Déductibilité de la TVA sur les Frais de Déplacement : Guide Complet

Dans le cadre de leurs déplacements professionnels, les membres du personnel d'une entreprise engagent des frais dits « frais de mission ». Selon quelles conditions votre entreprise peut-elle valablement exercer la déduction de la TVA grevant ces frais ? Cet article précise les règles de détermination de la base d'imposition qu'il convient de suivre pour des prestations effectuées par certaines professions libérales.

I. Conditions Générales du Droit à Déduction

Les conditions générales du droit à déduction doivent être satisfaites pour permettre la récupération de la TVA.

La TVA grevant la dépense n’est déductible par l’entreprise qui l’a engagée que dans la mesure où :

Cette dépense est utilisée pour la réalisation d’opérations imposables ouvrant droit à déduction (article 271 II 1 du Code Général des Impôts (CGI)).
La dépense n’est pas utilisée, intégralement ou pour plus de 90%, à des fins privées par les salariés de l’entreprise ou ses dirigeants.
Votre entreprise est en possession de la facture originale établie à son nom (et non pas au nom et à l’adresse du membre du personnel) par le fournisseur du bien ou le prestataire de services. Cette facture doit comporter les mentions obligatoires prévues à l’article 242 nonies A I de l’annexe II au CGI et, notamment, le nom complet et l’adresse du fournisseur ou du prestataire et de son client, le numéro d’identification à la TVA du fournisseur ou prestataire, le prix hors taxe du bien ou du service, le taux et le montant de TVA.
Votre entreprise est en mesure de justifier qu’elle a procédé au règlement de l’intégralité du prix facturé (règlement direct ou remboursement de la totalité de la dépense au membre du personnel).

Même si les conditions générales du droit à déduction exposées ci-avant sont satisfaites, certains frais de mission spécifiques sont, par nature, exclus du droit à déduction. Votre entreprise doit donc veiller à ne pas déduire la TVA grevant de telles dépenses.

II. Règles Applicables aux Frais de Mission les Plus Courants

A. Hébergement - Hôtel

La TVA grevant les dépenses d’hébergement concernant des tiers à l’entreprise (par exemple invitation de clients ou fournisseurs) est déductible par l’entreprise.

En revanche, la taxe grevant les mêmes dépenses engagées au profit des salariés ou des dirigeants de l’entreprise ne peut pas être déduite. Cela signifie que la TVA qui figure sur une note d’hôtel engagée au profit d’un salarié ou un dirigeant ne peut pas être déduite par l’entreprise.

Lorsqu’elle apparaît distinctement sur la facture, la TVA grevant les services annexes (facturés en sus de l’hébergement) de téléphone, de télévision, de connexion internet, de restauration, de mini bar, de blanchissage, de connexion internet et de parking est déductible par l’entreprise, y compris lorsque ces dépenses sont engagées au profit des salariés ou des dirigeants de l’entreprise.

Petite précision. Lorsque l’on évoque les dépenses de logement, on pense naturellement aux dépenses liées à la prise en charge d’un logement pour le dirigeant, voire pour un collaborateur (un logement de fonction par exemple). Une ventilation à faire, le cas échéant…

B. Restauration, spectacles, réceptions

La TVA relative à ces dépenses engagées au profit de salariés, dirigeants ou tiers à l’entreprise est déductible par l’entreprise.

Il faut aussi justifier, plus généralement, que la dépense de restaurant a été engagée dans l’intérêt de l’exploitation.

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En outre, s’agissant du formalisme des factures de restauration, l’administration a admis que les éléments d’identification du client (nom et adresse) ne soient pas mentionnés sur les factures d’un montant total hors taxe inférieur ou égal à 150 €, mais inscrits par le client lui-même dans un espace réservé à cet effet. Les autres mentions doivent, en revanche, être inscrites par le prestataire (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 § 140).

Demandez une facture ! Vous devrez justifier du montant de la TVA déductible, notamment en produisant la facture établie par le restaurateur. La facture du restaurateur doit également comporter son numéro d’identification à la TVA qui lui a été attribué par l’administration.

Attention ! Ne faites pas comme cette entreprise qui, à l’occasion d’une réclamation fiscale aux termes de laquelle elle a sollicité la récupération de la TVA grevant des frais de restaurant remboursés à ses salariés, a produit, comme pièces justificatives, des notes, reçus ou tickets libellés au nom de ses salariés : l’administration lui a refusé la récupération de la TVA, ce qui a été confirmé par le juge. Pourquoi ?

