Comment obtenir un extrait Kbis du registre du commerce

L’extrait Kbis est un document officiel qui prouve l’existence juridique d’une entreprise commerciale. Délivré par le greffe du tribunal de commerce, l’extrait Kbis prouve l’existence légale de votre activité et atteste que vous êtes inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés. Le Kbis est le document officiel attestant de l'existence juridique, l'identification et l'immatriculation d'une société. C’est le passeport de l’entreprise commerciale. Il atteste l’immatriculation de votre entreprise auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) en plus d’en donner les principales informations.

Le Kbis est un document légal et officiel délivré et certifié par le greffier du Tribunal de Commerce auquel votre entreprise est rattachée territorialement. L’extrait Kbis contient ainsi le numéro siren qui est attribué à chaque entreprise lors de son immatriculation et qui permet d’obtenir un avis de situation au répertoire Sirene. Cette procédure permet de rechercher les entreprises ou les établissements à travers le répertoire d’identification des entreprises qui est géré par l’Insee.

À quoi sert l’extrait Kbis ?

L’extrait Kbis vous permet de mener des démarches administratives et commerciales. Il est ainsi le seul document constituant la preuve de l’existence légale d’une société. Cette pièce officielle est nécessaire pour de nombreuses procédures et actes juridiques ou même civils, tels que la candidature à un marché public, l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, la création d’un dossier fournisseur ou acquéreur dans une centrale d’achat professionnelle ou en cas de procès. Par conséquent, la communication d’une copie du Kbis est souvent exigée à l’occasion de l’ouverture d’un compte en banque, d’une candidature à un appel d’offres public ou encore pour acheter du matériel professionnel.

Attestation de légitimité : en tant qu’artisan-commerçant, vous rencontrerez des clients, fournisseurs et partenaires qui veulent être sûrs de votre sérieux. Accès aux marchés publics : si vous souhaitez répondre à des appels d’offres ou collaborer avec des institutions, un extrait Kbis à jour vous sera souvent demandé. Obtention de financements et de subventions : l’extrait Kbis est une pièce justificative requise pour accéder à un prêt ou à une aide qui développera votre activité.

Que contient un extrait Kbis ?

Le Kbis peut se définir comme étant l'état civil de l’entreprise. Il permet de connaître les informations que l’entreprise doit déclarer, à savoir : Greffe du tribunal où la société est immatriculée, Raison sociale, sigle, enseigne, Numéro d’identification (SIREN), Forme juridique, Capital social, Adresse du siège social, Date de constitution, Code NAF, Activité exercée, Adresse du principal établissement, Coordonnées et fonctions du dirigeant, des administrateurs et des commissaires aux comptes le cas échéant. Le Kbis est un document juridique très complet qui transmet une image concrète et fidèle de la situation de l’entreprise.

Lorsque l’entreprise a subi des procédures collectives dans son histoire, telles qu’une procédure de sauvegarde ou un redressement judiciaire par exemple, ces états sont également indiqués dans le Kbis. Ainsi, il est possible de trouver dans l’extrait Kbis, le numéro Siren qui est attribué à chaque entreprise lors de son immatriculation et permettant d’obtenir un avis de situation au répertoire Sirene.

Qui peut obtenir un extrait Kbis ?

Première chose à savoir : l’extrait Kbis concerne uniquement les entreprises commerciales, inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire toutes les formes de sociétés commerciales. L’extrait Kbis concerne les personnes morales, donc à savoir les entreprises. L’extrait K ou Kbis prouve l’existence juridique d’une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS).

La première personne à pouvoir obtenir son Kbis est le fondateur de l'entreprise. Cependant, il est possible pour tous d'obtenir le Kbis d'une société. Toute personne peut solliciter l’extrait Kbis d’une entreprise dès lors qu’il en connaît la dénomination sociale, le nom de l’entreprise ou son sigle, ainsi que son numéro SIREN.

Différences : Kbis, K, L, Lbis, D1

L’extrait Kbis permet d’identifier une personne morale contrairement à l’extrait K qui est réservé aux personnes physiques (exemple : EI et EIRL). L’extrait K ou Kbis concerne les personnes morales; l'extrait K vise les entreprises individuelles, à savoir les personnes physiques. L’extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire. La délivrance du Kbis concerne l’établissement principal de l’entreprise. En revanche, pour la création d’établissements secondaires d’entreprises, le créateur de son entreprise recevra un autre document : le Lbis.

