Comment tenir un registre numérique des entreprises et enregistrer les PV d'assemblée générale

Le registre d'assemblée générale est un document officiel qui consigne toutes les délibérations et décisions prises lors des assemblées générales d'une société. Il doit être tenu de manière chronologique et peut être sous format physique ou dématérialisé, conformément aux dispositions légales.

Pourquoi dématérialiser le registre d'assemblée générale ?

Aujourd'hui, cette pratique se généralise, portée par des outils innovants tels que la blockchain, qui renforcent à la fois traçabilité et sécurité. Au fil des ans, le stockage des registres de décisions sous forme papier prend de plus en plus de place et devient de plus en plus coûteux. Grâce à la dématérialisation du registre des décisions, vous n’avez plus à perdre de temps à vous rendre au tribunal ou en mairie pour faire coter et parapher les feuilles mobiles.

La dématérialisation des registres sociaux évite le vol ou la perte des documents papiers tout en réduisant significativement les coûts de gestion liés à l’impression, la numérisation et le stockage des documents papiers. De manière plus pratique, la dématérialisation des registres sociaux vise à conserver de manière plus sécurisée les informations inscrites sur les registres sociaux et d’en assurer un « horodatage offrant toute garantie de preuve ». En d’autres termes, la date est associée à la signature sans possibilité de modification.

Cadre légal et valeur juridique

Depuis la publication du décret n°2019-1118, les entreprises françaises disposent d’une base légale pour tenir leurs registres d’assemblées générales sous format électronique. Le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 apporte une véritable révolution en la matière. Ce décret modifie les règles du Code de commerce en autorisant désormais les sociétés commerciales et civiles à tenir le registre des assemblées sous forme électronique (article R221-3 du Code de commerce).

Le registre dématérialisé Lynco a la même valeur juridique qu'un registre papier coté et paraphé. Grâce à la signature électronique qualifiée, l'horodatage certifié et l'archivage sécurisé conforme eIDAS, vos procès-verbaux sont juridiquement incontestables en cas de contrôle ou litige. L'utilisation d'un parapheur électronique et de signatures électroniques qualifiées confère à ce registre la validité requise, en vertu du respect des critères de sécurité et d'authenticité définis par la réglementation.

Quelles sociétés sont concernées ?

Toutes les sociétés (SNC, SCS, SARL, SA, SCI, SAS, EURL, SASU, etc.) sont tenues de tenir un registre d’assemblée générale. Cette obligation s’applique indistinctement à une SARL, SNC, SA, SCI, SAS, EURL, SASU, etc. Le registre des assemblées générales est obligatoire pour toutes les sociétés commerciales ou civiles.

Pour les sociétés par actions simplifiées (SAS) les statuts doivent le prévoir explicitement conformément à l’article R227-1-1 du code de commerce. Dans la SAS et la SASU, la signature électronique avancée est requise dans le silence des clauses statutaires en vertu de l’article R.227-1-1 du Code de commerce.

Contenu obligatoire d’un procès-verbal et formalités

Dans une société, le Procès-Verbal est un document rédigé à l’issue de chaque assemblée générale. Ce dernier a un double objectif : résumer l’ensemble des sujets abordés pendant l’assemblée et établir le résultat d’une délibération ou d’un vote. Pour être valable, il doit comporter diverses mentions obligatoires, indifféremment de la forme juridique de la société et du type d’assemblée générale concernée.

La date et le lieu de l'assemblée
L'ordre du jour
La composition du bureau
Le nombre d'actions participant au vote et le quorum atteint
Les résultats des votes et les décisions adoptées
La signature du président de séance et du secrétaire

Une fois rédigé, le procès-verbal est signé par les participants et intégré au registre. Ce dernier devient alors une preuve en cas de litige, renforçant la sécurité juridique de l’entreprise. L’établissement d’un procès-verbal obéit à un formalisme strict. Aux termes de l’article R225-106 du Code de commerce, celui-ci doit inclure : la date, le lieu de réunion, le mode de convocation, l’ordre du jour, la composition du bureau, le nombre d’action participant au vote et le quorum atteint.

