Qui doit mener les entretiens individuels annuels dans une entreprise et comment les optimiser

Ils reviennent chaque année dans certaines entreprises. Certains les apprécient, d’autres les craignent. Voyez-vous de quoi il s’agit ? Nous parlons bien sûr des entretiens individuels. Ces rendez-vous entre manager et collaborateur sont l’occasion d’évoquer les difficultés, mais aussi les réussites. Ces points non obligatoires s’avèrent très utiles, en pratique.

Définition et finalités de l’entretien individuel

L’entretien individuel est un rendez-vous entre le manager et l’un de ses collaborateurs. Il fait partie des échanges organisés par l’entreprise entre eux, à l’instar de l’entretien annuel ou de l’entretien professionnel. Son objectif est triple : évaluer l’évolution des compétences du salarié, donner l’occasion au collaborateur de s’exprimer librement sur ses difficultés ou ses réussites, et faire le point sur la réalisation des objectifs fixés.

L’entretien individuel doit se dérouler dans un lieu préservant la confidentialité des échanges. Il a lieu entre deux personnes, au maximum : l’employé avec son N+1 ou son N+2. Selon les entreprises, le rendez-vous pourra aussi être appelé « entretien d’évolution » ou « entretien d’évaluation des compétences ». En pratique, il est souvent l’occasion d’attribuer une augmentation de salaire ou une prime, en fonction du résultat de l’évaluation. À l’inverse, une évaluation négative ne peut, à elle seule, justifier un licenciement, mais peut constituer un élément de preuve dans une procédure disciplinaire ou un licenciement pour insuffisance professionnelle s’il s’inscrit dans un ensemble d’éléments objectifs.

Preuve de son intérêt, plus de 48 % des entreprises le proposent à leurs employés. Plus de la moitié des salariés du privé estiment ces points indispensables, car c’est l’opportunité d’exprimer leurs attentes professionnelles.

Quand et comment se déroule l’entretien

Souvent appelé "entretien annuel", l’entretien individuel peut néanmoins être organisé à différentes échéances : annuel, bi-annuel… Il n’existe pas d’obligation de fréquence, sauf mention contraire dans la convention collective. En revanche, l’entretien professionnel, lui, doit avoir lieu tous les 2 ans.

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L’objectif de l’entretien individuel se distingue de celui de l’entretien professionnel: alors que ce dernier se focalise sur le parcours du salarié et ses perspectives, l’entretien individuel vise à évaluer les performances et le bien-être général du salarié. Il peut aborder la performance globale de l’année écoulée, les objectifs du dernier entretien, la satisfaction des conditions de travail, les prétentions salariales et les évolutions envisagées, et poser les objectifs de l’année suivante.

Un compte-rendu est rédigé pour résumer les échanges du jour. L’entretien peut aussi servir à planifier des formations, à discuter du bien-être et des conditions de travail, et à fixer les KPI de l’année à venir.

Qui mène l’entretien et quelles sont les règles essentielles

Qui doit mener l’entretien ? C’est généralement le manager direct qui conduit l’entretien, en tant que « maître de cérémonie ». Il fixe les étapes, déroule les phases, explique les attendus, précise la suite donnée aux échanges et clôt le rendez-vous. Le rôle du manager est crucial: il doit faciliter la parole du collaborateur tout en restant actif dans le cadrage et le suivi.

Les obligations de l’entreprise et du salarié concernant l’entretien individuel sont nombreuses. L’information préalable des méthodes et techniques d’évaluation est obligatoire (Code du travail, art. L.1222-3). Le dispositif doit respecter la confidentialité et ne pas porter atteinte à la dignité. Les données personnelles peuvent être collectées, mais doivent être traitées dans le respect du RGPD et du cadre interne préétabli.

