Calcul du seuil de rentabilité pour les freelances : Guide complet

En débutant en freelance, il n’est pas toujours facile de veiller à sa rentabilité. Il est ainsi fréquent de se tromper en chiffrant des projets, car on ne s’aperçoit pas bien des charges à payer ou du temps passé sur les missions. Quelques réflexes simples permettent pourtant de calculer et surveiller régulièrement sa rentabilité en freelance.

Pourquoi surveiller sa rentabilité en freelance ?

Comme toute entité économique, l’objectif du freelance est de générer un chiffre d’affaires suffisamment conséquent pour couvrir (et dépasser !) les charges inhérentes à l’activité (impôts, logiciels, formations, loyer…). Une entreprise qui ne dégage pas de bénéfices suffisants pour lui permettre de se développer ne pourra pas survivre sur le moyen et long terme. Il est ainsi important de ne pas se tromper en fixant ses tarifs et en estimant le temps passé sur ses missions. C’est là qu’intervient la notion de seuil de rentabilité.

Le seuil de rentabilité, également appelé « point mort », représente le montant minimum de chiffre d’affaires à atteindre pour couvrir l’ensemble des charges d’une entreprise, qu’elles soient fixes ou variables. Tant que ce seuil n’est pas dépassé, l’activité génère une perte. Il désigne le montant minimum de chiffre d’affaires à réaliser pour couvrir ses charges et pouvoir vivre de son activité. Il est important de bien avoir ce chiffre en tête en établissant ses devis. Connaître son seuil de rentabilité permet avant tout de fixer un cap. Il offre une vision claire du volume d’activité mensuel ou annuel à atteindre pour ne pas être en déficit. Cette information permet aussi de revoir sa politique tarifaire. Ce calcul est également un excellent outil pour anticiper les besoins en trésorerie. En sachant exactement le niveau de chiffre d’affaires à atteindre, on peut prévoir les périodes sensibles et éviter les tensions de trésorerie.

Comment fixer des tarifs rentables en freelance ?

Il est important de fixer des tarifs permettant de passer au-delà du seuil de rentabilité. Pour cela, il faut bien garder en tête son mode de facturation, son temps de travail et ses charges.

Les différents modes de facturation

Les freelances peuvent facturer de diverses façons. Certains modes de facturation sont directement basés sur le temps passé sur le projet. C’est le cas de la facturation à l’heure ou à la journée, par ce que l’on appelle le TJM (taux journalier moyen). Dans cette situation, le freelance vend son temps.

Même s’il s’agit d’un mode de facturation répandu, le freelance peut tout à fait décider de ne pas facturer au temps passé. Le forfait s’avère ainsi être un mode de facturation plébiscité des freelances confirmés. Ici, il ne s’agit pas de vendre son temps, mais plutôt un « package ». Ce qui est vendu, c’est un résultat final et non une quantité d’heures ou de jours. À cela s’ajoutent d’autres modes de facturation plus marginaux, dépendant essentiellement de la nature de l’activité. Ainsi, les traducteurs et rédacteurs facturent fréquemment au mot.

On conseille généralement de déterminer un taux horaire minimal correspondant au seuil de rentabilité, même si la facturation se fait sur un autre mode. Cela permet de s’appuyer sur un repère pour chiffrer ses forfaits et ne pas réduire ses tarifs plus que de raison lors d’une éventuelle négociation.

Fixer ses tarifs : la règle des 220 jours

Le premier réflexe pour fixer un tarif juste et rentable est de calculer le nombre de jours travaillés par an. Il convient de soustraire tout d’abord les week-ends, les congés, les jours fériés et les jours maladie. On considère généralement qu’un freelance travaille 220 jours par an.

Cependant, il serait illusoire de penser facturer réellement 220 jours. En effet, outre le temps passé à réaliser ses missions, l’indépendant doit également jongler entre de multiples tâches : communication, prospection, formation, rendez-vous, administratif… On estime communément que le freelance passe 40 % de son temps sur ce type de tâches non facturables. Ainsi, il ne facturera sans doute en réalité que 120 à 150 jours par an. C’est fondamentalement une donnée à prendre en compte lors de la fixation de ses tarifs !

