L'extrait Kbis est-il obligatoire pour un auto-entrepreneur ?

L’auto-entreprise est un régime juridique possédant de nombreuses particularités. L’auto-entreprise bénéficie d’une souplesse accrue en terme de formalités de création et gestion, mais il n’en demeure pas moins qu’elle est soumise à certaines obligations et notamment l’immatriculation. Ainsi, depuis 2015 l’auto-entrepreneur est désormais obligé de s’immatriculer.

Toutefois, l’auto entrepreneur dispose-t-il d’un Kbis à l’instar des autres formes juridiques ? Il est important de noter que le fait de parler d’un extrait Kbis pour un auto entrepreneur est un abus de langage. En effet, pour les entreprises individuelles, c’est- à-dire les personnes physiques exerçant sans l’intermédiaire d’une personne morale, ce document s’appelle l’extrait K.

L’extrait Kbis de l’auto-entrepreneur peut sembler n’être qu’une formalité administrative, et pourtant il est surement le document le plus important des formalités de création de la micro-entreprise. En effet, celui-ci peut tout à fait être assimilé au Kbis de n’importe quelle société, et cela bien que l’auto-entreprise ne possède pas sa propre personne morale.

L'extrait Kbis est la carte d’identité officielle de l’entreprise. L'extrait Kbis et l’extrait K sont la même chose. Ce document officiel atteste de l’existence légale de l’entreprise et regroupe des informations actualisées la concernant. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Un extrait Kbis est un document délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il atteste qu’une entreprise est enregistrée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Pour ces démarches, vous pouvez fournir un justificatif d’immatriculation au RNE. Pour un auto-entrepreneur, on ne parle pas d'extrait Kbis, mais d'extrait K. Le Kbis contient toutes les informations clés concernant la micro-entreprise.

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L'extrait KBIS ou extrait-K pour un micro-entrepreneur justifie que la société a respecté son obligation d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Ce registre est tenu par les greffes des tribunaux de commerce, sauf dans 5 départements : le Bas-Rhin, le Haut-Rhin, la Moselle, la Guyane, la Guadeloupe, la Martinique. En effet, dans ces départements, le RCS est géré par le tribunal judiciaire, un tribunal nouvellement créé et remplaçant désormais les Tribunaux de Grande Instance (TGI) et les Tribunaux d'Instance (TI).

Le K-bis des auto-entrepreneurs permet également de justifier de l’existence légale des auto-entreprises auprès des clients, fournisseurs administrations publiques ou autres tiers. De plus, comme pour n’importe quelle immatriculation au RCS ou au répertoire des métiers, en cas de modification ultérieure, les informations mentionnées sur le Kbis initial devront être modifiées.

Avant toute chose, il est important de rappeler que la demande d’immatriculation doit être effectuée obligatoirement avant le début de l’activité ou au plus tard 15 jours après. Désormais, toute activité commerciale ou artisanale implique une immatriculation. Cette immatriculation entraine une obligation pour l’administration responsable de transmettre l’extrait Kbis à l’entrepreneur, souvent par l’intermédiaire de l’INSEE.

L’immatriculation est obligatoire ainsi le juge de la surveillance du RCS peut forcer une immatriculation. Cela impliquera des dommages et intérêts en cas de retard de la part de l’auto-entrepreneur. De plus, il faut noter que c’est l’inscription au registre qui permet la responsabilité limitée de l’auto-entrepreneur, un tel manquement engendrera donc des risques.

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur. Il permet de réaliser plusieurs démarches administratives dont l'ouverture d'un compte bancaire professionnel dédié à l'activité professionnelle. L'extrait Kbis est essentiel pour ouvrir un compte bancaire et y déposer le capital social de votre société.

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En tant qu’auto-entrepreneur, si vous recevez un extrait Kbis, il contiendra notamment :

• La date de création de votre auto-entreprise
• La dénomination de votre auto-entreprise
• Vos informations d’identité (nom, date de naissance, commune de naissance, nationalité)
• Votre immatriculation au RCS
• Le type d’activité commerciale exercée (code NAF)
• Votre numéro SIREN
• L’adresse de domiciliation
• La référence de votre autorisation à exercer si votre activité est réglementée : la certification ou le diplôme correspondant

Mais surtout, il contient le numéro SIREN de l’auto-entrepreneur. Or, ces numéros sont primordiaux puisqu’ils sont obligatoires pour réaliser une facture.

L'extrait Kbis ne peut donc être réclamé qu'aux entreprises et micro-entreprises exerçant une activité commerciale, selon la définition donnée par l'article L110-1 et L110-2 du Code du Commerce. Il s'agit des entreprises effectuant du négoce de marchandises et de celles rendant un service de nature commerciale, comme une société de transport ou de promotion immobilière.

