Achat Groupé PME : Avantages et Inconvénients

En temps de crise, il peut être avantageux d’accroître sa capacité de négociation face à ses fournisseurs. Le groupement d’achat est l’une des solutions à cette attente. Le schéma est simple : plusieurs entreprises décident de s’associer pour grouper leurs achats et augmenter leur capacité de négociation avec les fournisseurs. Exemple : 50 détaillants en papeterie créent un groupement d’achat.

Un groupement d'achat correspond à un regroupement d’entreprises matérialisé ou non par un organisme dédié et qui a pour vocation de centraliser leurs achats afin qu’elles obtiennent des conditions plus favorables et des avantages auprès des fournisseurs. Le groupement d’achats permet aux TPE et PME d’obtenir des conditions plus favorables. Les PME rencontrent souvent des difficultés pour optimiser leurs achats et réduire leurs coûts.

En effet, elles disposent de moins de ressources et de pouvoir de négociation que les grandes entreprises lorsqu'elles traitent avec leurs fournisseurs. Elles sont également confrontées à une concurrence accrue et à des exigences de plus en plus élevées de la part des clients.

Comment réduire les coûts d'achats d'une PME ?

Avantages des Achats Groupés pour les PME

Pourtant, le groupement d’achats entre TPE et PME présente de nombreux avantages et peut être une réelle opportunité pour ces acteurs. En regroupant leurs achats, les PME peuvent bénéficier de tarifs préférentiels et réduire leurs coûts.

Il permet d’abord d’améliorer la compétitivité et la productivité. En effet, les volumes commandés étant plus importants, il est possible de négocier de meilleurs tarifs ce qui abaisse ainsi le coût unitaire des produits ou équipements nécessaires.

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Voici une liste des principaux avantages:

Économies: En regroupant leurs achats, les PME peuvent bénéficier de tarifs préférentiels et réduire leurs coûts.
Pouvoir de négociation: En se regroupant, les PME peuvent renforcer leur position vis-à-vis des fournisseurs et obtenir des conditions de paiement plus favorables. Elles ont de plus accès à une offre plus étoffée et plus diversifiée.
Gain de temps: En déléguant une partie ou la totalité du processus d'achat à leur groupement, les PME peuvent se concentrer sur leur coeur de métier tout en optimisant leur gestion des achats.
Compétitivité: En optimisant leurs achats, les PME peuvent alors améliorer leur rentabilité et leurs performances, mais aussi accroître la satisfaction de leurs clients par une offre de produits ou de services adaptés à leurs besoins.

La centralisation des achats permet également de décharger les acheteurs de certaines activités à faible valeur ajoutée pour leur confier des missions plus stratégiques. Enfin, le groupement d’achats acquiert un certain pouvoir de négociation par effet de levier dans la mesure où les commandes seront regroupées et augmenteront le volume d’achats.

En cas de situation d’achat problématique, la responsabilité est facilement identifiable puisque moins de personnes sont engagées dans le processus d’achat. Ce système de fonctionnement contribue donc à réduire le risque d’erreur.

Outre les avantages économiques qu'il procure, un achat groupé permet aux entreprises de bénéficier de l'expertise et des compétences des autres membres du groupe d'achats, ce qui leur permet d'acheter elles-mêmes de manière plus efficace et plus efficiente.

Tableau des Avantages et Inconvénients

Avantages	Inconvénients
Réduction des coûts	Perte d'autonomie
Amélioration de la compétitivité	Partage d'informations sensibles
Gain de temps	Risque de conflits d'intérêts
Pouvoir de négociation accru	Nécessité d'expertise centralisée

Inconvénients et Risques des Achats Groupés

Si les achats groupés permettent souvent aux entreprises de réaliser d’importantes économies, ils peuvent se révéler risqués, notamment lorsque l’équipe en charge des achats centralisés manque d’expertise. Si les achats groupés peuvent constituer une opportunité pour les PME, ils peuvent également présenter certains risques :

