Approbation des comptes en SASU : procès-verbal et procédure détaillée

Le code de commerce impose plusieurs obligations administratives aux SASU. L’approbation des comptes est une formalité imposée par le Code de commerce. L’associé unique en SASU doit approuver les comptes de sa société, dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice. Cette formalité est encadrée par l'article L232-23 du Code de commerce et doit intervenir dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable.

Qu’est‑ce que le procès‑verbal d’approbation des comptes ?

Le PV d’approbation des comptes sert à présenter les comptes annuels de la société, à savoir le bilan, le compte de résultat, et l’annexe des comptes. Le PV d’approbation des comptes permet de faire le point sur la santé et la gestion financière de la SASU. L’associé rédige un PV d’approbation. Celui-ci valide les comptes annuels et fixe l’affectation du résultat. Ce document doit mentionner que les comptes (bilan, compte de résultat, annexe comptable) ont été examinés et approuvés. Il doit également préciser l'affectation du résultat.

Qui prépare et qui approuve les comptes ?

La première étape consiste à établir les comptes annuels de la SASU. Le président de SASU, qu’il soit l’associé unique ou un tiers, est chargé de préparer ces comptes annuels.
Le bilan : il présente la situation financière de l’entreprise à la date de clôture de l’exercice comptable, en distinguant l’actif et le passif.
Le compte de résultat : il résume l’activité de l’entreprise sur l’exercice, en indiquant les produits et charges.
Le rapport de gestion est un document explicatif qui accompagne les comptes annuels et vise à fournir une analyse détaillée de la performance de l’entreprise pendant l’exercice écoulé.

Procédure générale d’approbation des comptes en SASU

L’approbation des comptes est une obligation légale pour toutes les sociétés commerciales, y compris la SASU. C’est l’associé unique qui approuve les comptes. L’approbation vise à valider les comptes en interne. Il ne faut pas confondre l’approbation des comptes avec le dépôt des comptes.

Établissement de l’inventaire et des comptes annuels :
Le président établit l’inventaire, les comptes annuels et le rapport de gestion. Le rapport de gestion doit être établi et, pour les cas requis, communiqué à l’associé unique dans le délai prévu (15 jours avant l’assemblée générale si l’AGO est organisée).
Assemblée générale d’approbation des comptes :
L’associé unique a l’obligation de tenir une assemblée générale annuelle d’approbation des comptes. Celle-ci doit avoir lieu dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice. En SASU, vous n’avez pas besoin de respecter le formalisme de l’assemblée générale. Une seule obligation demeure toutefois : l’établissement d’un procès‑verbal de l’assemblée générale. Le PV d’approbation des comptes est rédigé et signé par le ou la président·e.

Lire aussi: Quel statut : SASU ou Auto-Entrepreneur ?
Décision d’affectation du résultat :
Une fois les comptes annuels approuvés, il faut décider de l’affectation du résultat. Si la SASU est bénéficiaire, l’associé unique peut affecter le résultat aux réserves et/ou se distribuer tout ou une partie du bénéfice. La réserve légale doit être d’au moins 5 % du bénéfice, jusqu’à ce que celle-ci atteigne au minimum 10 % du capital social. Si la SASU est déficitaire, l’associé unique peut laisser subsister la perte dans un compte d’attente (“report à nouveau”) ou absorber la perte sur les comptes de réserves.
Dépôt des comptes :
Au plus tard 1 mois après la décision d’approbation, il faut effectuer le dépôt des comptes auprès du guichet unique en joignant le PV d’approbation, le rapport de gestion et les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe). Les comptes doivent être déposés dans le délai légal des 6 mois après la clôture de l’exercice.

Cas particulier : l’associé unique est aussi président

Lorsque le président de la SASU est également l’associé unique, la gestion lui revient pleinement. Dans ce cas, l’associé unique n’est pas tenu de se prononcer sur l’approbation des comptes annuels et l’affectation du résultat de la SASU. En effet, cela reviendrait à se prononcer sur sa propre gestion de la société. De ce fait, si vous êtes président associé unique de SASU, le simple dépôt des comptes auprès du guichet unique vaut approbation des comptes de la SASU. Vous avez 6 mois à compter de la clôture de l’exercice pour le faire.

⚠️ Cela vaut uniquement si l’associé unique président de SASU est une personne physique. Le dépôt des comptes annuels doit être accompagné de l’inventaire et de la décision d’affectation de résultat. Quand l’associé unique personne physique est également président de la société, le dépôt au greffe des comptes annuels et de l’inventaire, dûment signés et dans les 6 mois de la clôture de l’exercice, vaut approbation des comptes.

Obligations complémentaires et cas de difficultés financières

Par ailleurs, lorsque les capitaux propres de la SASU deviennent inférieurs à la moitié du capital social, l’associé unique doit dans les 4 mois suivant l’approbation des comptes décider entre la poursuite de l’activité ou la dissolution de la société. Il est également possible d’imputer tout ou partie de ces pertes directement sur le capital social. Pour cela, il faut toutefois effectuer une réduction de capital.

