TVA et Remboursement des Cadeaux aux Salariés : Guide Complet
Une entreprise est en principe assujettie à la TVA, ce qui signifie qu'elle doit la facturer à ses clients et la reverser à l'État français. Être soumise à un régime réel de TVA lui permet également de déduire la TVA qu'elle paye sur ses achats professionnels. Autrement dit, elle peut demander le remboursement de la TVA déductible qu'elle a payée à l'État.
Conditions de Déduction de la TVA
Pour pouvoir déduire la TVA, les conditions suivantes doivent être respectées :
- L'entreprise doit être soumise à un régime réel de TVA (réel simplifié ou réel normal). Elle ne doit pas être exonérée de TVA ou être en franchise en base de TVA.
- La TVA à déduire doit concerner des achats de biens ou de services nécessaires à l'exploitation de l'entreprise. Si l'achat est réalisé aux fins personnelles du dirigeant, alors la TVA appliquée à cet achat ne peut pas être remboursée.
- L'entreprise doit pouvoir justifier les achats sur lesquels elle demande une déduction de TVA. On doit également pouvoir y lire le montant de la TVA qu'elle a versée et dont elle demande le remboursement. Le justificatif sera généralement une facture, mais il peut s'agir d'un autre document (ex : bon de commande).
Il faut faire très attention aux formalités administratives, notamment aux règles qui concernent la facturation (mentions obligatoires, délais de conservation, etc.). En cas de contrôle, l'administration peut demander le remboursement de la TVA déduite si les factures justificatives ne sont pas conformes.
La TVA peut être déduite uniquement à partir du moment où elle devient exigible. En effet, la notion d'exigibilité est importante car elle détermine la période au cours de laquelle vous allez devoir déclarer la TVA et par la même occasion la déduire.
Selon le type de vente, la TVA n'est pas exigible au même moment :
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- Vente de biens : la TVA est exigible au moment de la livraison (généralement en corrélation avec la date de la facture). Lorsqu'un acompte est versé, la TVA devient alors déductible dès le versement de l'acompte.
- Vente de prestations de services : la TVA est exigible au moment de l'encaissement du prix. Cependant l'entreprise peut opter pour le régime des débits. Dans ce cas, la TVA est exigible à la date de la facture.
Exemple :
Une entreprise achète des biens pour les besoins de son activité à une autre entreprise. Elle passe commande le 13 janvier et reçoit les produits le 3 février. La TVA devient exigible au moment de la livraison puisqu'il s'agit d'une vente de biens. La livraison ayant eu lieu en février, la TVA devra être déclarée et déduite lors de la déclaration de TVA du mois de février (autrement dit, entre le 15 et le 24 mars).
L'entreprise doit déduire la TVA au moment de sa déclaration de TVA. Elle doit indiquer les opérations de vente ou d'achat qu'elle a réalisées et la TVA déductible aux lignes correspondantes.
Lorsque la TVA déductible est supérieure à la taxe collectée, on dit que l'entreprise a un crédit de TVA. Autrement dit, l'administration fiscale lui doit de la TVA.
L'entreprise a 2 options :
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- Elle peut décider de reporter ce crédit d'impôt sur les périodes d'impositions suivantes, c'est-à-dire que la TVA déductible restante sera utilisée pour diminuer la TVA collectée du mois suivant.
- Elle peut demander le remboursement de la totalité ou d'une partie de son crédit de TVA.
Pour obtenir un remboursement de TVA, l'entreprise doit en faire la demande au service des impôts des entreprises (SIE) dont elle dépend au moment de sa déclaration de TVA sur laquelle le crédit de TVA est mis en évidence. Autrement dit, il s'agit de la déclaration sur laquelle la TVA collectée est inférieure à la TVA déductible.
Régimes de Remboursement de TVA
Le remboursement peut être annuel, semestriel, trimestriel ou mensuel. De plus, selon le régime d'imposition à la TVA de l'entreprise, les modalités de remboursement de TVA ne sont pas les mêmes.
