Procès-verbal de changement d’adresse du siège social d’une SASU : formalités et modèle pratique

Le siège social correspond à l’adresse administrative de votre société. C’est le lieu où doit se trouver la direction effective de l’entreprise ; il ne s’agit pas nécessairement du local d’exploitation. Le siège social désigne la domiciliation juridique de la société. Il correspond au lieu de direction effective de la société et figure dans ses statuts.

Pourquoi rédiger un procès-verbal pour le changement de siège social ?

Lorsqu’une société transfère son siège social, elle doit accomplir des formalités juridiques. La décision des associés doit notamment figurer dans un écrit, appelé un procès-verbal de transfert de siège social. Le PV prouve que la décision de transfert de siège social a été prise dans le respect des droits des associés. Le procès-verbal constitue un justificatif réclamé par le greffe du tribunal de commerce afin de modifier son extrait Kbis.

Quelle est l’organe compétent et quelles sont les règles de convocation ?

L'organe compétent pour prendre la décision de transfert du siège est défini par les statuts de la société. En cas de décision collective, le président doit convoquer les associés en assemblée générale. Les règles de convocation sont précisées par les statuts de la société. Lorsque vous avez choisi votre nouveau siège social, vous devez convoquer les associés de votre société et les réunir dans une assemblée générale extraordinaire (AGE). L’objectif est de les faire statuer sur le transfert du siège social.

Contenu obligatoire du procès-verbal

Le PV d’AGE (ou de décision de l’associé unique pour les SASU/EURL) comporte plusieurs mentions obligatoires. Pour n’en oublier aucune, vous pouvez télécharger un modèle de PV de transfert de siège social et le personnaliser. Le procès-verbal doit mentionner l’adresse du nouveau siège social. Il convient également de préciser la date à laquelle le changement de siège produit des effets ainsi que l’article des statuts de la société qui fera l’objet d’une modification (numéro).

Dans le corps du procès-verbal, il faut citer les documents mis à disposition des associés et préciser le déroulement de l’AG selon l’ordre du jour. Il convient ensuite de détailler les résolutions prises en mentionnant l’ancienne adresse et la nouvelle adresse du siège social de la société. Le procès-verbal doit mentionner le numéro de l’article des statuts concerné et reproduire précisément la nouvelle rédaction adoptée.

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Mentions types et formules usuelles

Le PV est daté et signé par le représentant légal, ou par toutes les personnes présentes lors de l’assemblée. Le procès-verbal est rédigé par le représentant légal de la société : le gérant (SARL, EURL) ou le président (SAS, SASU). L’assemblée des associés, après avoir entendu la lecture du rapport de la gérance, décide de transférer le siège de la société du (Adresse ancien siège) au (Adresse nouveau siège), à compter du [date], correspondant au début de la domiciliation.

Le président constate que l’assemblée est valablement constituée et déclare qu’elle peut délibérer et prendre les décisions à la majorité requise. Il rappelle l’ordre du jour (transfert du siège social et modification des statuts) et dépose sur le bureau les documents suivants : - Le rapport du [Gérant ou président] - Le texte des résolutions soumises au vote de l’assemblée - La feuille de présence [Le cas échéant].

Procédure à suivre après la rédaction du PV

Une fois le PV rédigé et les statuts rectifiés, vous devez publier une annonce légale dans un support disposant des habilitations nécessaires. Il s’agit d’un journal d’annonces légales (JAL) ou d’un service de presse en ligne expressément habilité. Le support que vous choisissez doit obligatoirement couvrir le département du lieu du siège social. L’annonce légale de transfert de siège social comprend plusieurs mentions obligatoires. Son contenu exact dépend de plusieurs paramètres, et notamment du journal à qui elle est destinée (cas du changement de département par exemple).

Le JAL ou le service de presse en ligne vous remet ensuite une attestation de parution d’annonce légale. La publication d’un avis de modification d’adresse et de modification des statuts dans un support d’annonces légales doit se faire dans un délai d’un mois après la rédaction du PV d’AG de transfert de siège social.

Déclaration au greffe et formalités administratives en ligne

La dernière étape consiste à déposer un dossier au greffe afin qu’il procède à l’inscription du nouveau siège social sur le Kbis de votre société. Avant cela, vous devez réunir de nombreux justificatifs. Toutes les formalités juridiques des sociétés s’effectuent dorénavant en ligne, sur le site du Guichet Unique. Pour envoyer votre dossier au greffe, vous devez d’abord vous inscrire sur le Guichet Unique. Il vous faut indiquer les caractéristiques de votre société, y compris son numéro unique d’identification (SIREN). La plateforme vous indique ensuite la démarche à suivre. Vous devez télécharger les justificatifs demandés, et remplir le formulaire M2 à l’écran.

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Le formulaire Cerfa M2 fait partie des documents obligatoires pour le transfert de siège social. Il est téléchargeable gratuitement en ligne. Oui. Le PV est un document obligatoire à joindre au dossier de modification transmis au Guichet unique. Oui. Le transfert entraîne une modification statutaire. Oui. La publication d’un avis de modification dans un journal d’annonces légales est obligatoire.

