Le Contrat de Prestation de Service de Location de Bureau : Définition et Enjeux

Face aux nombreuses contraintes et difficultés liées au bail commercial, de nouvelles formes de contrat ont vu le jour. Parmi elles, le contrat de prestation de service de location de bureau. Un contrat de prestation de service de location de bureau est un document qui fixe le cadre juridique de la relation entre un locataire, généralement une entreprise, et un bailleur. Sa conclusion a des implications tant pour le locataire que pour le bailleur.

Mais qu’est-ce que la prestation de service ? En règle générale, une prestation de service est un procédé par lequel une personne (physique ou morale) s’engage à fournir un service à une autre. Rapporté au domaine de l’immobilier, le contrat de prestation de service de location de bureau correspond à un contrat de bail. Il atteste l’engagement pris par le propriétaire des lieux à l’égard du bénéficiaire du contrat et établit les termes de l’accord entre le bailleur et son locataire, personne morale ou physique. On abordera plus loin les obligations des parties et le contenu du contrat.

Avantages du Contrat de Prestation de Service de Location de Bureau

Le principal avantage lié à la rédaction du contrat de bail, c’est qu’il crée un cadre juridique pour location de bureau. Grâce à lui, les responsabilités des différentes parties sont situées et clairement définies. Par ailleurs, le locataire a la garantie que le bailleur mettra tout en œuvre pour tenir son engagement. Qu’il s’agisse d’un propriétaire sous le statut de travailleur indépendant ou non, il obtiendra la totalité ou une partie d’un espace de travail.

Généralement, en plus de la mise à disposition des bureaux fermés ou ouverts, le bailleur fournit à son locataire des services annexes : mobilier de bureau, connexion à Internet, mise à disposition d’un service de ménage, etc. L’environnement d’une entreprise impacte positivement ou négativement sur son chiffre d’affaires. Lorsque le cadre est sain et que des conditions de travail agréables sont réunies, la productivité des employés augmente. L’un des moyens pour atteindre cet objectif est de recourir à un contrat de prestation de service de location de bureau. Non seulement le personnel de l’entreprise est logé dans de bonnes conditions, mais en plus il se trouve dans un environnement stimulant d’un point de vue professionnel.

Pour les entreprises qui ne souhaitent pas s’engager dans les baux classiques dont les durées sont généralement longues, le contrat de mise à disposition de bureau est un excellent compromis. Il couvre généralement une durée variant entre 1 et 24 mois. L’entreprise qui opte pour la signature d’un contrat de prestation de service de mise à disposition de locaux bénéficie d’une certaine flexibilité. Elle gère son espace de travail en fonction de sa croissance : elle peut diminuer les surfaces louées ou les augmenter au fil de son évolution. En choisissant la mise à disposition de bureau, l’entreprise ne s’adresse qu’à un seul interlocuteur : le bailleur.

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Contenu et Obligations du Contrat

Pour avoir une valeur juridique, le contrat de bail doit contenir un certain nombre d’éléments. Le contrat doit renseigner sur les signataires, à savoir le locataire et le bailleur. L’objet du contrat a pour rôle de définir la prestation ainsi que les différentes obligations des deux parties. Il est indispensable à la validité du contrat. En contrepartie des services qu’il fournit, le prestataire perçoit une rémunération sous la forme d’un loyer. Pour éviter tout litige, il doit être clairement défini dans le contrat.

En plus d’établir la prestation à réaliser, les parties conviennent de son mode d’exécution. Il peut être question d’établir un calendrier, une date butoir de livraison des bureaux, la liste des professionnels intervenant dans la réalisation des travaux, etc. La principale obligation du locataire est de payer la location des lieux. Lorsqu’il ne le fait pas, le propriétaire a la possibilité de suspendre l’exécution du contrat de prestation de service de location de bureau. Les modalités liées à la rupture du contrat de bail sont fixées selon sa durée.

Les différents effets du bail commercial sont définis par le Code de commerce en ses articles L. 145-1 et suivants. Conformément à ces dispositions, le contrat de prestation de service de location de bureau n’est accordé qu’aux entreprises inscrites au RCS ou au RM. Une des particularités de ce bail est qu’il ne concerne pas que le pied de l’immeuble loué.

Bon à savoir : la durée du bail commercial est de 9 ans, ce qui représente une contrainte pour les entreprises qui envisagent de faire une location à courte durée.

Bien qu’il soit possible de solliciter l’aide d’un professionnel pour rédiger son contrat de prestation de service pour la location de bureau, une solution plus facile existe. Vous pouvez en effet avoir recours à un modèle.

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Alternatives au Contrat de Prestation de Service

Il existe plusieurs alternatives au contrat de prestation de service de location de bureau, chacune ayant ses propres spécificités et avantages :

Le contrat de sous-location

Le contrat de sous-location doit être autorisé par le bailleur principal. Il fait naître une relation directe entre le sous-locataire et le propriétaire. Par ailleurs, contrairement au contrat de prestation de service pour la location de bureau, le propriétaire peut augmenter le loyer. C’est une possibilité qui lui est accordée lorsque le loyer du locataire et celui du sous-locataire sont supérieurs au bail initial.

