Formalités d'embauche : DPAE, URSSAF et contrat de travail en CDD

La Déclaration Préalable À l'Embauche (DPAE) est une obligation légale pour tout employeur, à effectuer avant l’arrivée effective d’un salarié. Lors du recrutement d’un nouveau salarié, vous êtes tenu de remplir plusieurs formalités d’embauche, dont la DPAE, qui permet d’informer différents organismes de l’embauche d’un nouveau collaborateur.

À quoi sert la DPAE ?

Particulièrement important, ce document permet, à lui seule, de réaliser plusieurs démarches administratives liées au recrutement d’un collaborateur. L’employeur est légalement tenu d’accomplir les déclarations et demandes suivantes : son immatriculation au régime général de la Sécurité sociale, à la CPAM ou à la caisse de Mutualité Sociale Agricole (MSA) ; son affiliation à l’assurance chômage ; la demande d'adhésion à la médecine du travail obligatoire ; la demande d'examen médical.

Pour le salarié la DPAE permet au salarié de bénéficier de l’ensemble de ses droits sociaux. Par exemple, en cas d’arrêt suite à un accident du travail, il sera couvert par l’Assurance Maladie.

Qui doit la transmettre et à qui ?

Tout employeur a l’obligation de déclarer pour l’ensemble de ses recrutements l’embauche de tout salarié au moyen de la DPAE à l'Urssaf ou à la Caisse de Mutualité sociale agricole (MSA). Le document doit être adressé à l’union de recouvrement des cotisations d’URSSAF pour les salariés relevant du régime général, ou à la MSA pour ceux affiliés à cette dernière.

La DPAE est obligatoire pour toute embauche d’un nouveau salarié, quelle que soit la durée et la nature de son contrat de travail. Le recrutement de tous les salariés relevant du régime général doit être déclaré. En revanche, cette obligation ne s’applique pas aux bénévoles ni aux volontaires en service civique.

Quand transmettre la DPAE ?

La déclaration doit être transmise à l’organisme de sécurité sociale compétente avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai, au plus tôt dans les 8 jours précédant la date de l’embauche. La DPAE doit être réalisée au plus tôt huit jours avant l'embauche et au plus tard dans l'instant qui précède cette embauche. La déclaration doit être transmise au plus tard la veille de la prise de poste, par voie électronique ou papier.

Après la transmission électronique, l’URSSAF adresse un accusé de réception, dans un délai de 5 jours ouvrables. À noter que depuis le 7 février 2015, l’Urssaf ne délivre plus d’accusé de réception « papier » pour les DPAE transmises par fax ou courrier.

Comment transmettre la DPAE ? Modalités pratiques

La démarche varie selon que le salarié dépend du régime général ou du régime agricole. La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente. Pour les autres entreprises, la déclaration sur internet est à privilégier.

L’employeur déclare le salarié soit sur le site internet Net-Entreprises, soit sur le site internet de l’Urssaf, lorsqu’il embauche un salarié pour la 1re fois. Ce dernier permet de créer son compte. Pour les employeurs qui ne sont pas obligés d’utiliser la voie dématérialisée, ils peuvent remplir une déclaration papier au moyen d’un formulaire disponible auprès de l’Urssaf. Ce formulaire est à envoyer à l’Urssaf, par courrier recommandé avec accusé de réception, le dernier jour ouvrable précédant l’embauche.

Pour les salariés du régime agricole, l’employeur déclare le salarié soit sur le site internet Net-Entreprises, soit sur le site internet de la MSA. Pour les employeurs qui ne sont pas obligés d’utiliser la voie dématérialisée, ils peuvent remplir une déclaration papier au moyen d’un formulaire disponible auprès de la MSA. Ce formulaire est à envoyer à la MSA, par courrier recommandé le dernier jour ouvrable précédant l’embauche.

Lorsque l'employeur utilise un dispositif qui simplifie les formalités liées à l'emploi de salariés (titre ou chèque emploi simplifié), la déclaration préalable est intégrée dans ce dispositif. L'employeur peut utiliser le TESE, le Cesu, le CEA ou le titre firmes étrangères (TFE). Pour le régime agricole, la déclaration préalable à l’embauche est intégrée au dispositif TESA.

Contenu obligatoire de la DPAE

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes : la dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement ; le code APE de l'entreprise ; le numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours) ; coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend ; nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé) ; date et heure d'embauche prévisibles ; nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

La DPAE doit obligatoirement comporter les éléments relatifs à l’identité du collaborateur et son numéro de Sécurité sociale - s’il en a un ; la date et l’heure d'embauche ; les informations relatives au contrat de travail : durée, nature du contrat, etc.

Remise au salarié et autres obligations liées à l’embauche

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié a un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration. La signature du contrat de travail n’est pas obligatoire lorsque celui-ci est un CDI à temps complet. En effet, un CDI à temps plein n’est pas nécessairement un contrat écrit, il peut être un contrat oral.

Dès qu’un nouveau salarié est embauché, l’employeur doit l’inscrire sur le registre unique du personnel. L’employeur doit également proposer au salarié une mutuelle d’entreprise, que ce dernier est libre d'accepter ou non. La VIP (visite d'information et de prévention) doit être réalisée dans les 3 mois suivant l’embauche du salarié. Elle concerne tous les salariés nouvellement embauchés, à l’exception des stagiaires.

Lire aussi: Comment contacter URSSAF ?

