La Signature Électronique Avancée avec Certificat Qualifié de l'INPI : Un Guide Complet

Dans un monde de plus en plus digitalisé, la signature électronique est devenue un outil indispensable pour les formalités administratives. C'est particulièrement le cas pour l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), où elle joue un rôle crucial pour les démarches d'entreprise. Cet article a pour but de vous éclairer sur l'importance et l'utilisation de la signature électronique auprès de l'INPI.

Au 1er janvier 2023, les Centres de Formalités des Entreprises (CFE) et Infogreffe ont cessé de fonctionner au profit du Guichet unique de l’INPI. Le Guichet Unique remplace désormais les six Centres de Formalités des Entreprises (CFE), les quatre sites internet et les sept registres, dont notamment le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et le Répertoire des Métiers (RM). Le Guichet unique est un portail internet sécurisé auprès duquel toutes les entreprises (ou leurs mandataires) doivent déclarer les créations, modifications ou cessations d’activité.

En effet, dans le but de simplifier les démarches administratives, l’État français a décidé de la mise en place d’un unique canal pour effectuer les formalités d’entreprises. Il permet de déclarer les formalités de création, de modification ou de cessation d’activité. L’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) a été mentionné dans la loi PACTE, publiée le 22 mai 2019, pour gérer ce Guichet unique (art.1 de la loi). Il a également pour mission la tenue du Registre Nationale des Entreprises (RNE) (art.2 de la loi).

Une fois le paiement effectué, la signature d’une formalité d’entreprise permet de finaliser sa formalité sur le Guichet unique et de la transmettre auprès des destinataires chargés de la validation.

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Qu'est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est un système permettant d'apposer sa signature sur des documents numériques en ligne. Elle sert à garantir l'intégrité et l'authenticité d'un document électronique grâce à des certificats associés. Selon le règlement eIDAS, elle se décline en trois niveaux : simple, avancée et qualifiée.

Dans le cas de l’INPI, c’est la signature électronique reposant sur un certificat qualifié qui va nous intéresser pour la création, cession ou modification d’une entreprise.

Les niveaux de signatures électroniques prévus par le règlement eIDAS

Le règlement eIDAS (Electronic IDentification, Authentication and trust Services) encadre les signatures électroniques au niveau européen. Il distingue trois niveaux de signature, chacun associé à un degré de sécurité et de reconnaissance juridique spécifique, en fonction du type de document et des enjeux liés.

Signature électronique simple : Elle convient aux documents du quotidien nécessitant une validation rapide et fluide (bons de commande, devis, etc.). Elle constitue le premier niveau de sécurité reconnu par la loi.
Signature électronique avancée : Elle repose sur des méthodes d’authentification renforcées et permet de garantir l’intégrité du document et l’identité du signataire. Elle est recommandée pour les contrats à forts enjeux juridiques ou financiers.
Signature électronique avancée avec certificat qualifié : Cette signature repose sur le même principe que la SEA, avec une exigence supplémentaire : l’usage d’un certificat qualifié délivré par un prestataire de services de confiance (PSCo) qualifié. Elle se positionne entre la SEA classique et la QES en termes de niveau de sécurité et de contraintes.
Signature électronique qualifiée (QES) : Elle exige une vérification d’identité en face-à-face, un dispositif sécurisé de création de signature, et un certificat qualifié. Sa mise en œuvre est plus complexe, mais elle offre la valeur probante la plus forte, équivalente à une signature manuscrite.

La signature avancée avec certificat qualifié est à mi-chemin entre la SEA (signature électronique avancée) et la SEQ (signature électronique qualifiée). Le certificat qualifié est délivré par un prestataire de services de confiance qualifié et celui-ci satisfait les exigences fixées à l’annexe I du règlement eIDAS. Vous pourrez en savoir plus sur la SEA avec certificat qualifié dans notre article.

Signature électronique et ses différents niveaux

Législations et régulations encadrant la signature électronique

En France, comme dans de nombreux pays européens, la signature électronique est encadrée par des textes de loi et des règlements précis. Le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) est la pierre angulaire de la réglementation de la signature électronique au sein de l'Union Européenne. Au niveau national, le Référentiel Général de Sécurité (RGS) apporte également son lot de normes pour encadrer l'utilisation de la signature électronique. Ces textes visent à assurer la confiance dans les transactions électroniques, tant pour les entreprises que pour les organismes officiels comme l'INPI et Infogreffe.