Registre papier : règles de tenue

Comme le prévoit le Code de commerce pour chaque forme juridique, les PV doivent obligatoirement être insérés dans un classeur, que l’on appelle registre d’assemblée générale. Le registre d’assemblée générale doit être tenu par ordre chronologique. Aucun feuillet ne peut être raturé ou rectifié, et ce, pour garantir l’absence de falsification des documents sociaux.

Les procès-verbaux doivent être conservés dans un registre spécial tenu au siège de la société, préalablement coté et paraphé soit par le greffe du Tribunal de Commerce ou du Tribunal Judiciaire, soit par le maire de la commune du siège social. Les procès-verbaux peuvent être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité, paraphées et revêtues du sceau de l'autorité qui les a paraphées.

Il n'est pas possible de rédiger des procès-verbaux sur des feuilles mobiles non cotées ni paraphées puis de les coller sur un registre coté et paraphé. Dès qu'une feuille a été remplie, même partiellement, elle est jointe à celles précédemment utilisées. Toute addition, suppression, substitution ou interversion de feuilles est interdite.

Registre numérique : avantages et fonctionnement

Le registre AG dématérialisé est la version électronique du registre dédié aux assemblées générales. Il rassemble l’ensemble des documents adoptés lors de ces réunions : convocations, feuilles de présence, procès-verbaux, résolutions et annexes diverses. À l’inverse de la documentation papier qui demeure figée et isolée, ce système assure la conservation centralisée et la mise à jour régulière des données.

Les informations sont conservées sur un fichier numérique protégé, disponible en temps réel pour les services juridiques, comptables ou les responsables d'entreprise. Ces outils modernes allient sécurité et praticité, tout en garantissant une parfaite conformité avec la réglementation en vigueur.

Au-delà de la numérisation, l’adoption d’un logiciel AG ou d’une plateforme collaborative AG facilite le remplissage automatique de documents comme le procès-verbal AG, la convocation des participants ou l’archivage des justificatifs. Les convocations sont envoyées par voie électronique, avec accusé de réception automatique. Le jour J, les actionnaires participent à distance, votent sur les résolutions via un système sécurisé, et signent électroniquement les documents officiels.

Lynco, par exemple, automatise la création, l'horodatage sécurisé, l'archivage légal et garantit la conformité totale avec le Code de commerce, tout en supprimant les contraintes du registre papier traditionnel. Lynco génère automatiquement les convocations personnalisées, crée les feuilles de présence, enregistre les votes et résolutions, rédige le procès-verbal avec les mentions légales obligatoires, et l'intègre directement dans votre registre horodaté.

Traçabilité et preuve en cas de litige

Imaginons qu'un actionnaire minoritaire d’une société conteste une résolution adoptée 6 mois plus tôt et qu’il affirme n'avoir jamais reçu la convocation à l'assemblée générale extraordinaire concernée. Grâce au registre AG dématérialisé, le responsable juridique peut immédiatement accéder à l'horodatage précis de l'envoi de la convocation (date et heure), à la preuve de réception électronique par l'actionnaire, à l'historique des connexions à la plateforme, et au suivi des interactions avec la documentation (téléchargements, consultations).

Ces éléments de preuve peuvent rapidement mettre fin à la contestation. L'ancrage blockchain renforce l'opposabilité de vos PV d'assemblée générale en apportant une preuve technique robuste et vérifiable, facilitant leur utilisation en cas de contrôle ou de litige.

Sécurité, conformité et bonnes pratiques

Un haut niveau de chiffrement est nécessaire pour préserver la confidentialité et l’intégrité des informations. Le recours à la signature électronique et à l’horodatage est indispensable pour attester de l’authenticité des documents, tandis que la mise en place de droits d’accès stricts simplifie le contrôle des modifications et la traçabilité des opérations.

Le dirigeant doit ainsi être formé pour savoir quelles mentions doivent obligatoirement être insérées dans ces documents. Ces différents documents doivent en outre être signés et émargés. Un logiciel spécialisé comme Izikap vous permet de supprimer les risques liés à la rédaction et aux oublis de signatures et d’émargements.