Lire aussi: Déclaration TVA SASU : mode d'emploi

Sur le plan pénal, l'absence de dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce entraîne une amende de 1 500 euros. Sur le plan civil, tout intéressé (salarié, créancier ou associé) ou le ministère public peut saisir le président du tribunal de commerce. Celui-ci peut alors ordonner le dépôt des comptes sous astreinte, en laissant un délai d’un mois au représentant légal pour régulariser la situation. Passé ce délai, l’astreinte est liquidée et la société doit s’acquitter d’une pénalité par jour de retard. En cas d’inaction persistante, une enquête peut être ouverte pour évaluer la situation économique et financière de l’entreprise.

Rapport de gestion : obligatoire ou dispensé ?

Le rapport de gestion est un document explicatif qui accompagne les comptes annuels et doit détailler les activités ainsi que les évolutions à venir. Il est rédigé par le président. Le Code de commerce prévoit une dispense pour les petites entreprises qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants à la clôture de l’exercice : un total bilan de 7 500 000 euros, un chiffre d’affaires de 15 000 000 euros ou 50 salariés. Dans ce cas, le rapport de gestion doit être établi mais il n’y a pas besoin de le déposer au greffe. La plupart des sociétés bénéficient dorénavant d’une dispense du rapport de gestion.

Confidentialité des comptes

Oui, une SASU peut demander la confidentialité de ses comptes annuels, sous certaines conditions. Le président de la SASU peut demander que les comptes annuels qu’il dépose au greffe bénéficient d’une confidentialité absolue à l’égard du public. Pour que vos documents restent confidentiels, il faut joindre une déclaration de confidentialité lors du dépôt des comptes annuels au greffe. Cette option permet de limiter l’accès public à tout ou partie des documents déposés au greffe, sans toutefois les dispenser du dépôt lui-même.

Coût et sanctions

Le coût de ce dépôt entraîne des frais de greffe. Le dépôt des comptes sociaux annuels pour une SAS est une formalité abordable, s'élevant à environ 50€. Par exemple, auprès du greffe du tribunal de commerce de Paris, le dépôt des comptes non consolidés coûte 45,34€ et 90,68€ en cas de dépôt des comptes consolidés.
Si vous faites appel à un expert-comptable traditionnel, il faut compter entre 500 et 3 000 euros selon la taille de votre société.
En cas de refus d'approbation des comptes, une copie de la délibération doit être transmise au greffe du Tribunal. Il est impossible de procéder à l’affectation du résultat de l’exercice, et donc de distribuer des dividendes.

Modèle simplifié de PV d’approbation des comptes (extrait)

L’an ……, le ……., à …………, M. ……(nom et prénom de l’associé unique)….., associé unique et président de la société ………….., société par actions simplifiée au capital de ……….. €, immatriculée au RCS de ……….. sous le numéro …………, et dont le siège social est situé ………. • l’approbation des comptes de l’exercice clos le ……. L’associé unique approuve les comptes de l’exercice clos le …..

A ajouter si la SASU est soumise à l’impôt sur les sociétés : L’associé unique approuve également le montant global des dépenses et charges non déductibles des bénéfices assujettis à l’impôt sur les sociétés s’élevant à …. euros et l’impôt correspondant s’élevant à …..

Lire aussi: SASU : le guide complet

L’associé unique constatant que le bénéfice de l’exercice s’élevant à …… constitue un bénéfice distribuable, décide de s’attribuer ledit bénéfice formant un dividende de ….. L’associé unique décide d’affecter la perte de l’exercice s’élevant à …. Chaque cas étant particulier, il est indispensable d’adapter ce modèle de PV d’approbation des comptes en SASU à votre situation.

L'assemblée générale d'approbation des comptes est-elle une simple formalité ?

Points pratiques à retenir

L’approbation des comptes en SASU est obligatoire et doit intervenir dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice.
La procédure diffère selon que l’associé unique est aussi président ou non.
Si le président est associé unique personne physique, le dépôt des comptes vaut approbation, à condition d’accompagner le dépôt de l’inventaire et de la décision d’affectation.
Le PV d’approbation doit être rédigé et conservé ; le dépôt au greffe entraîne des frais et des obligations de conformité sous peine de sanctions.
En cas de difficultés financières (capitaux propres inférieurs à la moitié du capital social), l’associé doit décider de la poursuite ou de la dissolution dans les 4 mois suivant l’approbation.

Étape	Délai	Documents
Établissement des comptes	Avant l’AGO	Bilan, compte de résultat, annexes, inventaire
Approbation par l’associé unique	6 mois après clôture	Procès‑verbal d’approbation
Dépôt au greffe	1 mois après approbation	PV d’approbation, comptes annuels, rapport de gestion

En SASU, la procédure d’approbation des comptes reste simple mais incontournable. Chaque cas étant particulier, il est souvent utile de s’appuyer sur un professionnel pour adapter les documents et vérifier les obligations liées à votre situation.

balises: