Règles et types de raisons sociales au Québec: guide pratique pour les sociétés par actions

Pour constituer une société par actions québécoise, vous devez effectuer l’ensemble des démarches suivantes. Choisir le nom d’une société par actions Vous pouvez : soit demander une désignation numérique (société à numéro) pour tenir lieu de nom. Pour plus d’information concernant la conformité du nom de l’entreprise, consultez la page Définition et règles applicables au nom de l’entreprise ou le guide intitulé Les noms d’entreprises au Québec (IN-531) (PDF 581 Ko).

Vous devez également vérifier que le nom que vous avez choisi n’est pas utilisé par une autre entreprise au Québec. Pour ce faire, vous pouvez, avant de produire votre demande, rechercher le nom au moyen du service en ligne Rechercher une entreprise au registre. Si vous êtes d’avis que le nom que vous avez choisi est conforme à la loi et aux règlements et que le nom n’est pas utilisé par une autre entreprise au Québec, vous pouvez demander une réservation de nom auprès du Registraire. Veuillez noter que la réservation de nom est facultative. Elle s’effectue au moyen du service en ligne Produire une demande de réservation de nom. Toute demande de réservation de nom entraîne des frais. De plus, une réservation est valide pour 90 jours.

Produire les statuts de constitution Pour demander la constitution d’une société par actions québécoise, vous pouvez : Produire des statuts de constitution avec la déclaration initiale Après la transmission des statuts de constitution, vous aurez 48 heures pour transmettre la déclaration initiale. Vous devrez avoir en main le numéro de demande liée à vos statuts de constitution. Produire des statuts de constitution avec l’avis établissant l’adresse du siège et la liste des administrateurs Après la transmission des statuts de constitution, vous aurez 60 jours pour transmettre la déclaration initiale. Accéder au service - Produire des statuts de constitution Si votre société existe déjà ailleurs qu’au Québec et que vous souhaitez l’immatriculer au Québec, vous devez produire la déclaration d’immatriculation d’une personne morale. Accéder au service - Produire une déclaration d’immatriculation d’une personne morale

Lorsque les statuts de constitution sont publiés au registre, il n’est plus possible d’annuler la société par actions autrement que par l’obtention d’un jugement du tribunal. Votre entreprise doit respecter certaines formalités tout au long de son existence. Créer votre entreprise vient avec son lot de démarches administratives et légales. Les formalités à remplir pour créer votre entreprise dépendent de la forme juridique de celle-ci. Qu’importe la forme juridique choisie, vous devez normalement vous enregistrer (ou vous « immatriculer ») auprès du Registraire des entreprises du Québec. Vous devez vous inscrire aux fichiers de la TPS (fédéral) et TVQ (provincial) si vous avez des activités commerciales. Si votre entreprise a des activités dans une autre province ou à l’étranger, il pourrait y avoir d’autres règles à suivre. Si vous embauchez, vous devez vous inscrire comme employeur à la CNESST et payer une prime d’assurance. Cette obligation s’applique que vous embauchiez une seule personne ou plusieurs, à temps partiel ou à temps plein. Elle s’applique également si vous faites appel aux services d’un travailleur autonome considéré comme un travailleur par la CNESST. Vous avez 60 jours à partir de la première journée de travail de votre première travailleuse ou premier travailleur pour vous inscrire.

D’autres formalités sont récurrentes, que cela soit à la fin de chaque année financière ou ponctuellement, selon les besoins. Encore ici, les formalités à remplir dépendent de la forme juridique de votre entreprise. Le conseil d’administration approuve chaque année les états financiers de l’année précédente. L’entreprise doit nommer chaque année un vérificateur. Dans le cas d’une société par actions, ce sont les actionnaires qui doivent le nommer. La manière de choisir les administrateurs dépend de la structure de votre entreprise. La longueur du mandat de vos administrateurs dépend de vos règlements intérieurs. Le « livre » d’une entreprise (parfois appelé « livre de minutes ») est un recueil pour conserver les documents importants de l’entreprise. Vous devez garder ce livre à jour pour refléter l’état actuel de votre entreprise. Lorsqu’un changement arrive au sein de votre entreprise, vous devez mettre à jour votre enregistrement avec le Registraire des entreprises dans les 30 jours qui suivent.