COMMENT BIEN FIXER SES TARIFS ? Définition et calcul du TJM (Taux Journalier Moyen)

Intégrer les charges et impôts dans ses tarifs

Fixer un tarif suffisamment rentable impose aussi de connaître parfaitement la nature et le montant des charges générées par son activité. Il existe en effet un monde entre le chiffre d’affaires encaissé par le freelance, et ce qui lui revient finalement sur son compte bancaire personnel ! Il faut tout d’abord tenir compte des charges professionnelles : lieu de travail (coworking, bureau professionnel…), formation non prise en charge, matériel, mutuelle, logiciels… Mises bout à bout, ces dépenses peuvent être significatives. Le prix fixé par le freelance pour ses prestations doit au moins permettre de couvrir ces diverses dépenses. Il peut d’ailleurs être pertinent d’additionner le montant des dépenses mensuelles, puis de les diviser par le nombre de jours facturés dans le mois. Cela permet de les incorporer directement dans son TJM.

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Il est également important de bien être au fait des charges sociales et fiscales générées par son activité. Tout dépend ici du régime juridique choisi. L’imposition est simple et surtout très avantageuse en micro-entreprise. À l’inverse, les sociétés et entrepreneurs individuels classiques supportent une charge fiscale et sociale plus lourde.

Type de Charge	Exemples
Charges professionnelles	Lieu de travail, formations, matériel, mutuelle, logiciels
Charges sociales et fiscales	Cotisations sociales, impôts (varient selon le régime juridique)

Comment surveiller sa rentabilité tout au long de ses missions ?

Bien réfléchir à ses tarifs est la première étape pour s’assurer de sa rentabilité en freelance. Il est cependant important de continuer à surveiller sa rentabilité tout au long de ses missions. La gestion du temps est alors essentielle.

Mieux gérer son temps pour une rentabilité accrue

Il arrive de ne pas être rentable sur certaines tâches ou missions, car elles prennent bien trop de temps eu égard au résultat obtenu. C’est une problématique très courante au début d’une activité indépendante : on peine à estimer la charge de travail nécessaire à la réalisation d’un projet. Calculer et surveiller de près son temps de travail permet de s’assurer régulièrement de sa rentabilité en freelance. Il ne sert à rien de fixer un TJM élevé si la mission prend deux à trois fois plus de temps que prévu.

Surveiller son temps de travail s’avère également particulièrement utile pour les freelances facturant au forfait. Ce mode de facturation peut en effet s’avérer piégeux si l’on n’arrive pas bien à estimer le temps passé à travailler. Il faut donc régulièrement garder un œil sur sa rentabilité, en se chronométrant. Avec l’habitude, on arrive alors à mieux chiffrer ses devis.

Cependant, l’accumulation des clients et la diversité des missions à réaliser peuvent rendre difficile le suivi de sa rentabilité.

Surveillez votre rentabilité avec le timetracking

C’est précisément pour répondre à cette problématique que chez Freebe, on propose un logiciel de gestion dédié aux freelances en micro-entreprise, qui contient un outil de timetracking intégré à la facturation. Le timetracking de Freebe permet ainsi de prendre conscience du temps passé sur chaque mission, et d’associer des créneaux horaires à un client et à un type de prestation. L’objectif est triple : fixer correctement ses tarifs, être mieux organisé, et pouvoir facturer en trois clics.

Cette fonctionnalité s’avère notamment extrêmement utile pour les freelances facturant au forfait. L’outil permet, en un seul coup d’œil, de s’apercevoir du temps qu’il reste à consacrer à ce projet avant de dépasser le devis. Ainsi, les outils de gestion et de facturation comme Freebe permettent indéniablement de gagner du temps dans la gestion de son activité… Et donc d’être plus rentable. Le seuil de rentabilité est bien plus qu’un simple indicateur comptable. C’est un repère stratégique indispensable pour tout entrepreneur soucieux de piloter son activité avec lucidité.