Régime Réel Simplifié de TVA
Selon le montant du crédit de TVA de l'entreprise, celle-ci peut faire une demande de remboursement annuel ou semestriel.
Remboursement Annuel de TVA
Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 150 €.
La demande doit être faite au moment de la déclaration annuelle de TVA :
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- Si l'exercice comptable de l'entreprise coïncide avec une année civile : au plus tard le 2e jour ouvré suivant le 1er mai.
- Si l'exercice comptable de l'entreprise ne coïncide pas avec une année civile : au plus tard 3 mois après la date de clôture de l'exercice.
La demande de remboursement doit être faite à l'aide du formulaire n° 3517-S.
Remboursement Semestriel
Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €.
La demande doit être faite tous les 6 mois à partir de la date de clôture de l'exercice comptable de l'entreprise au moment de la déclaration de TVA qu'elle réalise ce mois-là.
La demande de doit être faite à l'aide du formulaire n° 3519. Elle doit également joindre à sa demande de remboursement les factures qui indiquent le montant de la TVA dont le remboursement est demandé.
Régime Réel Normal de TVA
Selon le montant du crédit de TVA de l'entreprise, celle-ci peut faire une demande de remboursement annuel, trimestriel ou mensuel.
Remboursement Annuel de TVA
Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 150 €.
La demande doit être faite au moment de la déclaration de TVA de janvier correspondant à la TVA du mois de décembre ou du 4e trimestre.
La demande de remboursement doit être faite à l'aide du formulaire n° 3519.
Remboursement Trimestriel
Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €.
Une demande peut être faite le mois qui suit les 3 premiers trimestres de l'année. Autrement dit, le remboursement peut être demandé lors de la déclaration de TVA faite entre le 15 et le 24 avril, le 15 et la 24 juillet ou le 15 et la 24 octobre.
La demande doit être faite à l'aide du formulaire n° 3519. L'entreprise doit également joindre à sa demande de remboursement les factures qui indiquent le montant de la TVA dont elle demande le remboursement.
Remboursement Mensuel
Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €.
La demande doit être faite chaque mois au moment de la déclaration de TVA de l'entreprise à l'aide du formulaire n° 3519.
Exclusions du Droit à Déduction
Même si la TVA qui s'applique sur les achats professionnels est en principe déductible, certains achats de biens ou de services sont exclus.
Il s'agit par exemple des achats suivants :
- Biens ou services liés au logement fourni gratuitement aux dirigeants et au personnel de l'entreprise. Cela ne concerne pas le personnel de gardiennage, de sécurité ou de surveillance logé sur les chantiers ou dans les locaux de l'entreprise.
- Cadeaux ne dépassant pas 73 € TTC par objet et par an pour un même bénéficiaire (à destination des clients, des fournisseurs ou du personnel)
- Biens ou services utilisés à plus de 90 % à des fins étrangères à l'entreprise (par exemple, un entrepreneur achète un logiciel qu'il utilise à plus de 90 % pour ses besoins personnels)
- Véhicules conçus pour le transport de personnes ou à usage mixte (usage professionnel et personnel) et qui appartiennent à l'entreprise. Cela ne concerne pas les entreprises de transport de voyageurs, les entreprises de locations de véhicules soumises à la TVA et les auto-écoles.
Offrir des cadeaux à ses relations d'affaires est une coutume en fin d'année. Mais sachez qu'en cas de contrôle fiscal, le poste « cadeaux » est souvent examiné à la loupe. Une bonne raison pour prendre certaines précautions.
Déduction sous Surveillance
Les cadeaux de toute nature sont en principe déductibles du résultat imposable pour autant que leur valeur ne soit pas « exagérée ». Une notion appréciée au cas par cas par le fisc au vu des circonstances propres à l’entreprise (usages de la profession, taille de l’entreprise…). Celle-ci doit, par ailleurs, justifier que ce geste a été engagé dans son intérêt en arguant d’éléments précis et factuels (développement de l’exploitation, progression des ventes, maintien des bonnes relations commerciales…). Si l’intérêt direct de l’entreprise ne peut être prouvé, cette condition suffit à elle seule à motiver la réintégration de la dépense, indépendamment du caractère exagéré ou non des cadeaux concernés.