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Au Québec, les entreprises peuvent faire des affaires sous plusieurs formes juridiques. Il s’agit d’une entreprise à propriétaire unique, qui est exploitée par une seule personne que l’on appelle souvent « travailleur autonome ou travailleur indépendant ». Une telle entreprise n’a pas d’existence juridique distincte de son propriétaire et n’a ni personnalité juridique ni patrimoine distinct. Bref, lorsqu’une personne physique exploite une entreprise individuelle, on dit souvent qu’elle « travaille à son compte ». Une société par actions (aussi appelée compagnie ou personne morale) est une entité juridique distincte. À ce titre, elle détient des droits et des obligations qui lui sont propres. Une société en nom collectif est un groupement de personnes, appelées « associés », qui conviennent, dans un esprit de collaboration, d’exercer une activité commune. Les associés d’une société en nom collectif ont pour but d’exploiter une entreprise, d’y contribuer par la mise en commun de biens, de connaissances ou d’activités et de partager entre eux les bénéfices pécuniaires et les pertes qui en résultent.

Une telle société est créée au moyen d’un contrat de société et doit être désignée sous un nom commun aux associés. Groupe de personnes, appelées associés, faisant partie d’un ordre professionnel québécois régi par le Code des professions, qui ont signé un contrat de société dans lequel les parties conviennent, dans un esprit de collaboration, d’exercer une activité, y compris l’exploitation d’une entreprise par la mise en commun de biens, de connaissances ou d’activités, et de partager entre elles les bénéfices pécuniaires et les pertes qui en résultent. La Société en nom collectif à responsabilité limitée obéit aux règles de la Société en nom collectif. La principale différence entre les deux formes réside dans la responsabilité professionnelle des associés. Une société en commandite est constituée d’un ou de plusieurs commandités et d’un ou de plusieurs commanditaires qui sont tenus de fournir un apport au fonds commun de la société. Elle est créée au moyen d’un contrat de société et doit être désignée sous un nom commun aux associés. Les commandités fournissent surtout leur travail, leur expérience et leur compétence. Ce sont les seules personnes autorisées à administrer et à représenter la société. Ils ont une responsabilité solidaire à l’égard des dettes de la société.

Pour les formes non lucratives et les autres structures, le document décrit notamment les associations, les groupements de personnes, les coopératives et les fiducies, qui peuvent aussi exploiter une entreprise à caractère commercial sous certaines conditions. Le fiduciaire administre les biens de la fiducie selon les modalités prévues dans l’acte constitutif. Créer mon entreprise La raison sociale correspond tout simplement au nom donné à une société. C’est une information qui permet notamment de l’identifier en tant que personne à part entière. Toutes les sociétés ont l’obligation d’avoir une raison sociale quelle que soit leur forme juridique (SASU, EURL, SAS, SARL, SNC, SA…). Il convient de faire preuve d’une certaine vigilance lors du choix d’une raison sociale car les enjeux sont importants.

Quoiqu’il en soit, une raison sociale peut être modifiée à tout moment, sous certaines conditions. Par définition, la raison sociale correspond au nom attribué à une société. On peut la comparer au nom et prénom porté par un particulier. Elle correspond donc à l’appellation de la société et figure sur son extrait Kbis. Pour les sociétés commerciales comme les SAS, les SASU, les SARL, les EURL, les SA, les SNC (etc.), on parle plus précisément de dénomination sociale. La raison sociale est une information qui doit obligatoirement figurer dans une clause des statuts constitutifs. Dans toutes ses correspondances, elle doit être accompagnée ou suivie de la forme juridique. Lorsque la raison sociale comprend beaucoup de mots, la société peut avoir recours à un sigle. Il correspond à un diminutif qui doit également figurer dans les statuts. Il se compose généralement des premières lettres ou syllabes des mots formant la raison sociale.

