Comptabilisation de la refacturation des frais de déplacement au client

Le terme de "refacturation des frais" est employé lorsqu'une entreprise engage des frais à son nom puis les récupère en les refacturant aux clients concernés. S'il y a refacturation, étant donné qu'elle accompagne une vente (prestations de services le plus souvent mais également certains autres types de ventes) : se pose la question de comment gérer cette refacturation lorsqu'on est le fournisseur.

Dans cet article, nous commencerons par quelques définitions puis nous poursuivrons sur comment gérer cette refacturation des frais dans Sinao.

Définition : la refacturation des frais

La refacturation des frais est la possibilité qui est donnée à une entreprise qui a avancé des frais pour le compte de ses clients de les refacturer. L’entreprise peut refacturer à l’euro l'euro, mais peut aussi appliquer une marge bénéficiaire. Dans ce dernier cas, elle fixe un prix de marché au regard des pratiques de ses concurrents et en fonction de la négociation avec son client.

Presque toutes les entreprises supportent des frais de déplacements. Ils peuvent correspondre à des frais de transports, des frais de restauration, des frais de stationnement ou encore des frais d’hébergement. La doctrine comptable préconise, lorsque les frais de déplacement correspondent uniquement à des frais de transport, d’utiliser le compte 6251 « Voyages et déplacements ». L’ensemble des frais de mission du personnel sont concernés par ce traitement comptable et notamment les frais de transports, les dépenses de nourriture, les notes d’hébergement, etc. Par ailleurs, les frais de stationnement ponctuels (occupation occasionnelle d’une place de parking) s’inscrivent au débit du compte 6251 « Voyages et déplacements ».

Différencier refacturations de frais et débours

La nuance entre les remboursements de frais ou de débours peut paraître subtile, mais la qualification des frais engagés en débours au regard de la TVA répond à des conditions strictes. La gestion comptable et fiscale de ces dépenses est différente et tient à la notion d’intermédiation. Rappelons que ne pas respecter les critères d’éligibilité au caractère de débours peut entraîner de lourdes conséquences fiscales.

Les refacturations de frais

Il y a refacturation de frais lorsque l’entreprise engage des dépenses (frais de déplacement, par exemple) en son nom pour son client, c’est-à-dire que la facture lui est adressée.
Elle se fait ensuite rembourser par son client en émettant une facture et en y joignant copie des justificatifs.
L’entreprise peut refacturer à l’euro l'euro, mais peut aussi appliquer une marge bénéficiaire.

Les débours

Dans le cas où l’entreprise engage des frais au nom et pour le compte de son client, il s’agit de débours. Elle a agi en tant qu’intermédiaire ou mandataire.
Les frais sont éligibles au caractère de débours au regard de la TVA si l’entreprise remplit simultanément les conditions suivantes :

existence d’un mandat préalable et explicite, et non pas présumé, entre les deux parties. Il peut être tacite, mais ne doit pas être mis en doute. Pour ce faire, l’entreprise doit prouver l’existence de ce mandat par tout moyen ;
reddition exacte et explicite du montant des débours au client (mandant) : la facture doit comporter au moins deux lignes, l’une afférente à la prestation de services, l’autre aux débours ;
justification de la nature ou du montant des débours auprès de l’administration fiscale, le cas échéant ;
comptabilisation des débours dans des comptes de passage (comptes de tiers).

Un expert-comptable ou un avocat chargé par son client de rédiger le procès-verbal d’assemblée générale règle les frais de greffe pour le compte de son client. Il annexe à sa facture d’honoraires la facture du greffe établie au nom du client.

Comptabilisation : principes généraux

Les frais engagés par l’entreprise pour le compte de son client sont comptabilisés en charges selon leur nature. En contrepartie, leur refacturation est comptabilisée en produit. En pratique, c’est le compte 708 « Produits des activités annexes » qui est mouvementé (dans le sous-compte 7088 « Autres produits d'activités annexes » ou dans des subdivisions créées en fonction de la nature des charges).

Rappelons qu'il est impossible de compenser les frais inscrits en charges et les refacturations enregistrées en produits. L'utilisation du compte 791 « Transferts de charges d’exploitation » est déconseillée car elle ne permet pas de s’assurer de l’exhaustivité du chiffre d’affaires. Une information dans l'annexe est requise si les refacturations de frais représentent un montant significatif.

Chez le mandataire (l’entreprise qui engage les frais), les opérations sont comptabilisées en classe 4, en comptes de tiers, et non en classe 7 (PCG art. 621-11). En effet, contrairement aux refacturations de frais, elles ne sont pas assimilées à du chiffre d’affaires. Seule la rémunération du service rendu par le mandataire est comptabilisée dans le résultat, en prestation de service (compte 706) ou en produit des activités annexes (compte 708) si l’opération est occasionnelle.

Plus précisément, c’est un compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs » au nom du client qui sera débité lors de l’enregistrement de l’achat et crédité lors du remboursement du débours. À l’issue de ces opérations, le compte 467 est soldé. Chez le mandant (client), l’achat sera enregistré en charges, la facture étant libellée à son nom.

Régime fiscal : TVA, IS et IR

Une refacturation de frais à un client constitue un produit soumis à TVA, à l’IS ou à l’IR, qu’elle soit effectuée à prix coûtant ou avec une quote-part de bénéfice. Il s'agit d'un élément de chiffre d’affaires. En plus de sa prestation de service, l’entreprise doit donc inclure les frais qu’elle refacture dans la base de calcul de sa TVA collectée.