Attention : Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Depuis le 1er janvier 2023 avec le décret n° 2022-1014 du 19 juillet 2022, la procédure a été mise à jour. Pour exister juridiquement, toute entreprise doit s’immatriculer, qu’il s’agisse d’une micro-entreprise ou d’une société. Cette immatriculation se fait auprès du RNE que votre activité soit commerciale, artisanale, agricole ou libérale. Elle vous donne droit à un extrait d’inscription qui correspond à la carte d’identité de votre micro-entreprise.

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La création de ce registre entraîne la disparition du Répertoire des Métiers (RM) et du Registre des Actifs Agricoles (RAA). En revanche, le Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC) et le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) continuent d’exister. Si vous exercez dans l’un de ces deux domaines, vous devez alors vous inscrire au RNE et auprès de l’un de ces deux registres.

Comment obtenir son extrait Kbis ?

Pour obtenir votre extrait Kbis, la carte d'identité d’une entreprise immatriculée au RCS, il vous suffit de vous rendre sur le site monidenum.fr. Ce site est administré par les greffes du tribunal de commerce. Vous devez vous créer un compte pour pouvoir faire la demande d’un extrait Kbis auto-entrepreneur. Uniquement s’il exerce une activité commerciale.

Il est également possible de se rendre directement au greffe du tribunal de commerce pour obtenir son extrait Kbis.

Lors de votre immatriculation en micro-entreprise vous recevez automatiquement votre extrait Kbis lors de l’immatriculation de votre micro-entreprise si vous réalisez une activité commerciale. La déclaration d’activité de l’auto-entrepreneur se fait en ligne via le site du guichet unique de l’INPI. Vous devez remplir un formulaire de création d’entreprise et soumettre les pièces justificatives demandées.

En tant qu’auto-entrepreneur exerçant une activité commerciale, vous devez fournir :

• Une copie de votre pièce d’identité valide
• Un justificatif de domicile daté de moins de 3 mois
• Une attestation sur l'honneur de non-condamnation.

Une fois ces étapes complétées, votre dossier est automatiquement transmis au greffe du tribunal de commerce de votre département pour l’immatriculation de votre entreprise. Après validation de votre demande, vous recevez une notification confirmant l'immatriculation de votre micro-entreprise au RNE et au RCS. Par la suite, vous recevrez votre extrait Kbis auto-entrepreneur.

Information importante : Un extrait Kbis n’est valable que 3 mois !

Avec MonIdenum : Si vous êtes dirigeant d'une entreprise commerciale, vous pouvez obtenir gratuitement un extrait Kbis de votre entreprise. Le service monidenum.fr, géré par les greffes des tribunaux de commerce, est un moyen de l’obtenir. Pour cela vous devez créer un compte personnel. Il vous est demandé de renseigner votre nom, vos contact, ainsi que les informations liées à votre micro-entreprise (notamment le numéro Siret). Par la suite, lors de votre connexion, il vous suffit de vous rendre dans l’onglet Kbis & Performances et de cliquer sur le symbole télécharger.

Avec Infogreffe : Ce service est gratuit et ouvert à tous et sans obligation de création de compte personnel. Vous pouvez créer un compte rapidement et simplement sur le site d’Infogreffe. La commande d’un Kbis est néanmoins une démarche payante sur le site d’Infogreffe.

Attention : la durée de validité de ces extraits est limitée ! On vous demandera généralement toujours un extrait datant de moins de 3 mois. Pour être sûr d’en avoir toujours un à jour, vous pouvez vous simplifier la vie en demandant un envoi périodique du document.

Qui peut demander l’extrait Kbis auto-entrepreneur ? Un auto-entrepreneur peut à tout moment obtenir son extrait Kbis si il a une activité commerciale, mais il n'est pas le seul à pouvoir en faire la demande. En effet, cette information est publique et n'importe qui peut en faire la demande pour une entreprise.

Comment une entreprise étrangère peut fournir un KBIS ? Une entreprise étrangère peut avoir une filiale française ou un établissement français. Dans ce cas, l'entité présente sur le territoire nationale a un extrait KBIS ou un extrait D1 ou un avis de situation SIRENE. En l'absence de représentant enregistré en France et s'il s'agit d'une entreprise commerciale basée dans l'Union Européenne, l'équivalent de son KBIS peut être récupéré à l'aide du site EBR ((European Business Register), auquel adhère Infogreffe.

Et, pour les entreprises hors Union Européenne, la société a éventuellement la possibilité de fournir un document authentifié par une autorité de son pays ou par une autorité française. Elle peut se renseigner auprès de l'ambassade ou du consulat français.‍

A noter : si une entreprise nationale a besoin de faire valider son KBIS pour travailler en dehors de l'Union Européenne, elle a la possibilité de faire légaliser ce document.