Les entrepreneurs individuels n’ont, quant à eux, pas de raison sociale. En effet, le nom que porte l’entreprise est le même que le leur. La raison sociale, le nom commercial et l’enseigne sont autant de caractéristiques différentes d’une société. L’enseigne permet, pour sa part, d’identifier un local exploitant un fonds de commerce. C’est le nom donné à un établissement, généralement affiché sur sa façade. En principe, les associés fondateurs peuvent librement choisir la raison sociale de leur société. En général, ils retiennent un nom en rapport avec l’activité exercée, une appellation comportant le(s) nom(s) d’un ou plusieurs associés ou une dénomination sociale fantaisiste. Idéalement, il faut privilégier une raison sociale percutante et assez courte à retenir. La raison sociale ne doit, en pratique, pas induire en erreur. De plus, bien que le choix reste libre, l’appellation ne doit pas porter atteinte aux droits des tiers, et notamment à ceux qui auraient déjà protégé la raison sociale souhaitée.

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Pour se prémunir contre ce risque, les associés fondateurs doivent effectuer des recherches auprès de l’INPI ainsi que dans le registre du commerce et des sociétés. Cela leur permet de savoir si la raison sociale qu’ils envisagent d’attribuer à leur société est grevée d’une protection (et donc inexploitable…). Attention également, « raison sociale non protégée » ne signifie pas « raison sociale utilisable ». Enfin, il convient de ne pas créer de confusion dans l’esprit du public au regard de l’appartenance à une activité réglementée. Ensuite, lorsque la raison sociale de la société a vocation à être utilisée publiquement et sur internet, il faut s’assurer que le nom de domaine associé soit disponible.

Une interrogation du répertoire des noms de domaine permet de s’assurer qu’il sera possible d’associer l’URL du site internet de l’entreprise à sa raison sociale. La raison sociale d’une société est protégée dès le moment où elle est immatriculée au registre du commerce et des sociétés. Pour que la protection soit valable, il faut bien entendu que la raison sociale choisie ne porte pas atteinte aux droits des tiers. Si une autre entreprise utilise la même raison sociale et, qui plus est, exerce une activité similaire, une action en concurrence déloyale est possible. Enfin, lorsque la raison sociale est importante, un dépôt de marque apporter un niveau de protection supplémentaire. Au préalable, il faudra réaliser une recherche d’antériorité pour être sûr que la marque est disponible.

La raison sociale d’une société ne demeure pas figée dans le temps. Elle peut être modifiée en cours de vie sociale par les associés. Les associés doivent se réunir en assemblée générale extraordinaire afin de statuer sur le changement de nom. Lorsque la société ne comporte qu’un associé, c’est à lui que revient la décision de changer la raison sociale. Incorporer une entreprise est l’une des étapes les plus importantes et des plus symboliques dans la vie d’un entrepreneur. Bien sûr, il y a plusieurs éléments qui viennent affecter le succès d’une incorporation : l’idée, le financement, la taille du marché, etc. Mais la procédure juridique de l’incorporation reste à peu près la même, et c’est ce qu’on va aborder dans cet article.

La plupart du temps, les entreprises qui souhaitent s’incorporer décident de le faire en société par actions. Il existe en revanche d’autres statuts juridiques d’entreprises tels que la société en commandite, la société en nom collectif ou l’entreprise à but non lucratif. Toutefois, pour l’entreprise à but lucratif, c’est la société par actions qui est la solution la plus répandue comme choix de statut juridique. Ce point réglé, la prochaine décision à prendre est celle du choix de la juridiction. Cela dépend de la situation de votre entreprise. Par exemple, si vous prévoyez d’offrir des services exclusivement au Québec, l’incorporation provinciale vous conviendra très bien. D’un autre côté, si vous voulez faire affaire dans le reste du Canada et à l’étranger, une incorporation fédérale serait recommandée. Le nom constitutif (aussi appelé raison sociale) est le nom légal de l’entreprise. Une société ne peut avoir qu’un seul nom légal à la fois. Celui-ci apparaît dans les factures, les contrats, ou les déclarations de revenus de l’entreprise. La décision de choisir un nom ou une désignation numérique vous revient et dépendra de votre vision pour votre entreprise. Sachez aussi que vous pouvez toujours utiliser un nom autre que celui de votre raison sociale. Plusieurs documents sont à remplir et à tenir à jour quand on lance une entreprise.

Frais gouvernementaux d’immatriculation : Les frais de l’incorporation provinciale (Québec) pour l’année 2018 sont de 331 $. Demande de numéro TPS/TVQ : Les numéros de Taxes sur les Produits et Services et Taxes de Vente du Québec sont nécessaires pour toute activité commerciale au Québec. Ils vous permettent entre autres de percevoir les taxes auprès de vos clients, calculer vos crédits et remboursements sur les intrants, et produire les déclarations de taxes de votre entreprise pour les périodes fiscales de déclarations. Déclaration initiale : Document obligatoire à fournir en vertu de la loi sur la publicité légale de l’entreprise (LPLE) au moment de l’incorporation ou 60 jours suivant le dépôt de votre document constitutif au Registraire des entreprises. Statuts et certificat : Délivré par le Registraire des entreprises à la suite du dépôt de statuts de constitution par les fondateurs de l’entreprise. Capital-Actions : Divisible par unités (les actions), de mises de fonds en vue d’une exploitation commune. Un livre corporatif ou plus souvent appelé livre des minutes est une représentation physique de l’entreprise. Il comporte entre autres : les statuts de constitution, les résolutions, un registre des administrateurs actionnaires et dirigeants de la société ainsi que de l’émission ou transfert des actions, la charte, les règlements, les valeurs mobilières, etc. Ainsi la Loi sur les sociétés par actions exige que chaque société tienne à son siège social des livres corporatifs à jour. Il en est de même pour la loi canadienne sur les sociétés par actions, qui elle impose même des amendes en cas de non-respect de ces exigences. Il est donc important de garder de l’ordre dans ses documents. En conclusion, incorporer son entreprise est une étape importante dans la vie d’un entrepreneur et une à ne pas prendre à la légère. Dans cet article, nous avons résumé les points importants qu’il faut considérer (le choix de nom, s’incorporer au Québec ou au Canada, les frais d’incorporation, etc.).

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La réponse courte : oui. Cependant, en réalité, plusieurs entrepreneurs préfèrent avoir recours à un avocat pour le processus d’incorporation pour démarrer leur entreprise du bon pied. Un avocat pourra vous éviter des erreurs qui pourraient vous coûter cher plus tard, vous conseiller durant toutes les étapes de la création légale de votre société, et rédiger pour vous les documents nécessaires pour s’incorporer (comme le capital-actions et le livre des minutes) et ainsi vous économiser du temps. Neolegal offre des services d’incorporation à prix forfaitaire. Un avocat vous viendra en aide et s’assurera de respecter toutes les exigences juridiques de l’incorporation. Un autre nom sous lequel une entreprise s’identifie au Québec (ci-après appelé autre nom) est communément appelé nom d’emprunt. C’est un nom utilisé au Québec pour désigner une entreprise autrement que sous son nom constitutif. Vous devez déclarer un autre nom au registre des entreprises si l’entreprise l’utilise ou est en voie de l’utiliser pour s’identifier au Québec dans le cadre de ses activités. Cependant, un tel nom doit être retiré du registre si son utilisation a cessé.

