Qu'est-ce qu'un Kbis et comment l'obtenir ? Le guide complet

L'extrait Kbis est un document officiel indispensable au bon fonctionnement d'une société. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Véritable pièce d'identité juridique d'une entreprise, il est indispensable à la réalisation de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales.

Alors, Kbis qu'est ce que c'est ? Comment peut-on obtenir un extrait Kbis ? Est-il possible de faire une demande d'extrait Kbis sur internet ? Comment obtenir un extrait Kbis à jour ?

À quoi sert un extrait Kbis ?

L'extrait Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

L’extrait Kbis est un document obligatoire dans les relations entre les entreprises et l’administration, mais également lors des échanges commerciaux entre professionnels. Il peut notamment vous être demandé par votre établissement bancaire au moment de la création d’un compte professionnel, mais aussi par certains fournisseurs. Véritable carte d’identité d’une entreprise, le Kbis est également nécessaire pour pouvoir candidater à des appels d’offre émanant d’un organisme public ou d’une entreprise privée.

Le rôle du Kbis vise à faciliter l’identification des entreprises. À ce titre, il récapitule l’ensemble des informations portées au registre du commerce et des sociétés. Parmi les renseignements fournis par le Kbis, se trouvent le statut juridique de l’entreprise, l’adresse de son siège social, le nom de son dirigeant ou encore le montant de son capital social.

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L’ensemble des décisions du tribunal de commerce relatives à d’éventuelles procédures collectives sont également consignées dans ce document. Par conséquent, l’extrait Kbis sert à informer de la santé financière des entreprises en mentionnant les procédures de sauvegarde, les liquidations ou redressements judiciaires dont elles ont pu faire l’objet.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

• Candidature à un marché public
• Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
• Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire

Qui est concerné par l'extrait Kbis ?

Première chose à savoir : l’extrait Kbis concerne uniquement les entreprises commerciales, inscrites au Registre du Commerce et des sociétés (RCS).

L'extrait Kbis est donc exclusivement réservé aux entreprises ayant une activité commerciale ou commerciales par la forme, que sont :

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• les sociétés anonymes (SA) ;
• les sociétés par actions simplifiées (SAS) et unipersonnelles (SASU) ;
• les sociétés à responsabilité limitée (SARL) ou unipersonnelles (EURL) ;
• les sociétés en commandite simple (SCS) ;
• les sociétés en nom collectif (SNC).

Si vous dirigez une entreprise artisanale ou une activité libérale, vous n'êtes pas concerné par l'extrait Kbis. Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Seules les personnes morales peuvent disposer d'un extrait Kbis. Aussi, les micro-entrepreneurs et les Entrepreneurs Individuels (EI), malgré la réforme de leur statut en date du 15 mai 2022, ne peuvent pas obtenir de Kbis.

Extrait K, L, Kbis, Lbis : quelles différences ?

Le plus célèbre des extraits est, sans nul doute, l'extrait Kbis. Il existe cependant deux autres documents très proches : les extraits K, L et Lbis.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

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Comment obtenir un extrait Kbis ?

Pour obtenir un extrait Kbis, le créateur d’entreprise doit demander l’immatriculation de son entreprise au registre du commerce et des sociétés auprès du greffe. La réalisation de cette formalité est obligatoire, car ce document justifie la création et l’existence légale de l’entreprise. Afin d’obtenir un extrait Kbis, il est nécessaire de demander l’immatriculation de son entreprise. Sans accomplir ces formalités, il est impossible de détenir ce document.

Deux options s'offrent à vous pour demander un extrait Kbis. Vous pouvez soit vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez soit faire une demande d'extrait Kbis en ligne sur Infogreffe.fr, un portail internet qui regroupe les greffes des tribunaux de commerce français. Il est important de savoir que c'est un site officiel accessible à toute personne intéressée. De ce fait, toutes les informations concernant votre entreprise immatriculée RCS sont rendues publiques.

Obtenir un Kbis en ligne gratuitement avec MonIdenum

Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont mise en place un système d'identification en ligne qui permet aux chefs d'entreprise de se procurer leur extrait Kbis sans participation financière. En tant que dirigeant d’une entreprise ou d’une société, vous pouvez donc obtenir gratuitement et de manière illimitée votre Kbis numérique par le biais du téléservice MonIdenum.

Le service monidenum.fr présente l'avantage majeur de fournir un Kbis gratuit au dirigeant de l'entreprise. Il s'agit donc du meilleur moyen de réduire à zéro le coût d'un Kbis, ainsi que d'un extrait K. Ce téléservice est géré par les greffes des Tribunaux de commerce.

Ce service d’identification gratuit et sécurisé vous permet de vous authentifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétant. Pour cela, il convient de se rendre sur le site monidenum.fr et de suivre les étapes suivantes :

1. Activez votre identité numérique en transmettant une copie de votre pièce d’identité au format numérique.
2. Une fois votre identité activée, vous pouvez vous authentifier auprès des services digitaux partenaires.
3. Le téléservice MonIdenum opère alors un rapprochement avec le registre du commerce et des sociétés, vous permettant d’obtenir gratuitement l’extrait Kbis numérique de votre entreprise.

