter certaines obligations comptables.

Tenir un Livre des Recettes

Première obligation : la tenue d’un document qui répertorie l’ensemble des recettes encaissées dans le cadre de votre activité auto-entrepreneuriale. Cette obligation concerne les auto-entrepreneurs artisans, libéraux et commerçants.

Le livre des recettes de l’auto-entrepreneur est un document comptable permettant de noter de façon chronologique les recettes encaissées au cours d’une année civile. Le livre des recettes permet d'enregistrer par ordre chronologique l'ensemble des recettes réalisées par mois, par trimestre et par année.

Vous devrez y indiquer sous forme de tableau à 6 colonnes :

La date d’encaissement des recettes
La référence de la facture et éventuellement du devis
Le nom du client
La nature de la prestation
Le montant de la recette
Le mode de règlement (chèque, espèces, virement…)

La forme du livre de recettes est là aussi assez libre. Les micro-entrepreneurs ont le choix entre plusieurs options :

Un livre-comptable papier acheté dans le commerce
Un modèle officiel tel qu’il peut exister en téléchargement sur internet
Un logiciel comptable spécifique pour ceux qui le souhaitent

Vous pouvez opter soit pour un document numérique, soit pour un format papier. Quel que soit votre choix, l’ensemble de vos recettes devra y être indiqué de manière chronologique et sans ratures ! Ce document est en effet non modifiable. Vous avez le choix entre un format numérique ou une version papier pour enregistrer vos recettes. Dans tous les cas, celles-ci doivent être consignées de manière chronologique, claire et sans aucune modification. Ce document est non modifiable, il est donc essentiel de le remplir avec rigueur et précision !

Il doit contenir un certain nombre d'informations obligatoires, telles que :

Le montant des recettes encaissées toutes taxes comprises ;
L'origine des recettes (nom du client) ;
Les références des pièces justificatives (numéros de facture) ;
La date d'encaissement et le mode de règlement (virement, chèque, espèces ou autres).

Il est à noter que le livre des recettes et les documents comptables associés doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l'exercice comptable auquel ils sont rattachés.

Si la loi ne prévoit pas de sanction ou d'amende administrative en cas d'absence de tenue du livre des recettes, la production de fausses informations et leur usage à des fins illégales sont passibles d'une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.

Tenir un livre-journal détaillant les recettes. Ce livre doit être paginé et mentionner chronologiquement le montant et l'origine des recettes perçues, en distinguant les règlements en espèces des autres règlements. Il doit également indiquer les références des pièces justificatives.

À noter :

Les recettes qui correspondent à des ventes au détail ou à des services rendus à des particuliers peuvent être inscrites globalement à la fin de chaque journée lorsque leur montant unitaire n'excède pas 76 € (les justifications de ces ventes doivent cependant être conservées : bandes de caisse enregistreuse, fiches de caisse, brouillard de caisse, par exemple).
En cas de remise en banque simultanée de plusieurs chèques correspondant à des ventes, il est possible de n'inscrire que le total du bordereau de remise en banque sur le livre des recettes, si ce bordereau est conservé.

Tenir un Registre des Achats (si applicable)

La tenue d'un registre des achats est obligatoire pour les micro-entrepreneurs exerçant certaines activités spécifiques. Cela concerne notamment ceux qui commercialisent des marchandises, des fournitures ou des denrées destinées à être consommées sur place ou à emporter. De même, les professionnels proposant des prestations d'hébergement doivent également se conformer à cette obligation comptable.

Ce document doit mentionner :

La date de l'achat
La référence de l'achat (numéro de facture)
L'identité du fournisseur
La nature de l'achat (produit ou prestation)
Le prix TTC de l'achat
Le mode de règlement (espèces, virement, carte bancaire, etc.)

Tout comme pour le livre de recettes, vous devrez tenir ce registre de façon chronologique et sans rature, car il est aussi non modifiable.

Seules certaines activités nécessitent également la tenue d'un registre des achats (article L123-28 du Code de commerce). Cela concerne uniquement :

Les commerçants vendant des marchandises, des objets, des fournitures ou des denrées ;
Les fournisseurs de prestations d’hébergement.

