Quand déclarer et payer la TVA collectée ? Guide complet pour les entreprises

En tant que chef d’entreprise, vous êtes confronté à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), soit en payant de la TVA sur vos achats professionnels, soit en contribuant au mécanisme de collecte sur vos ventes et de reversement de cette taxe à l’administration fiscale. La taxe sur la valeur ajoutée est un impôt indirect sur la consommation. Cet impôt concerne, en principe, tous les biens et services consommés ou utilisés en France. En pratique, c'est le consommateur final qui s'acquitte de la charge de la TVA mais en tant qu’entreprise, il vous revient d’assurer la collecte de cette taxe pour la reverser à l'Etat.

Dès lors que vous êtes un professionnel assujetti à la TVA, l'ensemble de vos ventes de produits et de vos prestations de services sont soumises à cette taxe. Quelques activités sont exclues du champ d'application de la TVA, principalement celles liées au médical et à la location nue d'habitation. La TVA est calculée en appliquant le taux de la taxe sur le prix total hors taxes (HT) des ventes et prestations facturées à vos clients. La facture que vous remettez à vos clients doit obligatoirement mentionner le taux de TVA applicable et le montant total de la TVA facturée. Concrètement, votre entreprise va collecter cette taxe en la facturant à vos clients et en la reversant ensuite au Trésor public.

La déclaration de TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est une déclaration obligatoire pour toutes les entreprises qui vendent des biens ou des services soumis à la taxe sur la valeur ajoutée. C’est un impôt indirect, c'est-à-dire que les entreprises le collectent pour ensuite le reverser à l'État. La déclaration de TVA est un document qui permet de récapituler l’ensemble des opérations imposables à la TVA. C’est le montant de la TVA nette qui doit être envoyé à l’administration fiscale. À savoir que lorsque son résultat est positif, c’est-à-dire que l’entreprise a collectée plus de TVA qu’elle peut en déduire alors elle verse la différence aux impôts.

Les modalités de déclaration et de paiement de la TVA dépendent du montant de votre chiffre d’affaires (CA) réalisé l’année précédente. Selon le régime d'imposition auquel l'entreprise est soumise (franchise en base de TVA, régime simplifié de TVA, régime réel normal), les règles en matière de déclaration et de paiement de la TVA sont différentes.

Les différents régimes de TVA

Franchise en base de TVA

La franchise en base de TVA est un dispositif qui dispense les entreprises de la déclaration et du paiement de la TVA sur les prestations ou ventes qu'elles réalisent. Autrement dit, vous ne facturez pas et ne reversez aucune TVA à l’Etat. L’entreprise bénéficiant de la franchise en base doit faire figurer sur ses factures la mention suivante : "TVA non applicable, art. 293 B du CGI". Néanmoins, pour bénéficier de ce dispositif, votre chiffre d’affaires ne doit pas dépasser certains seuils.

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Pour bénéficier du régime de la franchise en base de TVA, l'entreprise ne doit pas dépasser un certain seuil de chiffre d'affaires. Ce seuil dépend de l'activité de l'entreprise.

Une entreprise est soumise au régime de la franchise en base de TVA si elle remplit les conditions cumulatives suivantes :

• Son chiffre d'affaires est inférieur à 85 000 € pour la vente de marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou consommer sur place, ou pour la fourniture de logement (hors location meublée).
• Son chiffre d'affaires est inférieur à 37 500 € pour les prestations de services.
• Le montant annuel de la TVA dont elle est redevable est inférieur à 15 000 €.

Lorsque l'entreprise est soumise à la franchise en base de TVA, elle est exonérée de TVA. Cela signifie qu'elle ne facture pas la TVA à ses clients. Ainsi, elle n'est pas soumise aux obligations de déclaration et de paiement de la TVA.

Régime simplifié de TVA

Lorsque son chiffre d’affaires dépasse les seuils de la franchise en base, l’entreprise relève de plein droit du régime simplifié de TVA. Vous avez aussi la possibilité d’opter volontairement pour ce régime.

L'entreprise est soumise au régime simplifié de TVA lorsque son chiffre d'affaires (CA) est compris entre :

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• 85 000 € et 840 000 € pour la vente de marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou consommer sur place, ou pour la fourniture de logement (hors location meublée).
• 37 500 € et 254 000 € pour les prestations de services.