Calculer sa rentabilité en tant que freelance

Pour que l’activité soit rentable, cette marge sur coût variable doit couvrir l’ensemble des charges fixes. Typiquement, ce sont les dépenses de matières premières nécessaires à la fabrication des produits, mais aussi les consommations d’énergie pour les activités industrielles, les contrats de sous-traitance, etc. La marge générée sur ces charges variables doit permettre de financer les charges fixes.

Pour les consultants et professions libérales offrant une prestation purement intellectuelle, ces charges variables seront dans la plupart des cas quasi-inexistantes en dehors des rares cas de sous-traitance. A l’inverse des charges variables, les charges fixes correspondent à toutes les charges non reliées à votre niveau d’activité. Pour les lister, demandez-vous simplement, quelles seront les charges à payer, même en l’absence de CA ? Les salaires et les charges sociales patronales constituent un autre exemple de charges fixes.

Après ce petit exercice, il apparaît que le calcul du seuil de rentabilité est assez simple quand on a toutes les données chiffrées de l’entreprise sous le coude. En création d’entreprise, alors que vous ne pouvez qu’estimer votre CA prévisionnel, cela devient tout de suite un peu plus compliqué.

Comment calculer sa rentabilité globale ?

Vous pouvez calculer votre rentabilité globale à l’année et mensuellement.

Au niveau mensuel, vous allez facturer le nombre de jours vendus et travaillés dans le mois pour un client que vous allez multiplier par votre TJM. Cela vous donne votre chiffre d’affaires brut. A ce dernier, vous allez retrancher toutes vos charges du mois écoulé (loyer, transports, etc.) et vous obtiendrez votre résultat mensuel. A partir de ce résultat, vous allez vous verser un salaire brut sur lequel vous allez payer des charges sociales.

Ce calcul doit être effectué tous les mois, sur un tableau Excel par exemple, puis pour l’ensemble de l’année écoulée. Cela vous permettra de calculer votre rentabilité globale.

Comment calculer sa rentabilité par projet ?

Il est important de calculer également la rentabilité de chaque mission IT que vous effectuez.

Créez un fichier Excel par année avec un onglet par projet. Pour chaque projet, vous indiquez le nombre de jours vendus/prévus et le TJM associé.

Vous allez y inscrire le nombre de jours réellement travaillés sur le projet. Pour ce faire, il est primordial de noter chaque jour le temps que vous passez sur chaque projet.

Vous allez diviser le montant facturé global par le nombre de jours réellement travaillé et vous allez ainsi obtenir votre TJM réel.

Vous allez peut-être vous apercevoir que celui-ci est en fait de 250 € au lieu d’être à 500 €, si vous avez passé deux fois plus de temps que prévu.

Conseils pour rester rentable en tant que freelance IT

Négocier une rallonge si le projet dérape
Dans le domaine IT, cela arrive très souvent qu’un projet dure beaucoup plus longtemps que prévu. N’hésitez pas à voir large au niveau du nombre de jours devisé, et renégocier afin de demander une rallonge pour le nombre de jours à travailler en plus car la mission a évolué.
Ne jamais baisser son TJM
Vous avez déterminé un prix à la journée qui correspond à vos compétences et votre expérience. Quand un client essaie de négocier, vous ne devez jamais baisser votre TJM au risque de vous dévaloriser. Pour réduire le coût global d’une mission pour le client, proposez plutôt de retirer certaines prestations qui peuvent peut-être être réalisées en interne ou plus tard.
Adapter ses tarifs à l’entreprise
Vous pouvez, par exemple, décider de proposer des tarifs préférentiels à des associations ou à des sociétés dont l’activité vous tient à cœur, si vous êtes un « freelance for Good », et d’appliquer des tarifs plus élevés pour des grandes entreprises qui ont les moyens.

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