Remboursement des Frais pour Gérant de SARL : Conditions et Guide Pratique
La gestion des remboursements de frais pour les dirigeants d'entreprise est souvent entachée d'une méprise courante : celle d'appliquer les mêmes règles que pour les salariés. Cette erreur répandue masque les subtilités et les obligations spécifiques qui encadrent les dépenses des dirigeants. De nombreux frais engagés dans le cadre de votre activité de gestion peuvent vous être remboursés. Frais de repas, déplacements, cadeaux avancés pour des clients… Ce serait dommage de les payer de votre poche.
Cet article vise à démêler les particularités du remboursement des frais pour les dirigeants, en soulignant les différences clés avec les pratiques courantes concernant les employés. Nous aborderons les types de frais remboursables, les nuances selon le statut juridique du dirigeant et les stratégies pour une gestion efficace et conforme des notes de frais.
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Cadre Réglementaire et Spécificités du Remboursement des Frais
Le cadre réglementaire des remboursements de frais pour les dirigeants d’entreprise est à la fois spécifique et complexe. Toutefois attention, les remboursements de frais des gérants sont très encadrés. Le régime de remboursement des frais des gérants est bien plus restrictif que celui qui s’applique aux frais avancés par les salariés. Il convient donc d’être prudent. Pour les dirigeants de SARL (société à responsabilité limitée) ou de SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle), les frais remboursables doivent être strictement professionnels et justifiés par des preuves tangibles.
Les différences ne s’arrêtent pas là. Par exemple, les frais de déplacement professionnels sont traités différemment entre un gérant majoritaire et un gérant minoritaire. D'un point de vue fiscal, selon les articles 62, 39, 1-1°, et 111, c et d du Code Général des Impôts (CGI), les remboursements de frais de déplacements perçus par un gérant majoritaire de SARL sont considérés comme une rémunération imposable. La jurisprudence a établi que les frais de déplacement non justifiés sont généralement considérés comme une partie de la rémunération du dirigeant plutôt que comme un revenu distribué, sauf si leur montant total, combiné à la rémunération, est considéré comme excessif.
Les remboursements des frais des gérants sont tout particulièrement contrôlés par l’administration. En effet, le remboursement de frais du gérant de SARL est encadré par loi et particulièrement contrôlé par l’administration fiscale. Souvent, il se trouve à l’origine des redressements fiscaux. L’administration fiscale applique un certain nombre de règles dans le cadre du remboursement de frais du dirigeant de SARL. En règle générale, tous les remboursements s’effectuent à l’euro près.
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Types de Frais Remboursables
Il n’existe pas de liste officielle exhaustive des frais remboursables pour les gérants de société. Cependant, on considère généralement que ces frais, lorsqu’ils sont remboursés « au réel », ne sont pas imposables. Il est conseillé de tenir une comptabilité détaillée et justifiée de ces dépenses. Chaque frais doit être documenté par des factures ou des reçus pour garantir la transparence et la conformité fiscale.
Les dirigeants d’entreprise peuvent obtenir le remboursement des sommes qu’ils ont engagées sur leurs deniers personnels au titre de leur activité professionnelle. Comme tout salarié, ils doivent respecter la politique interne de l’entreprise sur la gestion des frais professionnels : c’est-à-dire réaliser une note de frais, fournir les justificatifs adéquats et vérifier que la dépense fait partie des frais remboursables par l’entreprise. Voyons en détail quels sont les frais professionnels remboursables et les dépenses déductibles, les spécificités des notes de frais des gérants et comment elles doivent être gérées comptablement en entreprise.
Frais de Déplacement
Les frais kilométriques et d’hébergement constituent un élément central dans la gestion des dépenses professionnelles, notamment pour les dirigeants et les salariés qui doivent se déplacer fréquemment pour des raisons professionnelles. Il est important de noter que les frais de déplacement du domicile au lieu de travail ne sont généralement pas remboursables, en particulier pour les SARL et EURL soumises à l’Impôt sur les Sociétés (IS). Il convient de savoir qu'ils comptent parmi les dépenses les plus courantes engagées par le gérant d’entreprise. En règle générale, ils sont remboursés dès lors qu’ils correspondent à un déplacement professionnel. Les billets d’avion et de métro comptent parmi les frais de transport qui sont pris en charge.