Pour cela vous devez créer un compte personnel. Il vous est demandé de renseigner votre nom, vos contact, ainsi que les informations liées à votre micro-entreprise (notamment le numéro Siret). Par la suite, lors de votre connexion, il vous suffit de vous rendre dans l’onglet Kbis & Performances et de cliquer sur le symbole télécharger.

Obtenir un Kbis en ligne via Infogreffe

Pour commander et obtenir un Kbis en ligne, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr. Il s’agit d’un portail internet qui regroupe l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce français. Accessible à toute personne intéressée, ce site officiel permet de rendre publiques les informations portées au registre du commerce et des sociétés.

La marche à suivre pour obtenir le Kbis d’une entreprise sur le site Infogreffe est la suivante :

1. Identifiez la société concernée dans la barre de recherche à l’aide de sa dénomination ou de son numéro Siren.
2. La commande d’un Kbis est néanmoins une démarche payante sur le site d’Infogreffe.

Un Kbis obtenu sur Infogreffe est facturé à un tarif différent en fonction du mode de réception de ce document officiel :

• 3,20 euros pour une transmission par voie électronique ;
• 3,85 euros en cas d'envoi par courrier.

Demander un Kbis au greffe du Tribunal de commerce

Il convient également de noter que, pour les personnes n’ayant pas accès à internet, il est possible de se procurer un extrait Kbis en se rendant directement au greffe du tribunal de commerce territorialement compétant. Vous préférez vous rendre directement au greffe du Tribunal de commerce de votre lieu d'exercice ? Ceci est tout à fait réalisable, et permet d'obtenir un extrait Kbis au même titre que lors d'une demande en ligne.

En revanche, une telle formalité a un coût, contrairement au service monidenum.fr. Au 1er janvier 2024, il faut débourser 2,56 euros pour récupérer l'extrait Kbis d'une entreprise en se déplaçant sur place, au greffe.

La validité d'un extrait Kbis

Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

Notons que la validité de l'extrait Kbis est de moins de 3 mois. Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr. Vous trouverez cette option lors du processus de la commande.

Pour obtenir régulièrement votre extrait Kbis, vous devez cocher la case « courrier », la périodicité et la durée durant laquelle vous souhaitez recevoir le document. Cette durée ne doit pas excéder les 24 mois.

À titre d'exemple, vous recevrez 8 plis incluant chacun un extrait Kbis pour l'option « recevoir tous les 3 mois pour une durée de 24 mois ». Les documents seront envoyés à l'adresse postale de votre profil, mais vous pouvez aussi spécifier une adresse différente. En outre, vous avez la possibilité de suivre et visualiser les spécificités des envois périodiques d'extraits Kbis : dates d'envoi prévu et effectué avec référence de la commande. De plus, vous pouvez avoir accès à la liste des sociétés sur lesquelles vous avez souscrit à un envoi périodique du Kbis et aux détails des envois.

Attention, la durée de validité de ces extraits est limitée ! On vous demandera généralement toujours un extrait datant de moins de 3 mois.

Qui peut demander un extrait Kbis ?

Toute personne a la possibilité de demander un extrait KBIS, car il s'agit d'un document public. Elle doit simplement pouvoir indiquer la raison sociale ou le numéro d'immatriculation (ex SIREN ou SIRET).

Un auto-entrepreneur peut à tout moment obtenir son extrait Kbis si il a une activité commerciale, mais il n'est pas le seul à pouvoir en faire la demande. En effet, cette information est publique et n'importe qui peut en faire la demande pour une entreprise.

Que contient un extrait Kbis ?

Les extraits Kbis sont des documents officiels qui contiennent toutes les informations permettant d’identifier une entreprise inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés.

Le KBIS contient des informations essentielles sur la société. Pour une société à responsabilité limitée, les informations suivantes sont présentes :

• Le numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et le code NAF (Nomenclature d'Activité Française). Le code NAF constitué de 4 chiffres et 1 lettre est attribué par l'INSEE à des fins statistiques.
• La raison sociale.
• La forme juridique.
• Le nom commercial.
• L'adresse du siège.
• L'activité détaillée.
• Le montant du capital social. Ce capital sert à financer la société et de garantie pour les tiers débiteurs.
• La date de constitution de la société et sa durée de vie.
• La référence des autorisations obligatoires pour une profession réglementée (copie de l'autorisation préfectorale, pour une société de domiciliation, par exemple).
• L'identité complète des principaux dirigeants et du commissaire aux comptes.
• La présence d'une éventuelle procédure collective (procédure de sauvegarde, liquidation ou redressement judiciaire).

Pour les entreprises individuelles à visée commerciale sont également mentionnés des renseignement sur le dirigeant :

• Son nom et prénom.
• Sa date de naissance.
• Sa nationalité.
• Son adresse.

En tant qu’auto-entrepreneur, si vous recevez un extrait Kbis, il contiendra notamment :

• La date de création de votre auto-entreprise
• La dénomination de votre auto-entreprise
• Vos informations d’identité (nom, date de naissance, commune de naissance, nationalité)
• Votre immatriculation au RCS
• Le type d’activité commerciale exercée (code NAF)
• Votre numéro SIREN
• L’adresse de domiciliation
• La référence de votre autorisation à exercer si votre activité est réglementée : la certification ou le diplôme correspondant

Tableau récapitulatif des registres d'immatriculation

Voici un tableau récapitulatif pour vous aider à y voir plus clair dans cette démarche :

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