Remboursement des Frais Réels : Conditions et Démarches pour les Impôts
Les frais réels correspondent aux frais professionnels, c’est-à-dire aux dépenses supportées par les travailleurs dans le cadre de leur travail. Ils peuvent donner lieu à une réduction d’impôts. Ces dépenses doivent être justifiées et correspondent à des dépenses professionnelles, telles que les frais de déplacement, de formation professionnelle, de garde d’enfants, etc.
Qu'est-ce que les Frais Réels ?
Définition des Frais Professionnels
Les frais réels sont les dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle. Ces frais peuvent être déduits des impôts, sous certaines conditions.
Liste des Frais Réels Déductibles des Impôts
Les frais réels peuvent inclure une large gamme de dépenses professionnelles :
- Les frais de déplacement : frais de transport, carburant, péage, etc., justifiés par une situation familiale ou professionnelle.
- Les frais de repas : pour les salariés contraints de prendre leurs repas à l’extérieur.
- Les frais de télécommunication : téléphone, Internet, etc., s’ils sont utilisés dans le cadre professionnel.
- Les frais de formation : s’ils sont directement liés à l’exercice de l’activité professionnelle.
- Les frais de matériel professionnel : ordinateurs, outils, équipements spécifiques.
- Les frais de double résidence pour des raisons professionnelles.
Frais Réels ou Abattement Forfaitaire : Que Choisir ?
Vous avez des frais professionnels (dépenses de transport du domicile au lieu de travail, de vêtements spécifiques à l'emploi exercé, etc.) et vous souhaitez les déduire de votre salaire ? Vous avez le choix entre la déduction forfaitaire de 10 % et la déduction de vos frais professionnels pour leur montant réel. Par défaut, c'est la déduction forfaitaire qui s'applique.
Parmi ces deux solutions, l’abattement forfaitaire simplifie les choses en appliquant un pourcentage sur les revenus pour couvrir diverses dépenses professionnelles sans avoir à justifier chaque dépense.
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La Déduction Forfaitaire de 10 % : Principe
Par principe, l’administration fiscale applique, avant calcul de l’impôt, une déduction forfaitaire de 10 % sur les revenus déclarés par le contribuable sur sa déclaration d’impôt sur le revenu. Cette déduction forfaitaire a pour objectif de compenser les dépenses professionnelles engagées par le contribuable pour exercer sa profession.
Si vous choisissez la déduction forfaitaire, vous n'avez aucune démarche à effectuer. L'administration applique automatiquement la déduction forfaitaire de 10 % sur vos salaires. À noter que chaque membre de votre foyer fiscal peut renoncer individuellement à la déduction forfaitaire de 10 % et demander la déduction de ses frais réels.
La déduction forfaitaire est au moins de 504 € pour chaque membre du foyer fiscal. Son maximum est de 14 426 € pour chaque membre du foyer.
Choisir les Frais Réels
Il est possible de refuser la déduction forfaitaire pour opter pour le régime des frais réels, notamment lorsque la valeur des frais professionnels excède le montant de la déduction forfaitaire de 10 %. Les frais réels permettent de déduire précisément les dépenses effectivement engagées pour votre activité professionnelle sur factures et justificatifs (en cas de contrôle fiscal).
Si vous estimez que la déduction de 10 % ne couvre pas vos frais, vous pouvez choisir de déduire vos frais professionnels pour leur montant réel. La déduction des frais réels s'applique à tous les revenus salariaux. Cependant, chaque membre du foyer fiscal peut choisir le régime qui lui est le plus favorable.
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Attention : Vous ne pouvez pas choisir l'abattement de 10 % pour une partie de vos salaires et la déduction des frais réels, pour l'autre.
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Quels Frais Réels Peut-on Déduire des Impôts ?
Les Frais de Déplacement ou de Transport
Les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail, dans la limite de 80 km aller-retour par jour, sont déductibles des impôts.
- Si la distance domicile-lieu de travail est inférieure à 80 km aller-retour, l’ensemble du kilométrage est pris en compte dans le calcul des frais de transport.
- Si la distance domicile-lieu de travail est supérieure à 80 km aller-retour, seuls les 80 km sont pris en compte (sauf cas spécifiques).
À savoir : Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20 %.
