Comment obtenir un extrait de registre de commerce pour une université

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. L'utilisation de ce « guichet unique » dématérialisé est désormais obligatoire. Il remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés.

Qui doit utiliser le guichet unique et quelles entités sont exclues

Toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité, doivent utiliser le guichet unique des formalités des entreprises : Entreprises individuelles (EI) ou sociétés exerçant une activité commerciale, artisanale, libérale ou agricole; Entreprises ayant un siège social, un établissement principal, un établissement secondaire ou une adresse en France; Entreprises étrangères souhaitant exercer une activité en France. Attention Seules les entreprises doivent réaliser leurs formalités sur le site du guichet des formalités. Les autres entités : associations, comités sociaux économiques d'entreprise, syndics de copropriété, syndicats de salariés, fondations ne sont donc pas concernées par le guichet des formalités. Un arrêté du 15 janvier 2025 fixe la liste de toutes les entités exclues.

Formalités à réaliser sur le guichet des formalités

Obligation d'utiliser le guichet des formalités Toutes les formalités suivantes doivent être réalisées sur le site du guichet des formalités des entreprises : Création de l'entreprise : immatriculation, déclaration de début d'activité ou déclaration des bénéficiaires effectifs; Modifications : changement d'activité, d'adresse, de nom, du nombre d'associés, de la forme juridique, des statuts, modification des bénéficiaires effectifs, etc.; Cessation d'activité et de radiation d'entreprises. À noter Le dépôt des comptes annuels des sociétés peut également être effectué sur le guichet des formalités. Le dépôt en format papier peut être déposé en un exemplaire au greffe du tribunal de commerce ou judiciaire du siège de la société.

Dérogations et formulaires PDF

Dérogations exceptionnelles : utilisation de formulaires PDF. Les formulaires PDF peuvent être utilisés pour effectuer les formalités suivantes : Rapport de radiation d'office. Les formulaires dépendent de la forme juridique de l'entreprise : Entreprise individuelle. Pour un rapport de radiation d’office, un commerçant individuel doit remplir les formulaires suivants : Notice RGPD (Cerfa n° 52340); P2 - Déclaration de modification personne physique (commerce, métiers) (Cerfa n° 11678), sa notice (Cerfa n° 50783); Intercalaire P' (Cerfa n° 11677). À noter La situation de l'entreprise devra par ailleurs être régularisée sur le guichet des formalités, par exemple en cas de transfert de siège social ou de cessation d'une activité.

Créer un compte et déposer une formalité

Lors de sa première connexion, le déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur sur le site www.formalites.entreprises.gouv.fr. Ce compte utilisateur est personnel. À noter Les détenteurs d'un compte « e-procédures » à l'Inpi: titleContent peuvent utiliser ce compte pour utiliser le guichet des formalités. Pour réaliser sa formalité, le déclarant saisit en ligne les informations et joint les pièces dématérialisées nécessaires. Il est possible de commencer une démarche et de la sauvegarder dans un brouillon pour la terminer plus tard. Les organismes compétents (Insee, services sociaux et fiscaux, greffes de tribunaux de commerce, chambres consulaires, etc.) traitent les informations reçues. L'état d'avancement des formalités est consultable à tout moment sur le guichet, depuis le tableau de bord de l'espace personnel. En raison de l'ouverture récente du guichet, les délais de traitement des formalités peuvent être rallongés. À noter L'utilisation du site est gratuite, mais certaines formalités sont payantes.

Qui peut réaliser la démarche pour l'université

Le chef d'entreprise (dirigeant ou micro-entrepreneur) peut réaliser lui-même les démarches en ligne sur le guichet des formalités. Il peut demander à un salarié (appelé délégataire) de réaliser les formalités pour le compte de l'entreprise en rédigeant une délégation. Il peut aussi donner cette mission à toute autre personne (appelée mandataire) en rédigeant un contrat de mandat. Un modèle de mandat est mis à disposition sur le site du guichet. Une copie de l'acte de délégation ou du mandat devra être transmise lors de la réalisation de la formalité sur le site.

Difficultés techniques et récépissé

Un récépissé est délivré en cas de difficulté technique empêchant le dépôt du dossier sur le site. Il peut s'agir d'un indisponibilté générale du site ou d’un blocage d'un ou plusieurs types de déclaration (création, cessation d'activité, modifications de situation). Le récépissé délivré atteste de la tentative de dépôt d’une formalité sur le site du guichet des formalités des entreprises. Ce récépissé atteste que l'entreprise a satisfait à son obligation de réaliser la formalité. Il est délivré le jour de la tentative du dépot. L'entreprise est informée dès la résolution du blocage. Elle doit alors se reconnecter pour réaliser sa formalité dans un délai maximum de 15 jours.

Registre national des entreprises (RNE) et attestation d'immatriculation

Depuis le 1er janvier 2023, toutes les entreprises françaises, y compris les auto-entrepreneurs, doivent être immatriculées au Registre National des Entreprises (RNE), administré par l'INPI. Cette immatriculation permet d'obtenir une attestation d'inscription au RNE, attestant de l'existence légale de l'activité. La preuve de l’existence juridique de votre auto-entreprise L’extrait d’immatriculation au Registre National des Entreprises (RNE) prouve que vous avez bien créé une micro-entreprise et que celle-ci est toujours active. Il est délivré par l’INPI, l’institut national de la propriété industrielle. Ce document peut notamment vous être demandé dans les cas suivants : Ouverture d’un compte bancaire professionnel; Demande de carte de commerçant ambulant; Location d’un logement, afin de prouver que vous avez bien une activité professionnelle; Achat de matériel auprès d’un fournisseur, etc.

