Extrait Kbis et SIRENE : Explication et Différences
L’extrait Kbis ou le relevé SIRENE sont des documents d’enregistrement et d’identification indispensables pour une entreprise, une société ou une association. Une entreprise les obtient après avoir procédé à son inscription au répertoire SIRENE pour le premier et auprès du RNE pour le second. Tous deux sont régulièrement demandés par les partenaires commerciaux des entreprises, ou par des organismes financiers. Cependant, bien qu’ils paraissent similaires, ces deux documents diffèrent sur de nombreux points : utilisation, contenu, etc.
Ce guide du Kbis et du Sirene répond à votre interrogation sur les différences entre ces deux documents.
Quelle est la différence entre SIREN et SIRET ? (définition, aide, lexique, tuto, explication)
Qu'est-ce qu'un Relevé SIRENE ?
L’avis de situation SIRENE est un document provenant du répertoire SIRENE. Il répertorie les entreprises, les organisations et les organismes présents en France.
Le numéro SIREN est un code à 9 chiffres délivré par l'INSEE de manière aléatoire, lors de la création de l'entreprise ou de l'association, lorsqu'elle réalise ses formalités d'enregistrement. Ce numéro va servir de numéro d'immatriculation à la société, pendant toute sa durée de vie.
Ce numéro ne sera modifié ni en cas de déménagement du siège social, ni en cas de changement d'enseigne (nom commercial), ni en cas de modification des activités de la société. Ce numéro ne doit pas être confondu avec le numéro SIRET comprenant les 9 chiffres du SIREN plus 5 chiffres appelés le NIC (Numéro Interne de Classement). Ces 5 chiffres changent en cas de nouvelle domiciliation.
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De plus, une entreprise ayant plusieurs établissements va avoir plusieurs numéros SIRET (avec les 9 premiers chiffres identiques) mais elle n'aura qu'un numéro SIREN.
Le site de l'INSEE précise que l'avis de situation sirène n'a pas de valeur légale. De plus, les informations mentionnées sur cet avis sont moins précises que celles présentes sur l'extrait Kbis. C'est pourquoi les partenaires commerciaux et administrations réclament un extrait KBIS plutôt qu'un avis de situation sirène aux entreprises commerciales.
L'avis de situation sirène mentionne les informations suivantes :
- Le numéro d'immatriculation.
- La date de début d'activité.
- Le numéro d'identification SIRET de l'établissement, ainsi que celui du siège social.
- L'adresse du siège social.
- L'identité du chef d'entreprise.
- Le code NAF, un code attribué par l'INSEE, en fonction de l'activité principale exercée.
Exemple d'extrait Kbis
Où trouver son relevé SIRENE ?
Le relevé SIRENE de chaque entreprise est disponible gratuitement sur le site de l'INSEE. Ce site est accessible à tous et permet donc de récupérer un relevé SIRENE d'un partenaire commercial, sans avoir à l'en informer.
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De plus, ce registre tenu par l'INSEE répertorie tous les organismes français, entreprises et associations quel que soit leur statut juridique et quelle que soit leur activité, y compris les micro-entrepreneurs (ex auto-entrepreneurs). Les entreprises étrangères ayant une activité ou une représentation en France y sont également répertoriées.
La recherche ne peut se faire qu'avec le numéro SIREN de l'entreprise. Ce numéro est mentionné sur de nombreux documents, comme les devis, les factures, les flyers... De plus, des sites internet accessibles gratuitement permettent de trouver ce numéro d'identification à partir de la raison sociale de l'entreprise ou de son nom commerciale ou encore du nom de son représentant légal.
Si l’avis de situation que délivre l’INSEE est la fiche d’identité d’une entreprise, l’extrait K-bis, lui, est sa carte d’identité officielle. Néanmoins, l’extrait K-bis n’est pas disponible pour les auto-entrepreneurs, ni les entreprises individuelles (EI). De ce fait, les auto-entrepreneurs et les entreprises individuelles peuvent fournir l’avis de situation SIRENE au lieu de l’extrait K-bis si cela est nécessaire.
Si l’entreprise n’a pas d’extrait k-bis, cet avis peut alors être utilisé pour ouvrir un compte bancaire professionnel et pour réaliser l’ensemble des démarches nécessaires au lancement de l’activité. Néanmoins, ce document peut être d’une grande utilité à l’heure d’effectuer une étude de marché ou de mettre en place d’une stratégie marketing et/ou commerciale.
