Provision des congés payés dans une EURL: calcul, comptabilisation et charges associées

Chaque année, les salariés acquièrent des droits à congés payés.En fin d’exercice comptable, les entreprises doivent anticiper la prise de ces congés en provisionnant un capital.

L’exercice consiste à estimer ce que la prise de congés va coûter à l'entreprise, au regard du maintien de salaire mais aussi des charges à payer sur ces sommes. C’est la personne chargée de la comptabilité dans l’entreprise qui s’occupe d’effectuer le calcul.

1. Déterminez le nombre de jours de congés payés acquis par chaque salarié afin de calculer la provision pour congés payés

À la clôture de l’exercice, calculez les droits à congés payés acquis par chaque salarié. Les salariés ont droit à un nombre de jours de congés payés qui varie en fonction de leur présence sur la période de référence.Chaque mois de travail ouvre droit à un congé de 2,5 jours ouvrables. Les jours ouvrables correspondent à tous les jours de la semaine, à l’exception du jour de repos hebdomadaire (en principe le dimanche) et des jours fériés habituellement non travaillés dans l’entreprise.Certaines périodes non travaillées sont assimilées à des périodes travaillées en terme de congés payés : congés payés, congé maternité, arrêt maladie faisant suite à un accident du travail ou à une maladie professionnelle, contrepartie obligatoire en repos, etc. Consultez la convention collective et les accords collectifs applicables à l’entreprise : ils peuvent prévoir des dispositions spécifiques en terme de calcul des droits à congés payés.

2. Calculez le montant de l’indemnité de congés payés

L’indemnité de congés payés, qui doit être calculée pour déterminer le montant de la provision, se calcule selon les mêmes modalités que l’indemnité compensatrice de congés payés.Pour la calculer, appliquez les 2 méthodes de calcul suivantes aux fins de comparaison :La règle du 10èmeCalculez le 10ème des salaires perçus par le salarié (y compris les primes d’ancienneté versées) pendant la période de référence de l’année N - 1 pour définir l’indemnité correspondant aux congés pris lors de l’année N.La règle du maintien de salaireCalculez le montant fictif que le salarié percevrait s’il travaillait pendant les journées de congés payés pour lesquelles il a acquis des droits. Une fois les résultats des deux méthodes obtenus, comparez-les. Retenez le résultat le plus favorable pour le salarié. Les rémunérations variables, qui dépendent des résultats commerciaux généraux de la société et de la performance individuelle d’un salarié déterminée sur la base des évaluations et des notes sur sa performance, ne sont pas affectées par la prise de congés payés. Par conséquent, elles n’entrent pas dans l’assiette de calcul de l’indemnité de congés payés (Cass. 3. Calculez les charges applicables à l’indemnité de congés payés pour achever de calculer la provision pour congés payésCalculez une estimation des charges sociales patronales liées à l’indemnité de congés payés.À cet effet, déterminez un taux moyen de charges sur l’exercice. Pour cela, divisez le montant des charges sociales patronales de l’exercice passé par les salaires bruts de l’exercice.Exemple : salaires bruts sur l’exercice N - 1 = 100 000 € ; charges sur l’exercice N - 1 = 40 000 € ; taux moyen de charges patronales = 40 000 / 100 000 = 40 %.Appliquez ensuite ce taux moyen à l’indemnité de congés payés que vous avez calculée pour chaque salarié. Exemple : pour un taux moyen de 40 % et une indemnité annuelle de 4 000 € pour un salarié : 4 000 × 0,4 = 1 600 € de charges patronales faire entrer dans la provision pour congés payés de ce salarié.

3. Comptabilisation et modes de calcul

La comptabilisation des indemnités de congés payés est obligatoire, car ces charges de personnel répondent aux conditions de comptabilisation d'un passif (dettes de l'entreprise auprès des tiers).Elle peut toutefois se faire de deux manières, au choix de l'entreprise :soit à la fin de chaque mois avec un ajustement en fin d'exercice ;soit à la clôture de l'exercice et au moment de la prise des congés par le salarié.En principe, le calcul des congés payés se fait salarié par salarié et en tenant compte des évolutions éventuelles qui interviendront au moment de la prise des congés (augmentation de salaire, variation des charges sociales et fiscales).Il y a deux modes de calcul de l'indemnité de congés payés : la méthode du 1/10ème et la méthode du maintien de salaire.On compare la règle dite « des 10% » du salaire brut avec le salaire que devrait percevoir le salarié au moment de son départ en congé. La méthode de calcul la plus favorable au salarié est retenue.

