Modèle complet et guide pratique pour le registre des délibérations d’une SASU rempli
La SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle) est une forme juridique d’entreprise commerciale où un unique associé prend toutes les décisions importantes concernant la société. Afin de respecter les obligations légales, la SASU doit tenir plusieurs registres obligatoires, dont le registre des décisions de l’associé unique, souvent appelé registre des délibérations. Ce document est un élément essentiel qui formalise juridiquement toutes les décisions prises par l’associé unique.
Les obligations légales liées au registre des délibérations en SASU
Selon l’article L227-9 du Code de commerce, toutes les décisions prises par le président (souvent l’associé unique dans une SASU) doivent être consignées dans un registre spécial. Ce registre des décisions est un outil de transparence qui assure la traçabilité des décisions et peut s’avérer crucial en cas de contrôle administratif ou lors d’un litige.
Il est obligatoire de tenir ce registre au siège social de la société et de le conserver pendant au moins 6 ans. Ce délai correspond au délai maximal pendant lequel l’administration fiscale ou les tiers peuvent contester les décisions. De plus, une tenue irrégulière ou l’absence de ce registre peut conduire à l’annulation des décisions prises et exposer le président à des sanctions civiles voire pénales. La mauvaise tenue peut être assimilée à une faute de gestion.
Format et support du registre
Le registre des délibérations peut être tenu sur support papier traditionnel, par exemple sous forme d’un classeur comportant des feuilles mobiles. Bien que ce soit plus onéreux, ce format offre une praticité certaine, les procès-verbaux étant imprimés sur des feuilles volantes que l’on classe ensuite dans le registre.
Ce registre peut également être tenu sous forme électronique. Depuis le décret 2019-1118 du 31 octobre 2019, il est permis à une SASU de dématérialiser ce registre, à condition que les procès-verbaux soient signés électroniquement avec une signature électronique avancée et datés par horodatage garantissant leur authenticité. Cette dématérialisation facilite la gestion et la conservation des documents tout en respectant les exigences légales.
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Contenu et rédaction des procès-verbaux dans une SASU
Chaque décision prise par l’associé unique doit faire l’objet d’un procès-verbal (PV) daté, numéroté et inscrit de manière chronologique dans le registre. Le PV doit comporter plusieurs éléments :
- La date de la décision
- Le nom de l’associé unique ou du président
- L’objet de la réunion ou de la décision
- Un résumé des débats, si pertinents
- Le texte exact des résolutions adoptées
- La signature du président
La rédaction doit être précise et complète pour éviter toute contestation ultérieure. Par exemple, le PV peut concerner l’approbation des comptes annuels, la nomination ou révocation du dirigeant, la modification des statuts, l'augmentation du capital, ou encore la dissolution de la société.
Le rôle et la tenue du registre des mouvements de titres
Outre le registre des décisions, une SASU est tenue de conserver un registre des mouvements de titres. Ce registre permet de retracer la propriété des actions et d’enregistrer tous les mouvements tels que les cessions, donations, apports, nantissements ou démembrements de titres. Ce registre comprend les informations suivantes :
- Date de chaque opération
- Nom, prénom et adresse des titulaires
- Nombre, catégorie et numéro des titres détenus
Ce registre peut être tenu sur support papier ou dans un système électronique sécurisé avec enregistrement partagé. Sa tenue n’est pas sanctionnée pénalement en cas de défaut, mais il constitue une preuve de la propriété des actions et garantit la validité des opérations sur les titres.
Les autres registres obligatoires en SASU
La SASU doit également tenir :
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- Le livre-journal : Document comptable qui enregistre chronologiquement toutes les opérations affectant le patrimoine de la société (ventes, achats, charges, etc.). Il peut être tenu sous forme papier (paraphé et coté) ou électronique, avec conservation obligatoire pendant 10 ans.
- Le grand-livre : Registre comptable regroupant toutes les écritures inscrites dans le livre-journal classées par comptes, avec la même durée légale de conservation.