Lorsque les documents constitutifs de l’entreprise ne contiennent pas de version française du nom, vous devez déclarer au registre des entreprises, dans la section Autres noms utilisés au Québec, un nom en français que l’entreprise utilise et sous lequel elle s’identifie dans le cadre de ses activités au Québec. Pour être acceptés par le Registraire des entreprises et déposés au registre des entreprises, le nom constitutif et les autres noms d’une entreprise doivent respecter certaines règles de conformité en vertu de la loi et de certains règlements. Pour plus de détails sur les règles relatives à la création et à l’utilisation des noms d’entreprises, consultez le document Les noms d’entreprises au Québec (IN-531) (PDF 581 Ko).

D’autres outils d’information sont offerts par l’Office québécois de la langue française. Toute société par actions, organisation à but non lucratif et coopérative doit avoir un nom distinct qui l'identifie légalement. Transcription - Comment nommer votre entreprise fédérale? Chaque compagnie constituée au fédéral - qu’on appelle une société - doit avoir un nom distinctif. Vous devrez investir un peu de temps et d’efforts mais votre clientèle saura vous reconnaître où que vous soyez. Assurez-vous aussi que la dénomination que vous désirez ne prête pas à confusion avec une marque de commerce ou un nom d'entreprise existants. La dénomination sociale est le nom légal de votre société. Elle identifie votre société et doit être utilisée dans tous les contrats et sur les factures. Rappel : votre dénomination est différente d'une marque de commerce ou d'un nom de domaine.

Une dénomination en toutes lettres peut comprendre des lettres, des symboles et des chiffres. Elle doit être distinctive et ne doit pas prêter à confusion avec d'autres dénominations ou marques de commerce. Corporations Canada revoit toutes les dénominations proposées pour s'assurer de leur conformité aux règles. Seules les sociétés par actions et les organisations à but lucratif peuvent obtenir une dénomination numérique. Le fait d'avoir des versions française et anglaise séparées veut dire que vous pouvez utiliser l'une ou l'autre séparément. Vous pouvez également choisir comme dénomination une version qui combine l'anglais et le français. Il s'agit de la dénomination légale de votre société et elle doit toujours être utilisée intégralement. Bien que l'examen fédéral de l'octroi d'une dénomination soit très rigoureux, le processus d'approbation de la dénomination ne garantit pas la protection contre d'autres dénominations, noms d'entreprises enregistrés ou marques de commerce.

Lorsque vous êtes constitué, il est de votre responsabilité de protéger votre nom. La raison sociale d’une auto-entreprise ou d’une entreprise est le nom donné à une société civile à l’instar de la dénomination sociale des sociétés commerciales. Concrètement, la raison sociale d'une entreprise n'est donc rien d'autre que son nom officiel. Parfois, Il arrive qu'une entreprise doive changer de raison sociale. La raison sociale est le nom par lequel la société civile est identifiée légalement comme personne morale. On emploie plus le terme de « dénomination sociale » pour une société commerciale et les SCP. Mise à part cette subtilité, la dénomination et la raison sociale renvoient à la même idée : l'identification de la société. Dans certains cas, la raison sociale est composée du nom de l’entreprise, suivi de son type. Vous souhaitez changer de raison sociale ? Pour être valable, le changement de nom de l’entreprise dans les statuts doit scrupuleusement respecter la procédure de modification de ceux-ci (elle aussi précisée par les dits statuts). Ceci implique la convocation d'une assemblée générale extraordinaire (AGE).

Concernant la disponibilité, la nouvelle raison sociale ne doit pas créer une confusion avec une marque déjà existante. De même, la dénomination sociale ne doit pas déjà être utilisée par une autre société. Le changement de raison sociale d'une entreprise doit être annoncé légalement via un journal d’annonces légales en indiquant là l'ancienne et la nouvelle dénomination sociale. Le choix de la raison sociale et sa protection constitue une procédure pouvant s'avérer fastidieuse. N'hésitez pas à déléguer l'ensemble des formalités et la constitution de votre dossier.

La différence entre la DÉNOMINATION SOCIALE et le NOM COMMERCIAL

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