Calcul des rappels de salaire et des cotisations sociales : règles, périodisation et application pratique

Votre employeur vient d’être condamné à verser des rappels de salaires, suite à une décision de justice ou injonction de l’Inspection du Travail. On vous demande donc d’établir le bulletin de paie correspondant et vous vous posez des questions sur le régime applicable aux différentes cotisations. Le présent article va tenter de répondre à vos différentes interrogations bien légitimes.

Définition et nature du rappel de salaire

Le rappel de salaire se définit comme tout élément de salaire versé après la période d’emploi à laquelle il se rapporte. Le rappel de salaire désigne le versement rétroactif de sommes dues à un salarié pour une période antérieure. Le rappel de salaire, c'est la somme que votre employeur vous doit pour des éléments de rémunération non payés ou mal payés.

Principes généraux applicables aux cotisations sociales

En application de l’article L.242-1 du Code de la Sécurité sociale, les sommes représentatives de salaires que l’employeur est condamné à verser par décision de justice ou par injonction de l’Inspection du Travail, doivent être soumises à cotisations. Le caractère réparateur d’une telle décision impose que les rappels de salaires en question soient rapportés sur les périodes de travail auxquelles ils s’appliquent de façon que le travailleur soit rétabli, vis-à-vis de la Sécurité sociale, dans la situation qui aurait été normalement la sienne si son employeur avait régulièrement observé à son égard la réglementation relative aux salaires. Les cotisations, dues au titre de rappels de salaire versés consécutivement à une décision de justice ou injonction de l’Inspection du Travail, sont donc calculées sur la base du plafond et des taux applicables pendant la période à laquelle ils se rapportent, quelle que soit leur date de versement à l’URSSAF.

Rattachement à la période d’emploi : règle générale depuis les réformes

Pour les rémunérations versées à partir du 1er janvier 2018, les taux et plafonds applicables pour le calcul des cotisations sociales sont ceux en vigueur au cours de la période de travail au titre de laquelle les rémunérations sont dues, y compris en cas de décalage de paye (c. séc. soc. art. R. 242-1, II). Le premier décret a prévu qu’à partir de 2018, les taux et plafonds applicables pour le calcul des cotisations sociales sont ceux en vigueur au cours de la période de travail au titre de laquelle les rémunérations sont dues (y compris en cas de décalage de paye). Ce décret du printemps 2017 a, par ailleurs, réformé les modalités de calcul du plafond de la sécurité sociale en fonction de la périodicité de la paye, ainsi que certaines règles de proratisation du plafond (entrée/sortie en cours de mois, suspension du contrat de travail, etc.).

Cas particulier : sommes se rapportant à des périodes antérieures versées en cours de contrat (hors décision de justice)

Les taux et plafonds de la paye principale sont également appliqués aux rémunérations versées en même temps, mais dues au titre d’autres périodes (c. séc. soc. art. R. 242-2, II, al. 2). L’administration souligne que cette règle vise les primes et autres éléments de salaires versés à une périodicité autre que la paye habituelle, dès lors que ces éléments de paye sont versés en application du droit et notamment des stipulations des accords collectifs ou du contrat de travail. On pense ici en particulier à des primes, avantages d’épargne salariale, indemnités de congés payés, indemnités de préavis, etc. qui, de par leur nature, sont versés selon une périodicité particulière.

La nouveauté importante : corrections de payes antérieures (hors décision de justice)

La circulaire précise que pour les autres cas, notamment lorsque sont versés des éléments de rémunération qui sont dus au titre d’une période d’activité antérieure, mais qui n’ont pas été versés aux dates prévues en vertu du droit applicable, il convient d’appliquer à ces corrections les règles qui étaient en vigueur au cours de la période au titre de laquelle ces rémunérations sont dues. L’administration vise ici les situations dans lesquelles l’élément est versé pour corriger une erreur relative au calcul de la paye d’une période antérieure et que cette erreur doit donner lieu à une correction du bulletin de salaire erroné. Il faut alors calculer les cotisations en tenant compte des règles d’assiette, de taux et de plafonnement en vigueur lors de la période de travail auxquels ces éléments de rémunération se rapportent.

Exemple : Un salarié est à temps partiel de 80 %. Par erreur, il a été rémunéré en mars 2018 sur la base d’un temps partiel à 50 %. En avril 2018, l’employeur rectifie l’erreur et établit un nouveau bulletin de salaire. Ce complément de rémunération est soumis aux règles d’assiette, de taux et de plafonnement en vigueur en mars 2018.

