Comment structurer le paiement d'un acompte à la commande pour un graphiste freelance

Être freelance veut parfois dire courir après le paiement de ses factures. Heureusement, il existe des solutions pour sécuriser tes missions et tes factures. Aujourd’hui, on t’explique comment le paiement en plusieurs fois peut être une bonne alternative en micro-entreprise.

Pourquoi se faire payer en plusieurs fois en freelance ?

Il y a plusieurs raisons qui peuvent justifier un échéancier de factures en auto-entreprise :

Un paiement en plusieurs fois te permettra de rentrer de la trésorerie avant la fin d’une mission. Si un client fait appel à toi sur une mission longue (plusieurs mois par exemple), tu ne pourras pas attendre la fin du contrat pour te rémunérer.
Tu peux alors demander un paiement mensuel ou bimestriel par exemple. C’est ce qui te permettra de générer du chiffre d’affaires de manière régulière, et de ne pas vivre sur tes économies le temps de la mission.
Dans un échange commercial BtoB, le délai légal de règlement d’une facture est généralement de 30 jours. En pratique, il est souvent allongé à 60 jours du côté des grandes entreprises.
Le souci pour toi en tant que freelance : tu ne seras payé.e que 2 mois après l’édition de ta facture (et donc après la fin de ta mission). Tu l’auras compris : c’est compliqué !
Parfois, c’est ton client qui te demandera de pouvoir te payer en plusieurs fois. S’il s’agit d’une petite entreprise ou d’un particulier, ça peut être une bonne solution pour mettre tout le monde d’accord.
Enfin, demander un paiement en plusieurs fois est bien sûr une manière de sécuriser ta mission freelance lorsque tu doutes de ton client.
De manière générale, on te conseille de suivre ton instinct et de ne pas prendre de risques inutiles. Cela dit, un échéancier te permettra aussi de stopper la mission avant la fin lorsqu’il y a un impayé.

Comment facturer un client en plusieurs fois ?

Que tu réalises une mission longue, un projet complexe ou que tu aies un doute sur la solvabilité d’un client, voici comment te faire payer en plusieurs fois en tant que freelance :

Proposer un acompte avant de démarrer la mission

L’acompte est particulièrement recommandé pour les devis importants (au-dessus de 1 000€) et les missions freelances longue durée. Il ne supprime pas le risque d’un impayé sur ta facture de solde, mais c’est un bon début. Si ton client n’est pas partant pour te régler un acompte, ça devrait te mettre la puce à l’oreille.

Concrètement, un acompte te permet de demander une partie du règlement avant même de débuter ta mission. Il engage ton client à devoir régler la facture d’acompte pour que tu puisses commencer ton travail. Le montant de l’acompte est fixé librement par toi-même, mais peut être discuté avec ton client. En général, un freelance facturera un acompte de 30 à 40% du montant total de son devis.

Tu devras donc indiquer le montant de l’acompte et son délai de paiement dans les conditions de ton devis. Lorsque ton client le signe, c’est le moment de lui transmettre la facture d’acompte. Elle est obligatoire pour justifier ton encaissement.

Proposer un échéancier de paiement

Que tu conviennes d’un acompte ou non avec ton client, il est également possible de proposer un échéancier de paiement. Tout comme l’acompte, il s’agit de fractionner le montant total de ton devis en plus petites factures échelonnées dans le temps.

C’est à toi de fixer tes conditions de paiements en plusieurs fois en freelance : par quel moyen ? À quelle fréquence ? Quels montants ? Indique ensuite ces conditions très clairement sur ton devis, ton contrat ou dans tes conditions générales de vente.

Côté administratif, sache qu’il est obligatoire d’éditer une facture unique par encaissement. Tu ne pourras pas faire une seule facture pour l’ensemble de l’échéancier. Chacun de tes paiements doit être lié à une seule facture. Tu devras donc éditer une nouvelle facture à chaque mensualité (par exemple), en mentionnant la référence du devis initial.

Facturer un client en plusieurs fois avec Freebe (exemple d'outil)

Avec Freebe pour gérer ton administratif, ton processus de facturation est simplifié au maximum. Cela comprend aussi les factures d’acompte, les factures de vente et le suivi de tes encaissements. Regardons ça de plus près !