Il existe plusieurs organismes de certification qualifiés. Pour vous aider à choisir un certificat qualifié, l'Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI), l’organe de contrôle en France est chargée de l’établissement, de la tenue à jour et de la publication de la liste nationale des organismes de confiance à laquelle se référer.

Les certificats reconnus dans d'autres pays de l'Union européenne sont également acceptés.

Évolutions du règlement eIDAS 2025

Le règlement eIDAS évolue pour s'adapter aux nouvelles réalités numériques. Voici les principales innovations à venir :

Portefeuille d'identité numérique : Ce portefeuille permettra aux citoyens de l'UE de stocker divers documents (carte d'identité, permis de conduire) et de les utiliser pour des services en ligne et hors ligne à travers l'Union.
Archivage électronique qualifié : eIDAS 2.0 inclut désormais l'archivage électronique qualifié comme un service de confiance. Les documents conservés dans ce cadre bénéficieront d'une présomption d'intégrité et de validité juridique dans toute l'UE.
Interopérabilité et standardisation : Le règlement renforce les standards de sécurité et d'interopérabilité pour garantir une utilisation harmonisée des services de confiance à travers l'UE, incluant des initiatives telles que eDelivery, eID, et eSignature.

Pour les entreprises, ces évolutions permettent une simplification des démarches administratives et une réduction des risques de fraude ! Le portefeuille d'identité numérique, par exemple, facilitera l'ouverture de comptes et l'inscription à des services en ligne. Les prestataires de services de confiance devront se conformer aux nouvelles normes pour offrir des solutions sécurisées et interopérables dans toute l'UE.

Comment obtenir et utiliser une signature électronique avec l'INPI ?

Pour utiliser la signature électronique avec l'INPI, il faudra faire appel à un prestataire de signature électronique possédant un certificat qualifié. Une fois trouvé, signer électroniquement des formalités de modification, de cessation et de dépôt des comptes annuels devient simple et rapide. Cela contribue à une gestion efficace et sécurisée des dossiers d'entreprise.

La signature électronique pourra ainsi vous apporter :

Lire aussi: La signature électronique INPI

Une plus grande simplification des démarches : La signature électronique permet de dématérialiser et de simplifier les démarches administratives. Vous n’aurez plus besoin de vous déplacer pour signer des documents.
Une sécurité accrue : Grâce à la signature électronique, l'authenticité et l'intégrité des documents sont garanties. A chaque signature, un dossier de preuve est créé.
La traçabilité de vos documents : Elle offre également une meilleure traçabilité des documents signés.

FranceConnect et l'INPI : Simplification des démarches et sécurité renforcée avec la signature électronique

FranceConnect est un dispositif mis en place par l'État français pour simplifier l'accès aux services publics en ligne. Il permet aux citoyens de se connecter à divers services en utilisant des identifiants qu'ils possèdent déjà, tels que ceux de l'assurance maladie (Ameli), des impôts (impots.gouv.fr) ou de La Poste. FranceConnect facilite les démarches administratives en ligne, y compris celles liées à l'INPI (Institut National de la Propriété Industrielle).

Grâce à FranceConnect, les utilisateurs peuvent se connecter de manière sécurisée à leurs comptes sur le site de l'INPI. Cette intégration permet de simplifier des procédures comme le dépôt de marques, de brevets, et d'autres droits de propriété intellectuelle. La plateforme assure une authentification sécurisée, réduisant ainsi les risques de fraude et d'usurpation d'identité.

FranceConnect permet d'utiliser des signatures électroniques simples pour les transactions courantes, assurant ainsi l'intégrité et l'authenticité des documents soumis à l'INPI. Pour les démarches nécessitant un niveau de sécurité plus élevé, FranceConnect+ entre en jeu.

