Comment se défendre juridiquement dans une petite entreprise

Protéger sa société est une nécessité pour tout entrepreneur. La protection de l’entreprise doit permettre de prévenir les risques juridiques et judiciaires ainsi que les litiges professionnels susceptibles de se présenter au cours de la vie de la société.

1. Souscrire une assurance professionnelle

Les nombreuses décisions prises par son ou ses dirigeants sont susceptibles d’engager la responsabilité de la société.

Afin de prévenir les risques, différents contrats de protection peuvent être souscrits au titre des assurances professionnelles : L’assurance civile professionnelle ; L’assurance multirisque professionnelle ; L’assurance en responsabilité civile décennale ; L’assurance mutuelle entreprise ; L’assurance dommages ; L’assurance des véhicules professionnels ; L’assurance perte d’exploitation.

À savoir : certaines assurances sont obligatoires selon l’activité exercée, notamment : la responsabilité civile professionnelle pour les entreprises du BTP, les professionnels du droit et les professionnels de santé ; l’assurance des véhicules professionnels pour les entreprises de transports ou les commerces ambulants notamment ; l’assurance en responsabilité civile décennale pour les constructeurs et prestataires liés à un maître d’ouvrage.

2. Être attentif aux clauses du contrat d’assurance

Chaque clause du contrat de protection doit être parfaitement comprise.

Il faut porter son attention sur l’ensemble des éléments composant le contrat d’assurance.

En cas de doute et pour sécuriser l’opération, le recours à un avocat spécialisé peut être envisagé.

3. Bénéficier d’une assistance juridique

L’intérêt d’une assistance juridique ne se limite pas à l’étape de la rédaction des statuts de la société ou à la résolution d’un conflit.

Pour prévenir les risques et éviter les litiges, le recours à un professionnel du droit doit idéalement intervenir de manière préventive.

Il est conseillé de recourir aux services d’un avocat spécialisé dès la création de société, afin de se prémunir, dès le départ, des risques liés à l’activité professionnelle exercée.

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Les services juridiques d’un cabinet d’avocats de confiance peuvent vous aider à identifier les problèmes potentiels et à préparer l’avenir.

Un conseil juridique proactif et bien informé peut être le phare guidant votre entreprise à travers les eaux troubles de la réglementation, vous aidant à anticiper les problèmes et à déjouer les pièges avant qu’ils ne menacent votre stabilité.

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4. Protéger la propriété intellectuelle : marques, brevets, dessins et modèles

Protéger sa société implique d’en protéger les éléments distinctifs.

Le dépôt d’une marque protège l’utilisation par des tiers de signe (nom, logo, dessins…) identique ou similaire à la marque dans le même domaine d’activité.

Afin d’éviter les risques d’usurpation ou de contrefaçon de votre marque, rapprochez-vous de l’INPI (Institut national de la propriété industrielle) afin d’effectuer les démarches adéquates.

Si votre entreprise a développé une invention, il faut penser à protéger votre propriété intellectuelle en déposant un brevet.

Le brevet de propriété industrielle permet à son titulaire de bénéficier d’un monopole d’exploitation sur le territoire français pour une durée de 20 ans au minimum.

Les démarches sont à effectuer en ligne sur le site internet de l’INPI.

Si votre société développe des créations esthétiques, il est indispensable de prévenir le risque de contrefaçon.

Il convient de déposer les dessins et modèles de l’entreprise auprès de l’INPI.

Ce dépôt permet à votre société de bénéficier d’un monopole d’exploitation sur le territoire français pour une durée de 5 ans minimum, renouvelable cinq fois.

5. Adopter les bonnes pratiques contractuelles

L’une des bonnes pratiques élémentaires afin de protéger l’entreprise consiste à systématiquement établir des devis.

Ils doivent être signés par les clients et accompagnés par des conditions générales de vente complètes et à jour.