Effectivement, le site de l’INSEE ainsi que certains sites spécialisés tels qu'Infonet.fr permettent d’accéder gratuitement aux avis de situation de ses concurrents et d’analyser les données relatives à leur entreprise.
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Qu'est-ce qu'un Extrait K-bis ?
L’extrait KBIS peut se définir comme étant la carte d’identité d’une entreprise. Il revêt alors un caractère officiel notamment du fait qu’il est délivré par le greffe du tribunal du commerce dont l’entreprise dépend et ce, à partir du moment où elle aura été régulièrement inscrite sur les registres du commerce et des sociétés.
Un premier extrait KBIS est d’ailleurs envoyé au créateur de l’entreprise une fois sa démarche d’inscription réalisée.
L’extrait KBIS se veut aussi être un document qui matérialise l’obligation de transparence qui pèse sur les entreprises. En effet, tout intéressé quel que soit son statut peut obtenir cet extrait auprès du greffe et ce, sans que l’autorisation du dirigeant de la société en question soit requise.
L'extrait KBIS est réservé aux entreprises inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) tenu par le greffe du tribunal de commerce ou par le greffe du tribunal judiciaire en Moselle, dans le Bas-Rhin, dans le Haut-Rhin, en Guyane, en Guadeloupe et en Martinique. Pour les micro-entreprises anciennement nommées auto-entrepreneurs, le document se nomme extrait K.
L'inscription au RCS est obligatoire, pour les personnes physiques ou morales exerçant une activité commerciale, c'est-à-dire achetant des biens pour les revendre en l'état ou vendant des prestations de nature commerciale (entreprise de location de matériel, entreprise de sécurité, agence immobilière, hôtellerie-restauration...).
Une exception concerne les agents commerciaux n'ayant pas constitué de société. En effet, ils sont alors inscrits uniquement au registre spécial des agents commerciaux. Un extrait de ce registre peut leur être délivré.
En second lieu, pour toute entreprise immatriculée au RNE, l’extrait K-bis est le document indispensable pour ouvrir un compte bancaire professionnel. En effet, lors de la création de sa structure professionnelle, il faut déposer son capital à la banque.
Tel que mentionné précédemment, l’extrait K-bis regroupe l’ensemble des informations relatives à une entreprise.
L'extrait KBIS mentionne ces mêmes informations que le SIRENE, mais également :
- Le greffe où l'entreprise est immatriculée.
- En cas de changement de greffe, le précédent greffe et la date de transfert.
- La forme juridique de l'entreprise.
- Le montant du capital social, pour les personnes morales.
- La précision de l'activité.
- Les noms et prénoms des mandataires sociaux avec leurs dates et lieux de naissance, leurs adresses, leurs fonctions et leurs nationalités.
- La présence d'un redressement, d'une liquidation ou d'une procédure de sauvegarde.
Comment Obtenir un Extrait KBIS ?
L'extrait KBIS est un document public accessible à tous. En revanche, seul le représentant légal de l'entreprise peut obtenir gratuitement son extrait KBIS, en créant son identité numérique sur le site Monidenum.
Deux autres procédures ouvertes à tous permettent de demander un extrait KBIS, la demande directe au greffe du tribunal de commerce ou la demande en ligne sur le site Infogreffe. Ces deux procédures sont payantes et le tarif dépend du mode de transmission de l'extrait KBIS. Le moins cher est le retrait sur place, 2,82 €. Le plus onéreux est l'envoi par la poste, 3,91 €. Et, pour une version téléchargeable ou envoyée par voie électronique, il faut débourser 3,53 €.
Mais, pour une société immatriculée dans les 5 départements où le RCS est géré par le greffe du tribunal judiciaire, un tribunal de création récente venu remplacer les tribunaux de grande instance et les tribunaux d'instance, le retrait auprès du greffe de ce tribunal est le seul moyen d'obtenir l'extrait KBIS.
Dès lors que les formalités sont terminées, le guichet unique transmettra les informations de l’entreprise à l’INSEE. Ce dernier lui attribuera alors à l’établissement un numéro SIREN, un numéro SIRET et il l’inscrira dans le répertoire SIRENE.
Contrairement à l’avis de situation SIRENE, l’extrait K-bis ne constitue pas une preuve de l’inscription de l’entreprise au répertoire de l’INSEE. En revanche, il signifie que l’entreprise a été immatriculée au registre national des entreprises (RNE).