Il est toutefois conseillé à tout auto-entrepreneur de renseigner un registre des achats. Ce document permet en effet de disposer d'une comptabilité complète, claire et précise, et de pouvoir justifier les achats professionnels réalisés en cas de contrôle de l'URSSAF.

Le registre des achats doit également contenir un certain nombre d'informations obligatoires, telles que :

Le montant des dépenses engagées toutes taxes comprises ;
La nature des achats ;
Le nom ou la dénomination du fournisseur ;
La date de paiement et le mode de règlement ;
Les références des justificatifs de paiement.

Déclarer son Chiffre d'Affaires

Vous devez déclarer votre chiffre d'affaires tous les mois ou tous les 3 mois, selon ce que vous avez choisi au moment où vous avez débuté votre activité. Vous êtes dans l’obligation de déclarer votre chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement à l’Urssaf et ce même si ce dernier est nul.

Dès lors que votre micro-entreprise bénéficie de la franchise en base de TVA, vous devez déclarer les sommes totales encaissées Hors Taxes (et non facturées). En tant qu’auto-entrepreneur, vous ne pouvez pas déduire vos charges. Cette déclaration peut être effectuée en ligne, sur le site net-entreprises.fr par exemple.

Si vous oubliez de déclarer votre chiffre d'affaires ou vos recettes avant l'échéance, une pénalité s'applique sur chaque déclaration manquante. Vous avez la possibilité de régulariser votre situation en fin d'année. Si vous ne le faites pas, vous pouvez être taxé d'office sur une base majorée. Cette taxation peut entraîner la perte du régime de la micro-entreprise.

Facturer ses Clients

En micro-entreprise, vous avez l’obligation de fournir des factures à vos clients, pour chaque vente ou prestation, conformément à l'article L441-3 du Code de Commerce. En tant que professionnel, le micro-entrepreneur doit remettre à ses clients une facture lors de chaque vente ou prestation, selon les règles communes de la facturation.

Les factures répondent à des impératifs précis. Attention à ne rien oublier ! Voici les mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures :

Date d’émission de la facture
Numéro de facture unique, attribué chronologiquement
Date de la vente ou de la prestation
Identité du client (nom et adresse)
Identité de l’auto-entrepreneur (nom, prénom, adresse, et mention "EI" ou "Entrepreneur Individuel")
Numéro SIREN de l'auto-entrepreneur
Description détaillée des produits ou services (quantité, prix unitaire, total)
Montant total (hors taxe et toutes taxes comprises si applicable)

Si vous bénéficiez de la franchise de TVA, ajouter la mention : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

Cependant il peut bénéficier de la franchise en base de TVA qui le dispense de la déclaration et du paiement de la TVA sur les prestations ou ventes qu'il réalise. Dans ce contexte, les factures doivent comporter la mention " TVA non applicable, article 293 B du CGI ".

Ouvrir un Compte Bancaire Dédié

Enfin, la dernière obligation comptable de l'auto-entrepreneur est de disposer d'un compte bancaire dédié à son activité professionnelle à partir du moment où son chiffre d'affaires annuel est supérieur à 10 000 € pendant deux années consécutives (article 39 de la loi n° 2019-486 du 22 mai 2019).

À savoir qu'un délai de 12 mois est accordé pour ouvrir un compte bancaire dédié à partir du moment où ce seuil est dépassé. En dessous de ce seuil, l'auto-entrepreneur est libre d'utiliser son compte personnel pour les transactions financières liées à son activité.

Concrètement, ce compte vous permettra d’encaisser vos recettes et de régler les achats ainsi que les dépenses liées à votre activité, tout en les distinguant de vos finances personnelles. Il vous servira également à prélever votre rémunération avant de la transférer sur votre compte personnel.

Le compte bancaire dédié est strictement réservé à l'activité professionnelle et permet notamment de :

Recevoir les paiements correspondant aux prestations ou ventes réalisées ;
Effectuer les achats et dépenses liés à l'activité de l'entreprise ;
Payer les cotisations sociales et les taxes applicables à l'entreprise ;
Verser sa rémunération mensuelle sur son compte courant.

