Raison sociale, dénomination et statut d'une entité en cours de formation: définition, fonctionnement et reprises des actes

La détermination de la date de début de la période de formation est assez complexe en pratique, car elle n’est matérialisée par aucun acte. En revanche, l’administration fiscale considère que l’intention de constituer une société ne suffit pas à démontrer l’existence d’une société en formation. Pendant cette période, les associés ou actionnaires fondateurs doivent parfois conclure certains actes. Lorsque la société est en formation, les actes doivent être conclus au nom et pour le compte de la société en formation. Une fois immatriculée, la société peut reprendre les actes passés pour son compte durant sa période de formation et libère ainsi les personnes ayant concluent des actes pour son compte.

Seuls les actes souscrits au nom et pour le compte de la société en formation, et nécessaire à la création de la société, peuvent être repris par la société au moment de son immatriculation. Il est tout d’abord possible de joindre en annexe des statuts de la société un état reprenant l’ensemble des engagements qui ont été souscrits pour le compte de la société en formation, avant leur signature par tous les associés ou actionnaires. Ensuite, il est possible de donner un mandat, dans les statuts ou par acte séparé, attribuant le pouvoir de passer des actes pour le compte de la société en formation. Le mandat peut être donné à tous les associés de SARL, SCS ou SNC et à un seul actionnaire pour les sociétés par actions. Enfin, les associés ou actionnaires peuvent également décider, après l’immatriculation de la société, de reprendre les actes passés pour le compte de la société en formation.

Raison sociale, dénomination sociale et nom commercial: distinctions et usages

La raison sociale de l’entreprise correspond au nom de votre société. La raison sociale et la dénomination sociale sont les noms juridiques de la société. La raison sociale désigne le nom légal sous lequel une société civile est identifiée en tant que personne morale, tout comme le nom de famille d’une personne. On parle de “dénomination sociale” pour les sociétés commerciales et les SCP. Pour les auto-entrepreneurs, ni la raison sociale ni la dénomination sociale ne sont utilisées. Le choix de la dénomination sociale et de la raison sociale est confié au libre arbitre des dirigeants de l’entreprise. En revanche, dans le cas des auto entreprises, le principe est différent.

La raison sociale est une des mentions obligatoires à faire figurer au sein des statuts de la société. Ainsi, afin de s’assurer d’inclure toutes les mentions requises, l’entrepreneur peut recourir à l’assistance d’un professionnel tel que LegalPlace pour créer son entreprise. Le nom commercial est utilisé pour identifier une entreprise ou une activité. Il est généralement déposé en tant que marque et est utilisé publiquement. Le nom commercial est considéré comme un élément immatériel faisant partie du fonds de commerce et peut être inscrit au registre du commerce et des sociétés. L’enseigne sert à identifier le local dans lequel un fonds de commerce est exploité, et correspond au nom de l’établissement. Son objectif est de permettre aux clients de localiser facilement le lieu d’exploitation.

La raison sociale figure sur l’ensemble des documents officiels de la société. Par principe, les fondateurs d’une société ont le libre choix de la dénomination sociale de leur entreprise. Généralement, ils optent pour un nom en lien avec leur activité, incluant le(s) nom(s) d’un ou plusieurs associés, ou une appellation fantaisiste. Il est conseillé aux associés d’éviter de choisir une raison sociale qui ressemble trop au nom d’une société tierce ou d’une marque déposée, afin de ne pas s’exposer à des actions en justice pour concurrence déloyale. Par ailleurs, il est permis de faire usage du nom patronymique d’un associé. Il est essentiel de s’assurer de la disponibilité de la raison sociale avant de l’adopter, car cela permet de protéger la société contre d’éventuelles poursuites judiciaires pour contrefaçon.

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Ne doit pas être utilisée en dehors de son contexte : il est interdit d’utiliser une expression liée à une activité réglementée si la société n’exerce pas cette activité. Lors de la création ou de la reprise d’entreprise, si vous souhaitez utiliser la dénomination sociale de votre entreprise à des fins commerciales, il est crucial d’envisager sa dimension marketing et communication. Au moment de créer votre entreprise, choisissez une dénomination sociale qui a un impact fort. Pour les sociétés civiles, la raison sociale intègre généralement le statut juridique de l’entreprise (SCI, SCM, SCEA…). Elle peut reprendre le nom d’un ou de plusieurs associés, sans que ce soit une obligation : les fondateurs restent libres de choisir un nom évoquant leur activité ou leur lieu d’exploitation. Ainsi, la protection de la raison sociale de votre société peut passer par le dépôt de marque. Une fois déposée, votre raison sociale sera protégée de toute utilisation par un tiers. La protection durera 10 ans, mais vous pourrez la renouveler indéfiniment.

Modification et protection de la raison sociale

Par principe, la raison sociale d’une entreprise peut être modifiée à tout moment et pour plusieurs motifs. La procédure à suivre n’est pas gratuite. La raison sociale est le nom officiel qui identifie une société civile en tant que personne morale, à l’image du nom de famille pour un particulier. Choisie librement par les fondateurs, elle figure dans les statuts, sur le Kbis et sur les documents administratifs de l’entreprise. Elle se distingue de la dénomination sociale, employée pour les sociétés commerciales, ainsi que du nom commercial, de l’enseigne et de la marque. Pour la sécuriser, un dépôt de marque à l’INPI protège le nom pendant 10 ans, renouvelable indéfiniment.