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Provision pour congés payés : comment être sûr de devoir la provisionner pour l'ensemble des salariés ?Le principe de la provision pour congés payés passée à la clôture de l'exercice est de tenir compte de la dette de l'entreprise envers ses salariés et les organismes sociaux.La provision se calcule pour la totalité des droits acquis par les salariés à la date de clôture du bilan, sans faire abstraction d'une catégorie de salariés.En effet, quelle que soit la situation qui peut se présenter, l'entreprise sera toujours redevable envers ses salariés de l'indemnité compensatrice de congés payés suite aux droits à congés acquis par ces derniers.Le montant du calcul de l'indemnité ne doit pas être minoré, même si nous sommes en présence d'informations sur une rupture de contrat en cours par exemple. Les congés payés acquis par le salarié concerné lui seront versés soit sous forme d'indemnité compensatrice que l'on retrouve précisée sur le solde de tout compte, soit sous prise effective de jours de congés payés avant la fin de son contrat.Cette règle est valable quel que soit le type de rupture du contrat de travail (article L3141-28 du Code du travail) : fin de CDD, fin de contrat d'apprentissage ou de contrat de professionnalisation, démission du salarié, rupture conventionnelle, licenciement pour faute simple, grave ou lourde.

Écriture et modes de comptabilisation

Comptabilisation de la provision pour congés payés à la fin de chaque mois : la méthode de l'abonnement.Cette méthode est généralement utilisée par ceux qui effectuent des situations mensuelles. Il s'agit de comptabiliser les congés payés au fur et à mesure de leur acquisition par les salariés.Le calcul de cette « provision » est approximatif puisqu'on le calcule en multipliant la masse salariale brute du mois par 10%. Le montant des charges sociales et fiscales est calculé sur ce montant en fonction du ou des taux applicables à l'entreprise. Un ajustement est ensuite opéré en fin d'exercice.Exemple de comptabilisation avec la méthode de l'abonnementImaginons une masse salariale mensuelle de 15 000€. Un salarié est embauché en fin d'exercice. Son salaire brut s'élève à 3 000€.La période de référence va du 1er juin au 31 mai de l'année suivante et l'exercice comptable coïncide avec l'année civile.On obtient un total de congés payés fixé à (15 000€ x 7 + 3 000) x 10% = 10 800€

1/ Chaque mois, au moment de la mise à jour de la comptabilité du dossier, nous retrouvons cette écriture comptable : Numéro de compte Méthode de l'abonnement : chaque fin de mois Montant Débit Crédit Débit Crédit 6412 Congés payés 1500€ 4886 Abonnement des charges 1500€

2/ A la clôture de l'exercice, au moment de l'établissement du bilan, nous calculons et saisissons cette écriture comptable : Numéro de compte Méthode de l'abonnement à la clôture de l’exercice Montant Débit Crédit Débit Crédit 6412 Congés payés pour le complément 1800€ 4886 Pour solder le compte à la clôture 9000€ 4282 Pour la totalité 10800€

3/ Au 1er jour de l'exercice suivant, ne pas oublier l'extourne de notre écriture de bilan ci-dessus, ce qui nous donne l'écriture comptable suivante : Numéro de compte À l'ouverture de l'exercice suivant méthode de l'abonnement Montant Débit Crédit Débit Crédit 4282 Pour la totalité des droits acquis à la clôture précédente 10800€ 4886 Pour la totalité des droits acquis à la clôture précédente 10800€

Lire aussi: Exercice décalé et provision CVAE

4/ Le mois où des salariés sont en congé, nous allons passer l'écriture comptable ci-dessous : Numéro de compte Méthode de l'abonnement Les vacances des salariés Montant Débit Crédit Débit Crédit 4886 Salaires perçus par les salariés 18000€ 421 Salaires perçus par les salariés 18000€

Ce schéma d'écritures peut s'appliquer aussi bien aux congés payés qu'aux charges sociales et fiscales correspondantes, en fonction des choix effectués par l'entreprise.Il suffit de répéter ce schéma en remplaçant les comptes 6412 (congés payés provisionnés) et compte 4282 (dettes provisionnées) par les comptes 645, 631, 633, 4382 et 4482 correspondants. Notez que le compte 4482 est remplacé à partir du 1er janvier 2025 par le compte 44811 Charges fiscales sur congés à payer (règlement n°2022-06 de l'ANC).