Cas particulier des SASU

Les SASU et les EURL ne comptent qu’un seul et unique associé. Par conséquent, les actes contiennent moins d’informations que ceux des sociétés réunissant plusieurs associés. Pour une société par actions simplifiées (SAS), la loi ne prévoit pas de prise de décision en AG. Il faut préciser s’il s’agit d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. Le projet de transfert du siège social doit comporter le PV de la décision d’assemblée autorisant le transfert de la société.

Il existe plusieurs options pour fixer le siège social d'une SAS ou SASU. Vous pouvez, bien évidemment, l’établir dans un local que possède votre entreprise, ou bien encore dans un local qu’elle loue. Autrement, vous pouvez très bien avoir recours aux services d’une société de domiciliation commerciale afin, par exemple, de bénéficier d’une adresse située dans un endroit prestigieux. Enfin, vous pouvez domicilier votre société dans le local d’habitation de son dirigeant (pas de ses associés, mais bien de son dirigeant : le gérant ou le président).

Pouvoirs et délégations

Elle peut le faire elle-même mais elle a également la possibilité de déléguer ces travaux à la personne de son choix. C’est pourquoi les PV de transfert de siège contiennent généralement un pouvoir. L’assemblée des associés confère tous pouvoirs au porteur d’un original ou d’une copie du procès-verbal constatant la présente délibération en vue de toutes formalités devant être effectuées.

Frais et autres démarches à prévoir

Différents frais sont à prévoir pour un transfert de siège social. Le prix exact dépend des dépenses obligatoires et facultatives que vous engagez. Les frais de publication de l’avis de transfert dans un journal d’annonces légales. Le prix est fonction du nombre de caractères et du département de publication. Les frais de greffe qui dépendent du lieu de transfert de siège (si vous êtes dans le ressort du même tribunal ou d’un autre tribunal de commerce). À cela s'ajoutent les éventuels frais d’accompagnement par des professionnels dans vos démarches si vous souhaitez simplifier vos démarches.

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Pensez également à prévenir vos différents partenaires du déménagement de la SASU : les clients, les fournisseurs, l’expert-comptable, l’établissement bancaire, etc. Vous devez informer l’administration de la modification des statuts due au transfert de siège social de la SASU. L’organisme auprès duquel déclarer le transfert siège social est l’INPI, sur le Guichet unique. Il est également nécessaire d’informer l’administration fiscale du transfert de siège social de la SASU. Pour cela, vous devez compléter le formulaire 1447-M-SD en guise de déclaration de modification de la CFE.

Modèle type simplifié de procès-verbal (formules extraites)

PROCES-VERBAL DE L’ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE DU [DATE]

Le [Date], à [Heures], les associés de la société [Dénomination sociale] se sont réunis à [Lieu de tenue de l'AG], en assemblée générale extraordinaire sur convocation qui leur a été adressée individuellement, par [Moyen utilisé pour convoquer les associés], par le [Gérant ou Président].

L’assemblée est présidée par [Nom, prénom(s) et qualité du président de l’assemblée]. Sont présents et/ou représentés : [Noms, prénoms des associés présents ainsi que le nombre de titres détenus], représentés en vertu des pouvoirs annexés au présent procès-verbal, par [le cas échéant, nom et prénom du ou des représentants].

Le président constate que l’assemblée est valablement constituée et déclare qu’elle peut délibérer et prendre les décisions à la majorité requise. Il rappelle l’ordre du jour (transfert du siège social et modification des statuts) et dépose sur le bureau les documents suivants : - Le rapport du [Gérant ou président] - Le texte des résolutions soumises au vote de l’assemblée - La feuille de présence [Le cas échéant].

L’assemblée des associés, après avoir entendu la lecture du rapport de la gérance, décide de transférer le siège de la société du (Adresse ancien siège) au (Adresse nouveau siège), à compter du [date], correspondant au début de la domiciliation.

L’assemblée des associés confère tous pouvoirs au porteur d’un original ou d’une copie du procès-verbal constatant la présente délibération en vue de toutes formalités devant être effectuées.

Points de vigilance

• Faire la distinction entre un transfert dans le même département et un transfert dans un autre département : la publication doit se faire dans un JAL couvrant le département du nouveau siège ou de l’ancien selon le cas.
• Respecter les majorités prévues dans la Loi ou dans les statuts lorsque des résolutions sont soumises au vote : pour les SAS on parle de résolutions et elles font l’objet d’un vote.
• Veiller à la compatibilité avec le bail d’habitation ou le règlement de copropriété si le siège est domicilié au domicile du dirigeant : l'installation est possible de manière permanente si aucune clause ne l'interdit.
• Conserver l’attestation de parution du JAL et joindre le PV, le formulaire M2 et les justificatifs demandés au dossier de modification.

Recours à un professionnel ou à un service en ligne

Si vous n’êtes pas à l’aise avec le juridique, mais que vous n’avez pas assez de budget pour avoir recours à un professionnel, vous pouvez utiliser un service juridique en ligne. Vous pouvez faire appel à un avocat qui pourra répondre à vos questions ou vous aider dans vos démarches. Co-fondateur LegalPlace, Mehdi est diplômé du magistère DJCE et avocat. Le service partenaire proposé mentionne : "Vous souhaitez transférer votre siège ? Utilisez notre service partenaire : Je transfère !"

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