Informations figurant sur l'extrait RNE

Les informations figurant sur l’extrait RNE Vous concernant, vous y trouverez notamment : Votre nom et votre prénom; Votre date et lieu de naissance; Votre nationalité. Concernant votre micro-entreprise : Sa dénomination (c’est-à-dire votre nom et votre prénom); Son nom commercial (si vous lui en avez donné un); Son activité principale et les activités secondaires; Son adresse (adresse personnelle, adresse de domiciliation ou adresse de votre local professionnel / commercial). Bon à savoir Suite à la création de votre activité de micro-entrepreneur sur le site du guichet unique, l’INPI transmet automatiquement ces informations au RNE. L'INPI ne vous transmet pas d'extrait RNE par courrier.

Différences entre Kbis, K, D1 et l'extrait RNE

L’extrait Kbis est un document envoyé uniquement par le greffe du tribunal de commerce, suite à votre immatriculation au RCS. Il concerne donc uniquement les entreprises exerçant une activité commerciale. L’extrait D1, lui, était attribué aux micro-entreprises exerçant une activité artisanale. Il prouvait l’immatriculation au répertoire des métiers, registre aujourd’hui supprimé. Ces documents mentionnent diverses informations : votre nom, votre Siret, votre Siren, l’adresse de votre auto-entreprise, votre code APE, etc. Kbis et auto-entrepreneur L’extrait Kbis concerne uniquement les sociétés commerciales. Les entreprises individuelles, y compris les micro-entrepreneurs, reçoivent quant à elles une attestation d'inscription au Registre National des Entreprises (RNE) au lieu d'un extrait Kbis. L’extrait D1 a été supprimé dans le cadre de la réforme du registre des entreprises, et l’extrait Kbis existe toujours.

Où et comment télécharger l'extrait RNE ou Kbis

Ce service en ligne permet d'obtenir un extrait d'immatriculation au registre national des entreprises (RNE). Cette démarche se fait en ligne auprès de l'Inpi: titleContent. Elle est gratuite et ouverte à toutes et tous. Il suffit d'inscrire le nom, la raison sociale, le Siren ou le Siret de l'entreprise, puis de sélectionner l'entreprise concernée et enfin de télécharger la page comprenant toutes les informations légales propres à celle-ci. Pour obtenir un extrait au registre national des entreprises (RNE), vous devez vous rendre sur data.inpi.fr, muni de votre Siren. La demande d'extraits K ou Kbis auprès des greffes des tribunaux de commerce est toujours possible de façon gratuite ou payante selon votre situation. Vous pouvez le télécharger gratuitement votre extrait Kbis. en ligne via le service MonIdenum, géré par le Conseil National des Greffiers des Tribunaux de Commerce.

Publicité et durée de validité des extraits

L’extrait K ou Kbis a une valeur juridique d’une durée de trois mois. L’extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire. Attention Une entreprise inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS) est également inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE).

Caractère public des informations et vérification

Les informations présentes sur l’extrait RNE sont-elles publiques ? Ce document est consultable en ligne sur le site de l’INPI. Toutes les informations mentionnées sont visibles par tous. Théoriquement, la base de données du RNE est à jour en temps réel. En réalité, il peut exister des différences entre les différents sites. Par exemple, les données sont à jour sur le répertoire Sirene de l’Insee et le guichet unique, mais pas sur Infogreffe. Dans d’autres cas, c’est le justificatif d’immatriculation au RNE qui n’est pas à jour, alors que le site Infogreffe est bien actualisé. En conclusion, il est recommandé de consulter les données d’une entreprise avec son numéro Siren sur Infogreffe et le RNE pour vérifier.

Conseils pratiques pour une université

Déterminez d’abord si l’entité de l’université nécessite un extrait Kbis (entité commerciale) ou un extrait RNE (inscription au RNE).
Si l’université ou une structure universitaire (service commercial, filiale, société d'exploitation) est inscrite au RCS, téléchargez l’extrait Kbis via MonIdenum.
Pour toute autre structure soumise au RNE, rendez-vous sur data.inpi.fr muni du Siren pour télécharger l’extrait RNE.
Créez un compte personnel sur le guichet unique si une formalité doit être déposée ou mise à jour (changement d’adresse, modification de la forme juridique, mise à jour des bénéficiaires effectifs).
Si une autre personne réalise la démarche, transmettez le mandat ou la délégation lors du dépôt en ligne.

[TUTO] Signer ses formalités INPI sans identité numérique La Poste (et gratuitement) ✍️

Tableau récapitulatif : quel extrait selon la situation

Situation	Document à obtenir	Où le télécharger
Université en tant que personne morale commerciale / filiale	Extrait Kbis	MonIdenum / Greffe du tribunal de commerce
Structure inscrite au RNE (micro-entreprise, activité non commerciale)	Extrait RNE / attestation d'immatriculation	data.inpi.fr / site INPI
Artisans (avant D1)	Extrait d'immatriculation RNE (remplace D1)	Guichet unique / INPI

Bonnes pratiques et points de vigilance

Il est important de déclarer toute modification de votre activité tels qu’un changement d’adresse ou modification de la forme juridique de votre entreprise, un ajout d’activité. L’extrait d’immatriculation doit être mis à jour. Pour cela il faut déclarer la modification via le site de l’INPI. Les conseillers de la CMA sont là pour vous guider dans vos formalités et vos démarches administratives. Grâce au RNE, toutes les informations de votre entreprise sont centralisées. Une fois votre entreprise enregistrée, vous obtiendrez un extrait d’immatriculation. Votre demande d’immatriculation doit être faite au plus tôt un mois avant de démarrer votre activité et, au plus tard, dans les 15 jours suivant le début de celle-ci.

balises: