Comment récupérer la TVA étrangère pour les entreprises

La TVA, ou taxe sur la valeur ajoutée, est un impôt indirect prélevé sur la consommation de biens et de services. Pour les entreprises, la TVA a une importance particulière et nécessite une gestion rigoureuse.

Lorsqu'une entreprise vend un produit ou un service, elle facture la TVA à ses clients et l'inclut dans le prix de vente. Les entreprises peuvent récupérer la TVA payée sur leurs achats professionnels, appelée TVA déductible. Cela permet de ne pas payer de TVA sur les biens et services achetés pour les besoins de l'entreprise.

Qui peut demander le remboursement de la TVA étrangère ?

Toutes les entreprises assujetties qui ont payé de la TVA dans le pays en question. Par assujetti, il convient d’entendre toutes les personnes qui effectuent des livraisons de biens ou ventes de prestations de services ouvrant droit à déduction de la TVA dans le cadre de leur activité économique. Les entreprises assujetties établies en France disposent du droit de demander un remboursement de la TVA lors d'une dépense dans un autre pays éligible.

Une entreprise établie en France peut demander le remboursement de la TVA intracommunautaire qu'elle a payée dans un autre État de l'Union européenne, si elle remplit les 3 conditions suivantes : elle doit être soumise à la TVA en France (c'est-à-dire « assujettie »), elle doit demander le remboursement pour des opérations réalisées et imposées dans un autre État membre de l'Union européenne, et elle ne doit pas avoir réalisé des opérations de livraisons de biens, de prestations de services ou d'importation imposables à la TVA.

Une entreprise établie dans un État membre de l'Union européenne (hors France) peut demander le remboursement de la TVA qu'elle a payée en France lorsqu'elle remplit les 3 conditions suivantes : elle doit être soumise à un régime de TVA dans l'État où est situé son siège social, elle ne doit pas être établie en France, et elle ne doit avoir réalisé d'opérations de livraisons de biens, de prestations de services ou d'importation imposables ou non déductibles de TVA en France.

Lire aussi: TVA et Véhicules : Le Guide

Pays concernés et différences UE / hors UE

Il n'est pas possible de récupérer la TVA étrangère dans tous les pays du monde. Cependant, elle peut être récupérée dans 35 pays, dont les 27 États membres de l'Union Européenne. En plus de ces 27 États membres de l’Union Européenne, 8 pays s’ajoutent à la liste, dont : la Suisse, la Serbie, la Norvège, l’Islande, la Bosnie-Herzégovine, le Monténégro, la Macédoine et Israël.

Le fonctionnement de la TVA diffère en fonction du flux réalisé (achats/ventes de biens/marchandises/prestations de services) et de l’État où l’on se situe, qu'il s'agisse d'un membre de l'UE ou d'un pays tiers. Ainsi, certaines situations amènent à ce qu’il y ait une facturation ou non de la TVA sur l’opération.

Avec les pays en dehors de l’UE, il n’y a pas d’accord d’harmonisation de récupération de TVA ; il peut néanmoins exister un accord bilatéral avec l’État concerné. La récupération de TVA hors UE n'est pas courante et les exemples de pays qui permettent cette récupération de TVA sont rares.

Dépenses éligibles au remboursement

Les dépenses pour lesquelles le remboursement de TVA est demandé doivent être nécessaires à l’activité professionnelle de l’entreprise. Elles doivent être nécessaires pour le développement de l’activité économique et correspondre à des prestations de services fournies qui ouvrent droit à une déduction de TVA.

Pour pouvoir récupérer la TVA étrangère, les dépenses doivent faire partie des 10 catégories suivantes : location de moyens de transport, carburant, dépenses liées aux moyens de transport, péages et autres redevances kilométriques, logement ou hébergement, dépenses de voyages (frais de taxis, frais de transport public), denrées alimentaires, boissons et services de restauration, droits d’entrée aux foires et expositions, produits de luxe et divertissements et de représentation, et certains frais exceptionnels.

Toutes les opérations réalisées dans un autre État membre de l'Union européenne ne permettent pas d'obtenir le remboursement de la TVA qui leur a été appliquée. Les opérations doivent être considérées comme étant déductibles de la TVA dans le pays dans lequel la TVA a été perçue. Il faut aussi que les opérations soient justifiées par des factures comportant des mentions obligatoires, notamment le numéro de TVA intracommunautaire du client et de son fournisseur.

Conditions, montants minimaux et délais

La TVA dont le remboursement est demandé ne doit pas être inférieure à l'un des montants suivants selon la période sur laquelle porte le remboursement : pour une période comprise entre 3 mois et 1 an : 400 € ; pour une période égale à 1 an : 50 €.