Bien qu'il ne soit pas obligatoire en deçà d'un certain seuil, il peut être pertinent de disposer d'un compte bancaire dédié à son auto-entreprise dès sa création. Celui-ci permet en effet d'avoir une meilleure visibilité de sa gestion financière personnelle et professionnelle, et facilitera également les vérifications réglementaires en cas de contrôle de l'URSSAF ou de contrôle fiscal.

Il est important de savoir qu'un compte dédié à l'activité professionnelle de l'auto-entrepreneur ne nécessite pas l'ouverture d'un compte dit professionnel, qui correspond à une prestation bancaire supplémentaire facturée à un prix plus élevé. Un simple compte courant ouvert à votre nom suffit pour être considéré comme un compte dédié, à condition toutefois de ne l'utiliser que pour votre activité professionnelle. L'auto-entrepreneur facture en effet ses prestations et paye ses impôts en son nom, et non au nom d'une société.

Quand Faire Appel à un Expert-Comptable ?

Un auto-entrepreneur n’a aucune obligation de faire appel aux services d’un expert-comptable. Puisqu’il n’y a pas de liasse fiscale ni de bilan comptable annuel obligatoire en autoentreprise, l’autoentrepreneur n’est pas obligé de prendre un expert-comptable.

La gestion comptable d’un auto-entrepreneur étant simplifiée, vous pouvez parfaitement gérer votre comptabilité en micro entreprise en autonomie. Toutefois, une aide administrative peut être la bienvenue, notamment pour s’assurer de ne pas faire d’erreur dans ses déclarations à l’URSSAF ou pour la TVA (si l’autoentrepreneur est redevable).

La comptabilité est un domaine qui requiert des compétences spécifiques. L’expert-comptable vous protège également des erreurs administratives qui peuvent survenir, notamment sur les déclarations fiscales (impôt sur le revenu, TVA).

Toutefois, en fonction de ses besoins, le micro-entrepreneur peut être amené à vouloir faire appel aux services d'un comptable.

Si vous dépassez les seuils de franchise en base de TVA ou de chiffre d'affaires, vous êtes soumis à l'obligation de déclaration de la TVA. Votre comptabilité se complexifie et peut nécessiter l'œil aiguisé d'un expert-comptable pour garantir le respect de vos obligations légales.

Le comptable peut, par exemple, vous proposer des outils de pilotage ou tableaux de bord pour simplifier votre gestion. Si vous exercez une double activité (micro-entreprise + société), l'intervention d'un expert-comptable est essentielle, car chaque structure possède ses propres règles fiscales.

Si vous préparez un changement de statut, par exemple, si vous souhaitez passer de la micro-entreprise à l'EURL ou la SASU, la tenue de registres comptables est obligatoire (livre journal, grand livre et comptes annuels). L'utilisation d'un logiciel de comptabilité ou le recours à un expert-comptable devient ainsi indispensable.

Si vous souhaitez changer ou optimiser votre fiscalité, l'accompagnement d'un expert-comptable est recommandé pour bénéficier de conseils personnalisés. Il peut vous aider à choisir le régime fiscal ou social adapté à votre situation, comme le fait d'opter ou non pour le versement forfaitaire libératoire.

Coût d'un Expert-Comptable

Les services d'un cabinet d'expertise comptable coûtent en général entre 50 et 100 € H.T. de l'heure. Toutefois, la plupart des experts-comptables fonctionnent par packs de prestations, incluant plusieurs missions (prévisionnel financier, déclarations fiscales, conseils...), avec un forfait HT par mois. C'est à l'entrepreneur individuel de choisir les prestations dont il a besoin pour son activité professionnelle.

La saisie des opérations comptables peut varier de 60 à 90 euros H.T par heure. Puisque la plupart des tarifs des experts-comptables fonctionnent par packs qui incluent diverses missions, sans oublier que le comptable est avant tout un conseiller.

Pour les conseils trimestriels, le prix est estimé à 200 € H.T. Pour les conseils annuels, le prix est estimé à 100 € H.T.

🔎 Zoom : En tant qu’auto-entrepreneur, les frais d’expertise peuvent s’avérer particulièrement onéreux.

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