Retenue sur salaire : Fonctionnement, cas autorisés et interdits en France

Effectuer une retenue sur le salaire d'un collaborateur est possible, mais dans des cas bien précis. En effet, la pratique est très strictement encadrée. La retenue sur salaire est la déduction par l'employeur d'une part du salaire d'un employé, directement sur son bulletin de paie.

Très strictement encadrée, elle est possible dans les trois principaux cas suivants:

absence injustifiée
compensation de salaires déjà versés
compensation pour des fournitures

Il existe également des retenues ordonnées par la justice (impôts, dettes, etc.).

Retenue pour absences

Cas autorisés de retenue sur salaire

Retenue pour absences injustifiées

À l'exception de certaines dispositions légales (congés payés, notamment), la rémunération n'est pas due si le travail n'a pas été accompli. En cas d'absences injustifiées ou de retards, l'employeur peut donc effectuer une retenue sur salaire, qui doit être proportionnelle à la période d'absence du salarié.

Retenue pour compensation sur les salaires déjà versés

Le trop perçu peut faire l'objet d'une retenue sur salaire, dans la limite des fractions saisissables établies par le barème des saisies des rémunérations. Une avance sur salaire peut également être récupérée par décision unilatérale de l'employeur, dans la limite de 1/10e du salaire mensuel. Enfin, un acompte pourra être retenu intégralement.

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Retenue pour dommage matériel

Ce type de retenue n'est possible que si le salarié a perdu ou endommagé du matériel suite à une faute lourde, c'est-à-dire en tentant volontairement de nuire à l'entreprise. L'employeur est alors en droit de prélever la somme correspondant à la réparation ou à l'achat du matériel en question.

Cas interdits de retenue sur salaire

La retenue sur salaire est un outil à manier avec précaution, et ne peut s'appliquer dans nombre de cas. Ainsi, il est interdit d'effectuer une retenue pour payer une contravention suite à une infraction commise avec un véhicule de l'entreprise, ou encore pour le paiement des loyers dus par le collaborateur au titre d'un logement loué par l'employeur.

Lors de l’absence d’un salarié, son contrat de travail est systématiquement suspendu. Une retenue sur salaire peut alors être effectuée, le salaire étant la contrepartie de la prestation de travail. Attention, pour que cette retenue ne soit pas considérée comme une sanction pécuniaire, type de sanction prohibée par la législation, elle doit être proportionnelle à la durée de l’absence.

Absences et motifs d’absences donnant lieu à un maintien de la rémunération ou à une retenue de salaire.

Voici donc une liste, la plus exhaustive possible, des absences et des motifs d’absences donnant lieu à un maintien de la rémunération ou au contraire à une retenue de salaire. Les congés pour évènements familiaux sont des congés attribués par la loi, sans condition d’ancienneté, mais sur justification. Il faut donc être en mesure de présenter un justificatif d’absence. Les jours fériés sont des jours de fêtes dites légales. Les jours de repos compensateurs sont des jours de congés supplémentaires obtenus dans le cadre d’heures supplémentaires ou de conventions de forfait.

Les absences pour maladies professionnelles ou accidents du travail peuvent être indemnisées, en partie, par la Sécurité sociale. Les absences pour accident de trajet ou maladies non professionnelles peuvent être indemnisées, en partie, par la Sécurité sociale.

La salariée enceinte bénéficie d’un congé de maternité durant une période se situant avant et après l’accouchement. Ce congé ne donne pas lieu à un maintien de salaire sauf en cas de dispositions plus favorables définies par la convention collective. Le congé paternité est un congé parental pour le papa consécutif à la naissance d’un enfant. Ce congé ne donne pas lieu à un maintien de salaire sauf en cas de dispositions plus favorables définies par la convention collective.