Le bail précaire (ou bail dérogatoire)

Encore connu sous le nom de bail dérogatoire, le bail précaire est conclu sur une période de 36 mois au maximum (renouvellement y compris). Les locaux mis à disposition du locataire le sont dans le but d’une exploitation artisanale, industrielle ou commerciale. Dans le même ordre d’idées, le contrat de prestation de service pour louer des bureaux assure aux parties d’éviter de voir leur relation soumise aux règles du bail commercial.

Le bureau virtuel

À l’opposé du bureau traditionnel dans un local physique, le bureau virtuel, parfois appelé VDI (Virtual Desktop Infrastructure) ou DaaS (Desktop As A Service) désigne un espace de travail dématérialisé. Son accès s’effectue entièrement à distance. Généralement proposé par une société de domiciliation, ce service permet déclarer le siège social de l’entreprise à l’adresse de cette dernière. Par ailleurs, ce service en ligne permet de bénéficier de diverses options facilitant la gestion de l’entreprise et de ses données. En effet, l’utilisateur du bureau en ligne peut notamment profiter de services de réexpédition ou de mise en ligne du courrier, de secrétariat ou encore de location de salles de réunion. En outre, le bureau virtuel permet de stocker tous les documents dématérialisés concernant l’entreprise (organisation, comptabilité, communication, fichiers collaboratifs, etc.). Améliorant le confort des utilisateurs, le bureau virtuel permet de travailler grâce au Cloud.

Bon nombre de personnes ont aujourd’hui recours à un service de bureau virtuel. Rassurant et offrant une certaine flexibilité, cet outil de travail présente de nombreux avantages pour une entreprise :

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• Réduction des coûts
• Accessibilité à tout moment
• Vaste choix de services
• Outil personnalisable et flexible
• Séparation de la vie privée et professionnelle
• Sécurité des données
• Gain de crédibilité
• Gain de productivité

Si vous souhaitez recourir à un service de bureau virtuel, deux cas de figure peuvent se présenter en fonction de votre situation :

• Pour une entreprise en création, vous pouvez souscrire une offre adaptée auprès d’une société de domiciliation.
• Pour une entreprise existante, vous devez souscrire une offre de bureau virtuel auprès d’une société spécialisée et modifier votre adresse de domiciliation.

Le bureau de représentation (ou bureau de liaison)

Le bureau de représentation, également appelé bureau de liaison, est l’antenne d’une société à l’étranger, pour développer ses activités et préparer une implantation future. Un bureau de liaison fait office de façade pour la société en attendant une future implantation, mais il ne peut pas recevoir de commande ni vendre des produits ou services directement, ni même signer de contrat ou émettre des factures.

Un bureau de représentation n’a pas de personnalité juridique propre, ni de capital social, il dépend entièrement de la maison mère pour le patrimoine, les capitaux, les biens, ainsi que la dénomination sociale et commerciale. Cependant, il doit avoir un représentant légal, qui gère le bureau.

Un bureau de représentation n’a aucune obligation de tenir une comptabilité ou de déposer ses comptes annuels. Il n’effectue pas d’activités commerciales, donc il n’est pas soumis à une fiscalité spécifique, ni redevable d’un impôt sur les sociétés, à l’exception de la taxe d’habitation de son local. Le bureau n’est pas non plus soumis à la TVA.

Pour créer un bureau de représentation à l’étranger, les particularités administratives sont évidemment propres à chaque pays. Une fois le local trouvé, la société étrangère doit faire une déclaration d’existence du bureau auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) dont le bureau dépend, selon sa localisation géographique.

Les bureaux de représentation sont une bonne option pour une entreprise pour tester un nouveau marché étranger sans prendre de risques ou investir. Dans un premier temps, le bureau lui permet d’accumuler les informations nécessaires, tout en se faisant connaître.

La domiciliation d'entreprise

Une société ou un cabinet de domiciliation est un centre d'affaires spécialisé qui doit obtenir et renouveler tous les 6 ans un agrément préfectoral pour exercer légalement. Bien plus qu'une simple adresse postale, ces structures assurent un accompagnement administratif de votre entreprise. Le cabinet réceptionne votre courrier dans ses locaux.

Voici quelques avantages de la domiciliation d'entreprise :

• Séparation nette entre vie professionnelle et personnelle.
• Gestion administrative externalisée.
• Optimisation de la contribution foncière des entreprises (CFE).

Pour choisir un cabinet de domiciliation, il est important de vérifier la validité de son agrément préfectoral. Tout contrat de domiciliation doit être établi pour une durée minimale de 3 mois et détailler vos obligations. Un service de domiciliation basique coûte entre 10 et 70 € HT mensuels, avec des suppléments pour le traitement du courrier et la permanence téléphonique.

Tableau comparatif des options de location de bureaux

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