Cependant, les frais de déplacement doivent être déclarés dans le relevé des frais généraux s’ils dépassent 15 000 euros annuels. Attention, dans le cas où ces frais de déplacements dépassent 15 000 € /an, ils doivent être portés sur le Relevé des frais généraux. Il est essentiel de bien se renseigner sur les modalités de remboursement de frais du gérant de SARL quand on en dirige.
Pour simplifier le calcul, le remboursement des frais de véhicule peut prendre la forme d’une allocation forfaitaire que l’on appelle indemnités kilométriques, généralement plus intéressante que le remboursement des frais réels. L’administration fiscale publie, chaque année, un barème des frais de voiture. Ce tableau sert notamment à calculer les indemnités forfaitaires kilométriques pouvant être remboursées par une entreprise à ses salariés et/ou dirigeants. Qui peut en bénéficier ? Quels véhicules concerne-t-il ? Que couvre-t-il ? Comment calculer l’indemnité ? Le barème des indemnités forfaitaires kilométriques concerne essentiellement les salariés ainsi que certains dirigeants et chefs d’entreprise.
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En principe, les commerçants et artisans soumis à l’impôt sur le revenu ne peuvent donc utiliser ce barème. Ceux qui optent pour la comptabilité super-simplifiée peuvent toutefois appliquer un autre barème pour leur dépenses de carburant. Tous les véhicules sont éligibles au barème, quelles que soient leurs caractéristiques (énergie, puissance…). Le véhicule personnel utilisé pour des déplacements professionnels peut appartenir au salarié, au dirigeant ou au chef d’entreprise (qu’il en soit propriétaire ou copropriétaire). Il peut également s’agir d’un véhicule loué ou pris en crédit-bail. Des règles spécifiques s’appliquent lorsque l’intéressé, non-propriétaire du véhicule, l’utilise à titre gratuit.
Le barème kilométrique automobile indemnise plusieurs types de frais :
- L’amortissement du véhicule (usure due à son utilisation)
- Les dépenses d’entretien et de réparation (courantes et exceptionnelles)
- Les frais de carburant (frais de recharge de batterie, le cas échéance)
- Et les primes d’assurance.
Une entreprise qui a recours au barème forfaitaire ne peut donc rembourser les frais présentés ci-dessus à ses salariés/dirigeants.
Le barème des indemnités kilométriques est très simple à utiliser. Il convient de déterminer le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel et de multiplier ce montant par un taux. Parfois, un montant forfaitaire vient s’ajouter.
Exemple :
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- Un gérant majoritaire de SARL parcourt 17 000 kilomètres avec son véhicule de 11 CV fiscaux. Son indemnité s’élève à 7 081 euros [ ( 17 000 * 0,340 ) + 1 301 ]
- Un salarié effectue 4 500 kilomètre avec sa voiture (4 CV fiscaux).
Lorsque l’intéressé doit utiliser son véhicule personnel dans un but professionnel, l’indemnité kilométrique bénéficie d’une exonération de charges sociales. Attention toutefois, lorsque le nombre de kilomètres indemnisés par une société est important, elle devient redevable de la taxe sur les véhicules des sociétés (TVS).
Frais de Repas
Les frais de repas constituent une dépense récurrente pour les gérants d’entreprise, surtout lorsqu’il est impossible de déjeuner à domicile en raison de contraintes professionnelles. Les frais de repas engagés par le gérant lors d’invitations de clients, prospects ou partenaires dans le cadre du développement d’activité sont généralement déductibles. Pour bénéficier de cette déduction, il est essentiel de fournir des justificatifs détaillés pour chaque repas, incluant l’identité des invités et les sociétés qu’ils représentent (à mentionner sur la facture).