Le KBIS prouve que l'entreprise a une personnalité juridique et peut donc s'engager en signant un contrat. Si elle est radiée du RCS, elle perd cette faculté et la date de radiation est alors mentionnée sur l'extrait. De plus, un certain nombre d'autres informations essentielles figure sur ce document, et notamment :

• Le numéro d'immatriculation à 9 chiffres, autrefois nommé numéro siren. Ce numéro est le même, pendant toute la durée de vie de l'entreprise. Il permet ainsi de retrouver facilement l'entreprise, si elle change de dénomination commerciale ou si elle déménage.
• Le greffe de rattachement. Cette information détermine le tribunal de commerce à saisir en cas de litige commercial entre professionnels.
• La présence éventuelle d'une procédure collective (un redressement judiciaire, une liquidation judiciaire, une procédure de sauvegarde). Cette information, ainsi que le montant du capital social, donnent un indice sur la santé financière des entreprises.
• La forme juridique de la société. Selon la forme choisie par le(s) entrepreneur(s), la responsabilité du dirigeant peut être illimitée ou limitée à son apport dans la société.

C'est pourquoi un extrait KBIS de moins de 3 mois est réclamé par de nombreux professionnels : fournisseurs, organismes financiers, assureurs, organismes publics lançant un appel d'offre...

Qui peut fournir un KBIS ? Le KBIS peut être fourni par l'entreprise ou par la micro-entreprise (extrait K) elle-même. Elle a alors la faculté de le récupérer sur le site monidenum. Ce site n'est accessible qu'au représentant légal de la société, qui s'identifie en téléchargeant une pièce d'identité. Le site effectue alors un rapprochement avec le nom du représentant légal mentionné, lors de l'enregistrement au RCS. Une fois cette vérification effectuée, l'extrait KBIS est disponible gratuitement en version imprimable.

Le KBIS peut également être communiqué directement par le greffe du tribunal de commerce ou par le site de mise en commun des ressources de ces tribunaux, le site Infogreffe. S'agissant d'un document public, la demande peut se faire par le chef d'entreprise mais également par un tiers. Cette demande est, toutefois, payante.

C'est le cas, notamment des artisans. En effet, ces derniers sont inscrits au Répertoire des Métiers (RM), par l'intermédiaire de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA). Cette dernière peut fournir un extrait D1 mentionnant des informations équivalentes à celles présentes dans l'extrait KBIS. Est considéré comme artisan, toute micro-entreprise et toute entreprise de moins de 10 salariés exerçant :

• Une activité de création et de fabrication : ébéniste, créateur de bijoux, costumier, personne ayant le titre d'artisan d'art...
• Une activité de prestation artisanale, comme les entreprises de bâtiment.

Les professions libérales (professions médicales, architecte, consultants, créatifs...) ont la possibilité de fournir un avis de situation SIRENE, à récupérer gratuitement sur le site de l'INSEE. Cet avis comporte, toutefois, moins d'informations que l'extrait KBIS. Par ailleurs, les professions libérales sont souvent des professions réglementées avec inscription à un ordre. La preuve de cette inscription leur est alors parfois demandée.

Extrait K ou extrait Kbis ?

En effet, pour les entreprises individuelles, c’est- à-dire les personnes physiques exerçant sans l’intermédiaire d’une personne morale, ce document s’appelle l’extrait K. L'extrait K est le même document que l'extrait Kbis. Il ne s'adresse toutefois pas à la même personne. En effet, l'extrait Kbis est à destination des personnes morales (Sociétés commerciales : SARL, SAS, etc).

Quelle différence entre l'extrait Kbis et l'extrait K pour un auto-entrepreneur ? L’extrait Kbis ou l'extrait K est la carte d’identité d’une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire. L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Avec la mise en place du Registre National des Entreprises (RNE) et du certificat d’inscription au RNE, le rôle de l’extrait Kbis devient moins important. Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

• Candidature à un marché public
• Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
• Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire

Sans immatriculation de l'auto-entrepreneur, il n'est pas possible d'obtenir un extrait K. Il est donc impératif d'effectuer une déclaration d'activité via le site du Guichet unique.

Comment obtenir un extrait K lorsqu’on est auto-entrepreneur ? Pour obtenir un extrait K, il convient de se rendre sur le site dédié de l'Etat. Il convient de remplir les informations relatives à votre entreprise ou votre auto-entreprise pour disposer de votre document. L'auto-entrepreneur peut se rendre directement au greffe du tribunal de commerce pour obtenir un extrait valable.

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