Perte d'autonomie: En adhérant à un groupement d'achat, les PME doivent en effet respecter les règles et les engagements du groupement, ce qui peut limiter leur capacité d'innovation ou de différenciation.
Partage d'informations sensibles: Faire partie d'un groupement d'achats oblige les PME à partager des informations sensibles avec les autres membres, par exemple : Leurs volumes d'achat, leurs prix ou leurs fournisseurs : ces informations peuvent être utiles pour négocier des conditions plus avantageuses avec les fournisseurs, mais elles peuvent aussi révéler la stratégie ou la performance de chaque PME. Leurs besoins, leurs attentes ou leurs contraintes : ces données peuvent permettre d'adapter l'offre du groupement aux besoins des membres, mais elles peuvent aussi exposer les faiblesses ou les opportunités de chaque PME. Leurs données personnelles, financières ou juridiques : ces renseignements peuvent être nécessaires pour assurer le bon fonctionnement du groupement, mais ils peuvent aussi être sensibles ou confidentiels.
Conflits d'intérêts: En fonction du type de groupement d'achat, les PME peuvent être confrontées à des situations de conflits d'intérêts entre les membres ou entre le groupement et les fournisseurs. Par exemple, si le groupement acheteur/revendeur réalise une marge sur la revente des produits aux membres, il peut être tenté de privilégier les fournisseurs les plus chers. De même, si le groupement négociateur/référenceur est rémunéré par les fournisseurs en fonction du chiffre d'affaires réalisé avec les membres, il peut être incité à favoriser les fournisseurs les plus généreux.

Il n’est pas toujours évident pour les entreprises de se lancer dans l’achat groupé. Ces dernières ont souvent l’impression d’être les meilleures dans leur secteur et ne jugent pas utile de faire appel à d’autres sociétés pour réduire leurs coûts. Le groupement d’achats ne peut être créé que si l’entité connait précisément ses propres besoins.

En effet, les références consommées au sein de la société, leurs spécifications techniques, leurs conditions d’utilisation et fréquences de livraison doivent être déterminées pour faire le tri parmi les fournisseurs communs. Autre inconvénient possible : l’équipe en charge des achats centralisés peut manquer d’expertise sur certains produits ou services. Ces derniers peuvent alors ne pas être conformes aux attentes des utilisateurs et générer de l’insatisfaction.

Par ailleurs, une erreur sur un achat aura des conséquences démultipliées tant au niveau de la qualité, de la livraison que d’un point de vue financier car les volumes achetés sont plus importants. Il faut souligner que le groupement d’achats ne peut convenir à toutes les entreprises.

Comment Choisir un Groupement d'Achat Adapté

L'adhésion à un groupement d'achat, comme nous l'avons vu, n'est pas sans risque pour les PME, malgré ses nombreux avantages. Il est donc important de bien analyser ses besoins, ses objectifs et ses contraintes avant de franchir le pas. Les éléments à prendre en compte par les PME avant de rejoindre un groupement d'achat sont les suivants :

Le mode de fonctionnement du groupement: acheteur/revendeur, négociateur/référenceur ou délégataire. Vous devez choisir le mode qui correspond le mieux à vos besoins et au degré d'autonomie que vous souhaitez conserver.
Le secteur d'activité du groupement: vertical, horizontal ou mixte. Il faut que vous choisissiez le secteur qui correspond le mieux à votre activité et à votre marché.
Le système de rémunération du groupement: commission sur les achats, cotisation annuelle ou forfaitaire. Là encore, vous devez choisir le système qui convient le mieux à votre budget et à la fréquence de vos achats.
Les conditions d'adhésion au groupement: durée du contrat, exclusivité ou non, engagement de volume ou non.

C’est pourquoi, la majorité d’entre elles met en place des systèmes hybrides, à mi-chemin entre la centralisation et la décentralisation. Par exemple, les achats peuvent être centralisés au sein de la société mais décentralisés au niveau des centres opérationnels ou des unités commerciales. Sur la base de ce type de modèle, les entreprises maximisent les avantages et minimisent les inconvénients liés au groupement d’achats.

Aussi, il est vivement conseillé de se renseigner sur le groupement choisi avant de s’affilier. Désormais, les TPE et PME peuvent aussi se tourner vers des plateformes de groupement d’achats au fonctionnement plus souple.

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