AFP Baruchello KBIS : définition et fonctionnement

L'extrait Kbis est un document officiel qui permet d'attester l'existence d'une entreprise. Lorsqu'un dirigeant crée une société commerciale, le greffe du tribunal de commerce délivre un document appelé extrait Kbis. Ce document constitue la « carte d'identité » officielle de la société. Il prouve que l'entreprise est bien immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS) et qu'elle existe juridiquement.

Qu'est-ce que le Kbis et quelle est sa valeur juridique ?

Le Kbis ou « extrait Kbis » est un document officiel qui valide, à la date mentionnée, l’immatriculation d’une société au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ; attestant ainsi son existence juridique. En droit français, le Kbis est le seul justificatif admis pour attester de l'inscription d'une personne morale au RCS. Sa valeur probante découle des articles R. 123-150 et suivants du Code de commerce. Concrètement, un Kbis certifie que les informations déclarées par le dirigeant ont été vérifiées et enregistrées par le greffier, officier public ministériel.

Le Kbis est un acte authentique, signé puis délivré par le greffier du tribunal de commerce dont relève la société. Il doit être présenté pour répondre à des appels d'offres ou encore dans le cadre de formalités administratives ou de relations en BtoB.

Quelles entreprises sont concernées ?

Toutes les sociétés commerciales immatriculées au RCS doivent disposer d'un Kbis. Cela inclut les formes juridiques suivantes : SAS et SASU, SARL et EURL, SA, SNC, SCA. En revanche, certaines structures ne relèvent pas du RCS et n'obtiennent donc pas de Kbis : les artisans non commerçants inscrits au Répertoire des métiers (RM), les professions libérales sauf si elles exercent sous forme de société commerciale, les associations loi 1901 (sauf exceptions). Un micro-entrepreneur exerçant une activité commerciale est inscrit au RCS et reçoit un extrait K (personne physique), et non un Kbis.

Informations contenues dans un extrait Kbis

Le Kbis regroupe l'ensemble des mentions légales enregistrées au RCS. Voici les informations principales figurant sur le document :

Dénomination sociale, sigle, enseigne, numéro SIREN, code APE/NAF
Forme juridique (SAS, SARL…), montant du capital social, devise
Adresse complète du siège, et le cas échéant des établissements secondaires
Identité du ou des dirigeants (nom, prénom, date de naissance, nationalité, fonction)
Description de l'objet social déclaré
Date d'immatriculation, date de début d'activité, durée de la société
Mentions spéciales : procédures collectives (redressement, liquidation), décisions du tribunal

La présence d'une procédure collective sur le Kbis constitue une information publique. Un fournisseur ou un partenaire peut donc vérifier la situation financière déclarée d'une société avant de contracter.

À quoi sert le Kbis pour l'entreprise ?

Le Kbis intervient dans la plupart des démarches administratives et commerciales d'une société. Concrètement, il est exigé dans les situations suivantes :

Ouverture d'un compte bancaire professionnel : la banque demande systématiquement un Kbis de moins de 3 mois.
Réponse à un appel d'offres public : le Code de la commande publique impose la production d'un extrait Kbis.
Signature d'un bail commercial : le bailleur vérifie l'immatriculation et la solvabilité apparente du preneur.
Demande de financement : les organismes de crédit et les plateformes de crowdfunding exigent ce justificatif.
Relations fournisseurs : un Kbis récent rassure un partenaire sur la régularité de la société.
Achat de matériel professionnel auprès de grossistes réservés aux professionnels.

Le Kbis confirme l'existence juridique de la société et permet d'identifier les dirigeants ou représentants déclarés au registre. C'est particulièrement utile avant la signature d'un contrat commercial, d'un mandat, d'une ouverture de compte ou d'une convention d'affacturage.

Comment obtenir un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est délivré par le greffe du tribunal de commerce. La demande d'un extrait Kbis peut être faite en ligne via le site Infogreffe ou directement auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. La demande peut être faite par le dirigeant de la société ou par toute personne intéressée. Vous devez renseigner la dénomination ou le SIREN/SIRET pour sélectionner l'entreprise recherchée. Vous pouvez recevoir le document par voie électronique ou par courrier.

Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont introduit un portail sécurisé 100% en ligne appelé MonIdenum pour faciliter les démarches des entrepreneurs auprès du tribunal de commerce et soutenir leur activité économique. Depuis 2019, il est possible d’obtenir un Kbis de moins de trois mois gratuitement via MonIdenum à condition d’avoir activé son identité numérique officielle sur cette plateforme et d'être le représentant légal de l'entreprise concernée.

La procédure MonIdenum se déroule en 3 étapes : créer un compte en renseignant son identité et son numéro SIREN, vérifier son identité grâce à un processus d'authentification (pièce d'identité + validation), et télécharger le Kbis au format PDF, autant de fois que nécessaire, sans frais. Pour les tiers, l'obtention d'un Kbis reste payante.

Tarifs et modes de délivrance

Le prix d’un Kbis dépend de la manière dont vous en faites la demande. Pour un tiers, le tarif est fixé par arrêté : retrait au greffe, envoi postal ou téléchargement en ligne via Infogreffe. Le coût varie selon les canaux et selon les années, et le dirigeant peut obtenir son propre Kbis numérique gratuitement via MonIdenum.

