Publication des Comptes Annuels SARL : Guide Complet

Le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce est une obligation pour certaines sociétés, notamment les sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL). Après la clôture de l’exercice et l’approbation des comptes par les associés ou l'associé unique, la dernière formalité juridique à accomplir est le dépôt de vos comptes annuels au greffe du tribunal des activités économiques. Il s’agit d’une obligation légale pour les sociétés commerciales.

Quelles sont les sociétés concernées par le dépôt des comptes annuels ?

Le dépôt des comptes annuels concerne les types de sociétés suivants :

les sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL)
les sociétés de personnes (SNC, SCS), sous certaines conditions : Les sociétés en nom collectif ayant uniquement pour associés des sociétés par actions ou des sociétés à responsabilité limitée ou encore des sociétés en nom collectif, sont dans l’obligation de déposer leurs comptes annuels
les sociétés par actions (SA, SAS et SCA)
les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France
les sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS)
les sociétés de participations financières de professions libérales (SPFPL)
les sociétés coopératives et unions sous certaines conditions

A réception par le greffe du tribunal de commerce, les comptes annuels font l’objet d’une publication au BODACC (Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales).

Quand déposer les comptes annuels ?

Une assemblée générale pour approuver les comptes d'une société doit être tenue dans les 6 mois à compter de la date de clôture de l'exercice social. A compter de la date de la tenue de cette assemblée, vous disposez d'un délai d'un mois pour déposer vos comptes annuels au greffe. Lorsque le dépôt est réalisé par voie électronique, le dépôt au greffe des comptes annuels se fait dans le délai de deux mois suivant l’approbation par l’assemblée générale. Dans le cas d’une clôture au 31 décembre d'une année N par exemple, vous devez déposer les comptes avant le 31 juillet de l'année N+1.

Les sociétés ont l’obligation de soumettre leurs comptes annuels à l'approbation de leurs associés (SARL) ou de leurs actionnaires (SA - SAS) dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice. En cas d’impossibilité de réunir les associés dans ce délai, le dirigeant a la possibilité de demander au président du tribunal de commerce, au moyen d’une requête, une prorogation du délai de 6 mois.

L’approbation des comptes s’effectue dans le cadre d’une assemblée générale ordinaire (AGO) dont l’objectif est d’informer les associés ou actionnaires de la situation financière de la société, d'approuver la gestion de la société par le dirigeant au cours de l'exercice écoulé, de valider les comptes de l’exercice clos et d'affecter le résultat de l'exercice (bénéfice ou perte) réalisé par la société (distribution de dividendes, affectation aux réserves de la société).

Dans les sociétés unipersonnelles (EURL / SASU), l’associé unique a aussi l’obligation d’approuver les comptes dans les 6 mois de la clôture de l’exercice. Les décisions prises par l’associé unique doivent être consignées dans un registre coté et paraphé.

Comment déposer les comptes annuels en 2024 ?

Depuis le 1er janvier 2023, le dépôt des comptes annuels s’effectue, en ligne, sur le Guichet unique. Une fois votre dépôt des comptes annuels effectué sur le Guichet unique, celui-ci est automatiquement et instantanément envoyé aux autorités compétentes. Le service de dépôt en ligne des comptes annules est ouvert aux représentants des sociétés ainsi qu'aux mandataires (expert-comptable, avocat ou autres).

Le dépôt de vos comptes annuels peut être réalisé en ligne sur le site du Guichet Unique ou directement auprès du greffe du tribunal de commerce en version papier. Cette formalité peut être accomplie en ligne auprès du Guichet unique, en produisant les documents requis (bilan, compte de résultat, annexe, etc.). Ceux-ci diffèrent selon la forme juridique de l'entreprise.

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Où faut-il déposer les comptes annuels ?

En ligne
Le dépôt des comptes annuels en ligne se fait à l'aide du service en ligne suivant : Guichet des formalités des entreprises. Les documents doivent être déposés par le dirigeant ou un mandataire (expert-comptable, avocat, etc.). Ils sont transmis sous format PDF et chaque fichier ne doit pas dépasser la taille de 10 Mo.

Lire aussi: Guide complet : Suppression du CAC

Pour signer le dépôt des comptes sociaux, le dirigeant ou le mandataire doit recourir à un système de signature électronique avancée (qui est payant) reposant sur un certificat qualifié fourni par un organisme de confiance. L'Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) met à disposition une liste des organismes de confiance.

Si le dirigeant ou le mandataire ne dispose pas d’un certificat de signature électronique avancée, il peut utiliser le dispositif « France Connect+». Ce dispositif gratuit permet de s'authentifier de manière renforcée et remplace l’obligation de signature avancée.

Sur place
Le tribunal compétent dépend du lieu du siège social de l'entreprise :

Siège social situé en Alsace-Moselle: Le représentant de la société doit se rendre au tribunal judiciaire du lieu où est situé le siège de la société.
Autres cas: Le représentant légal de la société doit se rendre au greffe du tribunal de commerce du lieu où est situé le siège de la société.

Par courrier
L'adresse postale pour déposer les comptes annuels dépend du lieu du siège social de l'entreprise :

Siège social situé en Alsace-Moselle: Le représentant de la société doit envoyer les documents par courrier en recommandé avec avis de réception au tribunal judiciaire du lieu du siège social de la société.
Autres cas: Le représentant légal de la société doit envoyer les documents par courrier en recommandé avec avis de réception au greffe du tribunal de commerce du lieu du siège social de la société.