L'entreprise doit faire sa demande de remboursement avant le 30 septembre de l'année qui suit celle au cours de laquelle la TVA dont elle a demandé le remboursement était exigible pour les États membres de l'UE. Pour les pays hors UE, la demande de remboursement de la TVA déductible doit être transmise à compter du 1er jour du mois suivant la période au titre de laquelle le remboursement est demandé et jusqu’au 30 juin de l’année suivante celle concernée par la demande.

Une fois la demande de remboursement (correcte et complète) envoyée à l'État, l'entreprise reçoit en général un accusé de réception de l'État. L'État qui a reçu la demande de remboursement a ensuite 4 mois pour traiter la demande. Ce délai peut être allongé à 6 ou 8 mois lorsque des demandes de documents complémentaires sont faites. La France a ensuite 4 mois pour traiter la demande ; ce délai peut être allongé à 6 ou 8 mois si des demandes de documents complémentaires sont faites.

Une fois la demande de remboursement acceptée, la France dispose d'un délai de 10 jours ouvrables à compter de l'expiration du délai de traitement de la demande pour effectuer le versement. Des intérêts moratoires (pénalités de retard) sont versés à l'entreprise si les délais ne sont pas respectés. En cas de rejet de la demande de remboursement, la France doit indiquer à l'entreprise les motifs de ce rejet. Si la France n'a pas rendu de décision dans le délai imparti, l'entreprise peut saisir le tribunal administratif compétent dès le 1er jour d'expiration du délai.

Pièces justificatives et mentions obligatoires

Les demandes de remboursement doivent contenir les informations suivantes : nom et adresse complète du fournisseur ou du prestataire ; sauf en cas d'importation : numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur ou du prestataire ou son numéro d'identification fiscale attribué par l'État remboursement ; sauf en cas d'importation : préfixe de l'État de remboursement ; date et numéro du document ou de la facture ; base de l'imposition et montant de la TVA dans la devise de l'État de remboursement ; montant de la TVA déductible calculée dans la devise de l'État de remboursement ; lorsque cela est nécessaire, la proportion déductible calculée en pourcentage ; nature des biens et des services ventilés.

Les demandes doivent joindre, par voie électronique, une copie dématérialisée des originaux des factures ou documents d’importation. Cette transmission est obligatoire pour les factures portant sur un montant hors taxe supérieur à 1 000 € (ou à 250 € s’il s’agit de dépenses de carburants). Il faut aussi les justificatifs de dépenses afin de voir si la base d’imposition figurée est supérieure à un certain seuil.

Lorsque des biens ou des services de code 10 « Autres » sont mentionnés, l'entreprise doit indiquer de quel service ou bien il s'agit. Certains États peuvent demander des informations complémentaires à l'entreprise.

Procédure dématérialisée depuis la France (TVA intracommunautaire)

Pour bénéficier d’un remboursement de la TVA déductible intracommunautaire, il faut obligatoirement déposer une demande par voie dématérialisée. Les demandes de remboursement de la TVA intracommunautaire peuvent être effectuées annuellement ou trimestriellement, sous réserve de respecter un montant minimum : 50 € pour une demande annuelle et 400 € pour une demande trimestrielle.

La procédure pour faire cette demande est la suivante : étape 1 : se connecter à votre espace professionnel impôt.gouv et se rendre sur la rubrique “Démarches”; étape 2 : se rendre dans la rubrique “Effectuer une démarche” afin de trouver le formulaire à remplir; étape 3 : compléter le formulaire proposé avec votre numéro de TVA intracommunautaire; étape 4 : à l’issue de la démarche, vous trouverez un accusé de réception qu'il faudra sauvegarder afin d’avoir une preuve de dépôt.

La direction générale des finances publiques met à disposition un document qui répertorie toutes les procédures pour demander un remboursement de TVA dans les États membres de l'UE.

Procédure pour les entreprises hors UE (TVA payée en France)

Depuis le 1er juillet 2021, il est possible pour un assujetti établi hors de l’Union Européenne de demander un remboursement de TVA. Cette demande doit être déposée par un représentant fiscal, qui agit pour le compte de l’entreprise. Cette demande doit se réaliser de manière électronique sur le site des impôts.

Si le représentant fiscal a un espace professionnel sur impôt.gouv, il pourra alors effectuer la demande. Mais dans le cas contraire, il devra procéder à sa création. Lors de l’adhésion au(x) service(s), un courrier contenant un code d'activation est envoyé par voie postale à l'adresse de correspondance du représentant fiscal connue du service gestionnaire, et par défaut à son adresse de domiciliation.

La désignation du représentant fiscal est formalisée par un mandat, signé par l’entreprise requérante et par son représentant, autorisant ce dernier à accomplir les formalités de demande de remboursement de TVA en leur nom. Dans certains cas, l’entreprise qui effectue une demande de remboursement de TVA étrangère devra se rapprocher de chaque administration fiscale étrangère du pays en question pour en demander le remboursement. En effet, la démarche est différente de celle établie en Union Européenne dans la mesure où il n’existe pas d'harmonisation.