Autre méthode plus répandue : comptabilisation de la provision pour congés payés à la clôture de l'exercice puis au moment de la prise des congésLe mode de calcul de la provision pour congés payés (dettes provisionnées pour congés payés) est détaillé dans un autre article. Ce calcul, qui est le même que celui de l'indemnité compensatrice de congés payés, dépend du nombre de jours de congés acquis au cours de la période de référence.Exemple de comptabilisation avec la méthode classiqueL'entreprise calcule sa provision pour congés payés à la clôture de l'exercice pour 5 000€. Cet assistant permet de provisionner les indemnités de congés payés restant dues à la clôture d'un exercice, ainsi que les congés pris par anticipation, les charges sociales et fiscales liées à ces indemnités.

Contexte légal et enjeux

Les congés payés font partie de l’héritage du front populaire et surtout des accords de Matignon de 1936, un droit pour tous les ‘travailleurs’ qui n’a même pas 100 ans !

A l’approche des beaux jours et surtout de la période estivale tant attendue, nombreux sont les salariés à penser aux longs weekends et vacances dépaysantes. Néanmoins, pour l’entreprise, toute une mécanique doit être en place pour contenter les collaborateurs ayant cotisés tout au long de l’année. Ainsi, comprendre et bien calculer la provision de congés payés semble essentiel. Selon le code du travail Art L3141-3, les congés payés sont des droits acquis par tout salarié ou assimilé acquis dès le premier jour de travail. La période de référence la plus utilisée est du 1er juin au 31 mai. Au moment de l’exercice comptable, chaque entreprise a l’obligation de provisionner dans les comptes les droits à congés payés et charges s’y afférant de ses salariés. Cette charge future aura donc un impact sur l’exercice suivant.

À chaque clôture de l’exercice de l’entreprise, il faudra comptabiliser la provision des congés payés en enregistrant le montant de l’indemnité estimée ainsi que celui des charges fiscales et sociales s’y rapportant. Notez que plusieurs particularités sont à prendre en compte pour la provision des congés payés. minimum de dix jours de travail effectif a droit à un congé de deux jours et demi ouvrables par mois de travail (art. droits acquis et non utilisés par leurs salariés.

Bon à savoir et risques

La provision pour congés payés est déductible fiscalement, sous réserve de respecter certaines conditions définies par l’administration fiscale.L’URSSAF vérifie que les cotisations sociales ont été correctement calculées et versées sur les indemnités de congés payés. Si la provision est sous-évaluée et que des cotisations sont manquantes, l’organisme procède à un redressement.

Erreurs fréquentes et risques pour l'entrepriseCinq erreurs reviennent régulièrement dans les entreprises auditées :Appliquer une seule méthode sans comparaison.Ne pas effectuer la comparaison expose à un contentieux prud'homal et à un rappel d'indemnité.Oublier les charges patronales.La provision comptabilisée ne reflète alors pas le coût réel.L'écart est systématiquement relevé lors des contrôles URSSAF.Utiliser un solde de jours erroné.Des compteurs mal tenus faussent la base du calcul.Exclure certains éléments de rémunération.Les primes d'ancienneté, les heures supplémentaires et les avantages en nature doivent être intégrés dans l'assiette, sinon irrégularité.Ne pas actualiser la provision en cours d'année. En cas de clôture intermédiaire, la provision doit être recalculée.

FAQ et mise en pratique

FAQ: Quelle est la différence entre provision et indemnité de congés payés ? L'indemnité est la somme versée au salarié lorsqu'il prend ses congés ou lorsqu'il quitte l'entreprise (indemnité compensatrice). La provision est l'écriture comptable qui anticipe cette dépense : elle enregistre au passif du bilan la dette correspondant aux jours acquis non encore pris à la date de clôture.

Faut-il provisionner les congés payés chaque mois ou seulement à la clôture ? Le PCG impose de constater la provision à chaque clôture d'exercice. En pratique, les entreprises qui produisent des situations mensuelles doivent également actualiser la provision à chaque arrêté intermédiaire.

Vidéo [105] : 10 minutes pour comprendre la provision pour congés payés.

Pour aller plus loin, article L3141-24 du Code du travail et guides URSSAF et BIC sur les provisions pour congés à payer.

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