Les entreprises refacturent souvent les frais de déplacement qu’elles ont engagés. Sur les frais de transport du personnel de l'entreprise (billets de train ou d’avion, location de véhicule de tourisme…), la TVA n’est pas récupérable. Lorsque ces frais sont répercutés au client en complément du prix principal d'une prestation, ce dernier peut, lui, déduire la TVA sur le prix de la prestation, la refacturation en étant un élément (CGI art. 206, IV, 2.5° ; BOFiP-TVA-DED-30-30-30-§§ 10 et 20-12/09/2012).

La facturation de débours n’est pas considérée comme du chiffre d’affaires, mais comme le remboursement de frais engagés en lieu et place du client et pour son compte. L’entreprise n’a servi que d’intermédiaire lors de la transaction. Les débours ne sont donc pas soumis à TVA, ni à l’IS ou à l’IR.

Exemples pratiques de comptabilisation

Comptabiliser une refacturation de frais de déplacement

Exemple : prenons l'exemple d'une entreprise de prestation de services de consulting qui s'est entendue avec son client sur la prise en charge de frais suivante : à chaque déplacement sur site pour accompagner les équipes, les frais de déplacements des consultants de l'entreprise seront pris en charge au réel sur fourniture de preuve. Ce jour-là le consultant missionné se déplace en voiture pour un montant de 10,19€ HT, TVA 0€. Ici : une indemnité kilométrique.

Pour cela : a) Télécharger l'indemnité kilométrique saisie en 1. Vos frais sont refacturés.

Lire aussi: Facturation TVA Frais Kilométriques

Autre exemple chiffré : Une entreprise règle les frais de transport, qu'elle refacture ensuite à son client pour un montant de 10 000€ hors taxes. La facturation se fait avec un bénéfice de 10%.

Opération	Compte	Débit	Crédit
Achat transport fournisseur	624 / 44566 / 401	10 000€ / 2 000€ / 12 000€
Refacturation client	411 / 44571 / 708	13 200€ / 2 200€ / 11 000€

Les frais refacturés au client sont comptabilisés dans un compte 70. L'entreprise qui refacture des frais à son client ne dispose pas d'un mandat. Les dépenses engagées pour le compte du client sont comptabilisées en compte de charges et la refacturation en compte de produits.

Comptabiliser des débours

Exemple : Un avocat règle les frais de greffe pour le compte de son client pour un total de 300€ HT. Il annexe la facture du greffe, au nom de son client à sa propre facture d'honoraires.

Opération	Compte	Débit	Crédit
Règlement des frais de greffe : débours	467 / 512	360€ /	360€ /
Débours : facture client	411 / 467	/ 360€	360€ /

Cette dernière écriture sera généralement passée en même temps que la facture au client. Le compte 411 enregistre alors l'intégralité des sommes dues par ce client. À l'issue de ces opérations, le compte 467 qui permet le suivi des débours est soldé.

Comment comptabiliser correctement selon le cas

Dans la majorité des cas, une refacturation donne lieu à la comptabilisation des frais avancés dans le compte de charge correspondant, et à la refacturation en elle-même dans un compte de produit (708 ou 706). Elle donne lieu à déduction de TVA au moment de l'engagement des frais, et à collecte de TVA au moment de la refacturation.
Les débours refacturés à l'euro près doivent être comptabilisés dans un compte de tiers, pour ne pas avoir d'impact sur le compte de résultat de l'entreprise.
Une entreprise peut être amenée, accessoirement aux prestations ou aux ventes qu’une entreprise facture à ses clients, à effectuer des refacturations de frais.
En contrepartie, les frais que l’entreprise a dû supporter avant de les refacturer doivent être dans les comptes de charges appropriés (classe 6) suivant leur nature.

Points de vigilance

Bien distinguer refacturation (compte 70) et débours (compte 467) pour éviter un impact fiscal ou une requalification.
Conserver les justificatifs et, en cas de débours, prouver l’existence d’un mandat préalable et la reddition exacte des montants.
Ne pas utiliser le compte 791 pour masquer des refacturations de frais.
Informer en annexe si les refacturations représentent un montant significatif.

Lorsque la nature des frais n'est pas identifiable, la comptabilisation pourra se faire dans un compte de services extérieurs divers tel que le compte 628. La refacturation pourra être comptabilisée pour son montant hors taxes dans un compte de chiffre d'affaires, le compte 708 Produits des activités annexes en fonction de la nature des charges. Le mode de comptabilisation est le même, que l'entreprise refacture avec ou sans bénéfice. La TVA viendra s'ajouter aux frais concernés.

Plus rarement, dans certains secteurs comme le spectacle, le plan comptable professionnel définit un compte particulier. C'est alors souvent une subdivision du compte 706 qui est utilisée. Exemple : un compte 7061 Défraiement des artistes. La différence entre les comptes 706 et 708 réside dans le fait que les défraiements sont habituels dans certaines professions et sont considérés comme partie intégrante du chiffre d'affaires normal. C'est donc un compte 706 qui est utilisé à la place du compte 708 réservé aux éléments accessoires.

L'opération n'est ni une charge ni un produit mais est tracée à l'aide d'un compte 467, un compte de tiers au nom du client. À l'issue de ces opérations, le compte 467 est soldé.

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