Les Frais Réels de Repas
Les frais de repas peuvent être déduits des impôts, dès lors que le salarié est contraint de prendre son repas en dehors de son domicile. Cela signifie que le lieu d’activité est éloigné du domicile et ne permet pas au salarié de rentrer chez lui (déplacement professionnel, repas d’affaires…). Pour 2025, le montant maximal des frais de repas journaliers admis pour la déduction est de 15,65 euros.
Ex. Vous pouvez déduire vos frais de repas à hauteur de 4€90 (prix fixé par le service public) si vous ne disposez pas de restauration collective dans votre établissement et que vous ne pouvez pas rentrer chez vous ( domicile trop éloigné, pas de voiture etc…) . Si vous avez une cantine et que vous y prenez vos repas , vous pouvez déduire la différence du prix du repas dans vos frais réels. Par exemple : Antoine prend ses repas à la cantine de l’école. Il paye 5€10 par repas. Il pourra alors déclarer 0,20 cts par repas pris (5,10 - 4,90 = 0,20 cts). Il a mangé à la cantine 134 jours dans l’année 2020, voici son calcul : 0,20 X 134 = 26,8 €.
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Les Frais d’Utilisation du Véhicule
Les frais d’utilisation du véhicule sont aussi concernés dès lors qu’il s’agit du véhicule dont le salarié ou son conjoint est propriétaire ou copropriétaire. Pour déterminer la valeur de ces frais réels, il convient d’utiliser le barème kilométrique publié tous les ans par l’administration fiscale. Aujourd’hui, le montant des frais de déplacement est majoré de 20 % pour les véhicules électriques.
Les dépenses relatives à vos frais kilométriques sont prises en compte lorsque vous optez pour la déduction des frais réels. Cette option est plus intéressante pour le calcul de votre impôt lorsque les frais réels que vous déduisez sont supérieurs à la déduction forfaitaire de 10 %.
Pour savoir si vous avez intérêt à déduire vos frais réels cette année lors de la déclaration de vos revenus 2024, vous pouvez utiliser le simulateur dédié au calcul des frais kilométriques. Le montant estimatif de vos frais kilométriques ainsi obtenu est à ajouter à celui de vos autres frais réels.
Si la déduction des frais réels est supérieure à la déduction forfaitaire de 10 %, alors vous avez intérêt à opter pour la déduction des frais réels. Si vous optez pour les frais réels alors que la déduction forfaitaire vous est plus favorable, cette dernière vous sera appliquée automatiquement.
Quelles sont les Conditions de Déduction des Frais Réels ?
Vos dépenses doivent remplir les conditions suivantes :
- Servir à votre activité professionnelle
- Être payées pendant l'année 2024
- Être justifiées (vous devez pouvoir fournir les documents attestant la réalité et le montant des frais).
Fournir des Justificatifs
Le contribuable doit être en mesure de prouver les dépenses engagées. Cela implique de conserver tous les justificatifs pendant trois ans à compter de la date à laquelle la dépense a été engagée. Cela peut être des factures, des reçus, des tickets de transport, des relevés bancaires… Les justificatifs doivent être précis et détaillés.
Des Dépenses Indispensables à l’Exercice de la Profession
Les frais réels doivent être indispensables à l’exercice de la profession. Cela signifie que la dépense doit être directement liée à l’activité professionnelle du contribuable. Par exemple, les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail sont éligibles si le télétravail n’est pas possible. De même, les frais liés à l’achat de matériel sont également déductibles si ce matériel est nécessaire à l’exercice du métier.
Des Dépenses Réelles et Sérieuses
Les dépenses doivent être réelles et sérieuses, ce qui signifie qu’elles doivent correspondre à une véritable nécessité professionnelle et être justifiées par un besoin réel de l’activité professionnelle. Il est aussi important que la dépense soit modérée et proportionnelle à la nature de l’activité professionnelle.
Des Dépenses Supportées au Cours de la Même Année que les Revenus
Pour être déductibles, les frais doivent avoir été effectivement supportés au cours de l’année de la perception des revenus associés. Cela implique que les dépenses engagées en 2025 pourront être déduites des revenus de 2025, et non de ceux d’une autre année.