Lorsque l’entreprise rembourse à un dirigeant les cadeaux qu’il a offerts pour son compte, la charge est déductible si les conditions ci-dessus sont satisfaites, le remboursement étant exonéré d’IR pour le dirigeant. À défaut, il s’agit d’un complément de rémunération imposable.
Formalités
Si le montant total des cadeaux octroyés dans l’année dépasse 3 000 €, il faut les mentionner sur le relevé des frais généraux n° 2067 (ou dans le cadre spécial de la déclaration n° 2031 pour une entreprise individuelle). Cette limite de 3 000 € ne prend pas en compte les objets spécialement conçus pour la publicité et dont la valeur n’excède pas 69 € TTC par bénéficiaire. Si une omission n’expose pas à la réintégration de la dépense, une amende de 5 % des sommes non déclarées (1 % si elles sont réellement déductibles) peut en revanche être infligée. Elle peut être évitée si l’entreprise répare son omission spontanément ou à la première demande du fisc.
Pour éviter les risques de réintégration des cadeaux dans le résultat imposable, il est indispensable de pouvoir identifier précisément le nom et la qualité du destinataire de chaque cadeau et de conserver des éléments de preuve matérielle et factuelle attestant que les dépenses ont bien été engagées dans l’intérêt de l’entreprise.
Même si l’opération est effectuée dans l’intérêt de l’entreprise, la TVA grevant le coût d’achat ou de fabrication d’un bien cédé sans rémunération ou moyennant une rémunération inférieure à la normale n’est, en principe, pas récupérable.
Il n’est pas rare qu’à l’occasion des fêtes de fin d’année, des entreprises récompensent leurs collaborateurs. Attention : les cadeaux offerts aux salariés ne doivent donc pas récompenser l’ancienneté dans l’entreprise (auquel cas, il s’agirait d’une prime d’ancienneté), ni la qualité des services rendus (auquel cas, il s’agirait d’une prime de rendement). Il est admis que la valeur modique de ces cadeaux ne dépasse pas un montant légal à 5 % du montant mensuel du plafond de la Sécurité sociale applicable par évènement et par année civile. Pour les cadeaux attribués en 2024, le plafond s’établit ainsi à : 3 864 € (montant mensuel du plafond de la Sécurité sociale en 2024) x 5 % = 193,20 € arrondis à 193 € par évènement (au lieu de 183 € pour les cadeaux attribués en 2023). Pour l’employeur, ce cadeau pourra donc être déduit de son bénéfice imposable. Au plan de la TVA, la TVA est récupérable si le bien offert est d’une valeur inférieure à 73 € TTC.
Vous pouvez également avoir recours aux chèques cadeaux (ou bons d’achats) : il s’agit de ticket d’une valeur déterminée que le salarié bénéficiaire peut utiliser comme moyen de paiement auprès de différents commerçants. Voir également sur ce point le fonctionnement des chèques vacances.
Une fiscalité spécifique s’applique aux cadeaux offerts aux salariés. Ils peuvent d’ailleurs faire l’objet d’une exonération. Les cadeaux et bons d'achat offerts aux salariés sont des cadeaux en nature. De fait, ils sont soumis à cotisations et contributions sociales, car ils sont considérés comme un avantage délivré par l’employeur. À titre annuel, le montant total des cadeaux est soumis à un seuil d’exonération, qui correspond à 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale. En 2024, cela correspond à 193 euros.
Le cadeau a une utilisation déterminée et en lien avec l’événement pour lequel il est octroyé. De fait, s’il s’agit d’un bon d’achat, celui-ci doit indiquer le type de bien qu’il permet d’acheter, le nom du ou des magasins dans lesquels il peut être dépensé, ou encore le ou les rayons concernés s’il concerne une seule enseigne.