- Le registre des bénéficiaires effectifs : Document déposé au greffe qui identifie la personne physique détenant le contrôle effectif de la société. Obligatoire depuis 2017, il doit contenir des informations précises sur le bénéficiaire, sujet à des sanctions en cas d'absence ou d'informations inexactes.
- Le registre unique du personnel : Obligatoire dès la première embauche, il recense tous les salariés avec leurs informations essentielles.
- Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) : Document obligatoire qui liste tous les risques professionnels présents dans l’entreprise, à tenir à jour régulièrement.
- Les registres de sécurité et de contrôle : Suivi des visites et contrôles imposés notamment dans un ERP (Établissement Recevant du Public).
La nature exacte des registres dépendra également du secteur d’activité et des spécificités propres à la SASU.
Conséquences en cas de non-respect de ces obligations
Ne pas tenir ou mal tenir ces registres expose la société et son président à des sanctions financières et pénales :
- Amendes pouvant aller jusqu’à plusieurs milliers d’euros
- Sanctions pénales, notamment pour faux en écriture (jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende)
- Annulation des décisions prises
- En cas de non-déclaration ou d'informations fausses dans le registre des bénéficiaires effectifs : 6 mois d'emprisonnement et 7 500 € d’amende (pour le président), 37 500 € pour la société
Il est donc essentiel de respecter scrupuleusement ces formalités pour assurer la conformité de la SASU.
Comment choisir et bien remplir un modèle de registre des délibérations SASU ?
Le registre des décisions de l’associé unique doit être adapté à la situation spécifique de chaque société. Les modèles disponibles dans le commerce ou en ligne sont souvent conçus sous forme de classeurs avec feuilles mobiles, numérotées et paraphées, ou sous forme dématérialisée sécurisée.
Lors du remplissage :
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- Assurez-vous que chaque procès-verbal est daté, détaillé et signé
- Consignez-les strictement dans l’ordre chronologique
- Conservez le registre au siège social, accessible pour consultation éventuelle
- En cas de support électronique, vérifiez que la signature et l’horodatage respectent les normes légales
Nombreux fournisseurs proposent des registres adaptés, comme Le Dauphin, Exacompta ou Elve, souvent livrés avec des recharges, permettant une gestion efficace et dans les règles.
La tenue électronique du registre des décisions : un levier pratique et sécurisé
La dématérialisation du registre des décisions ou des procès-verbaux offre plusieurs avantages :
- Gain de place et d’organisation
- Facilité d’accès et de partage sécurisé
- Garanties d’authenticité via la signature électronique avancée et horodatage
La réglementation européenne (règlement UE n° 910/2014) impose que la signature électronique avancée soit univoque, liée au signataire, sous son contrôle exclusif et permette de détecter toute modification.
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Exemples de décisions fréquemment consignées dans le registre
- Approbation des comptes annuels
- Modification des statuts (changement de dénomination, objet, siège social, etc.)
- Nomination ou révocation du président ou de tout autre dirigeant
- Augmentation ou réduction du capital social
- Décisions de dissolution ou de liquidation
Modèle simple d’un procès-verbal de décision de l’associé unique
| Élément | Description |
|---|---|
| Date | Indiquer la date précise de la décision |
| Énoncé de la décision | Description claire et précise de la décision prise |
| Signature | Signature manuscrite ou électronique du président (associé unique) |
| Numérotation | Numéro d’ordre du PV dans le registre |
Conclusion sur l’importance du registre des délibérations dans une SASU
La tenue rigoureuse du registre des décisions est un impératif légal et un levier de sécurité juridique majeur pour la SASU. Il garantit la transparence des décisions et protège le président contre toute contestation ultérieure. Choisir le bon format, papier ou électronique, et respecter les formalités de rédaction et conservation est indispensable pour une gestion saine et conforme de la société.
Par ailleurs, la SASU doit veiller à tenir ses autres registres obligatoires (mouvements de titres, bénéficiaires effectifs, registres comptables, et sociaux) selon les normes en vigueur afin d’éviter sanctions et difficultés administratives.
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