Le congé d’adoption est un congé dont les deux parents adoptifs peuvent profiter. La durée varie en fonction du rang de l’enfant dans la fratrie et du nombre d’enfants adoptés. Ce congé ne donne pas lieu à un maintien de salaire sauf en cas de dispositions plus favorables définies par la convention collective.

Le congé de formation économique, sociale environnementale et syndicale est un congé accordé au salarié pour participer à des formations. Ce congé peut donner lieu à un maintien de salaire égal à la rémunération qu’aurait perçu le salarié s’il avait été présent à son poste à la demande d’une organisation syndicale. Le congé de formation pour validation des acquis de l’expérience est accordé au salarié afin qu’il participe aux épreuves ou bénéficie d’une aide à la préparation de l’examen.

Ce congé peut donner lieu à un maintien de salaire égal à la rémunération qu’aurait perçu le salarié s’il avait été présent à son poste lorsqu’il est financé par l’OPACIF. Le salarié désigné pour siéger dans une instance traitant des problèmes d’emploi et de formation ou nommé pour participer à un jury d’examen ou de VAE a droit à un congé.

La liste des instances concernées par cette mesure est fixée par le décret n°79-251 du 27 mars 1979 pris en application de l’article L. Ce congé peut donner lieu à un maintien de salaire égal à la rémunération qu’aurait perçu le salarié s’il avait été présent à son poste dans les conditions définies par décret. Ce congé peut donner lieu à un maintien de salaire égal à la rémunération qu’aurait perçu le salarié s’il avait été présent à son poste lorsqu’il est financé par l’OPACIF.

De nombreuses absences sont autorisées, mais sans être soumises à l’obligation de maintien de salaire. La grève est un droit défini comme étant la cessation du travail consécutive à des revendications professionnelles. Le salarié ne peut être sanctionné d’utiliser ce droit, mais sa rémunération n’a pas à être maintenue.

Le congé pour enfant malade est un droit sans condition pour le salarié ayant à charge un enfant de moins de 16 ans. L’employeur ne peut pas refuser ce congé. La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue lors d’un congé pour enfant malade. Le congé de présence parentale est un droit pour le salarié ayant un enfant à charge de moins de 20 ans dont l’état de santé entraîne des soins contraignants et un besoin de présence.

Cela représente un crédit de jours, 310 jours ouvrés maximum, pouvant être pris sur une période de 3 ans. Un certificat médical attestant de la nécessité de ce congé doit être transmis tous les 6 mois à l’employeur. La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue. Avec un agrément pour une adoption, un salarié a droit à un congé pour se rendre à l’étranger, dans un département d’outre-mer, une collectivité d’outre-mer ou en Nouvelle-Calédonie. La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue.

Le congé de solidarité familiale permet au salarié d’accompagner un proche en fin de vie. Le salarié doit remplir certaines conditions. Ce congé peut être total ou partiel et a une durée maximale de 3 mois renouvelables une fois. La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue. Le congé de proche aidant permet au salarié d’aider une personne handicapée ou ayant subi une perte d’autonomie grave. Le salarié doit remplir certaines conditions. Ce congé peut être total ou partiel et a une durée maximale de 3 mois renouvelables pour une durée maximale de 12 mois. La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue.

Le congé de solidarité internationale permet au salarié d’effectuer une mission d’entraide hors de la France pour le compte d’une association à but humanitaire ou d’une organisation internationale dont la liste est fixée par décret. Le salarié doit remplir certaines conditions pour prendre cette période de congés. Ce congé peut être refusé par l’employeur mais uniquement de façon motivée et après concertation des représentants du personnel. La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue.

Il s’agit d’un congé spécifique aux encadrants et animateurs de jeunesse. Il s’agit d’un congé spécifique aux administrateurs de mutuelle. Il s’agit d’un congé spécifique au salarié représentant de mutuelle ou d’association pour siéger dans une instance durant laquelle l’association ou la mutuelle est présente. Il s’agit d’un congé spécifique pour le salarié candidat ou élu à un mandat politique afin de pouvoir faire campagne ou d’occuper ses fonctions. La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue.