Vous devez effectuer une seule déclaration de TVA annuelle (imprimé 3517-S-SD) au plus tard le 2e jour ouvré suivant le 1er mai (clôture au 31 décembre N) ou dans les trois mois de la clôture de l'exercice si l'exercice ne correspond pas à l'année civile. Cette déclaration permet de déterminer la taxe due au titre de la période et le montant des acomptes pour la période suivante.

Vous versez ensuite des acomptes semestriels en juillet et décembre calculés sur la base de la TVA payée l'année précédente. Les acomptes correspondent à 55 % du montant de la TVA payée en N-1 pour celui de juillet et à 40 % pour celui de décembre. Le solde est versé au moment du dépôt de la déclaration annuelle.

Remarque : si le montant de TVA versée l'année précédente est inférieur à 1 000 €, vous serez dispensé du paiement des acomptes et paierez le montant total dû lors du dépôt de la déclaration.

A compter du 1er janvier 2027, l’actuel régime simplifié de déclaration sera supprimé. Par principe, les déclarations de TVA devront être déposées chaque mois et devront comprendre le montant total des opérations réalisées, ainsi que le détail des opérations taxables. Toutefois, en l’absence de dépassement de certains seuils de chiffre d’affaires (CA), il sera possible, sauf option contraire, de déposer des déclarations trimestrielles.

Cette possibilité de déclaration trimestrielle sera ouverte, de plein droit, aux redevables n’ayant pas réalisé un CA majoré des acquisitions taxables supérieur à :

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• 1 M€ pendant l'année civile précédente ;
• 1,1 M€ pendant l'année en cours.

En cas de dépassement du seuil « majoré » de 1,1 M€ en cours d'année, l’entreprise concernée devra passer au régime déclaratif mensuel à compter du 1er jour du mois au cours duquel ce dépassement est intervenu.

Régime réel normal de TVA

Vous relevez de plein droit du régime réel normal lorsque votre chiffre d'affaires hors taxes excède :

• 840 000 € si votre activité principale est la vente de marchandises, d'objets ou de denrées à emporter ou à consommer sur place, ou la fourniture de logements.
• 254 000 € s'il s'agit de prestations de services.

Dans ce cas, vous devez effectuer vos déclarations et paiements de TVA tous les mois (formulaire CA3).

L'entreprise soumise à un régime réel normal de TVA doit faire une déclaration de TVA tous les mois. La date exacte de dépôt de la déclaration est indiquée dans l'espace professionnel impot.gouv.fr de chaque entreprise. La déclaration doit indiquer le montant total des ventes et prestations de services soumises à la TVA qui ont été réalisées dans le mois. Elle doit également préciser le détail des opérations taxables.

À savoir : Lorsque le montant de la TVA exigible chaque année est inférieur à 4 000 €, la déclaration doit être faite tous les 3 mois.

L'entreprise doit verser la TVA dont elle est redevable chaque mois ou chaque trimestre au moment de sa déclaration de TVA. Le versement est à effectuer sur le compte professionnel impots.gouv.fr de l'entreprise.

Les dates 2021 se trouvent dans votre espace professionnel sur le site des impôts.

Comment faire sa déclaration de TVA ?

Que l'entreprise relève du régime simplifié ou du régime normal, elle doit déclarer et payer la TVA en ligne sur le site impôts.gouv.fr dans son espace professionnel. Vous trouverez votre télé-déclaration à remplir sous « TVA » dans l'onglet « déclarer ». Vous serez ensuite redirigé vers le service de déclaration qui vous permettra de sélectionner la période que vous souhaitez déclarer.

Si vous bénéficiez des services d'un expert-comptable, la déclaration peut être faite par EDI (échange de données informatisées), c'est-à-dire par l'intermédiaire d'un cabinet d'expertise comptable. À l’inverse, lorsque vous faites votre déclaration seul en ligne, on appelle cela l’EFI (échange de formulaires informatisés).

Guide concret pour remplir sa déclaration de TVA

La déclaration de TVA comporte différents cadres. Qu'il s'agisse de la CA 3 ou de la CA 12, la déclaration récapitule pour la période donnée :

• Le montant HT des opérations réalisées ;
• Le décompte de la TVA à payer (TVA brute et TVA déductible) ;
• Les crédits de TVA ;
• La TVA à payer.