L’équivalent du K-bis pour les artisans s’appelle l’extrait D1. En effet, un artisan n’exerce pas d’activité à caractère commercial et n’est en conséquence pas concerné par le Kbis. Toutefois, après leur immatriculation au Répertoire des métiers (RM), ils bénéficient d’un extrait D1.

Étapes pour obtenir un extrait Kbis

Immatriculation de l’entreprise au RCS
Une fois ses statuts rédigés, l'entreprise commerciale doit s’immatriculer pour exister juridiquement. Afin de justifier de cette immatriculation, il faut obtenir l’extrait K ou Kbis du tribunal de commerce compétent. Les personnes tenues de s’immatriculer à ce registre officiel sont les suivantes : Commerçants, Sociétés commerciales et civiles, Groupements d’intérêt économique, Groupement européens d’intérêt économique, Auto-entrepreneurs (uniquement si leur activité est commerciale ou bien artisanale mixte), Associations répondant à des critères spécifiques.

Voici les documents à transmettre pour une immatriculation réussie : Formulaire M0 correspondant au statut juridique de votre entreprise commerciale, Justificatif d’occupation des locaux, Copie de la pièce d’identité du dirigeant et attestation de filiation, Déclaration sur l’honneur de non-condamnation, Chèque au montant correspondant à la situation de votre société. Le prix de l’immatriculation d’une entreprise commerciale varie entre 25,19 € et 130 €.
Demande sur le site internet d’Infogreffe
Infogreffe est un groupement d’intérêt économique qui agit en tant que service officiel de l’État à travers son site internet et ses services commerciaux. Une entreprise commerciale immatriculée au RCS peut commander un extrait Kbis directement sur le site Infogreffe.fr en remplissant un formulaire sur lequel doivent être renseignés la dénomination sociale ou le numéro de SIRET de l’entreprise.

Une fois le formulaire complété, il faut sélectionner l’entreprise en question parmi les résultats de la recherche. La demande d‘obtention se fait dans l’onglet “extrait Kbis”. Seuls les extraits Kbis des entreprises immatriculées sur le territoire français auprès du RCS sont disponibles, ceci à l’exception des entreprises situées en Alsace Moselle pour lesquelles il faut se rendre aux greffes du Tribunal de Commerce pour les obtenir.
Demande physique aux greffes du Tribunal de Commerce
Le Tribunal compétent pour délivrer un extrait Kbis est le Tribunal de Commerce dont dépend l’entreprise, c’est-à-dire le tribunal du lieu de son siège social ou celui du lieu de son principal établissement. Le greffier est en effet celui qui délivre et atteste l’extrait Kbis aux demandeurs.

Lire aussi: Pourquoi s'immatriculer au Registre du Commerce ?

La demande peut se faire en ligne en renseignant votre numéro SIREN, la dénomination de votre société ou son sigle. Par le biais du service en ligne, le demandeur peut souscrire pour recevoir périodiquement et automatiquement l’extrait Kbis.

Délais et coûts

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité légale. Cette absence de date limite s’explique par la nature évolutive des entreprises. Dans la pratique, la validité de ce document est souvent évoquée. En effet, la plupart des administrations, banques, clients et autres partenaires commerciaux exigent généralement un extrait Kbis datant de moins de 3 mois.

La première demande d’extrait est gratuite, car incluse dans les frais d’immatriculation pour les 3 premiers exemplaires. Le Kbis peut être communiqué de manière électronique gratuitement au chef d’entreprise de l’entreprise en question. Il en coûtera 3,53 € pour un tiers qui souhaite l’obtenir en téléchargement immédiat et 4,08 € s’il souhaite se le faire envoyer par courrier. Si vous souhaitez vous rendre directement aux greffes du Tribunal de Commerce plutôt que de passer par internet, l’extrait Kbis vous en coûtera alors 2,82 €.