En cas d’embauche d’un apprenti, l’employeur doit transmettre à l’opérateur de compétences (OPCO) le contrat d’apprentissage dans les 5 jours suivant le début d’exécution du contrat. Dans le cas d’une embauche d’un intérimaire, c’est l’entreprise de travail temporaire qui doit effectuer les démarches pour la visite médicale d’embauche, mais elle peut demander à l’entreprise utilisatrice de le faire.

CDD : caractéristiques et liens avec la DPAE

En tant qu’exception au CDI, le CDD est très encadré par le Code du travail. La durée totale d’un CDD, compte tenu du renouvellement éventuel, ne doit en principe pas dépasser une limite maximale, fixée à 18 mois dans la plupart des cas. De plus, lorsqu’un CDD prend fin, il n’est en général pas possible d’avoir recours à un nouveau CDD sur le même poste de travail avant l’expiration d’un délai de carence égal au tiers (resp. la moitié) de la durée du CDD venu à expiration, si sa durée, renouvellement inclus, était supérieure ou égale (resp. inférieure) à 14 jours.

Il n’y a aucun délai de carence entre la signature de deux CDD d’usage. Le recours au CDD d’usage peut être fixé par convention collective ou accord collectif de travail étendu. Les DPAE ne permettent pas d’identifier les CDD d’usage.

Doit-on faire une DPAE pour un renouvellement de CDD ? En principe, lors d’un renouvellement de CDD, si les deux contrats sont successifs et sans aucune interruption, la société n’est pas tenue de refaire une DPAE. En revanche, si les contrats ne se succèdent pas de manière ininterrompue, il convient d’en établir une nouvelle.

Sanctions en cas d'absence ou d'erreur de DPAE

Si l'employeur ne fait pas de DPAE, il s'expose à différentes sanctions. Sanction civile : régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration. Sanction administrative : pénalité de 1 305 € par salarié concerné. Sanction pénale suivantes : absence non intentionnelle de DPAE est une contravention de 5e classe punie par une amende de 1 500 € ; absence intentionnelle de DPAE est un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié.

En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. L’absence de déclaration préalable est susceptible d’être sanctionné au titre du travail dissimulé en cas d’omission volontaire de la DPAE. De procéder à cette déclaration est réputé être constitutif de délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. L’employeur peut également se voir refuser des aides publiques à l’emploi et à la formation et fermer à titre provisoire l’établissement pour une durée ne dépassant pas 3 mois.

La DPAE est une formalité gratuite. Si toutefois vous souhaitez déléguer cette tâche, sachez qu’il est très fréquent que les comptables vous la facture. Même si un tiers (comptable, logiciel) est mandaté, l’employeur reste seul responsable de sa transmission. Il est recommandé de conserver les preuves d’envoi.

Corrections et erreurs

L’employeur souhaitant modifier une déclaration dispose d’un délai de deux jours ouvrables à compter de la réception de la confirmation de l’URSSAF pour en faire la demande. Il peut également choisir de soumettre une nouvelle demande, ce qui aura pour effet d’annuler la DPAE initiale.

Statistiques et enjeux

Le suivi statistique des déclarations d’embauche s’appuie sur les données issues de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Les publications sur les déclarations d'embauche portent plus particulièrement sur les embauches de plus d'un mois (CDD de plus d'un mois et CDI), qui fournissent une meilleure information conjoncturelle. Les données statistiques sur les déclarations d’embauche portent sur l’ensemble des activités concurrentielles (hors entreprises affiliées à la MSA) et le secteur public pour ce qui concerne les non-fonctionnaires.

Depuis juillet 2005, tout employeur effectuant les DUE / DPAE par Internet a l’obligation de renseigner le type de contrat de travail. De plus, depuis juin 2011, ces mêmes employeurs ont pour obligation de renseigner la durée des CDD. Ces deux effets, associés à une progression de l’utilisation d’Internet, ont permis d’améliorer très nettement la qualité des données.

Cas pratiques et précisions utiles

La prise de poste ne peut intervenir qu'après la transmission de ce document aux organismes de protection sociale.
La Déclaration Unique d'Embauche (DUE) a été remplacée par la DPAE.
La DPAE doit être transmise au plus tard la veille de la prise de poste ; la DPAE doit être réalisée au plus tôt huit jours avant l'embauche.
Il n'y a pas de DPAE pour un stagiaire. Parce que ces derniers ne sont pas considérés comme des salariés au sens du Code du travail, l’entreprise n’a pas d’obligation de procéder à la déclaration pour le recrutement de stagiaires.
Recruter un apprenti étant assimilé à l’embauche d’un salarié à part entière, l’employeur est tenu d’effectuer les déclarations obligatoires, comme pour tout autre membre du personnel.
Un employeur qui embauche plusieurs fois un même salarié doit procéder à chaque fois à une DPAE par contrat.

Checklist rapide des formalités d'embauche

Rédiger et diffuser l'offre en respectant les règles (rédigée en français, datée, sans critères discriminatoires).
Vérifier la situation du salarié étranger (titre permettant d'exercer une activité salariée).
Remplir et transmettre la DPAE à l'URSSAF ou à la MSA dans les délais.
Remettre copie de la DPAE ou mentionner l'organisme destinataire dans le contrat.
Inscrire le salarié au registre unique du personnel.
Proposer la mutuelle d’entreprise et planifier la VIP dans les 3 mois.
En cas d’apprenti, transmettre le contrat à l’OPCO sous 5 jours.

Comment Faire Une DPAE Sur Net-Entreprises ?

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