Lorsque les chèques cadeaux que vous donnez à vos salariés se présentent sous la forme d’un bon d’achat, ceux-ci sont exonérés de charges sociales et d’impôts sur les revenus à condition que leur valeur ne dépasse pas 166 € par an et par salarié.
Mais alors que se passe t’il si l’on dépasse ce seuil? Et bien, les bons peuvent être malgré tout exonérés suivant certains conditions données par l’URSSAF et détaillées ici.
Il existe 3 conditions pour permettre aux chèques cadeaux d’etre exonérés. Tout d’abord, il faut que les bons sont données dans le cadre d’un événement personnel. Et cet événement doit etre mentionné dans la liste des événements personnels donnée par l’Urssaf. Dans ce cas, le salarié peut etre exonéré de charges sociales et d’impôts sur les revenus. Il s’agit notamment de mariage, de naissance, d’un départ en retraite, de la fête de Sainte-Catherine, mais également de Noël ou de la rentrée des classes, ou également de la Fête des Mères et des pères. Il faut également que le bon soit consommé dans le cadre de l’événement personnel auquel il est rattaché. Par exemple, pour acheter des jouets à noel (il s’agit là de la seconde condition). La troisième condition est qu’il ne peut être donné à un salarié, des bons, pour un montant supérieur à 166 € par événement. Je rappelle juste que le 166 € correspondant à 5 % du plafond de la sécurité sociale en 2018. Il évoluera donc chaque année. Mais qu’en est-il de la TVA. Peut-on récupérer la TVA?
Il est possible de récupérer la TVA sur les achats réalisés par l’entreprise, de cadeaux offerts aux salariés. Pour cela, il faut que la valeur des cadeaux ne dépasse pas 65 € TTC. Dans ce cas, l’entreprise peut récupérer la TVA sur ces achats.
Si vous etes employeur et que vous décidez de mettre en place le don de chèques cadeaux, je vous invite vivement à mettre en place un tableau Excel de suivi. Ce tableau Excel vous permettra de suivre ce que vous avez donné chaque année à vos équipes afin que vous puissiez vous assurer de ne pas dépasser les seuils évoqués. Sachez également qu’il n’est pas nécessaire de faire signer chaque salarié qui bénéficie d’un don.l Pour obtenir la déductibilité en charge dans les comptes de l’entreprise, il suffit juste d’envoyer un courier aux salariés concernés et de présenter ces couriers en ca de contrôle fiscal ou Urssaf.
Dans le cadre d'une relation professionnelle, il n'est pas rare qu'un fournisseur offre un cadeau à un client ou à un prospect. Il peut s’agir d’objets publicitaires. C'est une démarche qui peut servir la stratégie marketing d’une entreprise en valorisant un produit ou un service, en améliorant la fidélité des clients et en restant ancrés dans l’esprit des clients.
Tout dépend du montant des cadeaux. En effet, si la somme des achats de vos cadeaux d’entreprise ne dépasse pas les 3000 €, vous n’avez aucune déclaration à faire. Par contre, lorsque vous franchissez ce seuil, il faut déclarer ces sommes sur votre relevé de frais généraux.
Il est effectivement possible pour les entreprises de déduire de leurs impôts la somme allouée pour les cadeaux d’affaires destinés à leurs fournisseurs, clients ou collaborateurs.
Les cadeaux d'affaires doivent être choisis et offerts dans l’intérêt du bon fonctionnement de votre entreprise. En clair, il est interdit de se faire un cadeau à soi-même et de le faire passer sur les comptes de l'entreprise. Ce cadeau doit être en lien avec l'activité commerciale et avoir du sens.
Le budget et la valeur unitaire des cadeaux doivent être cohérents par rapport au chiffre d’affaires de l'entreprise et à la relation d'affaires. Cela signifie qu'il doit y avoir une forme de proportionnalité : un petit cadeau pour un petit client, et un cadeau plus important pour un client significatif a du sens.
Un cadeau ne doit pas être offert dans le but d’acheter les faveurs d’un client ou d’un fournisseur.
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