Pourquoi Demander un Extrait KBIS ?
L'extrait KBIS signé par le greffier du tribunal de commerce et daté de moins de 3 mois a une valeur légale.
En effet, lors de la création de sa structure professionnelle, il faut déposer son capital à la banque.
Il renferme surtout une multitude d’informations légales. Au-delà des mentions classiques (coordonnées du dirigeant, lieu et date d’immatriculation, etc.), le Kbis inclue des éléments inédits pour les nouveaux entrepreneurs : le numéro SIREN, le numéro SIRET et le code APE.
Numéro SIREN, SIRET et Code APE
Le Numéro SIREN
Ensuite, le SIREN signifie système d’identification du répertoire des entreprises. Tous deux sont des numéros qu’attribue l’INSEE. Composé de 9 chiffres, le SIREN est un numéro d’immatriculation unique d’une entreprise et doit être renseigné sur les factures, mais également sur tous les documents commerciaux et ceux destinés à l’administration.
Le numéro SIREN (Système d’Identification du Répertoire des Entreprises) est attribué par l’INSEE, qui répertorie toutes les entreprises de France. C’est une série unique de 9 chiffres, propre à votre entreprise.
Le numéro SIREN est un code Insee unique qui identifie une entreprise, un organisme ou une association ayant des activités en France. Il existe au sein d'un répertoire géré par l'Insee : SIRENE.
Il est national, invariable et dure le temps de la vie de l'entreprise. L'Insee attribue un identifiant à toute personne juridique, physique ou morale, introduite dans le répertoire SIRENE sur demande des organismes habilités, en général le Centre de formalités des entreprises (CFE). Il correspond au numéro d'identification au répertoire (NIR) des personnes physiques.
Parmi les neuf chiffres qui le composent, les huit premiers sont attribués séquentiellement, sauf pour les organismes publics commençant par 1 ou 2, le neuvième est une clé de contrôle.
Vous conservez donc ce numéro à vie, quels que soient vos changements d’adresse ou d’activité. Le SIREN vous identifie de manière sûre. Il devra figurer sur tous vos documents commerciaux (devis et factures, documents publicitaires, papiers en-tête, etc.).
Le Numéro SIRET
Le SIRET, quant à lui, désigne le système d’identification du répertoire des établissements. Puis le SIRET, lui, est constitué de 14 chiffres, dont les 9 chiffres du SIREN et 5 chiffres du numéro interne de classement (NIC).
Le numéro SIRET (Système D’Identification du Répertoire des Établissements). Vous ouvrez un nouveau magasin ou un atelier ? Votre siège social est distinct de votre lieu d’exercice ? Chacun de vos établissements disposera du même SIREN, mais d’un SIRET différent.
Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties :
- la première se compose des neuf chiffres du SIREN (Système d’Identification du Répertoire des Entreprises) de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient l'unité SIRET,
- la seconde, appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre séquentiel à quatre ou cinq chiffres complémentaires, propres à chaque établissement de votre entreprise, et d'un chiffre de contrôle (clé de contrôle), qui permet de vérifier la validité de l'ensemble du numéro SIRET.
Votre SIRET devra figurer sur tous vos documents commerciaux (devis et factures, documents publicitaires, papiers en-tête, etc.), particulièrement sur les fiches de paye de vos salariés. Il sert en effet à identifier géographiquement leur lieu de travail.
Le Code APE
Le code APE (Activité Principale Exercée), anciennement appelé code NAF, est attribué par l’INSEE et fait référence à votre cœur d’activité. Il se compose de 4 chiffres et 1 à 2 lettres.
En fait, chaque entreprise d’un même secteur dispose du même code APE, la mention de ce code sur le bulletin de salaire est un élément obligatoire. Le code APE est un renseignement nécessaire pour la réalisation de statistiques d'entreprise, car il est à la base des classements des entreprises par secteur d'activité.
Le bien fondé des études sur la situation économique conjoncturelle et structurelle et celle des fichiers mis à disposition du public dépendent en très grande partie de l'attribution d'un code APE à chaque entreprise. Il est fonction de votre activité principale, déclarée dans votre dossier de demande d’immatriculation.
Il vous oblige à respecter la convention collective et la réglementation qui s’y rattachent. Il vous donne accès à des salons spécialisés.
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