Rectification d'Erreur sur le Kbis : Procédure et Démarches
Carte d’identité de l’entreprise, le Kbis est l’un des premiers documents officiels reçus du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), à la constitution de votre société. L’extrait Kbis peut être considéré comme la carte d’identité de votre société. En d’autres termes, le Kbis est la carte d’identité de votre entreprise. C’est pourquoi, à chaque fois qu’une modification affecte la véracité des informations présentes dans le Kbis, il faudra procéder à la mise à jour de l’extrait Kbis.
Il peut être utile de rappeler les informations légales entourant votre entreprise, notifiées dans le Kbis. L'extrait Kbis rassemble toutes les informations officielles relatives à l'entreprise inscrites au RCS. Sur l’extrait possible figure l’intégralité des informations qui concernent l’entreprise, se trouvant dans le RCS ou Registre du commerce et des sociétés. Parmi celles-ci, on retrouve notamment le nom et la date de création de la société, sa forme juridique ou son numéro SIREN.
Au cours de l’existence de votre entreprise, vous pourriez avoir besoin de modifier votre Kbis. Dans quels cas devez-vous effectuer cette modification ? Comment procéder pour effectuer un changement de Kbis ?
Quand une modification du Kbis est-elle nécessaire ?
Le Kbis est un document qui atteste de la situation d'une entreprise en temps réel. Une actualisation du Kbis est nécessaire lors de tout changement significatif affectant l'entreprise. Si l’un de ces éléments change, il est obligatoire de mettre à jour son Kbis pour éviter tout problème administratif ou juridique. Lorsqu'une des mentions indiquées sur le Kbis change, vous devez impérativement prévenir le greffe du tribunal de commerce de cette modification.
Tout changement au cours de la vie de l'entreprise demande une ou des modifications du Kbis. Pour modifier une information sur le Kbis de la société comme son siège sociale, sa dénomination ou son capital social, il faut modifier les statuts de la société. La première étape consiste donc à convoquer une assemblée générale extraordinaire pour acter la modification statutaire.
Lire aussi: Proposition de rectification TVA : définition et procédure expliquées
Bon à savoir : la modification du Kbis est obligatoire dès lors que le contenu du document doit être mis à jour. Elle n’implique pas forcément une modification statutaire. La modification peut résulter de la décision du dirigeant. Il est également possible que cette dernière ait été prise en assemblée générale par les associés, puis a fait l’objet d’un procès-verbal. La décision du représentant légal de l’entreprise suffit dans le cadre de certaines modifications de Kbis. Souvent, cette procédure est à suivre au sein d’une SA.
Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄
Procédure de modification du Kbis
1. Assemblée Générale Extraordinaire (AGE)
Pour certains changements, vous devez convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire des Associés (AGE) et voter la validation ou non de la modification envisagée. D’abord, il vous faut organiser une assemblée générale extraordinaire (AGE) à laquelle prendront part les actionnaires de votre société. À cette réunion, vos associés procéderont à un vote suivant les modalités inscrites dans les textes de la structure pour la modification des statuts.
2. Publication d'une Annonce Légale
La parution d'une annonce légale de modification est une étape cruciale sans quoi votre demande de modification peut être rejetée par le greffe. Les sociétés ont l'obligation d'avertir les tiers lorsqu'elles changent une information importante les concernant. Pour ce faire, il faut publier une annonce dans un journal d'annonces légales situé dans votre département. Vous devez vous rapprocher d'un journal d'annonces légales (JAL) habilité dans le département où siège votre entreprise, pour publier dans leurs pages ou sur leur site une annonce légale de modification (statuts juridique, siège social, dirigeants, etc).
Une fois l'annonce légale publiée dans le journal, vous recevez une attestation de publication à joindre à votre demande de modification de Kbis.
3. Envoi du Dossier de Modification
L'envoi du dossier de modification du Kbis au greffe du tribunal du Commerce ou au CFE de la CCI. Lui seul est habilité à effectuer la mise à jour de votre Kbis. Une fois votre demande transmise, vous pouvez suivre son traitement depuis votre espace personnel sur le guichet unique.
Lire aussi: Rectification d'impôts : modèle de lettre
Comme nous l’avons vu, la modification du Kbis est la résultante de la procédure d’enregistrement de modification des statuts. Ainsi, le dossier de demande de Kbis est simplement le dossier de modification des statuts à envoyer au greffe. À noter que selon les modifications et votre forme juridique, des pièces supplémentaires peuvent être demandées.
Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. L'utilisation de ce « guichet unique » dématérialisé est désormais obligatoire. Il remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés.
Toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité, doivent utiliser le guichet unique des formalités des entreprises :
- Entreprises individuelles (EI) ou sociétés exerçant une activité commerciale, artisanale, libérale ou agricole
- Entreprises ayant un siège social, un établissement principal, un établissement secondaire ou une adresse en France
- Entreprises étrangères souhaitant exercer une activité en France
4. Suivi de la Demande
Une fois votre demande transmise, vous pouvez suivre son traitement depuis votre espace personnel sur le guichet unique.
