TVA sur Facture Non Parvenue : Déclaration et Conditions

La gestion des factures non parvenues (FNP) est une étape cruciale pour assurer la précision des états financiers de votre entreprise. Une FNP se définit comme une situation où une entreprise a bénéficié d'un bien ou d'un service avant la clôture de son exercice comptable, mais n'a pas encore reçu la facture correspondante du fournisseur. La gestion adéquate des FNP garantit que toutes les charges sont correctement enregistrées dans les comptes de l'entreprise, améliorant ainsi la fiabilité de l'évaluation de la performance financière.

Identification d'une Facture à Recevoir (FNP)

Pour identifier une facture à recevoir, plusieurs indicateurs doivent être pris en compte :

• Biens ou services reçus mais non facturés : Si vous avez bénéficié d'un bien ou d'un service durant l'exercice comptable en cours sans avoir reçu la facture correspondante.
• Commandes livrées mais non facturées : Les commandes de biens ou de services effectuées dont la facture n'a pas été reçue à la date de clôture de l'exercice comptable.
• Conformité des pièces justificatives : Vérifiez les bons de commande, les bons de livraison et autres documents prouvant la réalisation d'une prestation ou la réception d'un bien. L'absence de facture correspondante indique une FNP.

La vigilance est essentielle pour identifier les factures à recevoir et garantir l'exactitude de vos comptes.

Le Rôle du Compte 408 dans la Gestion des FNP

Le compte 408 joue un rôle majeur dans la gestion des factures non parvenues. Il servira à enregistrer ces factures en attente à la fin de l'exercice comptable. Ce compte est subdivisé en plusieurs sous-comptes pour une meilleure précision sur le type de fournisseur concerné. Par exemple, le sous-compte 4081 est utilisé pour les fournisseurs de biens et services tandis que le 4084 concerne les fournisseurs d'immobilisations. Il est donc indispensable pour respecter la règle d'indépendance des exercices en permettant de rattacher les charges à l'exercice auquel elles correspondent.

Comment Passer l'Écriture d'une FNP ?

Pour passer l'écriture d'une FNP, vous devez respecter plusieurs étapes :

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1. Enregistrement de la FNP : L'écriture se fait en deux temps. Tout d'abord, vous débitez le compte 6 (Charges) du montant hors taxes du bien ou service. Ensuite, créditez le compte 408 (Fournisseurs - Factures non parvenues) de ce même montant.
2. Extourne en début d'exercice suivant : Lors de l'ouverture du nouvel exercice, vous devez contrepasser l'écriture précédente. Ça signifie que vous créditez le compte 6 et débitez le compte 408 du montant précédemment enregistré.
3. Facture reçue : À la réception de la facture, vous débitez le compte 6 du montant et créditez le compte fournisseur.

Notez que les montants à inscrire doivent être les plus précis possibles pour éviter toute erreur. Si une correction est nécessaire, elle doit être effectuée dès la réception de la facture.

Le Rôle de la TVA dans la Comptabilisation

Lors de l'enregistrement de la FNP, la TVA prévue sur la facture est également prise en compte. Ça se fait en débitant le compte 44586, intitulé 'TVA à régulariser', du montant de la TVA prévue. Cette TVA à régulariser est une sorte de provision pour la TVA qui sera effectivement récupérée une fois la facture reçue. Elle permet de prévoir le montant de la TVA qui sera à récupérer, et ainsi d'ajuster les prévisions de trésorerie de votre entreprise. Le montant de la TVA à régulariser doit être le plus précis possible pour éviter toute distorsion dans les comptes de l'entreprise.

Lors de l'extourne en début d'exercice suivant, le compte 44586 sera crédité du montant de la TVA à régulariser pour annuler cette provision. Enfin, lors de la réception de la facture, la TVA réelle sera comptabilisée en débitant le compte 44566 'TVA déductible' si l'entreprise a le droit de récupérer la TVA.

L'Importance de l'Écriture d'Extourne

L'écriture d'extourne garantit une représentation fidèle des charges et des produits sur les bons exercices comptables. Cette procédure, réalisée en début d'exercice suivant, consiste à inverser l'écriture de la FNP de votre exercice précédent. Sans l'extourne, les charges et les produits ne seraient pas correctement rattachés à leur période respective, ce qui pourrait fausser les résultats financiers de l'entreprise.

Le Lien Entre Charges Constatées d'Avance et FNP

Les charges constatées d'avance (CCA) et les factures non parvenues (FNP) sont deux mécanismes comptables qui permettent de respecter le principe de séparation des exercices. Toutefois, ils s'appliquent dans des situations opposées.

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• CCA : Concernent les dépenses effectuées sur un exercice comptable pour des biens ou des services qui seront consommés sur l'exercice suivant. Par exemple, un loyer payé en décembre pour le mois de janvier de l'année suivante serait comptabilisé en tant que CCA.
• FNP : Correspondent à des charges qui ont été engagées sur un exercice mais dont la facture n'est parvenue qu'au cours de l'exercice suivant.

Ces deux mécanismes permettent d'assurer une représentation fidèle des charges et des produits sur les bons exercices comptables.

La Gestion des Fournisseurs d'Immobilisations

Le compte 4084 est spécifiquement dédié aux fournisseurs d'immobilisations. Ce compte est utilisé pour enregistrer les factures non parvenues relatives aux actifs immobilisés, c'est-à-dire les biens durables que votre entreprise utilise sur le long terme pour son activité, comme des machines ou des bâtiments.