Il s’agit d’un congé destiné aux salariés réservistes des armées. La durée du congé est de 5 jours ouvrables par an sans autorisation de l’employeur. A savoir que la durée annuelle de réserve est de 30 jours maximum sauf cas spécifiques. Il s’agit d’un congé destiné aux salariés qui sont aussi sapeurs-pompiers volontaires. Il est utilisé en cas d’appel pour des missions opérationnelles de secours d’urgence ou en cas de péril. Aucune durée n’est définie.

Il s’agit d’un congé destiné, sous conditions, aux créateurs, aux repreneurs d’entreprise et aux dirigeants de «jeunes entreprises innovantes», les célèbres start-ups. Pour en bénéficier, le salarié doit avoir une ancienneté de 24 mois dans l’entreprise. Cependant, la convention collective ou l’accord d’entreprise peut prévoir des conditions d’admissibilité différentes. Ce congé peut être total ou partiel. L’employeur peut le refuser ou le reporter de façon motivée et sous certaines conditions.

Il s’agit d’un congé de 6 à 11 mois pendant lequel le salarié est libre de se consacrer aux activités de son choix sauf activités de concurrence déloyale ou non-respect de la non-concurrence. Le salarié doit remplir certaines conditions. La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue. Il s’agit d’un congé durant lequel le salarié peut dispenser un enseignement en formation initiale ou continue ou avoir une activité de recherche et d’innovation dans un établissement public de recherche, une entreprise privée ou une entreprise publique.

Le salarié doit remplir certaines conditions. La rémunération du salarié n’a pas à être maintenue. Lorsque la loi, une convention collective ou un accord d’entreprise définissent des absences devant être rémunérées, l’employeur se doit de respecter les directives sous peine d’être sanctionné.

Franchises réglementaires

4 franchises réglementaires diminuent le nombre de jours indemnisables initial (365 jours). Elles ajoutent un délai entre la date d'ouverture des droits et la date de versement de la 1ère allocation, et sont ventilées sur les premiers mois. Le courrier de Notification d'admission indique le début d'indemnisation et ces franchises.

Les différentes franchises

Délai d'attente
Franchise de Congés Payés
Franchise de salaire
Différé d'indemnisation spécifique

Délai d'attente

D'une valeur de 7 jours, il est appliqué par défaut. Mais en cas de réadmission intervenant dans les 12 mois suivant la précédente admission, il ne s'applique pas s'il était appliqué lors de la précédente admission. Autrement dit, il ne s'applique pas 2 fois de suite, si les admissions successives interviennent en mois de 12 mois.

Franchise de Congés Payés

Cette franchise est une nouveauté de la Convention 2016. Elle est calculée à partir du nombre de jours de congés payés acquis au cours de la période de référence, à raison de 2,5 jours de congés par période de 24 jours travaillés, tels qu'ils sont renseignés sur l’AEM de chaque contrat. Elle est répartie mensuellement à raison de :

2 jours par mois si inférieure à 24 jours
3 jours par mois si supérieure à 24 jours

Un maximum de 2 ou 3 allocations sont donc déduites de l'indemnisation de chaque mois, pendant les 12 mois de l'indemnisation.

Franchise de salaire

Elle est calculée en fonction du montant des salaires perçus au cours de la période de référence retenue pour l’ouverture de droits, du salaire journalier moyen et de la valeur du SMIC. Elle est donc proportionnelle aux salaires perçus sur la période précédente, et en pratique, seuls les intermittents aisés ont cette franchise. Elle est répartie sur les 8 premiers mois d'indemnisation, au maximum : par exemple pour une franchise de 10 jours, la répartition est de 2 jours/mois pendant 5 mois.