La procédure de délivrance de l’extrait Kbis est très simple. Vous pourriez donc obtenir votre extrait Kbis après un délai de 4, voire 5 jours pour la première production. Les extraits Kbis qui sont délivrés par la suite sont disponibles en quelques minutes ou quelques heures au plus tard. Les frais d’obtention d’un extrait K-bis sont officiellement fixés à 3,12 euros si vous le retirez au greffe.

Options pratiques et services numériques

Pour obtenir gratuitement l’extrait Kbis numérique de votre entreprise, vous devez cependant d’abord activer son identité numérique en ligne sur le service d’authentification numérique des dirigeants d’entreprises : monidenum.fr. Il s’agit d’une plateforme d’authentification numérique gratuite et 100 % sécurisée. Elles sont ensuite vérifiées par les bases de données des registres légaux tenus par les greffiers des Tribunaux de commerce. Dès lors, votre identité numérique Monidenum est activée.

Vous pouvez notamment : Utiliser votre nouveau compte Monidenum pour agir sur les sites partenaires en votre nom ou celui de votre société, Gérer vos mandats (paiements) depuis votre espace personnel dédié en ligne, Accéder au Tribunal digital : saisir une action en justice et suivre votre dossier en ligne. Pour en savoir plus : retrouvez notre article MonIdenum : comment ça fonctionne ?

Par ailleurs, il est possible pour les personnes morales de souscrire à une option d’envoi périodique de l’extrait Kbis. La durée de cette option est déterminée librement par la personne morale en question. Pour être sûr d’en avoir toujours un à jour, vous pouvez vous simplifier la vie en demandant un envoi périodique du document.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Cas particuliers : auto-entrepreneurs, artisans et associations

La certification Kbis ne vise que les personnes morales. Les travailleurs indépendants prouvent leur existence légale en utilisant un « extrait K ». L’extrait K renferme les mêmes informations que l’extrait Kbis, mais ne constitue pas un acte authentique signé par le greffier du tribunal. L’extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs.

Si vous êtes auto-entrepreneur et on vous demande un extrait Kbis : Vous pouvez obtenir votre extrait Kbis si vous réalisez une activité commerciale. Pour obtenir votre extrait Kbis, il vous suffit de vous rendre sur le site monidenum.fr. Ce site est administré par les greffes du tribunal de commerce. Il vous est demandé de renseigner votre nom, vos contact, ainsi que les informations liées à votre micro-entreprise (notamment le numéro Siret). Il est également possible de se rendre directement au greffe du tribunal de commerce pour obtenir son extrait Kbis.

Pour une entreprise individuelle, comment obtenir un Kbis ? Les entrepreneurs individuels (EI) et les établissements individuels à responsabilité limitée ne sont pas visés par le Kbis. Ils reçoivent un exemplaire de l’extrait K. En cas d’égarement de votre copie ou si celle-ci date de plus de trois mois, il suffit d’en demander une nouvelle sur le site d’Infogreffe.

En revanche, les associations ne sont pas concernées par le Kbis sauf dans des cas particuliers (émission d’obligations ou titres de créances négociables, opérations de change manuel régulières).

Précautions et bonnes pratiques

La plupart des administrations, banques, clients et autres partenaires commerciaux exigent généralement un extrait Kbis datant de moins de 3 mois.
Vous devez aussi savoir qu’un extrait Kbis photocopié et certifié authentique à l’original ne possède aucune valeur juridique. Tous les organismes publics et privés exigent qu’on leur fournisse un document original.
Méfiez-vous des offres gratuites de K-bis et privilégiez le système officiel, le seul reconnu et qui est également en mesure de vous proposer la dernière version des éléments nécessaires.

Quand le Kbis n’est plus obligatoire

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE. Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans certaines démarches telles que la candidature à un marché public, la demande d'autorisation d'exploitation commerciale ou la demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire, selon les cas précis et les exigences des organismes destinataires.

Mode	Coût indicatif	Délai
Greffe (retour sur place)	~2,82 € à 3,12 €	Immédiat sur place
Infogreffe (tiers)	3,53 € téléchargement / 4,08 € courrier	Quelques minutes à quelques heures
MonIdenum (dirigeant)	Gratuit pour l'extrait numérique	Instantané après activation

Vous souhaitez obtenir de l’aide pour obtenir votre extrait Kbis ? L’accompagnement d’un avocat lors de la création de votre entreprise est recommandé préalablement. Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis. Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

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