Créer une facture d’acompte

Pour créer une facture d’acompte avec Freebe, il te faut d’abord créer un devis (documents > devis > créer un document). Tu pourras ensuite sélectionner le client concerné ainsi que les prestations. Avant de valider la création de ton devis et de le transmettre à ton client, deux choses à faire :

Cliquer sur le bloc « Total » pour indiquer le pourcentage de ton acompte. Freebe t’indiquera ensuite qu’il te faudra créer la facture d’acompte correspondante après la validation de ton devis.
Personnaliser les conditions de ton devis si tu souhaites ajouter plus d’informations concernant ton acompte. Freebe aura déjà ajouté le montant de manière automatique.

Une fois que ton client a validé ton devis (en le signant ou en le validant directement en ligne), on passe à l’édition de la facture d’acompte. Rendez-vous sur ton devis où tu trouveras la case « Facture d’acompte », ou en cliquant sur l’icône de Freebe en bas à droite. Il ne te reste plus qu’à suivre les instructions de l’outil et ta facture d’acompte sera créée en quelques clics. Tu peux ensuite la transmettre à ton client, avec un lien pour te faire payer en ligne si tu le souhaites.

Démonstration de Freebe

Facturer un client en plusieurs fois avec Freebe

Pour facturer un client en plusieurs fois, indique le détail de l’échéancier dans les conditions de ton devis édité par Freebe. Assure-toi que ton client les a bien lues, comprises et acceptées.

Tu peux bien sûr lui exposer tous ces détails de vive voix pour qu’il s’attende bien à recevoir des factures de ta part en cours de mission. Ensuite, c’est tout simple : édite une facture à chaque échéance. Tu pourras la personnaliser pour y indiquer le n° de devis concerné, le montant, le délai de paiement, etc.

Pour simplifier la vie à ton client, tu peux également lui indiquer à quelle étape il se situe dans son échéancier. Freebe fera ensuite le job de lier ta facture au bon encaissement en temps réel.

Bonnes pratiques spécifiques pour une mission de graphiste freelance

Comment être certain que le résultat sera à la hauteur de vos attentes ? Besoin de recruter rapidement un graphiste professionnel freelance pour une mission ?
Toutes ces informations aideront votre graphiste à cerner exactement votre demande.
Une fois que votre cahier des charges est prêt et correctement détaillé, vient l’étape du choix de votre graphiste freelance. Pour cela, soyez le plus exigeant possible !
Communiquez au maximum avec les graphistes qui entrent en contact avec vous, demandez-leur de vous envoyer un portfolio, les avis de leurs précédents clients et toute autre information nécessaire à votre prise de décision.
Demandez un devis ! Ceci vous permet de vérifier à qui vous avez affaire. Si le devis comporte le numéro siren ou siret cela constitue déjà un gage de sérieux. Le devis a une valeur de contrat. Attention : Le devis est valable pour un temps donné (1 mois le plus souvent).
Lors de la signature du devis, le prestataire peut vous demander un acompte. L’acompte versé sera bien entendu déduit du prix final.
Demandez à votre graphiste de vous faire des retours sur l’état d’avancement du travail. N’hésitez pas à demander au graphiste de vous envoyer ses premières ébauches et lui dire ce qui vous plaît ou non grâce à un feedback constructif.
À l’inverse, sachez aussi prêtez une oreille attentive à ses conseils, c’est aussi son travail.
Pensez aussi à vous adapter au tarif et aux délais convenus au départ.
Une dernière chose est essentielle à la bonne exploitation des droits du projet : le contrat de cession. En effet, le contrat d’édition, par exemple, vous permet d’obtenir le droit de fabriquer des exemplaires de l’œuvre réalisée et de la matérialiser sous forme numérique.

Tableau récapitulatif : étapes et documents

Étape	Document / Action	But
Avant démarrage	Devis détaillé (mentions acompte, échéancier)	Clarifier conditions et sécuriser accord
Signature	Facture d’acompte (si demandée)	Obtenir trésorerie pour démarrer
Pendant la mission	Factures par échéance	Encaisser régulièrement et suivre paiements
Fin de mission	Facture finale, contrat de cession	Vérifier livrables et transférer droits

Tu sais désormais tout ce qu’il faut pour te faire payer en plusieurs fois en freelance. Si ces solutions sont très faciles à mettre en place, elles peuvent être un peu chronophages à suivre administrativement. N’hésite donc pas à tester gratuitement Freebe pendant 30 jours pour éditer tes acomptes ou suivre de près ta facturation.

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