1ère étape : Vous devez indiquer le montant total de vos ventes hors taxes dans les cases correspondantes. Le calcul de la TVA collectée auprès de vos clients se fait automatiquement.

Rappelons que pour calculer la TVA à collecter, vous ajoutez à votre facture hors taxe le pourcentage de TVA auquel vous êtes soumis. Dès que vous facturez la TVA à vos clients, votre facturation s'effectue TTC (toutes taxes comprises) et non plus HT (hors taxes). Le montant de TVA applicable dépend du bien ou de la prestation que vous vendez. Par défaut, le taux de TVA classique est de 20 %.

2ème étape : Vous devez ensuite indiquer la TVA déductible, c'est-à-dire la TVA que vous avez payée sur vos achats.

Vous pouvez déduire les achats nécessaires au fonctionnement de votre entreprise (frais de restauration avec un client, chauffage du local professionnel, etc.). Conservez toujours vos preuves d'achat comme justificatif.

3ème étape : La TVA exigible représente la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. Il s'agit du montant que vous devrez effectivement reverser aux impôts. Elle se calcule automatiquement une fois que vous avez rempli les cadres précédents.

Le paiement de la TVA s'effectue également par voie dématérialisée sur votre espace professionnel du site des impôts. Une fois votre déclaration de TVA transmise, enregistrez un justificatif sur votre ordinateur. Ensuite, vous aurez accès au paiement en ligne de votre impôt. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur « payer » et c'est fini 👏 !

Pour le premier prélèvement, vous devrez remplir un mandat de prélèvement SEPA interentreprises en faveur des impôts. À noter : il ne faudra pas oublier d'intégrer la comptabilisation de la TVA dans votre comptabilité selon les règles comptables en vigueur.

Date d'exigibilité de la TVA

En matière de TVA, il faut distinguer la date du fait générateur et celle d'exigibilité de la taxe. Cela permet de déterminer le moment de collecte de la TVA. Les règles dépendent notamment de la nature de l'opération soumise à la TVA.

La date d'exigibilité permet de déterminer la période durant laquelle le montant d'une opération imposable doit être déclaré. Elle permet également d'identifier la date à laquelle le droit à déduction commence pour le client.

Pour les livraisons des biens, la date du fait générateur et celle de l'exigibilité de la TVA sont les mêmes : il s'agit de la date de la remise matérielle du bien.

Pour les prestations de services, la date du fait générateur et celle de l'exigibilité de la TVA ne coïncident pas.

L'entreprise qui réalise une livraison de bien et une prestation de services a 2 options. Elle peut choisir le régime de la TVA collectée et conserver des dates différentes d'exigibilité de TVA pour les deux opérations. Sinon, elle peut choisir le régime de la TVA sur les débits et les regrouper.

Régime de la TVA collectée

L'entreprise peut appliquer les règles d'exigibilité de TVA séparément. Ainsi l'exigibilité de la TVA pour ces 2 opérations se fera à des moments différents.

• Pour la vente de biens, la TVA sera exigible à la date de livraison.
• Pour la prestation de services, la TVA sera prise en compte dans tout encaissement, qu'il s'agisse d'acomptes, d'avances ou d'autres versements partiels.

Régime de la TVA sur les débits

L'entreprise peut opter pour le régime de la TVA sur les débits. La TVA est alors exigible à la date du débit (inscription du débit sur le compte client) qui correspond généralement à la date de la facturation. La TVA provenant de la vente de biens et celle provenant de la prestation de services deviennent exigibles à la même date.

L'entreprise qui opte pour le régime de la TVA sur les débits doit le demander par écrit au service des impôts dont elle relève pour la TVA. L'option s'applique à toutes les opérations pour lesquelles une livraison de bien et une prestation de service sont prévues. Elle prend effet à compter du 1er jour du mois suivant celui au cours duquel elle a été exercée.

L'entreprise peut indiquer sur ces factures que cette option a été choisie, en y ajoutant la mention Paiement de la TVA d'après les débits. Ce n'est pas obligatoire.

Pour renoncer à l'option, l'entreprise doit demander par lettre simple au service des impôts dont elle dépend l'arrêt de cette option.

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