MANAGEMENT : Mener un Entretien Annuel d’Évaluation Motivant

Le salarié ne peut pas refuser l’entretien annuel et peut accéder à ses résultats. L’entretien n’est pas obligatoire au sens légal, mais il est fortement recommandé et largement pratiqué. Certaines conventions collectives ou accords d’entreprise peuvent imposer cet entretien et en préciser les modalités, ce qui peut générer des obligations spécifiques pour l’employeur et des droits pour les salariés.

La trame et les étapes pratiques

Fixer le cadre et l’objectif du rendez-vous: date, lieu, durée (généralement une heure), et objectifs clairement communiqués en amont pour permettre une bonne préparation.
Définir la trame d’entretien: bilan de l’année passée, évaluation des compétences, organisation et charge de travail, projections et objectifs, bien-être et conditions de travail.
Préparer l’entretien: le manager rassemble les faits marquants et les objectifs, le collaborateur prépare son bilan, ses attentes et questions.
Conduire l’entretien en favorisant l’écoute réciproque: cadre serein, ouverture et échange, valorisation des réussites et discussion des améliorations et solutions.
Clôturer et faire le suivi: récapitulatif des décisions, objectifs et actions à venir; le compte-rendu peut être rédigé et partagé selon les règles internes.

Obligations et droits: ce qu’il faut savoir

Les obligations de l’entreprise incluent l’information préalable, le respect du cadre légal et la confidentialité. Le CSE doit être consulté lorsque le système d’évaluation peut influencer les conditions de travail. Le CNIL n’exige plus de déclaration préalable des dispositifs RGPD, mais l’entreprise doit informer les salariés et documenter le traitement des données personnelles.

Les droits et obligations du salarié incluent l’obligation de se présenter à l’entretien et le droit d’accéder à ses résultats. Le refus peut être sanctionné; toutefois, la signature du compte-rendu n’est pas obligatoire. Le salarié peut contester les résultats s’il estime des biais ou des discriminations.

Différences avec l’entretien professionnel et les obligations associées

Contrairement à l’entretien professionnel, l’entretien individuel n’est pas imposé par le Code du travail mais peut être imposé par une convention collective. L’entretien professionnel (tous les 2 ans) porte sur le parcours professionnel, les perspectives et les besoins de formation. L’employeur doit proposer et réaliser des entretiens annuels pour tous les salariés sans discrimination.

Avant la mise en place des entretiens, l’employeur doit informer les salariés et réunir le CSE pour discuter des méthodes et de leur pertinence. Un compte-rendu peut être établi et, selon les textes, une copie peut être remise au salarié, sans que la signature soit nécessaire.

Bonnes pratiques et erreurs à éviter

Pour maximiser l’efficacité, voici les 8 erreurs classiques à éviter (ou les 9 selon les versions): absence de préparation, ponctualité insuffisante, jugement gratuit du salarié, manque de feedbacks constructifs, focalisation excessive sur les points faibles, trop de paroles au détriment de l’écoute, absence d’écoute active, absence de conclusion et de plan d’action claire.

La réussite dépend largement du manager: former et sensibiliser les managers, communiquer en amont sur les enjeux, impliquer des managers dans l’élaboration des trames, et proposer des formations à l’écoute active et à la communication non violente. Un outil RH peut faciliter l’organisation et le suivi des entretiens, tout en assurant une traçabilité et des rapports synthétiques.

Tableaux et éléments utiles à autodéploiement

Éléments	Description
Fréquence	Variable selon convention collective, souvent annuelle; possibilité semestrielle ou trimestrielle
Lieu	Bureau, lieu neutre, ou cadre convivial
Durée	Environ 60 minutes
Compte-rendu	Rédigé et conservé; signature non obligatoire
Obligations	Informer les salariés des méthodes, confidentialité, et respect des libertés individuelles

Exemple de trame et d’inspiration

Pour structurer vos entretiens, il est utile de disposer d’un cadre et d’une trame commune, co-construite avec les équipes RH. Cet exemple peut être adapté en fonction des objectifs et des métiers de l’entreprise.

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