Comme évoqué précédemment, la TVA qui grève une note d’hôtel prise en charge pour le compte d’un client est récupérable.

C. Transport de personnes

Les frais de déplacements professionnels (et ceux de vos collaborateurs), correspondant aux frais de transport (avion, train, etc.), n’est pas déductible.

La TVA relative à ces dépenses n’est pas déductible quels que soient la voie ou les moyens utilisés : route (bus ou taxi), fer (train ou métro), air, eau.

D. Location et entretien de véhicules

La TVA grevant les prestations de services de toute nature afférentes à des véhicules conçus pour le transport de personnes ou à usage mixte n’est pas déductible. Sont concernées l’ensemble des « voitures de tourisme ».

N’ouvrent notamment pas droit à déduction les opérations, ci-après, lorsqu’elles portent sur des véhicules de tourisme: location, réparations, transports, opérations de commission et de courtage (cf. BOI-TVA-DED-30-30-70-20120912 §§ 1 à 20).

En revanche, la TVA relative aux prestations portant sur des véhicules conçus pour le transport de marchandises (camionnettes, fourgonnettes, véhicules dits « dérivés VP » qui ne comportent que deux places et qui sont également commercialisés sous les appellations « société », « affaire » ou «entreprise »…) est déductible (cf. BOI-TVA-DED-30-30-20-20131118 § 20).

E. Carburants

La taxe grevant l’achat d’essence n’est jamais déductible.

La TVA relative à l’achat de gazole utilisé pour un véhicule non exclu du droit à déduction est déductible.

S’agissant des achats de gazole utilisé dans des véhicules exclus du droit à déduction (voiture de tourisme), seule 80 % de la taxe qui les a grevés est déductible.

Dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule personnel pour un déplacement professionnel le remboursement des frais calculé à partir du barème kilométrique ne pourra pas donner lieu à la récupération de la TVA.

Les frais de carburant répondent à des règles spécifiques et ouvrent droit dans certains cas à une déduction partielle de la TVA. La dernière loi de finances a en outre instauré un alignement sur 5 ans des règles de déduction de l’essence sur celui du gazole.

Le tableau ci-dessous récapitule ces différentes règles. Les coefficients d’admission sont indiqués. En 2022, la TVA sur l’essence sera déductible à 100% pour les véhicules utilitaires et à 80% pour les voitures particulières, comme pour le gazole.

Quelles dépenses sont éligibles à la déduction de TVA auto-entrepreneur ?

Type de Carburant	Véhicule Utilitaire	Voiture Particulière
Gazole	100%	80%
Essence	100% (en 2022)	80% (en 2022)
Électricité	100%	100%
GPL	100%	100%

F. Péages

La TVA relative à ces dépenses est déductible.

Par exception, l’administration fiscale admet la récupération de la TVA sur les frais de stationnement et les frais de péages.

Toutefois, s’agissant du formalisme des factures, l’administration a admis les aménagements suivants pour les péages acquittés à chaque passage, c'est-à-dire autres que ceux acquittés sur abonnement ou au moyen de cartes accréditives gérées par des tiers (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 §§ 80 à 120).

Peuvent ainsi être considérés comme des factures, les reçus délivrés aux barrières de péages qui, s’agissant des éléments d’identification du client, comportent un espace réservé aux informations à fournir par l’usager, c’est à dire son nom (ou raison sociale) et son adresse (ou siège social).

Afin de démontrer que ces dépenses sont utilisées à des fins professionnelles et non privées, il est recommandé d’indiquer sur le reçu le numéro d’immatriculation du véhicule, son utilisateur et l’objet du déplacement.

Les factures délivrées dans le cadre d’abonnements ou de cartes accréditives doivent, quant à elles, être établies au nom et à l’adresse de l’entreprise.

G. Parking

La taxe afférente aux dépenses de stationnement peut être déduite par les usagers qui utilisent le service pour les besoins de leurs opérations ouvrant droit à déduction, quel que soit le statut du véhicule concerné au regard du droit à déduction.

A titre d’exemple, ouvre droit à déduction la taxe afférente aux emplacements de stationnement achetés ou loués pour être mis à la disposition des clients ou des membres du personnel, dirigeants ou non, sur le lieu de travail (cf. BOI-TVA-DED-40-40-20120912 § 30) ou à proximité (cf. Rep. Anthié, Sen. 16 septembre 1993, p 1639 n° 1562).