Respect des Règles Spécifiques à Certains Types de Frais
Certaines catégories de frais réels sont régies par des règles spécifiques :
- Les frais de transport peuvent être déduits selon le mode de transport utilisé (voiture, transports publics, vélo, etc.). Les frais de carburant doivent être justifiés par des factures.
- Les frais de repas sont également limités. Les repas doivent être justifiés par des factures.
- Les frais de téléphonie et d’Internet doivent être proportionnels à l’usage professionnel.
Comment Justifier les Frais Kilométriques et les Frais Réels aux Impôts ?
Vous devez conserver les justificatifs de tous vos frais réels pendant trois ans.
Pour les Frais de Repas
Il convient de conserver la facture du repas au restaurant. Pour attester que le repas est bien lié à l’activité professionnelle, la facture doit indiquer le nombre de couverts, le nom de l’entreprise, le nom et le rôle de chaque personne présente.
Pour les Frais de Déplacement
Pour la déduction des frais réels liés au transport et au déplacement d’un salarié de la déclaration de revenus, les justificatifs dépendent de la situation :
- Tickets de transport en commun (métro, bus, train, tramway, etc.).
- Factures d’achat ou de location de véhicule en cas de mise à disposition d’une voiture.
- Factures liées aux frais de péage et de stationnement.
- Factures de carburant ou de recharge pour les véhicules électriques pour estimer les distances parcourues.
Comment Calculer les Frais Kilométriques en 2025 ?
Pour calculer vos frais kilométriques, vous pouvez utiliser un simulateur.
Principe du Barème Kilométrique
Les frais réels doivent être retenus par le contribuable pour leur valeur réelle. Toutefois, certains frais doivent être calculés selon un barème publié chaque année par l’administration fiscale. En 2025, le barème kilométrique n’a pas été modifié par rapport à 2024. Il reste identique à celui établi en 2023.
Indemnités Kilométriques 2025 pour les Voitures
En réponse à l’augmentation des prix des carburants, le gouvernement a revalorisé de 10 % le barème des indemnités kilométriques en 2025. Ainsi, bien que les barèmes eux-mêmes n’aient pas changé, les indemnités peuvent être majorées de 10 % pour compenser la hausse des coûts liés aux déplacements.
Frais Kilométriques 2025 pour les Motos
Le barème des frais kilométriques pour les motos (cylindrée supérieure à 50 cm³) permet aux conducteurs de motos de déduire leurs frais en fonction de la distance parcourue et de la puissance de leur moto.
Barème Kilométrique 2025 pour les Cyclomoteurs
Le barème des frais kilométrique vise à offrir une compensation juste et proportionnelle aux dépenses engagées par les professionnels utilisant un cyclomoteur.
Tableau - Le barème kilométrique applicable aux cyclomoteurs (en €)
| Distance (d) | Jusqu'à 3 000 km | De 3 001 km à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| Barème | d x 0,315 | (d x 0,079) + 711 | d x 0,198 |
Frais de Carburant 2025
Le barème des frais de carburant est mis à jour annuellement. Il se base sur le nombre de kilomètres parcourus et la puissance du véhicule, et s’applique aux véhicules ayant un usage mixte (personnel et professionnel). Les montants indiqués concernent les kilomètres parcourus en 2024, à déclarer en 2025.
Comment Déclarer les Frais Réels aux Impôts ?
En cas d’option pour les frais réels, le contribuable doit déclarer sur sa déclaration de revenus (formulaire 2042) la valeur réelle de ses frais professionnels dans la case AK. À noter que le montant des frais réels est ensuite déduit des revenus bruts déclarés par le contribuable pour le calcul de l’impôt dû.
Si vous choisissez la déduction des frais réels, vous devez remplir les obligations suivantes :
- Indiquer le montant des frais professionnels dont vous demandez la déduction
- Détailler vos frais réels (préciser leur nature et leur montant) dans une note annexe
- Si nécessaire, ajouter à votre rémunération imposable les indemnités que votre employeur vous a versées pour frais professionnels.
Vous devez conserver les pièces justificatives (factures, notes de restaurant, etc.) pendant 3 ans.
Comment se Passe le Remboursement des Frais Réels ?
Le remboursement des frais réels par les impôts ne se fait pas directement comme pour un remboursement par l’employeur. En effet, il s’agit d’une déduction fiscale du montant réel des frais professionnels du revenu imposable (en remplissant la rubrique correspondante).
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