Canal	Tarif indicatif
Retrait au greffe	2,69 € (tarif réglementé)
Envoi postal	3,85 € / 3,97 € selon période
Téléchargement en ligne (Infogreffe)	3,33 € / 3,37 € selon période

Le site data.infogreffe.fr permet aussi de consulter gratuitement certaines informations publiques du RCS, sans télécharger le document officiel. Pour disposer d’un Kbis à jour en permanence sans action manuelle, il est possible de souscrire à un envoi périodique et automatique via Infogreffe (service payant).

Comment activer son identité numérique monidenum ?

Durée de validité et mises à jour

Il n'y a pas de durée de validité légale pour un Kbis. Toutefois, dans la majorité des cas, il est exigé de fournir un exemplaire de moins de 3 mois. Au-delà, il est considéré comme obsolète car les informations qu'il contient peuvent avoir changé (modification de dirigeant, transfert de siège, procédure collective).

Si une information a changé, l'entreprise doit effectuer une formalité de modification auprès du guichet compétent. Cela peut concerner le siège social, l'activité, la direction, la forme juridique, le capital ou la dénomination. Tant que la mise à jour n'est pas enregistrée, les partenaires risquent de recevoir une image inexacte de la société. Après un transfert de siège, l'entreprise doit déclarer la modification afin que les informations enregistrées soient actualisées. Un nouvel extrait fera apparaître la nouvelle adresse et, selon le cas, le nouveau greffe compétent.

Le Kbis et le Registre national des entreprises (RNE)

Depuis le 1er janvier 2023, le Registre national des entreprises (RNE), tenu par l'INPI, centralise les données de toutes les entreprises françaises, quel que soit leur statut. L'extrait RNE est accessible gratuitement sur data.inpi.fr et couvre un périmètre plus large que le Kbis : sociétés commerciales, artisans, professions libérales, agents commerciaux. Pour autant, le Kbis n'a pas disparu. Le RCS continue d'exister en parallèle du RNE, et le Kbis reste le justificatif de référence demandé par les banques et les administrations pour les sociétés commerciales. En pratique, l'extrait RNE est accepté dans un nombre croissant de démarches, mais il ne remplace pas encore systématiquement le Kbis.

Utilité pratique pour les partenaires et vérifications

Vérifier le Kbis d'un client permet de confirmer son existence, son immatriculation, son adresse, son activité et l'identité de ses représentants. Cette vérification ne suffit pas à mesurer toute sa solvabilité, mais elle constitue une première étape de contrôle. Le SIREN identifie l'entreprise elle-même. Le SIRET identifie chacun de ses établissements. Une société possède donc un seul SIREN, mais peut avoir plusieurs SIRET si elle dispose de plusieurs sites, agences ou établissements secondaires.

En recouvrement, le Kbis aide à identifier précisément le débiteur : dénomination exacte, adresse du siège, numéro d'immatriculation, forme juridique et représentants. Ces informations permettent d'adresser les relances, mises en demeure ou actes de procédure à la bonne entité.

Risques et précautions : faux Kbis et usurpation

Attention aux faux Kbis. Des sociétés se font voler leur identité par des personnes qui déposent de faux documents auprès du greffe du tribunal. Elles obtiennent ainsi de « vrais faux Kbis » pour obtenir, en général, un crédit. Cette méthode est de plus en plus fréquente et les prêts obtenus avec un faux Kbis ne sont jamais remboursés. Oui, à condition de le comparer avec les autres informations disponibles. Une société réellement immatriculée peut aussi être usurpée par un fraudeur.

Questions fréquentes (FAQ)

Le Kbis est-il obligatoire pour ouvrir un compte bancaire professionnel ? Oui. Les banques exigent un Kbis de moins de 3 mois pour ouvrir un compte au nom d'une société commerciale.
L'extrait K et le Kbis, quelle différence ? L'extrait K concerne les entreprises individuelles commerciales (personnes physiques inscrites au RCS). Le Kbis concerne les sociétés commerciales (personnes morales).
Un auto-entrepreneur a-t-il un Kbis ? Non. Un auto-entrepreneur exerçant une activité commerciale reçoit un extrait K, pas un Kbis.
Combien coûte un Kbis ? Pour le dirigeant la version numérique via MonIdenum est gratuite. Pour un tiers, le tarif varie selon le canal (retrait au greffe, envoi postal, téléchargement en ligne).
L'extrait RNE remplace-t-il le Kbis ? Pas encore de manière systématique. Depuis 2023, l'extrait RNE est accepté pour certaines démarches administratives, mais le Kbis reste la référence pour les sociétés commerciales.
Une procédure collective apparaît-elle sur le Kbis ? Oui. Lorsqu'une entreprise fait l'objet d'une procédure collective, certaines mentions peuvent apparaître sur son extrait Kbis.

Outils et plateformes utiles

Infogreffe (www.infogreffe.fr) : demande en ligne, abonnements et téléchargement.
MonIdenum : portail sécurisé pour obtenir gratuitement le Kbis numérique pour le représentant légal.
Data.inpi.fr / Extrait RNE : consultation gratuite des informations centralisées au niveau national.
Pappers : service tiers permettant de télécharger certains extraits.

Structurer juridiquement sa société dès la création évite les blocages administratifs ultérieurs, notamment lors des premières demandes de Kbis. Un accompagnement juridique dès l'immatriculation sécurise cette étape.

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