La raison sociale désigne le nom officiel de l'entreprise, celle indiquée lors de son immatriculation. Ce nom doit apparaître sur tous les documents légaux de l’entreprise. Une dénomination sociale, qui identifie l'entreprise en tant que personne morale. Elle est l'équivalent du nom de famille pour une personne physique. Un nom commercial, qui est le nom sous lequel l'activité de votre société sera connue du public. Il est parfois le même que la dénomination sociale. L'auto-entrepreneur ne peut pas choisir une dénomination sociale ou une raison sociale. Le nom juridique de sa micro-entreprise est nécessairement son nom, et éventuellement son prénom. En effet, ce dernier exerce en son nom propre.

Raisons pratiques et légalités liées à la formation et à l’immatriculation

En effet, l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) confère personnalité morale et capacité d’engager la société. La raison sociale figure sur l’ensemble des documents officiels et permet l’individualisation juridique. La dénomination sociale est utilisée pour les sociétés commerciales, la SCP et les sociétés civiles possèdent généralement une raison sociale. La protection via le dépôt de marque est essentielle pour sécuriser le nom.

La période de formation peut concerner des sociétés civiles et commerciales; les règles de reprise des actes et les modalités de mandat sont spécifiques. Si la société en formation souhaite déposer une marque, brevets ou dessins et modèles, les mêmes exigences de reprise et de formalismes sont applicables. Un mandat spécial peut être prévu pour permettre à un fondateur d’agir au nom de la société en formation jusqu’à l’immatriculation. L’ensemble des actes passés doit ensuite être repris par la société une fois immatriculée pour que celle-ci puisse être responsable et libérer les personnes ayant agi.

Cas pratiques de reprise des actes

État des actes conclus avant les statuts: annexer l’état des actes aux statuts et prévoir la reprise automatique à l’immatriculation.
Désignation d’un mandataire lors de l’adoption des statuts: mandat clair et énoncé dans les statuts ou acte séparé; reprise des actes après immatriculation.
Reprise par décision des associés après l’immatriculation: majorité prévue par les statuts ou majorité simple; les actes doivent être repris pour être valables.

[La MINUTE INFO by I RunGreff / La reprise des actes pour le compte d'une société]

Règles et obligations de responsabilité

En tant qu’entrepreneur, vous engagez votre responsabilité personnelle pour les actes accomplis au nom et pour la société en formation. Après immatriculation et reprise des actes, la responsabilité est transférée à la société et la vôtre devient limitée au montant de vos apports, protégeant votre patrimoine personnel. Les actes doivent mentionner obligatoirement la raison sociale et l’adresse du futur siège, et préciser qu’ils sont “agissant au nom et pour le compte de la société en formation”.

Pour sécuriser les contrats, il peut être utile d’insérer une clause suspensive liée à l’immatriculation au RCS. Ainsi, la validité et l’exécution du contrat seront conditionnées à l’immatriculation de la société.

Coûts, délais et procédures d’immatriculation

La démarche d’immatriculation est assortie de frais, en moyenne autour de 200 euros selon le statut et la localisation. La période de formation doit être la plus courte possible et ne doit pas excéder six mois, sous peine de requalification en société de fait et d’engagement des responsabilités des associés. La reprise des actes et leur régularisation nécessitent des formalités précises et un suivi administratif, notamment lors de la signature des statuts et de l’immatriculation au RCS.

La modification ultérieure de la raison sociale est possible, mais elle entraîne une modification des statuts et du Kbis, et requiert une assemblée générale extraordinaire. La nouvelle raison sociale doit rester licite, conforme aux bonnes mœurs, disponible et distincte pour éviter les confusions et les poursuites pour concurrence déloyale ou contrefaçon. La publication dans un journal d’annonces légales est souvent nécessaire pour officialiser la modification.

Cas particuliers et conseils pratiques

Pour les micro-entreprises, le nom de famille peut suffire comme identification; il n’est pas nécessaire d’une raison sociale. Lorsqu’on envisage une démarche de création, consulter un professionnel peut aider à sécuriser les délais et les documents, notamment pour déposer la marque ou la dénomination sociale et vérifier leur disponibilité. Le dépôt de marque ou les droits de propriété intellectuelle doivent être pris en compte si l’entreprise est en cours de formation et souhaite anticiper l’après-immatriculation.

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En pratique, les fondateurs peuvent librement choisir la dénomination sociale et celle-ci peut refléter l’activité ou le lieu d’exploitation, tout en restant prudent sur les risques de confusion avec des marques existantes. Une protection par marque peut ensuite être obtenue via l’INPI et durer 10 ans, renouvelable indéfiniment.

Résumé des mécanismes clés

La société en formation n’a pas de personnalité juridique mais peut conclure des actes au nom et pour le compte de la société en formation, s’ils sont nécessaires à sa création.
La reprise des actes passe par un état des actes, un mandat ou une reprise par décision des associés après immatriculation.
La raison sociale et la dénomination sociale se distinguent selon que l’on parle de sociétés civiles ou commerciales; la marque peut être déposée séparément et protégée.
La période de formation doit être courte (max 6 mois) pour éviter une requalification et engager la responsabilité des associés.
La disponibilité et la licéité de la raison sociale ou dénomination sont cruciales pour éviter des litiges et préserver l’image de l’entreprise.

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