Si les dépenses, y compris les frais liés aux invitations à des événements ou spectacles, excèdent 6 100 € par an, elles doivent être inscrites dans le “Relevé des frais généraux”. La déduction des frais de repas personnels du gérant est plus restrictive. Cette distance ne doit pas être jugée “anormalement élevée” et ne doit pas résulter d’un choix délibéré du gérant. Vos propres frais de repas, pris sur place ou à proximité de l’entreprise, ne seront en revanche pas totalement remboursables.
Cette déduction n’est cependant possible que si les frais de repas sont dûment justifiés et que les conditions d’exercice (horaires d’ouverture et fermeture de l’entreprise, distance domicile-travail) ne permettent pas au dirigeant de rentrer déjeuner chez lui. Soulignons aussi que dans une société assujettie à l’IS comme la SARL, les frais de repas personnels ne sont pas remboursés par l’entreprise, qu’ils soient pris sur le lieu de travail ou à proximité. Mais dans une EURL, ils sont remboursables si la distance entre ce dernier et le domicile du gérant est trop importante.
Le dirigeant doit également veiller à demander à conserver le ticket de caisse ou à demander une facture si le montant du repas dépasse 150 euros HT.
Cadeaux d'Affaires
La plupart des cadeaux offerts aux clients ou prospects dans le cadre d’une relation commerciale peuvent être remboursés au gérant lorsqu’il avance les frais. Au sujet des cadeaux d’affaires, ils sont remboursés dès qu’ils sont offerts dans le cadre d’une relation commerciale, mais ne sont pas déductibles du résultat de manière systématique. Mais la TVA n’est déductible que pour les cadeaux conçus spécialement pour la publicité et dont la valeur unitaire n’excède pas 73 € TTC par bénéficiaire (pour l’année 2024).
A noter : pour les cadeaux d’entreprise, la taxe sur la valeur ajoutée est irrécupérable sur les biens cédés si aucune contrepartie financière n’est prévue, sauf si leur valeur unitaire est inférieure à 65 euros toutes taxes comprises par bénéficiaire et par an.
Autres Frais
Toute création d’entreprise entraîne un certain nombre de dépenses inévitables pour les futurs associés : honoraires de consultants, achats de fournitures, de matériels, frais d’annonces ou de publicité, frais d’immatriculation, etc. Les dépenses liées à la création de l’entreprise font partie des frais remboursables au gérant de SARL et à ses associés. Dans le premier cas, les dépenses sont remboursées s’il est prouvé qu’elles ont bien été engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Si le montant est supérieur à 6 100 euros annuels, les dépenses doivent apparaître dans le Relevé annuel des frais généraux.
Il est courant pour le gérant de s’engager personnellement en tant que caution lorsque la société souscrit un emprunt bancaire. Dans le cas où la SARL souscrirait un prêt, le gérant de la société peut même obtenir le remboursement d’une caution bancaire qu’il a avancée dans le cadre de la démarche, dès que la situation le permettra. S’il est amené à verser la caution, il pourra en obtenir le remboursement ultérieurement. En plus de devoir être effectué dans l’intérêt de l’exploitation et du fonctionnement de la SARL, il faut que l’engagement soit souscrit dans le cadre normal de la fonction de gérant. Le versement de la caution ne doit pas être lié à un détournement d’actes ou d’un abus de biens sociaux.
Comme pour tous salariés de l’entreprise, la formation de ses dirigeants est entièrement prise en charge. De la même manière que pour les salariés de la SARL, la formation des gérants est totalement prise en charge, mais il faut qu’elle soit donnée par un établissement agréé.
Même lorsqu'ils sont souscrits à titre privé, les abonnements aux services de téléphonie mobile ou à Internet sont souvent pour une large part utilisés pour les besoins professionnels, en particulier par les dirigeants de sociétés. Il est donc tout à fait normal qu'au moins une partie de ces frais soient prise en charge par l'employeur, en l'occurrence votre SARL ou votre EURL. Le remboursement doit correspondre à la quote-part des abonnements utilisés pour l’exercice de l’activité professionnelle.
Dépenses Non Remboursables
Certaines dépenses ne sont ni remboursables ni déductibles du résultat de l’entreprise.