Différé d'indemnisation spécifique

Il est calculé à partir des indemnités supra-légales versées à la fin du contrat de travail précédant l'ouverture, il ne peut dépasser 75 jours. Son assiette de calcul exclut donc les indemnités prévues par la loi comme par exemple l'indemnité légale de licenciement, l'indemnité spécifique de rupture conventionnelle, ou encore toute somme allouée par le juge.

Concrètement, si les indemnités supra-légales sont courantes pour les contrats de travail longs, principalement du Régime Général, elles sont inexistantes pour les CDD courts éligibles au titre des Annexes VIII ou X (artiste ou technicien).

Retenue sur salaire et faute lourde

Retenir sur son salaire la dette financière qu’un salarié a envers vous n’est possible que s’il a commis une faute lourde. Sinon, c’est vous qui risquez d’être sanctionné …

Pour retenir sur son salaire une dette, les sanctions pécuniaires sont interdites par le Code du travail. Vous ne pouvez pas procéder à une retenue sur salaire en guise de sanction (Code du travail, art. L.).

Toutefois, vous pouvez procéder à une retenue sur salaire en cas de faute lourde. C’est le seul cas où vous pouvez engager la responsabilité pécuniaire du salarié.

Qu’est-ce qu’une faute lourde ?

La faute lourde est une faute commise volontairement, avec l’intention de nuire à l’employeur, à l’entreprise, à ses dirigeants.

Même si une clause du contrat de travail organise la responsabilité financière du salarié sous certaines conditions, il faut qu’il y ait faute lourde pour procéder à une retenue.

Exemple : Votre responsable technique bénéficie d’une voiture de fonction. Une clause de son contrat de travail prévoit qu’en cas d’accident dont il est responsable ou sans tiers identifié, le salarié payera une franchise de 250 euros.

Pour procéder à la retenue de la franchise sur le salaire, vous devez justifier d’une faute lourde de sa part. I. (Cour de cassation, chambre sociale, arrêt n° 07-44485 du 6 mai 2009 : responsabilité pécuniaire en cas de faute lourde)

Une franchise d'assurance, tout comme les éventuels frais de réparation liés à un accident de la circulation, ne peut être retenue sur le salaire de l'employé qui a occasionné l'accident. En effet, le régime des retenues sur salaire est très strictement encadré, et le Code du travail dresse une liste limitative des sommes pouvant faire l'objet d'une compensation sur le salaire.

Les franchises d'assurance et frais occasionnés par un accident n'en faisant pas partie, il importe peu de déterminer si le salarié est, ou non, responsable des accidents de voiture. L'employeur trouvant qu'un chauffeur a eu un trop grand nombre d'accidents responsables pourrait être tenté de le licencier. Mais les juridictions valident très rarement un licenciement pour un tel motif.

Dans de nombreuses situations, l’employeur peut être tenté de procéder à des retenues sur salaire : soit parce qu’il souhaite sanctionner ou obtenir réparation d’agissements de son salarié, soit parce que ce dernier est débiteur d’une somme d’argent à son égard (participation financière aux tickets-restaurants fournis par l’entreprise, remboursement d’un prêt, d’une avance ou d’un acompte, trop-perçu de rémunération…).

Le salaire, en raison de son caractère alimentaire, ne peut pourtant subir de retenue que dans certains cas et limites édictés par la loi.

La principale limite apportée par le Code du travail aux possibilités de retenue sur salaire est celle de l’interdiction des amendes ou autres sanctions pécuniaires.

L’employeur doit donc s’assurer que la dette du salarié possède un lien suffisamment fort avec le contrat et la relation de travail, ce qui s’apprécie au cas par cas. En raison de son caractère alimentaire, le salaire est toutefois protégé et ne peut faire l’objet d’une saisie, d’une cession ou d’une retenue que dans certaines proportions précisées par le Code du travail.

La compensation des avances en espèces (soit : virement, chèque etc.). La fraction saisissable du salaire est obtenue par l’addition des montants saisissables sur chaque tranche de salaire.

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