Différences entre FranceConnect et FranceConnect+

FranceConnect	FranceConnect+
Permet une authentification standard adaptée aux démarches administratives courantes.	Offre une authentification renforcée pour des transactions nécessitant une sécurité accrue.
Utilise des identifiants existants comme ceux d'Ameli ou des impôts.	Utilisé pour des démarches critiques comme la signature électronique qualifiée, équivalente à une signature manuscrite en termes de validité juridique.
Adapté pour des services publics de base sans nécessiter de sécurité renforcée.	Nécessite des méthodes d'authentification supplémentaires, assurant une haute sécurité.

En utilisant FranceConnect et FranceConnect+, les utilisateurs bénéficient d'un accès simplifié et sécurisé aux services de l'INPI. Ils peuvent effectuer des démarches importantes, comme le dépôt de brevets ou de marques, avec une assurance de sécurité et d'authenticité des transactions.

Yousign, la solution de signature électronique pour vos formalités avec l’INPI

Afin que la signature de vos formalités se passe pour le mieux, le signataire doit être une personne physique (le mandataire, l’entrepreneur ou le représentant légal de la société).

Les étapes à suivre

Authentification: Connectez-vous au Guichet Unique via FranceConnect ou INPIConnect pour effectuer votre formalité.
Signature:
- Téléchargez et vérifiez la synthèse PDF non modifiable de la formalité.
- Signez électroniquement la synthèse en utilisant un fournisseur de signature électronique avancée basé sur un certificat qualifié ou une signature électronique qualifiée comme Yousign.
- Effectuez votre signature via Yousign.
- Réimportez la synthèse signée sur le Guichet Unique.
- Cliquez sur le bouton correspondant à votre démarche : « Signer la demande de modifications », « Signer la demande de cessation », « Signer les comptes annuels ».

La signature électronique avancée reposant sur certificat qualifié et la signature électronique qualifiée ont un niveau de sécurité plus élevé que la signature électronique simple. La vérification de l’identité est cette fois en face-à-face. Celle-ci fait l’objet de vérification par un tiers indépendant et compétent donnant lieu à une décision de qualification par l’organe de contrôle.

Guichet Unique de l'INPI : Comment ça marche ?

Important : pour utiliser le Guichet unique, la création d’un compte utilisateur est nécessaire lors de la première connexion au portail de l’INPI. Une fois connecté, vous pouvez effectuer vos formalités étape par étape.

Le Guichet unique est ouvert pour accomplir toutes les formalités des entreprises sous toutes formes juridiques, quelle que soit leur activité sur le territoire français.

Une fois les données saisies et les pièces justificatives déposées, le Guichet unique se charge de télétransmettre aux organismes valideurs ainsi qu’à l’INSEE et à l’URSAAF, toutes les informations.

4 étapes pour procéder à la signature électronique des formalités de modification et de cessation d’activité sur le Guichet unique

Téléchargez la synthèse de votre formalité au format PDF non modifiable.
Ouvrez votre outil de signature électronique (exemple : Adobe Reader, logiciel gratuit).
Apposez votre signature électronique à l’aide de votre certificat électronique qualifié.
Téléversez votre document PDF signé électroniquement dans votre espace Guichet unique.

Lors des formalités de création d’entreprise, une signature simple suffit. Elle consiste en une coche de validation permettant au déclarant de certifier sur l’honneur l’exactitude des informations fournies.

Le Guichet unique permet d’accéder facilement et au même endroit à toutes les formalités de création, modification et cessation d’activité, et ce, quels que soient la forme juridique et le secteur d’activité de l’entreprise.

Mandataire : équipez-vous d’une signature qualifiée au sens de la réglementation eIDAS pour le Guichet unique

Vous êtes un professionnel ayant mandat pour réaliser toutes les formalités d’entreprise pour le compte de vos clients ?

Nous vous invitons à commander un certificat Eiducio+. Fourni avec son support cryptographique de type QSCD, ce certificat électronique répond aux exigences des articles 26, 28 et 29 du règlement européen eIDAS.

Eiducio+ satisfait à l’obligation de détenir une identité professionnelle certifiée par un tiers de confiance. Eiducio+ permet l’authentification forte RGS** et la signature qualifiée conforme eIDAS conformément à l’article 1367 du Code Civil. Il renverse donc la charge de la preuve de tous les documents que vous signez.

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