Les frais liés à la présentation personnelle (achat de costume, coiffeur…) du gérant ne sont ni remboursables, ni déductibles du résultat. Les amendes, qu’elles soient liées à une infraction du code de la route ou à une faute de gestion sont toujours appliquées à titre personnel. Quelles sont les dépenses qui sont strictement non déductibles du résultat fiscal de l’entreprise ? Les contraventions routières.
Gestion des Notes de Frais
La gestion des notes de frais, bien qu’essentielle dans le fonctionnement quotidien des entreprises, peut s’avérer complexe. Pour les dirigeants d’entreprise, il est crucial d’adopter une approche méthodique et conforme aux normes fiscales et comptables. Définir une politique de remboursement explicite est la première étape vers une gestion transparente des frais. Cette politique doit préciser les types de dépenses remboursables, les limites de dépenses, les procédures de soumission des notes de frais, et les délais de remboursement. La tenue d’une documentation détaillée pour chaque dépense est primordiale. Cela implique la conservation de tous les reçus et justificatifs, l’annotation des contextes des dépenses (à indiquer sur la facture), et la mise en place d’un système de classement efficace.
La note de frais peut être présentée sous la forme d’un tableau Word ou Excel. Généralement présenté sous forme de tableau, le document doit être détaillé, et signé par l’employeur ainsi que la personne qui le rédige. Il indique les diverses dépenses engagées à titre personnel, mais pour le compte de la société. Il est établi dans l’objectif principal d’en obtenir le remboursement.
Les entreprises doivent pouvoir justifier leurs dépenses. Et les frais de voiture n’échappent pas à cette règle. En général, il s’agit d’une note de frais. Il est obligatoire de les conserver pour pouvoir obtenir le remboursement des frais du gérant de SARL. Il convient de noter que le ticket de caisse ne peut pas remplacer la facture.
Il est essentiel que tous les employés, y compris les dirigeants, soient formés sur les procédures de gestion des notes de frais et les implications fiscales associées. Les lois fiscales et les besoins de l’entreprise évoluent. Il est donc important de réviser périodiquement la politique de remboursement des frais et de l’ajuster en conséquence. Enfin, une consultation régulière avec des experts-comptables ou des conseillers fiscaux est recommandée pour assurer la conformité des pratiques de remboursement avec les législations en vigueur.
La gestion des notes de frais peut-être grandement facilitée grâce à des applications digitales. Grâce à une interface intuitive, Tiime simplifie la création des notes de frais en automatisant leur alimentation à partir des documents pertinents.
Rôle de l'Expert-Comptable
L’expert-comptable joue un rôle clé dans la gestion des frais des dirigeants d’entreprise, offrant une sécurité et une conformité indispensables dans ce domaine souvent complexe. L’expert-comptable assure que toutes les pratiques de remboursement des frais sont en conformité avec les lois fiscales et comptables en vigueur. Au-delà de la conformité, l’expert-comptable conseille sur les stratégies d’optimisation fiscale en lien avec les frais professionnels. L’expert-comptable peut également réaliser des audits réguliers des pratiques de remboursement des frais pour identifier toute non-conformité ou opportunité d’amélioration. En cas de contrôle fiscal, l’expert-comptable est un allié précieux. En résumé, l’expert-comptable est un partenaire essentiel pour les entreprises dans la gestion des frais.
Aussi, il est toujours préférable de consulter un expert-comptable avant de se faire rembourser directement par l’entreprise.
Conseils Pratiques
- Justificatifs : Le dirigeant doit être en possession des justificatifs (factures, notes…) établis "au nom et pour le compte de la société … " ou " au nom de la société… " (en indiquant le nom de la société et son futur siège social).
- Relevé des frais généraux : La tenue de ce relevé est également obligatoire et le gérant de la SARL doit conserver une copie du document. Pour les indemnités kilométriques, il doit être précis et tenu à jour.
- Contacter un comptable : Confiez la gestion de votre comptabilité à un expert-comptable pour un accompagnement personnalisé et complet.
Une gestion efficace et conforme des frais de direction n’est pas seulement une question de conformité fiscale ; elle reflète également l’intégrité et la responsabilité de l’entreprise.
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