Comment créer et tenir un registre assemblée générale en 5 étapes

Choisir le format (papier ou numérique) : Évaluez vos besoins selon le nombre d'assemblées annuelles, le nombre d'associés/actionnaires, le budget disponible et le niveau de digitalisation souhaité.
Initialiser le registre :
- Pour un registre papier : acheter un registre vierge, le faire coter et parapher au greffe ou mairie, indiquer sur la première page la raison sociale, la forme juridique et le siège.
- Pour un registre numérique : créer un compte sur une plateforme conforme, paramétrer les informations société, migrer l'historique si besoin.
Rédiger les procès-verbaux conformes : chaque PV doit contenir date, lieu, identité des participants, quorum, ordre du jour, résultats des votes, décisions adoptées et signatures.
Intégrer les PV au registre : papier : transcrire ou coller le PV signé sans discontinuité ; numérique : uploader le PDF signé électroniquement.
Archiver et sécuriser : conserver indéfiniment au siège social si nécessaire, autoriser consultation par les associés et prévoir copies de sauvegarde (registre numérique recommandé).

Intégration aux outils et workflow

Le livre d'assemblée Lynco s'intègre parfaitement avec d'autres outils de gestion. La plateforme numérique gère la génération automatique des lettres de convocation, le suivi des confirmations de présence, la gestion des procurations, la signature électronique des feuilles de présence et la production d'un récapitulatif des votes pour chaque résolution.

Une fois l'assemblée terminée, la plateforme permet de lancer le processus de signature du procès-verbal. C'est uniquement après signature (électronique avancée ou manuscrite) que le PV peut être intégré au registre d'assemblées générales dématérialisé pour assurer sa mise à jour en totale conformité légale.

Impact écologique et perspectives

Le registre d’assemblée générale dématérialisé réduit l’usage intensif de papier, mais aussi les déplacements pour l’archivage ou la consultation de documents. Cette transition vers le numérique s’inscrit totalement dans une démarche de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE), qui est un engagement de plus en plus valorisé par les parties prenantes.

L’accélération de la transformation numérique s’est nettement renforcée durant la période post-COVID, elle a normalisé les réunions à distance et la digitalisation des process juridiques. Les entreprises s’y habituent et s’orientent davantage vers des solutions dématérialisées, plus sûres et plus réactives, pour conduire leurs assemblées générales.

D’ici quelques années, la tenue d’assemblées sur support papier pourrait disparaître. On anticipe déjà une évolution de la réglementation pour accompagner et sécuriser la dématérialisation des registres. Les organisations qui adoptent dès maintenant ces solutions numériques seront en avance sur les futures exigences réglementaires et les attentes du marché.

Défis et accompagnement

La réussite d’une démarche de dématérialisation repose également sur l’adhésion des équipes concernées. Une formation adaptée doit être prévue pour familiariser les directions juridiques, les cabinets comptables ou les avocats en droit des sociétés avec les outils et les procédures à suivre. L’adoption d’un logiciel de gestion AG ou d’un parapheur électronique s’accompagne souvent d’une révision des chartes de gouvernance, afin de définir les nouvelles responsabilités et de sécuriser chaque étape du processus.

Pour tirer pleinement parti de ces bénéfices, la sélection d’outils fiables et la formation adéquate des équipes restent indispensables. Les protocoles de sécurité et de conformité légale, de même que l’accompagnement au changement, ne doivent jamais être négligés.

Rappel pratique : durée de conservation et sanctions

Le contenu des procès-verbaux doit être conservé en bon état au siège social de la société, pendant au moins 6 ans à compter du dernier procès-verbal. Les informations inscrites sur le livre journal, le grand livre et le livre inventaire doivent être conservées 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable auxquelles elles se rapportent. En cas de faux ou d'usage de faux, la société s'expose à des sanctions pénales.

Outils et services disponibles

Les solutions proposent aujourd’hui des fonctionnalités telles que : authentification et enregistrement auprès d'Infogreffe, signature électronique des procès-verbaux, reprise des historiques et réversibilité, visa en ligne délivré par Infogreffe, et partage sécurisé des registres avec les tiers habilités.

Fonctionnalité	Avantage
Signature électronique	Authenticité et opposabilité juridique
Horodatage certifié	Preuve irréfutable de la date
Archivage sécurisé eIDAS	Conservation légale et intégrité
Intégration avec cabinets	Flux de travail fluide et partage contrôlé

La mise en place d’un registre AG numérique simplifie les formalités tout en répondant aux exigences légales strictes. Ces solutions permettent de simplifier les formalités tout en répondant aux exigences légales strictes.

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