Facilité déclarative en cas de corrections tardives

L’administration précise qu’afin de simplifier les déclarations sociales rectificatives, l’employeur peut apporter les modifications sur le mois de décembre de l’année dont la période d’activité fait l’objet d’une déclaration rectificative. Cette facilité permet à l’employeur de ne pas avoir à modifier, en raison de la régularisation progressive du plafond applicable, les déclarations opérées au titre des mois entre le mois d’activité faisant l’objet d’une rectification et la fin de l’année.

Rappels de salaire postérieurs à la rupture du contrat (hors décision de justice)

Le décret prévoit que les sommes versées après le départ du salarié sont soumises aux taux et plafonds applicables lors de la dernière période de travail de celui-ci (c. séc. soc. art. R. 242-2, II, 2°). La circulaire précise que cette règle ne concerne que les salariés partis de l’entreprise après le 1er janvier 2018. Pour les sommes qui seront versées à un salarié ayant quitté l’entreprise avant le 1er janvier 2018, les taux et plafonds applicables sont ceux en vigueur à la date du versement de cette rémunération.

Rappels versés en application d’une décision de justice

Les rappels de salaire versés en application d’une décision de justice sont assujettis aux taux et plafonds en vigueur lors des périodes d’emploi donnant lieu à ces rappels (c. séc. soc. art. R. 242-2, II, 1°). Le caractère réparateur impose que les rappels de salaires soient rapportés sur les périodes de travail auxquelles ils se rapportent pour rétablir le salarié vis-à-vis de la Sécurité sociale.

Cas spécifiques et règles de plafonnement depuis 2018

Depuis le 1er janvier 2018, les règles de détermination du plafond à appliquer en paye sont modifiées sur plusieurs points (périodicités autres que mensuelles, prorata pour temps partiel, entrée/sortie, absences non rémunérées, cas de réduction du plafond). Le plafond de référence à retenir en paye est le plafond mensuel. Le plafond mensuel est ajusté « prorata temporis » en fonction de la périodicité de la paye pour les VRP et les salariés non mensualisés. Pour les salariés à temps partiel, le plafond mensuel est proratisé en fonction de la durée du travail, et non de la rémunération rétablie à temps plein. Le plafond est réduit à proportion du temps de présence du salarié en cas notamment d’embauche ou de départ en cours de période de paye, d’absences non rémunérées et de périodes indemnisées d’activité partielle.

Tolérance d’application des nouvelles règles

Toutefois, compte tenu de la parution très tardive de la circulaire, la tolérance prévue a permis un délai supplémentaire afin de permettre la prise en compte de l’ensemble de ces règles de manière effective dans les logiciels de paie. Si les nouvelles règles ne sont pas appliquées pour la détermination des montants mensuels des plafonds au titre de janvier à juin 2018, aucune régularisation ne sera nécessaire. En revanche, les nouvelles règles devront être appliquées, au plus tard, à compter du 1er juillet 2018. Attention : cette tolérance ne concerne que la réforme des modalités de calcul du plafond ; elle ne concerne pas le volet « rattachement à la période d’emploi ».

Effets pratiques pour le gestionnaire de paie

Le gestionnaire de paie devra s’assurer que chaque rappel de salaire est correctement rattaché à la durée d’activité concernée, en appliquant les taux et plafonds en vigueur à ce moment-là. Les gestionnaires de paie devront faire preuve d’une grande vigilance pour appliquer les bonnes valeurs, notamment en cas de versements décalés ou de rappels après la fin du contrat de travail. Le rappel doit être déclaré en DSN (Déclaration Sociale Nominative) par période distincte lorsque la régularisation porte sur des périodes antérieures. Le gestionnaire de paie doit : rattacher les montants à la bonne période d’activité ; utiliser les blocs correspondant aux rémunérations reconstituées ; et ajuster les cotisations plafonnées. La cohérence entre bulletin et DSN est essentielle pour éviter les écarts déclaratifs.

Autres contributions et aspects pratiques

La situation est un peu plus complexe pour les contributions chômage et AGS : depuis le 1er janvier 2011, le recouvrement des cotisations chômage et AGS est réalisé par les services de l’URSSAF, mais les contributions relatives à des périodes antérieures au transfert doivent, selon les cas, être recouvrées par Pôle emploi. La circulaire 2012-62 du 23/05/2012 indique une procédure de coordination entre URSSAF et Pôle emploi lorsqu’un employeur a versé par erreur à l’URSSAF des cotisations relevant de périodes antérieures au transfert.