Spécificités pratiques et conseils

Il est important de se renseigner sur les droits de déduction de TVA du pays dans lequel l'entreprise souhaite demander le remboursement, car les dépenses pour lesquelles la TVA est déductible diffèrent selon les États. Toutes les demandes doivent impérativement être soumises avant le 30 septembre de l'année suivant les dépenses pour les pays de l'UE et au 30 juin de l'année N+1 pour les pays hors UE.

Un dossier incomplet ou mal présenté sera très probablement refusé par l’administration fiscale. Fournir les coordonnées complètes et précises de l’établissement bancaire destinataire des fonds (nom de l’établissement, adresse complète, nom du titulaire du compte et références du compte) évitera ainsi des délais de remboursement plus longs et des frais bancaires. Attention: lorsque l'entreprise demande que le remboursement soit fait dans l'État dans lequel elle est établie, les frais bancaires sont à sa charge.

Obtenir un numéro de TVA intracommunautaire est souvent la première étape. Le numéro de TVA intracommunautaire est un numéro d’identification individuel, qui concerne exclusivement les entreprises assujetties à la TVA et domiciliées au sein de l’Union européenne. Il doit apparaître sur plusieurs documents tels que les factures, les déclarations d’échanges de biens ou de services et celles de TVA de l'entreprise.

Délais et suivi

Un premier contrôle automatique est tout d'abord effectué par le système afin de savoir si le requérant est un assujetti. La décision de transmettre ou non la demande est notifiée par voie électronique par les services fiscaux de l’État d’établissement. Une fois la demande transmise à l'État de remboursement, celui-ci dispose en principe de 4 mois pour traiter sa demande et demander des informations complémentaires. S'il considère qu'il n'y a pas assez d'éléments, il peut avertir le requérant.

Dans ce cas, le requérant doit fournir les informations demandées dans un délai d'un mois. Par la suite, l'État de remboursement dispose d'un délai de 2 mois à compter de la réception des informations (ou de l'expiration du délai d'un mois) pour se prononcer. Il dispose en tout état de cause d'un délai minimum de 6 mois et d'un délai maximum de 8 mois pour faire connaître sa décision.

Si la demande est acceptée, le remboursement doit être effectué dans les 10 jours ouvrables suivant la date limite à laquelle l'État doit rendre sa décision. Des intérêts moratoires peuvent être versés en cas de retard. En cas de rejet, l'État doit indiquer les motifs du rejet et, en cas d'absence de décision, l'entreprise peut engager des recours administratifs ou saisir le tribunal compétent.

Documents à préparer

Plusieurs documents seront nécessaires lors de la demande de remboursement : coordonnées bancaires, factures justificatives avec montant de la TVA, documents d’importation lorsque la base d’importation est supérieure ou égale à 1 000 € (ou 250 € pour les carburants), mandat par lequel l’entreprise a choisi son mandataire pour entamer les démarches, et copie dématérialisée des originaux des factures quand la transmission électronique l'exige.

Cas particuliers et aides

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La récupération de TVA étrangère demeure une opportunité pour réduire les coûts des activités internationales, mais la procédure varie selon le pays, la nature des dépenses et le statut de votre entreprise. Chaque pays applique ses propres règles et exclusions ; il faut donc vérifier que les dépenses concernées ouvrent le droit à la déduction avant de faire une demande de remboursement.

Tableau récapitulatif : conditions et délais

Critère	États membres UE	Pays hors UE (ex. Suisse, Norvège)
Qui peut demander	Assujetti établi en France	Assujetti hors UE via représentant fiscal
Période de demande	Jusqu'au 30 septembre N+1	Du 1er jour du mois suivant la période au 30 juin N+1
Délai de traitement	4 mois (peut aller à 6-8 mois)	Variable selon pays, 4 mois indicatif
Montant minimum	400 € (3-12 mois) / 50 € (1 an)	Seuils spécifiques selon pays
Documents requis	Factures, numéros TVA, justificatifs	Factures, coordonnées bancaires, mandat, documents d'import

Effectuer une demande de remboursement de crédit de TVA

Chaque type de dépense dispose d’un code correspondant que l’entreprise doit ajouter à sa demande de remboursement. La Commission européenne met des ressources à disposition pour connaître les détails par pays via le portail de la fiscalité douanière.

Choisir un mandataire fiscal ou un expert spécialisé permet d'éviter les erreurs et d'accélérer les procédures. Certaines sociétés spécialisées offrent des services pour sécuriser vos dossiers et optimiser vos remboursements en Europe comme hors UE.

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