Que faire en cas d’erreur sur le Kbis ?
Pour une entreprise, exister légalement est une condition sine qua non pour prétendre à un développement durable. Cette existence est prouvée par la détention d’un document appelé extrait K ou Kbis délivré après enregistrement au Registre du Commerce et des sociétés. Mais parfois, des erreurs peuvent se remarquer dans ce document et impacter sa validité. Dans ce cas, que faut-il faire ?
Lire aussi: FAUCIGNY RECTIFICATION SARL : Informations essentielles
Si l’extrait Kbis de votre société n’est pas en adéquation avec vos statuts, il est nécessaire que vous vous rendiez au Greffe du tribunal compétent (l’endroit où vous l’avez obtenu) afin d’apporter les corrections nécessaires. Mais si la formulation dans les statuts est à la base de l’erreur constatée, une correction de ces statuts est alors nécessaire. Toutes les modifications statutaires n’entraînent pas nécessairement une actualisation de l’extrait K. Lorsqu’une procédure de modifications statutaires est activée, il s’ensuit une modification automatique de l’extrait Kbis.
SI l’extrait Kbis comporte des erreurs au regard des statuts de votre société, il convient de vous rapprocher du greffe compétent pour opérer la rectification.
Il est important de réagir rapidement face à une erreur sur votre extrait Kbis. En effet, il faut savoir que votre extrait kbis correspond à la carte d’identité de votre entreprise.
Pour rectifier une erreur sur votre extrait Kbis, il convient tout d’abord de bien identifier cette erreur. Notez que certaines erreurs peuvent être plus complexes à rectifier que d’autres. La procédure à suivre pour rectifier une erreur sur votre extrait Kbis dépend de la nature de l’erreur.
Pour rectifier une erreur matérielle ou de transcription, il suffit généralement de contacter directement le greffe du tribunal de commerce qui a délivré l’extrait Kbis. Vous pouvez le faire par téléphone, courrier ou en vous rendant sur place.
Pour un changement d’informations relatives à l’entreprise, tel qu’une modification du siège social ou un changement de dénomination sociale, vous devrez effectuer une déclaration de modification auprès du greffe du tribunal de commerce. Cette déclaration se fait généralement en remplissant un formulaire M2, accompagné des pièces justificatives correspondantes (statuts mis à jour, procès-verbal d’assemblée générale, etc.).
Si l’erreur concerne des informations sur le représentant légal, il faudra également effectuer une déclaration de modification auprès du greffe du tribunal de commerce. Selon les cas, il pourra s’agir du formulaire M2 (modification du dirigeant) ou M3 (cessation de fonction).
Si l’erreur résulte d’une information incorrecte fournie par l’entreprise lors de son immatriculation ou d’une modification statutaire, vous devez déposer une demande de rectification. Si l’erreur est due au greffe du tribunal de commerce, la rectification est gratuite.
Coûts et Délais
La publication d'une annonce légale coûte de 108 à 227 € selon la localisation, la forme juridique et le type de changement. L'utilisation du guichet unique est gratuite. Certaines modifications mineures peuvent être traitées gratuitement, comme le changement d'adresse personnelle d'un dirigeant.
En 2025, modifier l'activité sur un Kbis entraîne des frais de greffe de 188,81 € TTC pour une société (SARL, SAS, etc.) et de 91,57 € TTC pour une entreprise individuelle. La publication obligatoire d'une annonce légale coûte 135 € HT. Si vous sollicitez un professionnel ou une plateforme en ligne, des honoraires supplémentaires, généralement autour de 150 € HT, sont à prévoir.
Il est recommandé de mettre à jour un extrait Kbis dans le mois suivant une modification (changement de siège, dirigeant, dénomination…). La demande se fait auprès du greffe du tribunal de commerce, et le traitement peut prendre de quelques jours à plusieurs semaines selon la complexité des modifications.
| Type de Frais | Montant | Remarques |
|---|---|---|
| Frais de greffe (Société) | 188,81 € TTC | Pour SARL, SAS, etc. |
| Frais de greffe (Entreprise Individuelle) | 91,57 € TTC | Pour les entreprises individuelles |
| Publication d'annonce légale | 135 € HT | Obligatoire |
| Honoraires professionnels | ~150 € HT | Si vous sollicitez un professionnel |
Importance de l'Exactitude du Kbis
Les formalités entourant la vie d'une entreprise sont nombreuses. Tout changement demande une attention particulière et le respect de démarches administratives strictes. L'existence légale et juridique de votre entreprise est en jeu mais aussi son image et sa légitimité. Toute personne qui le souhaite peut demander un extrait Kbis de votre société, gage de confiance dans le cadre de partenariats, ou de vente de produits, entre autres. L'extrait Kbis atteste de l'existence légale d'une entreprise commerciale immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS).
En résumé, il est primordial de veiller à la justesse des informations figurant sur l’extrait Kbis de votre entreprise. Si vous constatez une erreur, identifiez sa nature et suivez les démarches appropriées pour la rectifier.
balises: #Kbis