Quels documents fournir lors du dépôt des comptes annuels ?

Les documents à fournir lors du dépôt des comptes annuels sont différents selon la nationalité de la société.

Lire aussi: Exemple PV approbation comptes SARL

Société française Micro-entreprise
La société est une micro-entreprise si elle remplit 2 des 3 critères suivants :
- Bilan total inférieur ou égal à 450 000 €
- Montant net du chiffre d'affaires inférieur ou égal à 900 000 €
- Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année inférieur ou égal à 10
Le représentant légal de la société doit déposer les documents suivants :
- Comptes annuels composés du bilan, du compte de résultat et de l'annexe comptable établis à la clôture de chaque exercice comptable
- Procès-verbal de l'assemblée avec la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat
- S'il y en a un, le rapport du commissaire aux comptes (CAC)
Si la société souhaite que ses comptes annuels ne soient pas publiés, elle doit joindre à son dépôt une déclaration de confidentialité. Dans ce cas, le rapport du commissaire aux comptes (CAC) n'est pas non plus publié.
Petite entreprise
La société est une petite entreprise si elle remplit 2 des 3 critères suivants :
- Bilan total inférieur ou égal à 7 500 000 €
- Montant net HT du chiffre d'affaires inférieur ou égal à 15 000 000 €
- Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année inférieur ou égal à 50
Le représentant légal de la société doit déposer les documents suivants :
- Comptes annuels composés du bilan, du compte de résultat et de l'annexe comptable établis à la clôture de chaque exercice comptable
- Procès-verbal de l'assemblée avec la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat
- S'il y en a un, le rapport du commissaire aux comptes (CAC)
Si la société souhaite que son compte de résultat ne soit pas publié, elle doit joindre à son dépôt une déclaration de confidentialité.
Moyenne entreprise
La société est une entreprise moyenne si elle remplit 2 des 3 critères suivants :
- Bilan total inférieur ou égal à 25 000 000 €
- Montant net HT du chiffre d'affaires inférieur ou égal à 50 000 000 €
- Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année inférieur ou égal à 250
Le représentant légal de la société doit déposer les documents suivants :
- Comptes annuels composés du bilan, du compte de résultat et de l'annexe comptable établis à la clôture de chaque exercice comptable
- Rapport de gestion
- Procès-verbal de l'assemblée avec la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat
- S'il y en a un, le rapport du commissaire aux comptes
Si la société le souhaite, elle peut demander à ce que seule une présentation simplifiée de son bilan et de ses annexes soit publiée.
Société étrangère
Le représentant de la société étrangère doit produire un exemplaire des documents comptables établis lorsqu'ils ont été contrôlés et publiés dans l’État où le siège de la société est situé.

Confidentialité des comptes annuels

Néanmoins, certaines sociétés ont la possibilité de demander au greffe la confidentialité de leurs comptes annuels. Sont concernées par cette option, les micro-entreprises et les petites entreprises, telles que définies dans le Code de commerce.

Les micro-entreprises peuvent demander au greffe du tribunal de commerce la confidentialité de leur comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe).

Les petites entreprises qui ne répondent pas à la définition des micro-entreprise peuvent quant à elle demander la confidentialité de leur compte de résultat uniquement.

Pour les sociétés commerciales répondant à la définition des moyennes entreprises (total de bilan de moins de 25 millions d'€, chiffre d'affaires net de moins de 50 millions d'€, moins de 250 salariés) l'option de confidentialité n'est pas possible. Elles peuvent en revanche demander que ne soit rendue publique qu’une présentation simplifiée de leur bilan et de leur annexe.

Procédure de déclaration de confidentialité des comptes
En vue de déclarer ses comptes confidentiels, la société doit déposer au greffe :

Les comptes annuels complets
La déclaration de confidentialité (modèle à télécharger ici selon le cas). Cette déclaration doit être dûment remplie et signée en original par le représentant légal de la société
Les frais de greffe

Que se passe-t-il en cas de retard ou d'absence de dépôt des comptes annuels ?

Sanction pénale
En cas de non-dépôt des comptes, le dirigeant de la société s'expose à une amende pénale de 1 500 €. En cas de récidive, l'amende passe à 3 000 €.

Sanction civile
En cas de retard dans le dépôt des comptes, le président du tribunal de commerce peut adresser au dirigeant une injonction de les déposer dans le délai d'un mois. Toute personne intéressée (un salarié ou un ancien salarié) et le ministère public peuvent demander au tribunal de prononcer cette injonction.

Souvent, le président du tribunal de commerce fixe une astreinte pour chaque jour de retard. Le dirigeant de la société doit alors procéder au dépôt des comptes dans le délai d'un mois à compter de la demande du président du tribunal. Il peut désigner une personne chargée de procéder au dépôt de ces comptes.

En l'absence de dépôt des comptes, le président du tribunal oblige la société à payer l'astreinte (on dit qu'il liquide l'astreinte).

Le président du tribunal peut aussi mener une enquête sur la situation économique et financière de l'entreprise. En effet, il est investi d’une mission de prévention des difficultés des entreprises. L'absence de dépôt des comptes annuels peut être un signal révélateur de difficultés financières. Dans ce cadre, le président du tribunal peut convoquer le chef d'entreprise à un entretien.

Le dépôt des comptes annuels d’une société est une démarche obligatoire. Il vise à présenter une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat comptable de l'activité d’une société.

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