Pour la CSG/CRDS, les taux applicables semblent être ceux en vigueur au moment du versement, sauf précision écrite contraire. L’abattement dont peuvent bénéficier les entreprises est limité à un certain seuil, fixé actuellement à 4 fois le PASS (pour un salarié présent toute l’année). Pour apprécier si le plafond est atteint ou pas, les éléments de salaire sont rattachés à la dernière paie. Pour la détermination du taux de l’abattement, il n’est pas tenu compte de la période à laquelle les rémunérations se rapportent.

Régime fiscal des rappels de salaire

Les rappels de salaires seront soumis à l’impôt sur le revenu selon la date à laquelle les sommes sont mises à disposition du salarié. Le gestionnaire de paie peut toutefois inviter le salarié à se rapprocher des services des impôts afin de bénéficier éventuellement du « système du quotient » afin de répartir la somme perçue sur des années antérieures. Tout rappel de salaire est soumis au prélèvement à la source au moment de son versement, comme les autres salaires.

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Aspects pratiques pour le salarié : prescription, preuves et démarches

L’action en paiement ou en répétition du salaire se prescrit par trois ans à compter du jour où celui qui l’exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer. En cas d’urgence et lorsque l’obligation de l’employeur n’est pas sérieusement contestable, le salarié peut saisir le juge des référés, pour obtenir une provision sur le rappel de salaire. Le salarié doit conserver ses bulletins de paie : votre employeur est tenu de conserver vos bulletins de paie pendant 5 ans. Vous pouvez lui en demander une copie par écrit. Si l’employeur refuse ou prétend les avoir perdus, cela jouera en votre faveur devant le juge. Le rappel de salaire reste dû, même après le décès du salarié ; les sommes sont versées aux ayants droit ou à la succession, selon les justificatifs fournis.

Conséquences comptables et/ou financières pour l’employeur

Le coût d’un rappel de salaire pour l’employeur ne se limite pas au montant brut versé au salarié. Il faut également intégrer : les cotisations patronales ; les éventuelles régularisations Urssaf ; les intérêts de retard ; les frais de procédure en cas de contentieux. Un rappel mal anticipé ou mal traité peut générer un effet boule de neige sur plusieurs exercices comptables (réouverture de périodes, régularisations multiples, corrections en DSN, etc.).

Bonnes pratiques pour prévenir les rappels de salaire

La prévention repose sur plusieurs bonnes pratiques : fiabiliser la collecte des variables de paie, contrôler les heures et absences avant la clôture, suivre les évolutions conventionnelles et légales, et réaliser des audits réguliers des bulletins. Mettre en place une démarche de prévention structurée permet de réduire significativement les risques contentieux, les régularisations coûteuses et les tensions sociales.

Checklist rapide pour le gestionnaire de paie

Identifier la nature du rappel (amiable, correction interne, décision de justice).
Rattacher le rappel à la bonne période d’activité selon les règles applicables.
Appliquer les taux et plafonds en vigueur à la période d’emploi visée (ou à la dernière période en cas de départ hors décision judiciaire).
Vérifier le traitement des contributions chômage/AGS selon la période concernée.
Déclarer la régularisation en DSN en respectant la ventilation par période si nécessaire.
Informer le salarié et détailler le rappel sur le bulletin de paie dédié.

Documents et références utiles

Décret 2016-1567 du 21 novembre 2016.
Décret 2017-858 du 9 mai 2017.
Circulaire DSS/5B/5D 2017-351 du 19 décembre 2017 (Q/R du 26 décembre 2017).
Lettre ministérielle du 29 mars 1961.
Lettre circulaire ACOSS n°20120000062 du 23/05/2012 et autres circulaires ACOSS.
CIRCULAIRE COMMUNE ARRCO-AGIRC du 24/07/2003.

Le rappel de salaire correspond à une rémunération due mais versée tardivement. Le gestionnaire de paie doit faire preuve de rigueur pour appliquer correctement les règles de rattachement et de plafonnement afin d’éviter tout redressement URSSAF ou conséquence juridique. En cas de doute, il est recommandé de s’appuyer sur un conseiller en paie ou un avocat en droit social.

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