A noter également que les assouplissements apportés aux règles de facturation des péages acquittés à chaque passage et les modalités de déduction de la taxe correspondante, exposés ci-dessus, s’appliquent dans les mêmes conditions aux notes délivrées par les automates qui ne permettent pas au fournisseur d’indiquer les éléments d’identification du client (exemple : tickets de parking) (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 § 120).

H. Dépenses de téléphonie

La TVA afférente aux dépenses de téléphonie est déductible.

Cela étant, comme pour toutes les dépenses, la TVA qui apparaît sur la facture de téléphone du membre du personnel ne peut être déduite par l’entreprise qu'à la condition que la facture soit libellée au nom et à l'adresse de celle-ci et non pas au nom et l'adresse du salarié.

III. TVA et Professions Juridiques ou Judiciaires

Sont soumises à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), les prestations effectuées par :

Les greffiers près les tribunaux de commerce ;
Les notaires ;
Les commissaires de justice ;
Les commissaires aux comptes ;
Les liquidateurs judiciaires, syndics et administrateurs judiciaires ;
Les avocats.

A. Éléments à comprendre dans la base d'imposition

La base d'imposition des prestations de services à la TVA est constituée par toutes les sommes, valeurs, biens ou services reçus ou à recevoir par le prestataire en contrepartie du service rendu à son client (code général des impôts [CGI], art. 266 et CGI, art. 267). En particulier, les officiers publics ou ministériels doivent soumettre à la taxe leurs rémunérations, quelle qu'en soit la qualification réglementaire (honoraires, émoluments, vacations, etc.).

Ces rémunérations s'entendent tous frais et taxes compris, à l'exclusion de la TVA elle-même.

Sont à comprendre dans la base d'imposition, le montant des rémunérations proprement dites et celui des frais exposés pour la réalisation de la prestation et mis à la charge du client.

Tel est le cas, par exemple, pour les frais de déplacement (billets de train, location d'un véhicule, frais d'hôtel ou de restaurant) engagés à l'occasion de l'exécution des tâches que le praticien est chargé de réaliser.

B. Éléments exclus de la base d'imposition

Le 2° du II de l'article 267 du CGI permet d'exclure de la base d'imposition à la TVA les sommes réclamées aux clients, qui peuvent être qualifiées de débours. Cette exclusion, qui s'applique aux remboursements exacts de dépenses effectuées au nom et pour le compte de commettants est soumise en outre à trois conditions :

Un compte effectivement rendu au commettant ;
Les dépenses doivent être portées dans la comptabilité des intermédiaires dans des comptes de passage ;
Une justification de la nature et du montant exact des dépenses tenue à la disposition de l'administration (III-A § 200 et suivants du BOI-TVA-BASE-10-10-30).

IV. Remboursement des Frais de Déplacement : Refacturation et Débours

A. Refacturation Classique des Frais de Déplacement

Vous devez appliquer la TVA sur vos refacturations de frais de déplacement, dès lors que vous êtes redevable de cette taxe.

Si la TVA est déductible, vous refacturez le montant hors taxes (HT). Si elle n’est pas récupérable, vous devez imputer le montant toutes taxes comprises (TTC) à votre client.

Vous devez ensuite calculer la TVA qui porte sur votre remboursement de frais. Le taux à utiliser est le même que celui de la prestation qu’ils ont permis de réaliser. Ainsi, le taux auquel votre dépense initiale était soumise n’a aucune importance.

B. Frais de Débours

Les débours sont des dépenses engagées pour le compte et au nom d’un client, qui a donné son accord préalable par écrit.

En pratique, la facture établie par le fournisseur est directement adressée au client pour lequel les frais sont engagés. Vous avancez la dépense pour son compte, avant de la lui refacturer à l’euro près. L’application d’une marge est interdite.

V. Dépenses Spécifiques et Leur Traitement Fiscal

Certaines professions (impression, fonderie, etc.), utilisent des outillages de nature particulière conçus et réalisés en vue de l'exécution d'une commande spéciale.

Quand ils effectuent des opérations diversement imposées, les redevables doivent ventiler les recettes correspondantes suivant chacun des modes d'imposition applicables.

L'administration estime, à titre général, que les redevances perçues auprès des clients ou de tiers pour alimenter des caisses de péréquation constituent des éléments à comprendre dans la base d'imposition du vendeur.

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