Lorsqu'une facture concernant une immobilisation n'est pas parvenue à la clôture de l'exercice comptable, il faut passer une écriture spécifique pour enregistrer cette charge dans les comptes de l'entreprise. Cette opération permet de respecter le principe de rattachement des charges à l'exercice auquel elles se rapportent. Ainsi, même si la facture n'est pas encore reçue, la charge est enregistrée sur l'exercice durant lequel l'entreprise a bénéficié du bien ou du service. En pratique, on débite le compte d'immobilisation concerné (classe 2) pour le montant hors taxes de l'immobilisation, et on crédite le compte 4084 pour le même montant.

Comment Traiter les Avoirs Fournisseurs dans le Cadre des FNP ?

Dans le cadre des FNP, le traitement des avoirs fournisseurs demande une attention particulière. En cas d'avoir non parvenu, c'est-à-dire si un fournisseur vous promet un avoir lié à l'année écoulée mais que vous ne l'avez pas encore reçu, il doit être enregistré en débitant le compte 4098, intitulé 'Rabais, remises, ristournes à obtenir et autres avoirs non encore reçus'. En parallèle, le compte 44586 'Taxes sur le chiffre d’affaires sur factures non parvenues' est crédité, ainsi que le compte de charges concerné.

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Les avoirs fournisseurs peuvent résulter de diverses situations, comme une remise sur les achats effectués durant l'année écoulée ou un retour de produit effectué avant la clôture. Bien maîtriser cette procédure permet d'éviter les erreurs et de garantir la conformité de vos écritures comptables.

Comment Annuler une Facture Non Parvenue ?

L'annulation d'une facture non parvenue (FNP) est une opération qui peut parfois s'avérer nécessaire, bien qu'elle soit relativement rare.

Pour annuler une FNP, vous devez d'abord identifier la facture concernée dans le compte 4081.

Date d'Exigibilité de la TVA

En matière de TVA, il faut distinguer la date du fait générateur et celle d'exigibilité de la taxe. Cela permet de déterminer le moment de collecte de la TVA. Les règles dépendent notamment de la nature de l'opération soumise à la TVA.

La date d'exigibilité permet de déterminer la période durant laquelle le montant d'une opération imposable doit être déclaré. Elle permet également d'identifier la date à laquelle le droit à déduction commence pour le client.

Pour les livraisons des biens, la date du fait générateur et celle de l'exigibilité de la TVA sont les mêmes : il s'agit de la date de la remise matérielle du bien.

Pour les prestations de services, la date du fait générateur et celle de l'exigibilité de la TVA ne coïncident pas.

Tableau - Date d'exigibilité de la TVA en fonction de la nature des opérations

Régime de la TVA Collectée et Régime de la TVA sur les Débits

L'entreprise qui réalise une livraison de bien et une prestation de services a 2 options :

• Régime de la TVA collectée : L'entreprise peut appliquer les règles d'exigibilité de TVA séparément. Ainsi l'exigibilité de la TVA pour ces 2 opérations se fera à des moments différents. Pour la vente de biens, la TVA sera exigible à la date de livraison. Pour la prestation de services, la TVA sera prise en compte dans tout encaissement, qu'il s'agisse d'acomptes, d'avances ou d'autres versements partiels.
• Régime de la TVA sur les débits : L'entreprise peut opter pour le régime de la TVA sur les débits. La TVA est alors exigible à la date du débit (inscription du débit sur le compte client) qui correspond généralement à la date de la facturation. La TVA provenant de la vente de biens et celle provenant de la prestation de services deviennent exigibles à la même date.

L'entreprise qui opte pour le régime de la TVA sur les débits doit le demander par écrit au service des impôts dont elle relève pour la TVA. L'option s'applique à toutes les opérations pour lesquelles une livraison de bien et une prestation de service sont prévues. Elle prend effet à compter du 1er jour du mois suivant celui au cours duquel elle a été exercée.

Comptabilisation d'une Facture Non Parvenue : Exemple

Une entreprise clôture ses comptes fin décembre. Trois jours avant la clôture, elle réceptionne des marchandises pour un montant de 20 000€ hors taxes, valeur portée sur le bon de commande. La facture n'a été établie par le fournisseur qu'après le 1er janvier, c'est-à-dire sur l'exercice N+1, pour un montant TTC de 24 000€.

Tableau - Exemple de Comptabilisation d'une FNP

Les Comptes 408 à Utiliser pour les Factures Non Parvenues ou FNP

Le plan comptable prévoit trois comptes différents pour les factures non parvenues :

• Le compte 4081 concerne les fournisseurs d'exploitation.
• Le compte 4084 concerne les fournisseurs d'immobilisations.
• Le compte 4088 Fournisseurs - intérêts courus est particulier et permet d'enregistrer les pénalités de retard de paiement qui sont exigibles sans qu'un rappel du fournisseur soit nécessaire.

Ce compte peut permettre de comptabiliser les pénalités de retard non encore réclamées par les fournisseurs ainsi que l'indemnité forfaitaire de 40€. Le montant théorique des indemnités de retard comptabilisées en compte 4088 est évalué fournisseur par fournisseur et non globalement.

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