L’exécution de la commande pourra commencer une fois le devis dûment daté et signé par le client.

À défaut de devis, et afin de protéger la société des risques juridiques, il faut établir un contrat signé par les deux parties.

Afin d’éviter les litiges, la rédaction de ces documents devra impérativement respecter les conditions légales en vigueur.

6. Conserver des traces et preuves écrites

Dans la mesure du possible, toutes les opérations effectuées par la société ainsi que les échanges avec les clients et prestataires doivent être consignés par écrit et conservés.

En cas de conflit, le risque judiciaire pourra être maîtrisé par l’apport de preuves écrites intangibles.

7. Prévenir les ruptures abusives et sécuriser la relation client

Lorsque l’exécution d’une prestation doit s’étendre dans le temps, il peut être nécessaire de demander au client le versement d’un acompte avant le lancement de la mission afin de protéger sa société en sécurisant la relation contractuelle.

Dans le même sens, les autres versements doivent être préalablement établis et échelonnés au cours de la réalisation de la mission.

Dans les cas où l’entreprise fait appel à des sous-traitants lors de l’exécution d’un contrat, l’entrepreneur doit se protéger des risques d’insatisfaction du client qui pourraient naître.

Pour cela, il doit veiller à maintenir un contact étroit avec le client tout au long de la réalisation de la mission, afin d’être en mesure de corriger toute mauvaise trajectoire de manière précoce.

8. Gérer les ressources humaines et prévenir les risques internes

Beaucoup trop de jeunes entreprises font l’erreur d’embaucher des employés ou de créer des partenariats avec pour seul lien un accord de bouche à oreille et une poignée de main.

C’est tout simplement imprudent et l’un des moyens les plus faciles d’exposer votre entreprise à des poursuites judiciaires.

En outre, si vous licenciez un employé peu performant, il est essentiel qu’il signe un contrat de licenciement rédigé par un avocat afin qu’il connaisse les raisons exactes de son licenciement.

Pour éviter que cela ne se produise sur votre lieu de travail, engagez des travailleurs de qualité et favorisez un environnement de travail qui déteste les comportements hostiles et discriminatoires.

En outre, formez vos employés, votre personnel, vos responsables ou toute autre personne travaillant avec vous à se traiter mutuellement avec respect et à signaler immédiatement tout mauvais comportement.

9. Résoudre un litige : démarches et modes alternatifs de règlement

Une fois bien renseigné, adressez-vous au professionnel avec lequel vous êtes en litige et exposez-lui le problème.

Ce premier contact peut être fait par téléphone ou par courriel.

Conservez un double de la lettre avec l’avis de distribution.

Si elle vous revient, conservez-la fermée.

La médiation est un mode de résolution amiable des litiges, gratuit et confidentiel.

Avant de saisir un médiateur, il faut impérativement avoir contacté au préalable le professionnel pour tenter de régler le litige, une preuve de cette première démarche vous sera demandée par le médiateur.

Par ailleurs, l’entreprise doit normalement communiquer sur son site internet ou sur le contrat, le nom et les coordonnées de son médiateur.

Le conciliateur de justice peut être sollicité gratuitement.

Si après toutes vos démarches, le litige n’est pas résolu, il est alors possible de saisir une juridiction compétente.

Dans le cadre d'une action en justice, n'hésitez pas, là aussi, à vous faire accompagner par un professionnel du droit.

Votre litige concerne une entreprise de la zone UE ? Chaque pays membre de l’Union européenne dispose d’un Centre européen des consommateurs.

10. Faire appel à un avocat : prévenir, sécuriser et accompagner

Il est souvent recommandé de faire appel aux services d’un avocat pour bénéficier d’un conseil juridique pour son entreprise.

L’avocat est un professionnel du droit, qui connaît parfaitement les règles en vigueur et maîtrise leur application.

Son expertise vous assure donc que chaque décision prise pour l’entreprise soit en conformité avec la loi.

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